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Série des mémorandums sur les taxes d'accise
et les prélèvements spéciaux

Avis au lecteur : Voici la version HTML de la publication imprimée. Ce document est également disponible en d'autres formats. Pour obtenir une reproduction exacte de la publication imprimée, consultez la version PDF.

6.1 Livres et registres

Août 1999

Aperçu

Dans ce mémorandum on explique les exigences pour les personnes de conserver les registres, les livres de compte, les documents et autres renseignements, y compris les documents commerciaux informatisés, et de les produire pour permettre la détermination des montants de taxe payés et perçus, ou le montant, le cas échéant, de tous les drawbacks, paiements et déductions qui ont été effectués ou qui le seront peut-être, comme l'exige la Loi sur la taxe d'accise (la Loi). Les interprétations du Ministère utilisées dans ce mémorandum sont présentées à la fin. Les exigences particulières relatives à la tenue de registres pour les transporteurs aériens titulaires de licence sont exposées au chapitre 5, Taxe de transport aérien.

Afin de faciliter la consultation de ce mémorandum, il est intitulé « livres et registres », en accord avec l'expression généralement acceptée. Cependant, veuillez remarquer que cette expression ne reflète pas avec exactitude la définition donnée à l'article 2 de la Loi du mot « registre », qui comprend les comptes, conventions, livres, graphiques et tableaux, diagrammes, formulaires, images, factures, lettres, cartes, notes, plans, déclarations, états, télégrammes, pièces justificatives et toute autre chose renfermant des renseignements, qu'ils soient par écrit ou sous toute autre forme ». De plus, dans ce mémorandum il est question de « documents » et de « renseignements ». Alors que le terme renseignement n'est pas défini dans la Loi, le terme document l'est à l'article 2, et « sont compris parmi les documents les registres. Y sont assimilés les titres et les espèces ».

Remarque

Ce mémorandum annule et remplace le mémorandum de l'accise ET 102, Livres et registres. En raison des nombreuses révisions, il n'y a pas de traits verticaux dans la marge pour indiquer les changements.

Exigences relatives à la tenue de registres

Tenue de livres et de registres
art. 98

1. Les personnes qui sont tenues de payer ou de percevoir des taxes ou autres sommes ou qui présentent une demande en application de l'un ou l'autre des articles 68 à 70 (déductions, remises et drawbacks) doivent tenir les registres et les livres de comptes pertinents, en français ou en anglais, à leur établissement au Canada afin de permettre la détermination de leur assujettissement à la taxe et de leurs obligations en matière de taxe. La permission de conserver les livres et les registres ailleurs qu'au Canada peut être accordée aux personnes dont les systèmes comptables sont centralisés à l'étranger.

2. Les livres et les registres doivent être tenus dans une forme appropriée et renfermer des renseignements suffisants pour permettre de déterminer le montant des taxes à payer ou à percevoir, ou encore le montant, le cas échéant, d'un drawback accordé, d'un paiement effectué ou d'une déduction effectuée, ou qui le serait peut-être.

Livres et registres non appropriés
paragr. 100(2)

3. Si une personne omet de tenir des registres et livres de compte appropriés, le ministre peut préciser ceux qu'elle doit tenir.

Méthodes de conservation des registres

4. Les registres et les livres de compte peuvent se présenter sous différentes formes, notamment :

Traditionnels

a) les livres de compte traditionnels accompagnés de documents-source à l'appui;

Registres électroniques

b) les registres tenus au moyen d'un support d'information assimilable par une machine qui peuvent permettre de remonter aux documents-source et qui sont appuyés par un système ayant la capacité de produire des copies accessibles et lisibles. Vous trouverez d'autres renseignements sous la rubrique « Registres électroniques » aux paragraphes 26 à 37.

5. Les personnes qui sont requis de tenir des livres et des registres doivent conserver ceux-ci de manière à assurer la fiabilité et la lisibilité des renseignements consignés.

