Guide de l'employeur - Les retenues sur la paie et les versements

T4001(F) Rév. 09

Si vous avez une déficience visuelle, vous pouvez obtenir nos publications en braille, en gros caractères, en texte électronique (CD ou disquette) ou en format MP3, en visitant notre page À propos des médias substituts ou en composant le 1-800-959-3376. De plus, vous pouvez demander à recevoir votre correspondance personnelle dans l'un de ces formats, en composant le 1-800-959-7383.

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Table des matières

• Ce guide s'adresse-t-il à vous?
• Quoi de neuf pour 2009?
• Dates d'échéance des versements
  • Nouveaux versements ou versements réguliers
  • Versements trimestriels
  • Versements accélérés
• Chapitre 1 - Avant de commencer
  • Devez-vous vous inscrire pour obtenir un compte de retenues sur la paie?
  • Êtes-vous un employeur?
  • Quelles sont vos responsabilités?
  • Tables de retenues sur la paie
  • Changements d'entité de l'entreprise
  • Déclarations de renseignements
  • Pénalités et intérêts
  • Comment contester un avis de cotisation ou de décision?
• Chapitre 2 - Cotisations au Régime de pensions du Canada
  • Quand retenir les cotisations?
  • Montants et avantages assujettis aux cotisations du RPC
  • Emplois, paiements et avantages non assujettis aux cotisations
  • Cotisations au RPC et le maximum
  • Calcul des cotisations au RPC
  • Cas particuliers concernant le RPC
  • Employés âgés de 60 à 70 ans
  • Commissions payées à intervalles irréguliers
  • Paiement en trop au RPC
  • Recouvrement des cotisations au RPC
  • Participation au RPC - Employeur résidant hors du Canada
  • Accords de sécurité sociale avec d'autres pays
• Chapitre 3 - Cotisations à l'assurance-emploi
  • Quand retenir les cotisations d’AE?
  • Montants et avantages assujettis aux cotisations à l'AE
  • Emplois, paiements et avantages non assujettis aux cotisations à l'AE
  • Cotisations à l'AE et le maximum
  • Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)
  • Réduction du taux de cotisation de l'employeur si vous avez un régime d'invalidité de courte durée
  • Calculer les cotisations à l’AE
  • Paiement en trop à l'AE
  • Recouvrement des cotisations à l'AE
  • Établissement du nombre d'heures d'emploi assurable
  • Relevé d'emploi (RE)
• Chapitre 4 - Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)
• Chapitre 5 - Comment retenir l'impôt sur le revenu
  • Formulaires TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels
  • Formulaire TD1X, État du revenu et des dépenses de commissions aux fins des retenues sur la paie
  • Formulaire TD3F, Choix des pêcheurs concernant la retenue d'impôt à la source
  • Rémunération assujettie aux retenues d'impôt
  • Réduction de la rémunération assujettie aux retenues d'impôt
  • Calcul de l’impôt à retenir
  • Employés non-résidents qui rendent des services au Canada
• Chapitre 6 - Paiements spéciaux
  • Allocations de retraite
  • Avance de salaire
  • Conventions de retraite
  • Ententes d'échelonnement du traitement
  • Ententes ou régimes prescrits
  • Indemnités pour accidents du travail
  • Jetons de présence d'administrateur
  • Paie de vacances et jours fériés
  • Paiements forfaitaires rétroactifs admissibles
  • Primes et augmentations de salaire rétroactives
  • Régimes d'assurance-salaire
  • Régimes de participation des employés aux bénéfices
  • Rémunération d'heures supplémentaires
  • Salaires tenant lieu de préavis de congédiement
• Chapitre 7 - Cas particuliers
  • Coiffeurs pour hommes et dames, chauffeurs de taxi et d'autres véhicules de transport de passagers
  • Volontaires des services d'urgence
  • Employés d'une entreprise de services d'aide temporaire
  • Préposés aux soins, domestiques ou gardiens d'enfants
  • Emploi à l’extérieur du Canada
  • Les pêcheurs et l'assurance-emploi
  • Travailleurs d'agences ou de bureaux de placement
  • Programme des travailleurs agricoles saisonniers
  • Employés qui sont des Indiens inscrits
• Chapitre 8 - Versement des retenues sur la paie
  • Êtes-vous un nouvel auteur de versements?
  • Genres d'auteurs de versements et dates d'échéances
  • Formulaire de versements
  • Méthodes de versements
  • Avis de cotisation
  • Services externes de paie
  • Erreur dans les versements
• Annexes
  • Annexe 1 - Quelle table de paie devez-vous utiliser?
  • Annexe 2 – Calcul des cotisations au RPC (une seule période de paie)
  • Annexe 3 – Calcul des cotisations au RPC (périodes de paie multiples ou vérification de fin d'année)
  • Annexe 4 – Accords de sécurité sociale du Canada avec d’autres pays
  • Annexe 5 – Calcul des retenues pour les cotisations de l’employé à l’AE (2009)
  • Annexe 6 – Tableau de versement des paiements spéciaux
• Index
• Pour en savoir plus
• Faites-nous part de vos suggestions

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Ce guide s'adresse-t-il à vous?

Utilisez ce guide si vous êtes :

• un employeur;
• un fiduciaire;
• un payeur d'autres revenus liés à l'emploi;
• un exécuteur, liquidateur, administrateur de successions, ou administrateur de sociétés.

Pour obtenir des renseignements concernant les chauffeurs de taxi et d'autres véhicules de transport de passagers, coiffeurs pour hommes et dames. Pour en savoir plus, aller à Chapitre 7.

N'utilisez pas ce guide si vous êtes un travailleur autonome et avez besoin d'être couvert par le Régime de pension du Canada. Pour en savoir plus, consultez le Guide général d'impôt et de prestations.

Quoi de neuf pour 2009?

Dates d'échéance des versements

Pour obtenir des renseignements sur les genres de versements et sur la façon de les effectuer, lisez le chapitre 8.

Pour en savoir plus sur les méthodes de versements, lisez le « Méthodes de versements ».

Nouveaux versements ou versements réguliers

Nous devons recevoir vos retenues au plus tard le 15 du mois suivant le mois où vous les avez faites. Si la date d'échéance tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, votre versement est dû le jour ouvrable suivant. Pour consulter la liste des jours fériés, allez notre page Jours fériés.

Versements trimestriels

Si vous avez le droit de faire des versements trimestriels, nous devons recevoir vos retenues au plus tard le 15 du mois qui suit immédiatement la fin de chaque trimestre. Les trimestres se répartissent comme suit :

• de janvier à mars;
• d'avril à juin;
• de juillet à septembre; et
• d'octobre à décembre.

Les dates d'échéances sont  le 15 avril, le 15 juillet, le 15 octobre et le 15 janvier.

Versements accélérés

Seuil 1

Nous devons recevoir vos retenues dans les délais suivants :

• au plus tard le 25 du même mois, dans le cas d'une rémunération versée avant le 16 de ce mois;
• au plus tard le 10 du mois suivant, dans le cas d'une rémunération versée après le 15 du mois, mais avant le 1^er du mois suivant.

Seuil 2

En tant qu'auteur de versements du seuil 2, vous devez verser vos retenues à une institution financière canadienne. Nous devons recevoir vos retenues de votre institution financière canadienne dans les trois jours ouvrables suivant le dernier jour des périodes suivantes :

• du 1^er au 7^e jour du mois inclusivement;
• du 8^e au 14^e jour du mois inclusivement;
• du 15^e au 21^e jour du mois inclusivement;
• du 22^e au dernier jour du mois inclusivement.

Les paiements de retenues à la source versés directement à l'ARC le jour précédant la date d'échéance seront considérés comme ayant été effectués à une institution financière canadienne, et aucune pénalité ne sera appliquée.

