Agence du revenu du Canada
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Chapitre 5 - Retenues sur la paie et les versements
Sur cette page...
- Devez-vous vous inscrire pour obtenir un compte de retenues sur la paie?
- Ce que vous devez retenir sur la paie de vos employés
- Comment déclarer les retenues sur la paie
Si vous êtes un employeur, vous devez effectuer régulièrement des retenues sur la rémunération de vos employés.
Vous êtes un employeur si vous répondez à l'une des conditions suivantes :
- vous versez un salaire, traitement (y compris des avances), des primes, une paie de vacances ou des pourboires à vos employés;
- vous offrez à vos employés des allocations ou avantages imposables, comme le logement et les repas.
Un particulier est un employé si la relation d’emploi entre le travailleur et le payeur est une relation employeur-employé. Même si un contrat écrit indique qu’un particulier est un travailleur indépendant (autonome) (il possède un contrat pour services), cela ne signifie pas nécessairement que nous le considérons comme tel s’il existe en fait une relation employeur-employé. Pour en savoir plus, consultez le guide RC4110, Employé ou travailleur indépendant?
Vos responsabilités
En tant qu’employeur, vous êtes responsable de :
- retenir les cotisations au RPC/RRQ, les cotisations d’assurance‑emploi et l’impôt sur le revenu sur les montants que vous payez à vos employés;
- verser ces retenues avec votre part des cotisations au RPC/RRQ et des cotisations d’AE que vous devez payer au cours de l’année pour vos employés;
- déclarer les rémunérations et les retenues des employés sur la déclaration de renseignements T4 et remettre à vos employés leurs copies des feuillets.
Devez-vous vous inscrire pour obtenir un compte de retenues sur la paie?
Vous devez vous inscrire si vous êtes dans l’une ou l’autre des situations suivantes :
- vous versez un salaire ou traitement;
- vous versez des pourboires et gratifications;
- vous versez des primes et paie de vacances;
- vous offrez à vos employés des avantages et allocations;
- vous devez retenir, verser et déclarer des montants se rapportant à d’autres genres de revenus, comme une pension ou rente de retraite.
Si vous avez besoin d’un compte de retenues sur la paie et que vous possédez déjà un NE, il faut simplement ajouter un compte de retenues sur la paie à votre NE existant. Si vous n’avez pas de NE, vous devez en demander un et vous inscrire avant la date d’échéance de votre premier versement. Pour en savoir plus, lisez Numéro d’entreprise.
Ce que vous devez retenir sur la rémunération de vos employés
Vous devez retenir les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou au Régime de rentes du Québec (RRQ), les cotisations d’assurance‑emploi (AE) et l’impôt sur le revenu sur la rémunération que vous versez à vos employés.
Pour calculer vos diverses déductions, utilisez le Calculateur en direct des retenues sur la paie (CDRP), disponible au Calculateur en direct de retenues sur la paie – Avis de non-responsabilité, ou consultez les guides T4001, Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements, T4032, Tables de retenues sur la paie ou T4127‑JAN, Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie. Ces services électroniques et publications peuvent vous aider à déterminer le montant à déduire et quels types de revenu ouvrant droit à pension, sont assurables ou imposables.
Les retenues sur la paie peuvent être complexes. En cas de difficulté, allez à Retenues sur la paie ou composez le 1‑800‑959‑7775. Nous offrons un service consultatif sur place pour répondre à vos questions en matière de retenues sur la paie. Dans le cadre du programme de visites aux employeurs, nous pouvons nous rendre à votre lieu de travail.
Régime de pensions du Canada et Régime de rentes du Québec
Le Régime de pensions du Canada (RPC) assure une aide financière aux Canadiens qui prennent leur retraite, à condition qu'ils aient travaillé au Canada.
Si vous exploitez une entreprise au Québec, vous retenez les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ) plutôt qu'au RPC. Vous devez verser les cotisations au RRQ à Revenu Québec plutôt qu'au receveur général du Canada.