6. Tous les registres et livres de compte (y compris les documents-source) produits sur papier doivent être conservés comme tels sauf si un programme de microfilms ou d'images électroniques acceptable est en place, comme on l'explique aux paragraphes 9 à 11. Les documents sur papier comprennent les documents-source sur papier qui sont entrés dans un système électronique de tenue de registres.

7. La personne qui est requise de tenir des registres et qui les consigne par voie électronique doit conserver les registres au moyen d'un support assimilable par machine. Cela veut dire que la personne, qui utilise un système informatisé pour créer des registres et/ou des livres de compte, doit conserver les registres informatisés même si une copie sur papier est conservée.

8. La personne devra veiller à ce que des registres de sauvegarde adéquats soient maintenus en tout temps. Si les registres électroniques qui doivent être conservés sont perdus, détruits ou endommagés, la personne doit en informer le Ministère et récréer les dossiers dans un délai raisonnable.

Image électronique

9. Les documents-source et les registres qui sont sur support assimilable par machine doivent être conservés conjointement avec les microfilms et/ou avec les images électroniques.

10. Les reproductions par images électroniques et par microfilms (y compris les microfiches) des livres de première écriture et des documents-source doivent être produites, contrôlées ou conservées en conformité avec la norme nationale du Canada qui est exposée dans la publication intitulée Microfilms et images électroniques - Preuve documentaire. Cette publication, CAN/CGSB-72.11-93, peut être obtenue à l'adresse suivante :

Office des normes générales du Canada
Centre des ventes
222, rue Queen, 15e étage, bureau 1500
Ottawa ON K1A 1G6

Appels de la région d'Ottawa (613) 941-8703
Appels d'ailleurs au Canada 1 800 665-2472
Numéro de télécopieur (613) 941-8705

Gestion de conservation et d'aliénation

11. Un programme acceptable de gestion d'images électroniques doit comprendre les éléments suivants :

a) une personne autorisée faisant partie de l'organisation a confirmé par écrit que le programme comptera parmi les activités régulières et courantes de l'entreprise de l'organisation;

b) les systèmes et les procédures sont établis et documentés;

c) un journal contenant tous les éléments suivants est tenu :

(i) la date de la saisie d'images;

(ii) les signatures des personnes qui autorisent et exécutent la saisie d'images;

(iii) une description des registres dont l'image a été saisie;

(iv) à savoir si les documents-source ont été détruits ou aliénés après la saisie d'image, et la date de la destruction ou de l'aliénation;

d) l'imagiciel maintient un répertoire qui permet la localisation immédiate de chaque registre, et le logiciel inscrit la date de la saisie d'image et le nom de la personne qui l'effectue;

e) les images sont de qualité commerciale, et elles sont lisibles lorsqu'elles sont affichées sur un écran d'ordinateur ou reproduites sur papier;

f) un système d'inspection et de contrôle de la qualité est établi de sorte que les conditions énoncées aux alinéas c), d) et e) ci-dessus soient respectées;

g) à la suite d'un avis raisonnable, le matériel qui est en bon état de fonctionnement permet de visualiser ou, si possible, de reproduire une sortie sur papier de l'image électronique.

Accès aux registres

Inspection
paragr. 98(3)

12. Les personnes qui sont requises de tenir des registres et des livres de compte doivent, à toute heure raisonnable, mettre les registres et les livres de compte ainsi que d'autres pièces justificatives à la disposition des fonctionnaires du Ministère ou des autres personnes que le ministre autorise à cette fin, et doivent leur procurer toutes les installations nécessaires à cette inspection.