Les paiements effectués à la date d'échéance, mais non à une institution financière canadienne, seront sujets à une pénalité de 3 % du montant dû.

Tous les paiements effectués après la date d'échéance seront sujets à un taux de pénalité progressive. Lisez les détails à la section intitulée « Pénalités et intérêts ».

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Chapitre 1 - Avant de commencer

Devez-vous vous inscrire pour obtenir un compte de retenues sur la paie?

Vous devez vous inscrire si vous êtes dans l'une ou l'autre des situations suivantes :

• vous versez des salaires ou traitements;
• vous versez des pourboires et gratifications;
• vous versez des primes et des paies de vacances;
• vous offrez à vos employés des avantages et allocations;
• vous devez déclarer, retenir et verser des montants se rapportant à d'autres genres de revenus, comme une pension ou rente de retraite.

Si vous avez besoin d'un compte de retenues sur la paie et que vous possédez déjà un numéro d'entreprise (NE), il faut simplement ajouter un compte de retenues sur la paie à votre NE existant. Si vous n'avez pas de NE, vous devez en demander un et vous inscrire avant la date d'échéance de votre premier versement.

Pour en savoir plus sur le NE et les comptes de l'ARC ou pour vous inscrire par Internet, allez à notre page Inscription du numéro d'entreprise. Vous pouvez aussi lire la brochure RC2, Le numéro d'entreprise et vos comptes de programme de l'Agence du revenu du Canada.

Personnes-ressources et représentants

Comme propriétaire, associé, fiduciaire, administrateur ou dirigeant d'entreprise, vous pouvez autoriser des représentants tel que vos employés, voire comptable agréé, teneur de livres indépendant, avocat ou une firme, pour discuter de vos comptes avec nous.

Vous pouvez soit autoriser un représentant par voie électronique à l'aide de Mon dossier d'entreprise, soit remplir et signer le formulaire RC59, Formulaire de consentement de l'entreprise, ou envoyer une lettre de consentement à votre centre fiscal.

Cela nous permettra de communiquer des renseignements à votre représentant sans délai. Après autorisation, l'employé ou votre représentant sera en mesure d'accéder aux renseignements par voie électronique à l'aide du service « Représenter un client ».

La protection de renseignements confidentiels est très importante pour nous. Allez à notre page Inscription du numéro d'entreprise ou appelez nous au 1-800-959-7775 pour en savoir plus sur la façon d'ajouter, de remplacer ou de supprimer les noms des personnes-ressources et des représentants autorisés ayant accès à vos comptes.

Emploi au Québec

Le Québec administre son propre régime de rentes, soit le Régime de rentes du Québec (RRQ), son propre impôt provincial et, depuis le 1^er janvier 2006, le Régime québécois d'assurance parentale (RQAP).

Les employeurs qui ont des employés au Québec doivent déduire les cotisations au RRQ au lieu du RPC, si le revenu ouvre droit à pension en vertu du RRQ. Les employeurs doivent retenir les cotisations à l'AE et au RQAP, si l'emploi est assurable. Les déductions en vertu du RRQ, du RQAP et les retenues de l'impôt sur le revenu de la province du Québec sont envoyées à Revenu Québec, tandis que les cotisations à l'AE et à l'impôt fédéral sont envoyées à l'ARC.

Visitez le site de Revenu Québec ou communiquez par écrit avec Revenu Québec, 3800, rue de Marly, Québec QC G1X 4A5, lorsque l'une ou l'autre des situations suivantes s'applique et que vous avez besoin de renseignements :

• l'employé doit se présenter à votre établissement situé au Québec;
• l'employé n'a pas à se présenter à votre établissement, mais il est rémunéré par votre établissement situé au Québec.

Êtes-vous un employeur?

Nous vous considérons habituellement comme un employeur lorsque vous remplissez l'une ou l'autre des conditions suivantes :

• vous versez des salaires ou traitements (y compris des avances), des primes, une paie de vacances ou des pourboires à vos employés;
• vous offrez à vos employés certains avantages imposables comme une automobile ou des allocations.

Un particulier est un employé si la relation d'emploi entre le travailleur et le payeur est une relation employeur-employé. Nous expliquons cette relation dans ce guide comme étant un emploi sous un contrat de louage de services. Même si un contrat écrit indique qu'un particulier est un travailleur indépendant (il possède un contrat pour services), cela ne signifie pas nécessairement que nous le considérons comme tel s'il existe en fait une relation employeur-employé.

Si vous ou le particulier n'êtes pas certain du statut d'emploi du particulier, l'un de vous peut demander que le statut soit déterminé. Les propriétaires d'entreprise peuvent faire une demande électroniquement en allant à notre page Mon Dossier Entreprise ou remplir le formulaire CPT1, Demande de décision quant au statut d'un travailleur aux fins du Régime de pensions du Canada et/ou de la Loi sur l'assurance-emploi et l'envoyer à la Division de l'admissibilité au RPC/AE de votre bureau des services fiscaux. Pour en savoir plus, consultez le guide RC4110, Employé ou travailleur indépendant?

Emploi par un fiduciaire

Un fiduciaire est un liquidateur, un séquestre, un séquestre-gérant, un syndic de faillite, un cessionnaire, un exécuteur, un administrateur, un administrateur-séquestre ou toute autre personne accomplissant une fonction semblable. Les fonctions du fiduciaire sont les suivantes :

• il autorise ou fait effectuer un paiement pour le compte d'une autre personne;
• il administre, gère, distribue, liquide ou contrôle les biens, l'entreprise, la succession ou le revenu de cette autre personne.

Le fiduciaire est solidairement responsable de l'impôt, du RPC et de l'AE à retenir et à envoyer à l'égard de tout paiement qu'il effectue.

Syndic de faillite

Le syndic de faillite est l'agent de l'employeur en cas de liquidation, de cession ou de faillite, aux fins du Régime de pensions du Canada (RPC) et de la Loi sur l'assurance-emploi (AE).

Si l'employeur failli a retenu des cotisations au RPC ou à l'AE ou de l'impôt sur des montants qu'il a versés aux employés avant la faillite et qu'il ne nous a pas envoyé ces montants, le syndic doit les garder en fiducie. Ces montants ne font pas partie de l'actif du failli. Ils devraient être gardés séparément.

Si le syndic exploite l'entreprise à la place du failli, il doit obtenir un nouveau numéro d'entreprise (NE). Celui-ci doit retenir et envoyer les cotisations au RPC, à l'AE et l'impôt sur le revenu selon la fréquence habituelle des versements de l'employeur failli. La production de feuillets T4 devrait se faire de la façon habituelle.

Remarque
Nous considérons comme imposables les montants payés par un syndic aux employés d'une société en faillite par suite de demandes de versement de salaires qui n'ont pas été payés par l'employeur failli dans « autres revenus ». Par contre, ces montants ne sont pas assujettis aux retenues sur la paie (RPC, AE et impôt). Ces paiements doivent être déclarés sur des feuillets T4A. Pour en savoir plus, consultez le guide RC4157,Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire.

Tout autre syndic

Si le syndic exploite l'entreprise à la place du failli, il doit obtenir un nouveau numéro d'entreprise (NE). Le syndic doit continuer à déduire et remettre les cotisations nécessaires au RPC, à l'AE et l'impôt sur le revenu selon l'horaire de retenues de l'employeur précédent. Le syndic devrait aussi préparer et produire un feuillet T4 de la même manière.

Les honoraires payés aux exécuteurs, liquidateurs ou administrateurs sont un revenu d'une charge ou d'un emploi ou un revenu d'entreprise, selon que l'exécuteur ou l'administrateur remplit sa fonction dans le cours normal de l'entreprise.