Les employés et les employeurs cotisent au RPC ou au RRQ. En tant qu'employeur, vous devez retenir ces cotisations sur la rémunération de vos employés et nous les verser, ainsi qu'un montant égal à celui que vous retenez sur leur rémunération.
Pour en savoir plus sur le RRQ, visitez le site Web de Revenu Québec à Cotisations au Régime de rentes du Québec.
Assurance-emploi
L’assurance‑emploi (AE) s’agit d’un programme administré par le gouvernement fédéral qui prévoit une aide financière pour les personnes en chômage. Il aide également les gens à bénéficier d’une formation en vue d’obtenir un emploi.
En tant qu’employeur, vous devez retenir les cotisations d’AE sur la rémunération assurable de vos employés. Pour en savoir plus, allez à Retenues sur la paie.
Les taux des cotisations d’AE peuvent changer d’une année à l’autre. Allez à Retenues sur la paie pour connaître les taux les plus récents.
Remarque
Vous devez verser vos propres cotisations d’AE pour vos employés. En général, les cotisations de l’employeur sont légèrement supérieures à celles de l’employé.
Impôt sur le revenu
En tant qu'employeur, il vous incombe de retenir l'impôt sur les salaires ou autres rémunérations que vous versez à vos employés.
Comme il existe diverses catégories d'employés (par exemple des pêcheurs, des employés rémunérés à commission qui déduisent des commissions, etc.), vous devez vous procurer divers formulaires, tels que les formulaires TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels, fédéral et provincial, pour calculer les montants que vous devez retenir sur la rémunération de vos employés. Pour en savoir plus sur ces formulaires, consultez le guide T4001.
Versements
En tant qu’employeur, vous devez verser les cotisations au RPC, les primes d’assurance emploi, l’impôt sur le revenu déduit de la rémunération de vos employés, ainsi que votre part des cotisations au RPC et l’assurance emploi.
Les versements sont réputés avoir été faits à la date à laquelle ils sont reçus par le receveur général, et à ce titre, vous devez choisir la méthode de paiement appropriée pour satisfaire à votre date d’échéance.
Nous devons recevoir ces déductions, avec votre formulaire de versement au plus tard à la date d’échéance. Les dates déchéances varient selon le type de remettant que vous êtes.
La plupart des employeurs doivent verser leurs retenues chaque mois; les gros employeurs font des versements plus fréquents. Si vous êtes un petit employeur, vous pouvez peut‑être faire des versements trimestriels.
Pour connaître les différentes méthodes de remise que vous pouvez choisir lors de la remise de vos retenues sur la paie, allez à Retenues sur la paie, ou consultez le guide T4001.
Vous pouvez vérifier vos exigences de versements en utilisant le service « Voir les exigences de versements » disponible à Mon dossier d’entreprise Mon dossier d'entreprise.
Comment déclarer les retenues sur la paie
Généralement, vous déclarez le salaire, le traitement, les avantages imposables et les retenues de chaque employé sur un feuillet T4, État de la rémunération payée. Vous pouvez obtenir ce feuillet à Formulaires et publications, en composant le 1-800-959-3376, ou auprès de votre BSF.Vous devez remplir les feuillets T4et en remettre les copies appropriées à vos employés au plus tard à la fin de février de l’année civile suivant l’année visée par les feuillets. Une pénalité peut être imposée si vous ne vous conformez pas aux exigences, consultez « Versement tardif / Défaut de verser » à Les pénalités, intérêts et autres conséquences.
Pour en savoir plus sur la transmission des déclarations de renseignements T4 et les différentes méthodes de production, allez à Remplir et produire les déclarations de renseignements d'employeur ou consultez le guide RC4120, Guide de l’employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire.
Si vous utilisez un logiciel de paie commercial ou un logiciel maison pour gérer votre entreprise, vous pouvez nous transmettre jusqu’à 150 Mo par Transfert de fichiers par internet. Pour en savoir plus sur cette méthode, allez à Transfert de fichiers par Internet (XML). Plus d’informations sur les déclarations de renseignements par voie électronique sont également disponibles à Produire les déclarations de renseignements par voie électronique (T4/T5 et autres genres de déclarations).