Inspection
art. 98.1

13. Les personnes qui sont autorisées par une loi d'une des provinces d'Ontario, du Québec, de la Nouvelle-Écosse, du Nouveau-Brunswick ou de l'Île-du-Prince-Édouard à vendre, dans la province, du tabac fabriqué à un acheteur qui est autorisé par une loi de la province à vendre au détail, dans cette province, du tabac fabriqué doivent, à tout moment raisonnable, mettre leurs registres et leurs livres de compte ainsi que d'autres pièces justificatives à la disposition des fonctionnaires du Ministère ou des autres personnes que le ministre autorise à cette fin, et doivent leur procurer toutes les installations nécessaires à cette inspection.

Inspection
paragr. 98.2

14. Les personnes qui ont vendu du tabac fabriqué libéré de taxe, au sens du paragraphe 68.162(1), ou des cigarettes libérées de taxe, au sens du paragraphe 68.163(1) ou 68.164(1), à un acheteur en vue de leur vente doivent, à tout moment raisonnable, mettre leurs registres et leurs livres de compte ainsi que les comptes et les pièces justificatives à la disposition des fonctionnaires du Ministère ou des autres personnes autorisées par le ministre et doivent leur procurer les installations nécessaires à cette inspection.

Production des registres

Obligation de produire des documents ou renseignements
paragr. 99(1) et 102.1(1)

15. Le ministre peut exiger, par avis signifié à personne ou par courrier recommandé ou certifié, que la personne produise tout livre, registre, écrit ou autre document, ou tout renseignement à toute fin liée à l'application ou à l'exécution de la Loi, dans le délai raisonnable qui est fixé dans l'avis. Le ministre ne peut exiger la production d'un document ou d'un renseignement à l'égard d'une personne non désignée nommément ou d'un groupe de personnes non désignées nommément que s'il a été autorisé à le faire par un juge.

Copies
paragr. 100(1.1)

16. Lorsque des registres ou autres documents sont inspectés ou produits en application des articles 98 et 99, la personne qui fait cette inspection ou à laquelle on fournit les documents peut en faire des copies. Les copies de documents, attestées comme telles par le ministre ou par une personne autorisée, ont la même force probante que les documents originaux. Dans le cas des registres électroniques, les personnes peuvent les imprimer, et les imprimés ainsi que les documents originaux seront considérés comme faisant preuve de la nature et du contenu des documents originaux et auront la même force probante que les documents originaux. Cette disposition s'applique aux copies et aux imprimés faits après le 18 juin 1998.

Conservation de registres

Période de conservation
paragr. 98(2)

17. Sous réserve de la règle énoncée au paragraphe 18, les personnes qui sont tenues de payer ou de percevoir les taxes ou d'autres sommes, ou qui font une demande en application de l'un ou l'autre des articles 68 à 70 (déductions, remises et drawbacks) doivent conserver leurs registres et leurs livres de compte ainsi que d'autres pièces justificatives nécessaires à la vérification des renseignements y contenus pendant six ans suivant la fin de l'année civile à laquelle ils se rapportent, sauf si le ministre donne l'autorisation écrite aux personnes de s'en départir avant la fin de cette période.

Opposition ou appel
paragr. 98(2.1)

18. Tous les registres, livres de comptes et pièces justificatives qui ont trait à une question faisant l'objet d'un avis d'opposition en application de l'article 81.15 (opposition à une cotisation) ou 81.17 (opposition à une détermination) ou d'un appel aux termes de la partie VII doivent être conservés jusqu'à ce que l'opposition ou l'appel aient été définitivement tranchés.

Registres électroniques

19. Des renseignements détaillés sur la conservation des registres électroniques sont présentés aux paragraphes 35 à 37.

Autorisation visant la destruction anticipée des registres

paragr. 98(2)

20. La personne qui doit tenir des registres peut s'en départir avant la fin de la période normale de conservation si elle obtient l'autorisation écrite du ministre. Pour obtenir une telle autorisation, la personne doit en faire la demande par écrit au directeur du bureau des services fiscaux de Revenu Canada le plus près de chez elle. La demande doit être signée par la personne ou un mandataire autorisé, et doit renfermer les renseignements suivants :

a) l'identification précise des livres, registres et autres documents devant être détruits;

b) le genre de documents dont il s'agit (p. ex. les documents-source qui ont été reproduits sur microfilm ou sous forme d'images électroniques, ou encore les registres électroniques enregistrés sur cassette, disque, etc.);

c) les années visées par la demande;

d) tout appel, toute opposition ou tout renvoi en instance;

e) les détails de toute circonstance particulière qui pourraient justifier la destruction des livres et des registres avant la fin de la période normale de conservation;

f) tout autre renseignement pertinent.