Payeur d'autres revenus liés à l'emploi

Un payeur d'autres revenus peut être un employeur, un fiduciaire, un exécuteur ou liquidateur, un administrateur ou administrateur d'une société qui paie d'autres genres de revenus se rapportant à un emploi. Ce revenu peut comprendre des pensions de retraite, des montants forfaitaires, des commissions de travailleurs indépendants, des rentes, des allocations de retraite ou tout autre genre inclus dans cette publication ou dans le guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire. Ces montants doivent être déclarés sur des feuillets T4A.

Quelles sont vos responsabilités?

Vous devez retenir, verser et déclarer les retenues sur la paie. Vous avez aussi des responsabilités dans des situations qui touchent l'embauche ou le départ d'un employé ou lorsque votre entreprise cesse ses activités.

Les responsabilités qui suivent sont celles de l'employeur mais peuvent aussi, dans certaines circonstances, s'appliquer à un fiduciaire et à un payeur :

• Ouvrir et entretenir un compte de retenues sur la paie. Si vous remplissez les conditions pour vous inscrire, indiquées vous devez en obtenir un.
• Demander le numéro d'assurance sociale (NAS) de votre employé. Chaque employé doit vous montrer sa carte de NAS pour travailler au Canada. Pour en savoir plus, consultez la section portant sur le Numéro d'assurance sociale (NAS).
• Obtenir un formulaire fédéral TD1 dûment rempli et, s'il y a lieu, un formulaire TD1 provincial ou territorial. Chaque nouvel employé ou pensionné doit remplir ce formulaire. Lisez les précisions à la section Formulaires TD1.
• Retenir les cotisations au RPC et à l'AE ainsi que l'impôt sur le revenu, sur la rémunération ou les autres revenus que vous payez, y compris les avantages et les allocations imposables. Placez ces retenues en fiducie pour le receveur général et gardez ces sommes séparées des fonds d'exploitation de votre entreprise. Elles ne doivent pas faire partie des biens faisant l'objet d'une liquidation, d'une cession, d'une mise sous séquestre ou d'une faillite.
• Verser les montants qui ont été retenus ainsi que la part des cotisations au RPC et à l'AE que vous devez verser. Les chapitres touchant le RPC et l'AE expliquent la façon de calculer votre part des cotisations ou primes et le chapitre 8 explique quand et comment faire vos versements.
• Déclarer les revenus et les retenues de l'employé sur le feuillet T4 ou T4A approprié. Vous devez produire une déclaration de renseignements le ou avant le dernier jour de février de l'année civile suivante. Pour en savoir plus, lisez le guide RC4120, Guide de l'employeur - Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire et le guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire.
• Remplir et remettre à l'employé un formulaire INS 2106, Relevé d'emploi (RE), lorsque celui-ci quitte son emploi. Pour en savoir plus, aller à la section « Relevé d'emploi (RE) ».
• Garder des livres comptables au cas où nos agents vous demanderaient de les vérifier. Pour en savoir plus, aller à la section « Conservation de registres ».

Remarque
Les employeurs à l'extérieur du Canada qui ont des employées au Canada ont les mêmes responsabilités que les employeurs canadiens, à l'exception de la couverture du RPC qui est optionnelle dans ce cas-ci.

Conservation de registres

Vous devez conserver vos registres pendant six ans. Si vous désirez les détruire avant la fin de cette période, vous devez en faire la demande au directeur de votre bureau des services fiscaux en remplissant le formulaire T137, Demande d'autorisation de détruire des registres, ou en écrivant votre propre lettre. Pour en savoir plus, allez à notre page Conservation de registres ou consultez le guide RC4409, Conservation de registres.

Numéro d'assurance sociale (NAS)

Comme employeur, vous devez obtenir le bon NAS de chaque employé. Tout employé exerçant un emploi qui ouvre droit à pension ou qui est assurable est tenu de vous montrer sa carte d'assurance sociale. Si l'employé ne vous a pas fourni son NAS, vous devez pouvoir démontrer que vous avez fait un effort raisonnable pour l'obtenir. Par exemple, lorsque vous envoyez une lettre à un employé pour lui demander son NAS, inscrivez la date de l'envoi dans un registre et conservez une copie de toute correspondance qui s'y rapporte; nous considérerons alors que vous avez fait un effort raisonnable. Si vous ne faites pas un effort raisonnable pour obtenir le NAS d'un employé, vous pourrez être passible d'une pénalité de 100 $ pour chaque NAS non obtenu. L'employé a l'obligation de vous fournir son NAS. Chaque fois qu'il y manque, il est passible d'une pénalité de 100 $.

En vertu des Règlements sur le régime de pensions du Canada, vous devez expliquer à vos employés qui n'ont pas de carte d'assurance sociale comment obtenir un NAS. Dites-leur de s'adresser à leur Centre Service Canada dans les trois jours qui suivent le premier jour de leur emploi et demandez-leur de vous fournir une preuve de demande de leur NAS et de vous montrer leur carte d'assurance sociale une fois qu'ils l'ont reçue. Pour trouver le Centre Service Canada le plus proche, allez à le site Web de Service Canada.

Assurez-vous que vous utilisez toujours le NAS et le nom exacts de l'employé, tels qu'ils figurent sur sa carte d'assurance sociale. Autrement, des erreurs pourraient se glisser dans le dossier du Registre des gains d'un employé et modifier le montant des prestations du RPC auquel il aura droit. De même, si vous déclarez un NAS erroné sur un feuillet T4 qui indique un facteur d'équivalence, l'employé pourrait recevoir un état annuel inexact concernant le maximum qu'il peut déduire comme cotisations à un REER. En outre, les renseignements à ce sujet sur l'avis de cotisation de l'employé seront erronés.

Si l'employé a un arrêt de rémunération, vous devez, aux fins de l'assurance-emploi, inscrire le bon NAS sur un Relevé d'emploi (RE) (lisez la section intitulée « Relevé d''emploi (RE) »). Si vous ne le faites pas, vous pourriez être passible d'une amende maximale de 2 000 $, d'un emprisonnement pouvant aller jusqu'à six mois, ou des deux.

Pour en savoir plus, lisez la circulaire d'information 82-2, Dispositions législatives relatives au numéro d'assurance sociale et établissement des feuillets de renseignements, ou allez sur le site Web de Service Canada.

NAS qui commence par le chiffre « 9 »

Une personne admissible, qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent et qui demande un numéro d'assurance sociale recevra un NAS qui débute par le chiffre « 9 ».

Lorsque vous embauchez une personne qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent, vous devez vérifier si elle remplit les conditions suivantes :

• son NAS commence par le chiffre « 9 »;
• sa carte de NAS a une date d'expiration;
• elle a un permis de travail valide émis par Citoyenneté et Immigration Canada.

Remarque
Si la carte de NAS ne porte pas de date d'expiration, elle n'est pas valide. Veuillez diriger cette personne vers le Centre Service Canada le plus près. Si la personne admissible devient un citoyen canadien ou un résident canadien permanent, elle recevra un NAS permanent.

Tables de retenues sur la paie

Les tables de retenues sur la paie vous aideront à calculer les cotisations au RPC, à l'AE et les montants d'impôt sur le revenu fédéral, provincial (sauf pour le Québec) et territorial que vous devez retenir des montants payés.

Vous pouvez obtenir n'importe quelle version des tables de retenues sur la paie suivantes :

• Calculateur en direct des retenues sur la paie (CDRP) - Vous pouvez utiliser cette application interactive sur notre site Web pour faire le calcul des retenues sur la paie. Toutefois, le CDRP calcule les déductions selon les salaires exacts et les TSD selon l'échelle des salaires. Vous pouvez accéder au CDRP en allant à Calculateur en direct de retenues sur la paie.
• Tables sur disquette (TSD) - Ce programme informatisé autonome calcule les retenues sur la paie pour toutes les périodes de paie, pour toutes les provinces (sauf le Québec) et les territoires. Vous pouvez télécharger ce programme en allant à notre page Tables sur disquette (TSD).
• Tables de retenues sur la paie T4032 et Tables supplémentaires de retenues sur la paie (T4008) - Vous pouvez utiliser ces tables pour calculer les retenues sur la paie. Elles sont disponibles au Retenues sur la paie ou en version imprimée. Les versions électroniques sont généralement disponibles trois semaines avant les versions imprimées.
• Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie (T4127) - Vous voudrez peut-être utiliser ces formules, au lieu des tables imprimées. Vous pourrez ainsi calculer les retenues sur la paie de vos employés et retenir les cotisations au RPC et à l'AE, ainsi que les montants d'impôt fédéral, provincial (sauf pour le Québec) et territorial de vos employés.
  
  Si vous désirez utiliser des formules informatiques différentes des nôtres, vous devez les soumettre à un bureau des services fiscaux ou un centre fiscal.

Toutes nos tables de retenues sur la paie sont offertes pour chaque province et territoire, sauf pour le Québec, et pour les employés qui travaillent au Canada au-delà des limites d'une province ou à l'extérieur du Canada.

Quelles tables devez-vous utiliser?

Si vous versez des revenus d'emploi tels que des traitements, des salaires ou des commissions et que vous voulez savoir quelles tables utiliser, vous devez établir la province ou le territoire d'emploi de l'employé. À cette fin, vous devez déterminer si l'employé est tenu ou non de se présenter au travail à votre établissement.

Remarque
Votre « établissement de l'entreprise » n'est pas obligé d'être un lieu physique permanent. Par exemple, l'établissement d'une compagnie de construction peut inclure un ou plusieurs sites de construction.

Si l'employé se présente au travail à votre établissement, sa province ou son territoire d'emploi est la province ou le territoire où se trouve votre établissement. Calculez les retenues sur la paie en utilisant les tables d'impôt de cette province ou de ce territoire.

Si l'employé n'est pas tenu de se présenter au travail à votre établissement (par exemple, selon le contrat, l'employé travaille de sa résidence), la province ou le territoire d'emploi sera la province ou le territoire où est située votre entreprise et d'où vous lui versez son salaire.

Si votre employé travaille au Canada et que vous n'avez aucun établissement permanent ou réputé au Canada, la province ou territoire d'emploi de l'employé est considéré être au Canada au-delà des limites d'une province aux fins des retenues d'impôt à la source.

Si vous payez des sommes autres que des revenus d'emploi, par exemple des pensions, utilisez les tables provinciales ou territoriales applicables au lieu de résidence du bénéficiaire.

Pour en savoir plus sur quelle table de retenue sur la paie vous devez utiliser, consultez l'annexe 1

Si vous n'avez aucun employé à un moment de l'année?

Avisez-nous en utilisant le service Mon dossier d'entreprise, en téléphonant à notre service TéléAvis ou en envoyant votre formulaire de versement rempli en indiquant quand vous pensez avoir des employés assujettis aux retenues. Pour en savoir plus, allez à notre page Mon dossier d'entreprise.

Pour savoir comment utiliser le service TéléAvis.

Changements d'entité de l'entreprise

Si votre entreprise cesse ses activités ou si votre partenaire ou le propriétaire unique décède?

• Versez à votre centre fiscal toutes les retenues de cotisations au RPC et à l'AE et les retenues d'impôt sur le revenu dans les sept jours suivant la date de la fin de vos activités.
• Calculez le facteur d'équivalence (FE) qui s'applique à vos anciens employés qui ont accumulé des prestations pour l'année dans le cadre de votre régime de pension agréé (RPA) ou de votre régime de participation différée aux bénéfices (RPDB).
• n Remplissez et remettez un Relevé d'emploi (RE) à chacun de vos anciens employés, généralement dans les cinq jours civils suivant. Pour plus de renseignements, allez à notre page « Relevé d''emploi (RE) ».
• Remplissez et soumettez tous les feuillets T4 ou T4A et les sommaires par voie électronique ou envoyez-les au Centre de technologie d'Ottawa dans les 30 jours suivant la date de la fin des activités de votre entreprise (90 jours pour une succession). Si vous produisez plus de 50 feuillets de renseignements durant une année civile, vous devez produire la déclaration en format de langage de balisage eXtensible (XML) par Transfert de fichiers par Internet. Remettez à vos anciens employés leurs copies des feuillets T4 ou T4A.
• Lorsque le propriétaire d'une entreprise individuelle décède, une déclaration de revenus et de prestations finale doit être produite. Cette déclaration doit être produite au plus tard le 15 juin de l'année suivante du décès, à moins que la date du décès soit entre le 16 décembre et le 31 décembre, dans ce cas la déclaration finale devras être produite dans les six mois suivant la date du décès. Pour en savoir plus, lisez le guide T4011, Déclarations de revenus de personnes décédées.
  
  Il est aussi important d'annuler le numéro d'entreprise (NE) ainsi que tout les comptes d'entreprises de l'ARC après que toutes les déclarations finales et paiements dus sont traités.

Pour en savoir plus sur la façon de remplir et de soumettre les feuillets T4 ou T4A et le Sommaire, allez à notre page Retenues sur la paie ou consultez le guide RC4120, Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire et le guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire.

Si vous changez le statut de votre entreprise

Si votre statut change, nous vous considérons comme un nouvel employeur. Il se peut que vous ayez besoin d'un nouveau numéro d'entreprise (NE) et d'un nouveau compte de retenues sur la paie. Composez le 1-800-959-7775 pour nous aviser que votre entreprise a changé ou changera de statut dans un avenir rapproché.

Voici quelques exemples d'un changement du statut d'une entreprise :

• Vous êtes le propriétaire unique d'une entreprise et vous décidez de constituer celle-ci en société.
• Vous et un partenaire êtes propriétaires d'une entreprise. Votre partenaire quitte l'entreprise et vous vend sa part. Vous devenez propriétaire unique.
• Vous possédez une entreprise avec plusieurs partenaires. D'un commun accord, vous décidez de constituer celle-ci en société.

Si votre entreprise subit une restructuration ou réorganisation

Un nouvel employeur qui acquiert la plupart ou l'ensemble des activités d'une entreprise et qui prend immédiatement en charge les employés de l'ancien employeur peut, dans certaines conditions, tenir compte des montants retenus, remis ou payés aux fins du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l'assurance emploi. . Allez à notre page À propos du Régime de pensions du Canada et de l'assurance-emploi pour voir si vous pouvez profiter de ces circonstances.

Si votre entreprise fusionne

Si votre entreprise fusionne avec une autre, certaines règles s'appliquent. Dans ce cas, en tant qu'employeur successeur, vous pouvez conserver le numéro d'entreprise (NE) de l'une de ces entreprises ou vous pouvez faire une demande pour en obtenir un nouveau. Si l'une des entreprises est non-résidente, vous devez demander un nouveau NE.

Puisqu'il n'existe pas de nouvel employeur pour les fins du RPC ou de l'AE, continuez de faire les retenues normalement en tenant compte des retenues et versements qui ont été faits avant la fusion. Ces montants seront déclarés sous le numéro de compte de retenues de l'employeur successeur. Si vous avez obtenu antérieurement une réduction du taux des retenues d'AE, vous devez aviser Ressources humaines et Développement des compétences Canada pour vous assurer que vous êtes toujours admissible au taux réduit.

Suite à la fusion, les sociétés remplacées ne sont pas tenues de produire une déclaration de renseignement T4 pour la période précédant la fusion. La société remplaçante produira les déclarations de renseignements T4 pour l'année entière.