21. L'autorisation pour la destruction anticipée des livres et registres s'applique uniquement aux registres relatifs à la taxe d'accise; elle ne vise pas la conservation des livres et registres obligatoires en vertu d'autres lois et pouvoirs.

Infractions et pénalités

Registres ou livres non tenus comme requis
paragr. 100(3)

22. Lorsque le ministre, en application du paragraphe 100(2), a prescrit la forme des registres ou des livres de compte qu'une personne doit tenir ou les renseignements qui doivent y être contenus, et que la personne omet de tenir ces registres ou livres comme il est requis, elle commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, les peines suivantes :

a) une amende de vingt-cinq à mille dollars;

b) à défaut du paiement de l'amende, un emprisonnement de deux à douze mois.

Défaut de rendre les registres et les livres disponibles
paragr. 100(4)

23. La personne qui omet de se conformer à une inspection aux termes du paragraphe 98(3) ou de quelque manière empêche ou tente d'empêcher un fonctionnaire du Ministère ou une personne autorisée d'avoir accès aux registres ou aux livres de comptes tenus conformément au paragraphe 98(1) ou de les inspecter, commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, selon le cas :

a) une amende de deux cents à deux mille dollars;

b) un emprisonnement maximal de six mois;

c) l'une et l'autre de ces peines.

Défaut de rendre les registres et les livres disponibles
paragr. 100(5)

24. La personne qui omet de se conformer à l'article 98.1 ou 98.2 est coupable d'une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, selon le cas :

a) une amende de deux cents à deux mille dollars;

b) un emprisonnement maximal de six mois;

c) l'une et l'autre de ces peines.

Destruction des registres et énonciation de fausses inscriptions
art.  102

25. La personne qui détruit, altère ou mutile des registres ou des livres de compte tenus pour une période de temps conformément au paragraphe 98(1), en vue d'éluder le paiement d'une taxe ou l'observation de la Loi, ou d'aider une autre personne à éluder le paiement d'une taxe ou l'observation de la Loi, ou fait des inscriptions fausses ou trompeuses, ou donne son assentiment ou acquiescement à leur énonciation, ou omet d'inscrire un détail essentiel, ou donne son assentiment ou acquiescement à l'omission, commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire :

a) une amende

(i) d'au moins l'ensemble de cent dollars et d'un montant égal au double du montant des taxes qui auraient dû être acquittées ou perçues relativement à cette période,

(ii) d'au plus l'ensemble de mille dollars et d'un montant égal au double du montant des taxes dont il est question au sous-alinéa 25a)(i);

b) à défaut du paiement de l'amende, un emprisonnement de trois à douze mois.

Registres électroniques

Registres TED

Exigences

26. Les documents commerciaux comprennent les registres qui sont tenus au moyen d'un support d'information assimilable par une machine. Aux fins de l'établissement des obligations et des responsabilités d'une personne en vertu de la Loi, le support d'information doit être capable de remonter aux documents-source et il doit être appuyé par un système ayant la capacité de produire des copies accessibles et lisibles.

27. Les utilisateurs de la technologie portant sur l'EDI doivent conserver les registres électroniques qui sont conformes aux exigences susmentionnées. Rattachés à d'autres registres (p. ex. les contrats sous-jacents, les listes de prix et les changements de prix), les registres électroniques qui sont conservés doivent comprendre des détails suffisants pour satisfaire aux exigences de l'article 98 de la Loi. Ces registres peuvent être saisis à tout niveau du système comptable pourvu que la piste de vérification, l'authenticité et l'intégrité des registres conservés puissent être établies.