Déclarations de renseignements

Vous devez produire une déclaration de renseignements T4 ou T4A et transmettre à vos employés leurs copies des feuillets T4 ou T4A, selon le cas, chaque année au plus tard le dernier jour de février de l'année qui suit l'année civile visée par la déclaration de renseignements.

Pour obtenir des renseignements sur la façon de déclarer le revenu et les déductions des employés sur les feuillets et le Sommaire appropriés, allez dans notre site à Feuillets ou procurez-vous l'une de nos publications dont la liste est disponible à la section « Pour en savoir plus ». Pour plus de renseignements sur la production par voie électronique, allez à notre page Produire les déclarations de renseignements par voie électronique ou Internet T4.

Pénalités et intérêts

Pénalité pour défaut de retenir

Nous pouvons vous imposer une pénalité égale à 10 % du montant requis de RPC, d'AE ou d'impôt que vous auriez dû retenir.

Si vous avez omis de retenir les montants de retenues plus d'une fois au cours de la même année civile et que la faute est volontaire ou commise dans des circonstances équivalant à une faute lourde, vous êtes passible d'une pénalité de 20 %.

Pénalités pour défaut de verser et versements tardifs

Nous pouvons imposer une pénalité pouvant allez jusqu'à 20 % du montant que vous avez omis de remettre, quand :

• vous avez  déduit les montants, mais vous ne les avez pas versés;
• nous avons reçu les montants dus après la date d'échéance.

Si la date d'échéance tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, votre versement est considéré dû le jour ouvrable suivant.

La pénalité pour les versements en retard est de :

• 3 %, si le montant est en retard de un à trois jours;
• 5 %, si le montant est en retard de quatre ou cinq jours;
• 7 %, si le montant est en retard de six ou sept jours;
• 10 %, si le montant est en retard de plus de sept jours, ou si aucun montant n'est versé.

Généralement, la pénalité ne s'applique qu'à la partie du montant que vous deviez verser qui dépasse 500 $. Toutefois, nous pouvons l'imposer sur le montant total s'il est établi que vous avez commis la faute volontairement ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde.

Si vous êtes assujetti à cette pénalité plus d'une fois dans une même année civile, une pénalité de 20 % pourrait être imposée au deuxième versement ou aux versements tardifs suivants, s'il est établi que vous avez commis la faute volontairement ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde.

Pour en savoir plus, lisez « Dates d'échéance des versements » et « Versements accélérés »

Remarque
Nous appliquerons une pénalité sur un chèque sans provision.

Intérêts

Nous pouvons vous imposer des intérêts à compter de la date d'échéance de votre paiement au taux d'intérêt prescrit. L'intérêt est composé quotidiennement. Nous imposons aussi des intérêts sur les pénalités impayées. Pour en savoir au sujet des taux prescrits, visitez notre site web à www.arc.gc.ca

Pour connaître les dates d'échéance, lisez « Dates d'échéance des versements ».

Obligations et responsabilités

Infractions et peines

Le fait de ne pas vous conformer aux exigences de retenir et de verser les retenues, ou de produire les déclarations exigées vous expose à des poursuites. Vous êtes passible d'une amende de 1 000 $ à 25 000 $, à laquelle peut s'ajouter un emprisonnement d'au plus 12 mois.

Responsabilité des administrateurs d'une société

Lorsqu'une société (y compris une société à but lucratif ou à but non lucratif) omet de retenir, de verser ou de payer les montants en fiducie au receveur général (RPC, AE, impôt et TPS/TVH), les administrateurs de la société en fonction à cette date peuvent être tenus personnellement responsables, avec la société, du paiement de ces sommes. Le montant dû comprend les intérêts et les pénalités.

Cependant, l'administrateur ne sera pas tenu personnellement responsable s'il prend des mesures concrètes pour veiller à ce que la société fasse les retenues ou les versements nécessaires. Pour en savoir plus, lisez la circulaire d'information 89-2, Responsabilité des administrateurs - Article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu et article 323 de la Loi sur la taxe d'accise.

Annulation des intérêts et pénalités ou renonciation à ceux-ci

Les dispositions d'allègement pour les contribuables de la Loi de l'impôt sur le revenu nous donnent une certaine souplesse en ce qui concerne l'administration des intérêts et des pénalités. Ainsi, nous pouvons tenir compte des circonstances extraordinaires qui peuvent vous empêcher de vous conformer à la Loi de l'impôt sur le revenu. Pour en savoir plus, allez à notre page Équité et Charte des droits du contribuable ou consultez la circulaire d'information 07-1, Disposition d'allègement pour les contribuables.

Comment contester un avis de cotisation ou de décision?

Si vous recevez un avis de cotisation pour le RPC, l'AE ou l'impôt, ou un avis de décision avec lequel vous n'êtes pas d'accord, vous avez 90 jours après la date de l'avis de cotisation ou la date de réception de l'avis de décision pour faire appel. Cependant, avant de présenter un appel en bonne et due forme, composez le 1-800-959-7775 pour discuter de votre cas. Cela pourrait régler votre problème, tout en vous économisant du temps et des soucis.

Pour contester l'impôt sur le revenu que vous devez payer, vous pouvez :

• contester par voie électronique en allant à notre page Mon Dossier Entreprise;
• soumettre le formulaire T400A, Opposition - Loi de l'impôt sur le revenu;
• écrire au chef des Appels de votre bureau des services fiscaux. Exposez les raisons pour lesquelles vous n'acceptez pas la cotisation et donnez tous les faits pertinents. Vous devez joindre une copie de votre cotisation initiale ou de la lettre de décision.

Pour contester les montants des cotisations au RPC ou des cotisations à l'AE que vous devez verser ou pour contester une décision, vous pouvez, à votre choix :

• contester par voie électronique en visitant notre page Mon Dossier Entreprise;
• soumettre le formulaire CPT100, Appel en vertu du Régime de pensions du Canada ou de la Loi sur l'assurance-emploi;
• soumettre le formulaire CPT101, Appel d'une cotisation en vertu du Régime de pensions du Canada et/ou de la Loi sur l'assurance-emploi.
• écrire au chef des Appels de votre bureau des services fiscaux. Exposez les raisons pour lesquelles vous n'acceptez pas la cotisation et donnez tous les faits pertinents. Vous devez joindre une copie de votre cotisation initiale ou de la lettre de décision.

Pour obtenir plus de renseignements sur la façon de contester une cotisation ou une décision en matière de RPC ou d'AE, consultez la publication P133, Vos droits d'appel - Assujettissement à l'assurance-emploi et au Régime de pensions du Canada.

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Chapitre 2 - Cotisations au Régime de pensions du Canada

Aux fins du Régime de pensions du Canada (RPC), les cotisations ne sont pas calculées dès le premier dollar de revenu gagné ouvrant droit à pension, mais seulement une fois que les gains dépassent l'exemption de base pour la période d'emploi.

Certains programmes informatiques ou logiciels maison de retenues sur la paie et certaines pratiques comptables manuelles peuvent faire en sorte d'attribuer aux employés et aux employeurs des remboursements injustifiés ou inexacts de cotisations au RPC. En effet, une mauvaise utilisation de ces programmes et pratiques fait en sorte que tous les emplois sont traités comme des emplois à l'année, ce qui réduit incorrectement les cotisations que l'employé et l'employeur doivent verser au RPC.

Par exemple, dans le cas d'un employé qui travaille une partie de l'année et qui n'a pas droit au plein montant de l'exemption de base, le programme peut indiquer à l'employeur de déclarer des cotisations au RPC retenues en trop dans la case 22, « Impôt sur le revenu retenu », du feuillet T4. Il peut en résulter que l'employé demande un remboursement d'impôt auquel il n'a pas droit dans sa déclaration de revenus et de prestations.

Lorsqu'un employé reçoit un remboursement pour des retenues en trop pour le RPC, il y a une incidence sur ses gains ouvrant droit à pension. Cela pourrait diminuer ses prestations du RPC à la retraite. De plus, les employeurs concernés qui ont versé des retenues en trop recevront un crédit équivalent auquel ils n'ont pas droit puisque l'employé a travaillé pour eux moins de 12 mois.

Quand retenir les cotisations?

Vous devez retenir les cotisations au RPC sur les gains pensionnable d'un employé si celui-ci répond à toutes les conditions suivantes :

• il a 18 ans ou plus, mais moins de 70 ans;
• il occupe un emploi ouvrant droit à pension pendant l'année;
• il ne reçoit pas de pension de retraite ou d'invalidité du RPC ou du RRQ.

Montants et avantages assujettis aux cotisations du RPC

En général, vous retenez les cotisations au RPC sur les montants et les avantages suivants :

• les salaires, traitements, primes, commissions ou autres rémunérations (y compris les avances sur les salaires ou sur les gains), ainsi que les salaires tenant lieu de préavis de congédiement;
• la plupart des allocations et des avantages imposables en espèces ou non monétaires, y compris certaines formes de logement gratuit ou à loyer modique, la valeur de la pension et du logement (autre qu'une allocation exonérée versée à un employé qui travaille sur un chantier particulier ou dans un endroit éloigné), les prêts sans intérêt ou à faible intérêt, les cotisations que l'employeur verse au régime enregistré d'épargne-retraite (REER) de l'employé, les cotisations pour une police collective d'assurance-vie, l'usage personnel d'une automobile de l'employeur ou d'une automobile louée par celui-ci, certains cadeaux et prix, les voyages et les repas subventionnés par l'employeur;
• les honoraires liés à l'emploi ou à la charge, une participation aux bénéfices payés par l'employeur, les primes d'encouragement, les jetons de présence d'administrateur, les honoraires versés aux membres d'un conseil ou d'un comité, les honoraires de gestion et les honoraires versés à un exécuteur, à un liquidateur ou à un administrateur pour l'administration d'une succession, si celui-ci ne s'acquitte pas de sa charge dans le cours normal d'une entreprise;
• certains pourboires reçus pour services rendus;
• la rémunération reçue pendant la retraite, les vacances, un congé d'ancienneté, un congé sabbatique ou un congé de maladie, la rémunération reçue d'un syndicat pour congés de représentation, la paie de vacances, les paiements reçus en vertu d'un régime de prestations supplémentaires de chômage (PSC) qui n'est pas admissible à ce titre en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (p. ex. les montants que l'employeur verse en complément des prestations de maternité ou parentales) et les paiements de crédits de congés de maladie;
• les prestations d'assurance-salaire qu'un employé reçoit en vertu d'un régime d'assurance-salaire (ces prestations peuvent être assujetties ou non aux cotisations au RPC—pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Régimes d'assurance-salaire »);
• les avantages tirés de régimes d'options d'achat de titres;
• la rémunération que vous continuez à verser à un employé avant ou après qu'une décision de la commission des accidents du travail soit rendue, de même que :
  • une avance ou un prêt qui excède l'indemnité pour accidents du travail;
  • une avance ou un prêt non remboursé;
  • un montant complémentaire versé à un employé en plus de l'indemnité versée par une commission des accidents du travail.

Remarque
Si vous versez à un ancien employé l'un ou l'autre des montants qui précèdent et que vous devez retenir des cotisations au RPC, utilisez le taux de cotisation qui est en vigueur au moment où vous effectuez le versement.

Emplois, paiements et avantages non assujettis aux cotisations

Emplois exclus

Ne retenez pas de cotisations au RPC sur les paiements que vous versez à l'égard des emplois suivants :

• un emploi dans le secteur agricole, dans une entreprise agricole ou dans les domaines de l'horticulture, de la pêche, de la chasse, du trappage, de l'exploitation forestière ou de l'abattage, pour un employeur qui, selon le cas  :
  • paie moins de 250 $ en espèces à un employé dans une même année;
  • verse une rémunération en espèces à un employé pour 25 jours de travail ou moins dans une année civile — (il n'est pas nécessaire que ces 25 jours soient consécutifs);

Remarque
Au cours d'une année civile, lorsque l'employé reçoit une rémunération de 250 $ ou plus en espèces et qu'il travaille 25 jours ou plus, l'emploi ouvre droit à pension à partir du premier jour de travail.

• un emploi occasionnel, s'il n'est pas exercé dans le cadre de votre entreprise ou de votre commerce habituel;
• l'emploi d'un enseignant dans le cadre d'un échange avec un autre pays que le Canada;
• l'emploi d'un époux ou conjoint de fait, si vous ne pouvez pas déduire la rémunération que vous lui versez comme dépense en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu;
• l'emploi de votre enfant ou d'une personne dont vous subvenez aux besoins, si vous ne lui versez aucune rémunération en espèces;
• l'emploi d'une personne pour un sauvetage (incluant une opération pour un désastre naturel) que vous n'employez pas de façon régulière dans ce domaine;
• l'emploi d'une personne, autre qu'un professionnel du spectacle, dans le cadre d'un cirque, d'une foire, d'un défilé, d'un carnaval, d'une exposition ou d'une autre activité semblable, si cette personne remplit les deux conditions suivantes :
  • elle n'est pas votre employé régulier;
  • elle travaille moins de sept jours dans l'année;

Remarque
Lorsque l'employé travaille sept jours ou plus, l'emploi ouvre droit à pension à partir du premier jour de travail.

• l'emploi d'un travailleur d'élections par un organisme gouvernemental, si le travailleur remplit les conditions suivantes :
  • il n'est pas un employé régulier de l'organisme gouvernemental;
  • il travaille moins de 35 heures dans une année civile;

Remarque
Lorsque l'employé travaille 35 heures ou plus, l'emploi ouvre droit à pension à partir du premier jour de travail.

• l'emploi d'un membre d'un ordre religieux qui a prononcé un vœu perpétuel de pauvreté, peu importe que vous versiez la rémunération à celui-ci (qui la remet à l'ordre) ou à l'ordre directement.

Paiements et avantages exclus

Ne retenez pas de cotisations au RPC sur les paiements suivants :

• les paiements de pension, les paiements forfaitaires provenant d'un régime de pension, les prestations de décès, les montants attribués par un fiduciaire dans le cadre d'un régime de participation aux bénéfices ou versés par un fiduciaire dans le cadre d'un régime de participation différée aux bénéfices, les prestations reçues dans le cadre d'un régime de prestations supplémentaires de chômage (RPSC) admissible à ce titre en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.
• les prestations d'assurance-salaire qu'un employé reçoit en vertu d'un régime d'assurance-salaire (ces prestations peuvent être assujetties ou non aux cotisations au RPC—pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Régimes d'assurance-salaire »);
• les paiements effectués après le décès d'un employé, sauf les montants gagnés et dus avant la date du décès;
• une avance ou un prêt équivalant à l'indemnité pour accidents du travail que vous versez à un employé, avant ou après qu'une décision d'une commission des accidents du travail soit rendue. Pour savoir dans quels cas les cotisations au RPC sont obligatoires, aller à la section « Montants et avantages assujettis aux cotisations du RPC » et pour obtenir des renseignements sur les indemnités pour les accidents de travail, aller à la section « Indemnités pour accidents du travail »;
• les montants pour la résidence d'un membre du clergé, lorsque celui-ci a droit à une déduction d'impôt pour sa résidence;
• les montants reçus à titre d'allocation pour perte de revenus, de prestation de retraite supplémentaire et d'allocation pour déficience permanente selon la partie 2 de la Loi sur les mesures de réinsertion et d'indemnisation des militaires et vétérans des Forces canadiennes.