Précisions sur la conservation des registres

28. Tous les documents commerciaux assimilables par une machine doivent être conservés par les titulaires de licence. Ces derniers doivent conserver leurs registres sous une forme lisible et accessible, et fournir les renseignements nécessaires pour déterminer leurs obligations et leurs responsabilités en vertu de la Loi. L'utilisation d'une entreprise de traitement à façon ou d'un bureau offrant des services en temps partagé ne dispense pas les titulaires de licence de ces obligations.

29. Le Ministère est prêt à offrir des conseils relatifs à la tenue, au maintien, à la conservation et à l'entreposage des registres électroniques. Les demandes relatives à ces conseils doivent être adressées au bureau des services fiscaux de Revenu Canada le plus près. Ces conseils ne devraient pas être interprétés comme une vérification, une inspection ou une décision du Ministère. La responsabilité pour la tenue, le maintien, la conservation et la sauvegarde des registres revient à la personne qui les tient.

Documentation de système

30. Les documents de système qui fournissent une description complète de l'opération TED du système comptable et des fichiers qui alimentent le système comptable doivent être conservés. Les relevés et les illustrations se rapportant à l'ensemble des opérations devraient être suffisamment détaillés pour indiquer tous les éléments suivants :

  • le type d'application en cours;
  • les méthodes utilisées pour chaque application;
  • les moyens de contrôle utilisés afin d'assurer un traitement précis et fiable.

Documents de fichier

31. Tous les documents particuliers suivants pour l'ensemble des fichiers doivent être conservés :

  • les structures d'enregistrement (notamment la signification de tous les codes utilisés pour représenter les renseignements);
  • les organigrammes (systèmes et programmes);
  • les descriptions des étiquettes;
  • les listes des programmes-source pour les programmes à partir desquels ont été créés les fichiers conservés;
  • les plans comptables détaillés pour des périodes spécifiques.

Pistes de vérification

32. Les modifications importantes apportées au système TED, notamment les dates d'entrée en vigueur, devraient être notées afin de maintenir un registre chronologique précis. Ce registre devrait comprendre toute modification apportée au logiciel ou au système, ainsi qu'à la structure des fichiers. Des pistes de vérification devraient être conçues afin de veiller à ce que les détails à partir desquels sont établies les données comptables condensées, comme les inscriptions comptables, les factures et les reçus, puissent être facilement identifiés et présentés au Ministère sur demande.

Documents-source

33. Les inscrits qui conservent des registres électroniques doivent aussi conserver les documents-source. Ces registres peuvent être conservés sur microfiche, microfilm ou image électronique, conformément à la politique ministérielle.

Ententes

34. De temps à autre, le Ministère participe à une entente visant la conservation de fichiers particuliers de registres électroniques en vue de les utiliser dans le cadre de vérifications ultérieures. Ces ententes sont appelées ententes de conservation des registres. Les fichiers conservés selon de telles ententes doivent l'être pour la période prévue par la Loi, dont il est question au paragraphe 35.

Conservation des registres

Registres électroniques
paragr. 98(2.01)

35. Les personnes qui tiennent des registres par voie électronique doivent les conserver sous cette forme pour une période de six ans suivant la fin de l'année civile qu'ils visent. Cette disposition est en vigueur depuis le 18 juin 1998. Les personnes doivent donc conserver les registres électroniques même si une copie sur papier est disponible.