Cotisations au RPC et le maximum

Vous devez retenir les cotisations au RPC sur les montants et avantages que vous payez à vos employés. De plus, vous devez verser un montant égal à celui que vous retenez sur leur rémunération.

Chaque année, nous déterminons :

• le maximum des gains ouvrant droit à pension sur lequel vous retenez les cotisations au RPC (46 300 $ pour 2009);
• l'exemption de base pour l'année, c'est-à-dire un montant de la paie annuelle de l'employé sur lequel vous ne retenez pas de cotisations au RPC (3 500 $ pour 2009 - consultez l'annexe 2);
• le taux que vous utilisez pour calculer le montant que vous retenez sur la rémunération de vos employés (4,95 % pour 2009).

Vous arrêtez de retenir les cotisations au RPC lorsque le maximum des gains ouvrant droit à pension ou la cotisation d'employé maximale pour l'année est atteint 2 118,60 $ pour 2009).

Le taux de cotisations d'employé, pour la prochaine année, se retrouve dans chaque version des Tables de retenues sur la paie, normalement disponible à la mi-décembre ou allez à notre page Retenues sur la paie.

Il se peut que vous ayez des établissements au Québec et dans une autre province ou un autre territoire. Si vous mutez un employé du Québec à une autre province ou à un autre territoire, vous devez établir deux feuillets T4, comme suit :

• un feuillet indiquant le Québec comme province d'emploi, la rémunération gagnée au Québec, les cotisations au RRQ retenues, les gains ouvrant droit à pension et toutes les autres retenues applicables;
• un autre feuillet indiquant l'autre province ou territoire d'emploi, la rémunération gagnée dans cette autre province ou territoire, les cotisations au RPC retenues, les gains ouvrant droit à pension, et toutes les autres retenues applicables.

Dans un tel cas, lorsque vous calculez le montant des cotisations au RPC, vous pouvez tenir compte des cotisations au RRQ que vous avez retenues dans l'année sur la rémunération de cet employé. Toutefois, le total des cotisations aux deux régimes ne doit pas dépasser la cotisation maximale pour l'année.

Calcul des cotisations au RPC

Pour déterminer le montant des cotisations au RPC que vous devez retenir, utilisez l’une des méthodes suivantes :

• la méthode du Calculateur en direct des retenues sur la paie (CDRP);
• la méthode des tables sur disquette (TSD);
• la méthode des tables de retenues sur la paie;
• les formules informatisées;

Remarque
Les tables de retenues sur la paie divisent l'exemption annuelle du RPC en périodes de paie.

Pour savoir quelle est la méthode qui vous convient le mieux, aller à la section « Tables de retenues sur la paie ».

Vous pouvez aussi calculer manuellement les retenues de vos employés pour le RPC. Pour une seule période de paie, utilisez la grille de calcul de l'annexe 2. Pour des périodes de paie multiples ou pour vérifier les cotisations au RPC à la fin de l'année avant de remplir le feuillet T4, utilisez la grille de calcul de l'annexe 3.

Remarque
Une période de paie est une période où vous payez un salaire ou toute autre rémunération à un employé.

Lorsque vous avez établi votre type de période de paie, la période d'exemption (consultez l’annexe 2) ne peut pas changer, même si un congé sans solde a lieu ou s’il y a des paiements partiels.

Cas particuliers concernant le RPC

Vous devez commencer à retenir ou cesser de retenir les cotisations au RPC dans les circonstances suivantes :

Votre employé atteint l’âge de 18 ans – commencez à retenir les cotisations au RPC à la première paie du mois suivant celui où l'employé atteint l’âge de 18 ans.

Votre employé atteint l’âge de 70 ans – retenez les cotisations au RPC jusqu'à la dernière période de paie du mois où l'employé atteint 70 ans en incluant cette dernière.

Votre employé a reçu une lettre de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) qui lui accorde une pension du RPC – pour en savoir plus, lisez « Employés âgés de 60 à 70 ans ».

Votre employé est considéré comme invalide en vertu du RPC – retenez les cotisations au RPC jusqu'à la dernière période de paie du mois où l'employé a été considéré comme invalide en incluant cette dernière.

Remarque
Si l'employé n'est plus considéré comme invalide en vertu du RPC, commencez à retenir les cotisations au RPC à la première période de paie du mois suivant celui où l'employé n'est plus considéré comme invalide.

Votre employé décède dans l’année – retenez les cotisations au RPC jusqu'à la dernière période de paie du mois du décès.

Dans certains cas, les exigences sont différentes pour le RRQ. Pour en savoir plus, consultez la publication TP-1015.G-V, Guide de l’employeur – Retenues à la source et cotisations, que vous pouvez obtenir auprès de Revenu Québec. Pour en savoir plus, aller à la section « Emploi au Québec »

Remarque
Si une de ces situations spéciales s'applique à vos employés, il se peut que vous deviez répartir proportionnellement leurs contributions pour l'année. Pour en savoir plus, allez à www.arc.gc.ca/retenues et sélectionnez « Information générale » qui est présenté sous le Régime de pensions du Canada dans l'Index alphabétique des Retenues sur la paie.

Employés âgés de 60 à 70 ans

Les employés qui ont entre 60 et 70 ans peuvent demander de recevoir une pension de retraite en vertu du RPC. Vous devez retenir les cotisations au RPC sur le salaire de ces employés jusqu'à la fin du mois avant le mois où la pension devient payable.

Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) envoie une lettre aux employés qui touchent une pension pour leur indiquer la date à compter de laquelle la pension devient payable. L'employé doit vous présenter cette lettre pour prouver qu'il n'a plus à payer de cotisations.

L'employé peut travailler après l'âge de 60 ans sans demander de pension de retraite en vertu du RPC. Vous devez alors retenir les cotisations jusqu'à la première des deux dates suivantes :

• la fin du mois avant le mois où l'employé reçoit la pension de retraite;
• la fin du mois où l'employé atteint 70 ans.

Pour en savoir plus sur l'admissibilité à la retraite en vertu du RPC, communiquez avec Service Canada ou visitez le Service Canada.

Remarque
Les exigences sont différentes pour le RRQ. Pour obtenir des renseignements, consultez la publication TP 1015.G, Guide de l'employeur – Retenues à la source et cotisations, que vous pouvez obtenir de Revenu Québec.

Commissions payées à intervalles irréguliers

Certains employés sont toujours rémunérés à commission et sont payés seulement lorsque leurs ventes sont conclues, ce qui ne se produit pas à intervalles réguliers. Dans de tels cas, faites une répartition du maximum des cotisations pour le nombre de jours dans l'année qui se situent entre les paiements.

Paiement en trop au RPC

Si, au cours d'une année, vous avez trop retenu de cotisations au RPC pour un employé (p. ex. le montant maximum des gains ouvrant droit à pension de l'employé était atteint ou celui-ci n'occupait pas un emploi ouvrant droit à pension), vous devriez rembourser à l'employé le montant déduit en trop et modifier votre registre de paie pour refléter la déduction réduite. Dans la même année, vous pourrez réduire votre prochain versement à l'ARC du montant des cotisations retenues en trop (votre part et celle de l'employé). N'incluez pas ce remboursement sur le feuillet T4. Si vous ne pouvez pas rembourser à un employé les cotisations au RPC que vous avez retenues en trop, indiquez sur son feuillet T4 le total des cotisations au RPC retenues et le montant exact de la rémunération ouvrant droit à pension. Une fois que vous avez déclaré le versement en trop de l'employé sur un feuillet T4, vous pouvez nous demander un remboursement en remplissant le formulaire PD24, Demande de remboursement pour des retenues de cotisations en trop au RPC et/ou à l'AE. Votre demande doit nous parvenir au plus tard quatre ans après la fin de l'année où le versement en trop a eu lieu.