Progiciels de comptabilité commerciaux

36. Le fait d'utiliser des calculateurs automatiques ou des logiciels fixes pour tenir les livres et registres par voie électronique ne dégage pas les personnes de l'obligation de tenir des registres électroniques adéquats malgré les déficiences des logiciels. Dans les cas où les procédures de sauvegarde du logiciel sont déficientes, des procédures de sauvegarde particulières supplémentaires peuvent être nécessaires afin de conserver des registres électroniques adéquats. Les documents doivent être conservés à un niveau de détail décrivant les procédures d'entrée des données, les rapports produits ainsi que les caractéristiques qui changent les rapports types ou créent de nouveaux rapports.

Dispense
Paragr. 98(2.02)

37. Le ministre peut, selon des modalités qu'il estime acceptables, dispenser une personne ou une catégorie de personnes de l'exigence de conserver des registres électroniques. Cette disposition est en vigueur depuis le 18 juin 1998.

Lieu de conservation

Endroit

38. Tous les registres électroniques conservés doivent être clairement étiquetés et entreposés dans un lieu sûr au Canada. L'autorisation de conserver ailleurs les livres et registres peut être accordée aux personnes dont les systèmes comptables sont centralisés à l'étranger. Cette autorisation peut être obtenue en écrivant au bureau des services fiscaux de Revenu Canada le plus près. Il est fortement recommandé d'entreposer dans un lieu éloigné des installations les doubles des dossiers électroniques qui sont conservés à l'intention du Ministère.

Évaluations

Tests périodiques

39. Le Ministère peut entreprendre périodiquement des tests afin d'établir la lisibilité et l'intégralité des registres électroniques. Le Ministère terminera ses évaluations en concluant une entente avec le titulaire de licence relativement aux registres électroniques qui doivent être conservés et à leur traitement. Ainsi, il ne sera pas nécessaire de conserver tous les registres TED, et les données informatisées seront disponibles pour être utilisées dans le cadre de vérifications ultérieures. Le titulaire de licence peut également demander qu'on procède à ces évaluations.

Autorité

40. Ces évaluations constituent des inspections au sens des articles 98.1 et 98.2 ainsi que du paragraphe 98(3) de la Loi, puisqu'elles se rapportent directement à la détermination des obligations et des responsabilités d'une personne en vertu de la Loi pour une période de déclaration particulière.

Effets sur les filiales

41. L'entente entre le Ministère et un titulaire de licence visant la conservation et le traitement des registres électroniques ne s'applique pas aux filiales acquises ni aux systèmes comptables et fiscaux ajoutés après que l'évaluation des registres ou leur réévaluation a été effectuée. Tous les registres électroniques ajoutés par suite d'un telle entente, et tous les systèmes produits par ces sociétés doivent être conservés jusqu'à ce que le Ministère procède à une réévaluation. Au moment de l'aliénation d'une filiale, les fichiers qui sont conservés à l'intention du Ministère par ou pour la filiale aliénée devraient le demeurer jusqu'à ce qu'une nouvelle évaluation puisse être effectuée par le Ministère. Le titulaire de licence peut demander une réévaluation.

Inspection

art. 98.1, 98.2
paragr. 98(3)

42. Un fonctionnaire du Ministère ou une autre personne que le ministre autorise peut inspecter les documents, les biens ou les procédés appropriés d'une personne tenue de conserver des registres et livres de compte et demander à celle-ci de lui procurer toute l'aide raisonnable et de répondre à toutes les questions pertinentes.

43. Les examens de ce genre comprennent la vérification des registres électroniques. Le titulaire de licence doit fournir toute l'aide raisonnable aux vérificateurs du Ministère en leur donnant accès à ses registres électroniques.

44. Les titulaires de licence doivent pouvoir accéder aux registres conservés et en faire la lecture au moment de la vérification. Lorsque le système TED, à partir duquel les registres ont été créés, est remplacé par un système avec lequel les registres ne sont pas compatibles, le titulaire de licence doit les convertir en un système compatible et conserver les deux jeux de dossiers. Les difficultés de satisfaire aux exigences susmentionnées doivent être signalées au Ministère.

45. Le Ministère doit être informé par le titulaire de licence de tout changement touchant l'accès aux registres et leur lecture.

Entente de modification ou de renonciation

46. Le Ministère peut conclure une entente avec un titulaire de licence afin de modifier certaines exigences ou toutes, ou d'y renoncer, relativement à la conversion à un système compatible ou à l'approbation des méthodes de remplacement. Le titulaire de licence doit tout de même satisfaire à toutes les exigences que l'entente ne modifie pas, n'annule pas ou ne remplace pas expressément.

Registres perdus, endommagés ou incomplets

Conserver des doubles

47. Les titulaires de licence devraient veiller à ce qu'ils conservent toujours des doubles adéquats des dossiers. Si des registres électroniques, qui doivent être conservés, sont perdus, détruits ou endommagés, le titulaire de licence doit en informer le Ministère et recréer les dossiers dans des délais raisonnables.

Systèmes de gestion de bases de données

Conservation des données

48. Les titulaires de licence qui utilisent les systèmes de gestion de bases de données (SGBD) devraient voir à la mise en oeuvre de méthodes appropriées afin de respecter les exigences en matière de documents énoncées dans ce mémorandum. Les inscrits sont en règle s'ils créent, pour l'usage du Ministère, des fichiers séquentiels contenant tous les détails des opérations nécessaires pour créer une piste de vérification afin de remonter aux entrées et aux documents-source sous-jacents. Toutes les zones essentielles doivent être identifiées, et la documentation des fichiers doit suivre les règles énoncées dans ce mémorandum. Ce processus devrait être examiné par le Ministère avant la création des fichiers. On doit être en mesure de traiter les fichiers séquentiels selon des moyens conventionnels. Au minimum, les documents suivants doivent être disponibles :

  • la description de la base de données;
  • le cliché d'enregistrement de chaque segment relativement aux zones de segment;
  • le langage de contrôle du système;
  • tout autre renseignement requis pour avoir accès au fichier.

49. Les titulaires de licence peuvent obtenir d'autres renseignements sur la conservation des données lorsqu'ils utilisent les SGBD en communiquant avec le bureau des services fiscaux de Revenu Canada le plus près de chez eux.

Interprétations par le Ministère des expressions utilisées dans ce mémorandum

EDI

EDI est l'abréviation de l'expression « échange de documents informatisés ». Il s'agit de l'échange de documents informatisés entre ordinateurs de partenaires commerciaux.

TED

TED est l'abréviation de l'expression « traitement électronique des données ». Il s'agit du traitement de l'information accompli par des machines et des méthodes électroniques et au moyen de techniques associées à un tel traitement.

Image électronique

« Image électronique » désigne la représentation d'un document-source qui peut servir à générer une reproduction intelligible du registre, ou la reproduction même, dans les cas où :

a) la reproduction est effectuée dans le but de remplacer le document-source;

b) l'interprétation de la reproduction, pour les fins auxquelles elle est utilisée, présente les mêmes renseignements que le document-source;

c) les limites de la reproduction (p. ex. la résolution, les tons ou les teintes) sont bien définies et n'ont pas pour effet de cacher des détails importants.

Registres électroniques

Les « registres électroniques » sont des registres tenus au moyen d'un support d'information assimilable par une machine.

Microfilm

« Microfilm » s'entend de la reproduction des registres dans une forme réduite par un procédé quelconque comme les microfiches, les rubans et les disques magnétiques, l'enregistrement thermoplastique et la télécopie, ou encore l'enregistrement de photomicrographie sur film.

Document-source

« Document-source » comprend les factures de vente, factures d'achat, reçus de caisse, contrats officiels par écrit, reçus de carte de crédit, bordereaux de livraison, bordereaux de dépôt, demandes d'exécution de travail, dossiers, chèques, relevés bancaires, déclarations d'impôt, correspondance générale, etc. Le document-source peut être détruit afin de permettre que l'image constitue le document permanent.

Date de modification : 1999-09-22

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