Recouvrement des cotisations au RPC

Si vous recevez un avis de cotisation vous informant que vous n'avez pas assez déduit de cotisations au RPC ou que vous découvrez que vous n'avez pas déduit de cotisations au RPC, il est de votre responsabilité de verser le solde exigible (portion employeur et employés).

Vous pourrez recouvrer la part des cotisations des employés en les déduisant de leurs prochaines paies. Cette déduction peut être égale au montant que vous auriez dû retenir sur chaque paie, mais elle ne doit pas le dépasser. Par contre, vous ne pouvez pas recouvrer les cotisations qui sont en souffrance depuis plus de 12 mois. Également, vous ne pouvez pas ajuster les déductions de l'impôt sur le revenu de l'employé pour couvrir le déficit au RPC.

Si vous recouvrez dans l'année en cours des cotisations que vous auriez dû retenir dans une année passée, ne reportez pas le montant recouvré sur le feuillet T4 de l'année en cours. L'ARC amendera plutôt les feuillets T4 de l'année précédente et vous les fera parvenir.

Le montant recouvré n'affecte pas les cotisations déjà payées dans l'année en cours.

Pour obtenir plus de détails au sujet de la revue des gains assurables et ouvrant droit à pension, lisez le chapitre 4.

Participation au RPC - Employeur résidant hors du Canada

Si vous êtes un employeur qui n'a pas d'établissement au Canada, vous pouvez demander de faire admettre au RPC l'emploi que vous fournissez au Canada à des employés résidents et non-résidents. Cela est toutefois facultatif. Vous pouvez le demander même si votre pays n'a pas conclu d'accord de sécurité sociale avec le Canada. Pour ce faire, utilisez le formulaire CPT13, Demande d'admission d'un emploi au Canada au Régime de pensions du Canada, faite par un employeur résidant hors du Canada.

Accords de sécurité sociale avec d'autres pays

Le Canada a conclu des accords réciproques de sécurité sociale avec d'autres pays. Ces accords font en sorte qu'un employé ne participe qu'à un seul régime (le RPC ou le régime de sécurité sociale de l'autre pays).

Pour savoir si un pays a un accord avec le Canada et pour retrouver le numéro du formulaire de demande CPT recherché, consultez la liste qui se trouve à l'annexe 4.

Vous pouvez obtenir les formulaires à partir de notre page Formulaires et publications.

Remarque
Si vous avez des questions au sujet de la participation au RRQ dans les autres pays, faites-les parvenir à l'adresse suivante :

Bureau des ententes de sécurité sociale
Régie des rentes du Québec
1055, boul. René-Lévesque Est, 13^e étage
Montréal, QC H2L 4S5

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Chapitre 3 - Cotisations à l'assurance-emploi

Vous devez retenir des cotisations à l'assurance-emploi (AE) pour chaque dollar de rémunération assurable jusqu'au maximum annuel. Lorsque ce maximum sera atteint, ne retenez plus de cotisations, même si l'excès de rémunération est considéré comme étant assurable. Pour 2009, le maximum de la rémunération annuelle assurable est de 42 300 $.

Quand retenir les cotisations d'AE??

Vous devez retenir les cotisations à l'AE de la rémunération d'un employé si celui-ci occupe un emploi assurable pendant l'année.

Un emploi assurable est, dans presque tous les cas, un emploi au Canada en vertu d'un contrat de louage de services, c'est-à-dire lorsqu'il y a une relation employeur-employé (lisez la section intitulée « Êtes-vous un employeur? »). Il n'y a pas d'âge minimum ou maximum pour payer des cotisations à l'AE. Dans certains cas, un emploi hors du Canada est aussi assurable (lisez à ce sujet à la section intitulée « Emploi à l'extérieur du Canada »).

Remarque
Certains travailleurs qui ne sont pas des employés peuvent être considérés comme occupant un emploi assurable. C'est le cas, par exemple, des chauffeurs de taxi ou d'autres véhicules de transport de passagers, des coiffeurs et des pêcheurs (lisez le chapitre 7).

Montants et avantages assujettis aux cotisations à l'AE

En général, vous retenez les cotisations à l'AE sur les montants et les avantages suivants :

• les salaires, traitements, primes, commissions ou autres rémunérations (y compris les avances sur les salaires et sur les gains), ainsi que les salaires tenant lieu de préavis de congédiement;
• la plupart des allocations et des avantages imposables en espèces, incluant certains logements gratuits ou logements à prix modiques, s'ils sont payés en espèces ou par subvention, la valeur de la pension et du logement si une rémunération en espèces est versée durant la période de paie (autre qu'une allocation exonérée versée à un employé qui travaille sur un chantier particulier ou dans un endroit éloigné);
• les cotisations que l'employeur verse au régime enregistré d'épargne-retraite (REER) de l'employé sauf si l'employé ne peut pas retirer de montants d'un REER collectif tant qu'il n'a pas pris sa retraite ou cessé d'être à votre emploi ou si l'accord sur le REER permet à l'employé de retirer un montant du REER en vertu du Régime d'accession à la propriété (RAP) ou du Régime d'encouragement à l'éducation permanente (REEP);
• les cadeaux, prix, ainsi que les récompenses versés en espèces;
• les honoraires liés à l'emploi ou à la charge, une participation aux bénéfices payée par l'employeur, les primes d'encouragement, les jetons de présence d'administrateur et autres frais, s'ils sont versés dans le cours d'un emploi assurable;
• certains pourboires reçus pour services rendus;
• la rémunération reçue pendant les vacances, un congé d'ancienneté, un congé sabbatique ou un congé de maladie ou la paie de vacances;
• les paiements versés à des personnes qui détiennent une charge dans un syndicat ou une association de syndicats;
• les prestations d'assurance-salaire qu'un employé reçoit en vertu d'un régime d'assurance-salaire (ces prestations peuvent être assujetties ou non aux cotisations à l'AE — pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Régimes d'assurance-salaire »);
• la rémunération que vous continuez à verser à un employé avant ou après qu'une décision d'une commission des accidents du travail soit rendue, de même que :
  • une avance ou un prêt qui excède l'indemnité pour accidents du travail;
  • une avance ou un prêt non remboursé.

Remarque
Si vous versez à un ancien employé l'un ou l'autre des montants qui précèdent et que vous devez retenir des cotisations à l'AE, utilisez le taux de cotisation qui est en vigueur au moment où vous effectuez le versement.

Emplois, paiements et avantages non assujettis aux cotisations à l'AE

Certaines conditions doivent être respectées dans le cas de l'emploi d'un particulier qui détient une charge dans le secteur privé, municipal ou universitaire. Cette liste n'est pas exhaustive : maires, conseillers municipaux, commissaires scolaires, chefs d'une bande indienne, conseillers d'une bande, exécuteurs, liquidateurs ou administrateurs d'une succession, membres du conseil arbitral de la Commission de l'assurance-emploi du Canada, administrateurs d'une société, ou tout autre poste lorsqu'une personne est élue ou nommée à cette charge.

Emplois exclus

Même s'il y a un contrat de louage de services, les montants que vous payez pour les emplois suivants ne sont pas assurables, et vous ne devez pas retenir de cotisations à l'AE pour ceux-ci :

• un emploi occasionnel, s'il n'est pas exercé dans le cadre de votre entreprise ou de votre commerce habituel;
• un emploi lorsque l'employé et vous avez un lien de dépendance. Il y a deux catégories d'employés qui peuvent être visés :
  • Personnes liées : ce sont des particuliers liés par le sang, le mariage, l'union de fait ou l'adoption. Dans le cas d'une société, l'employé sera lié avec elle lorsque cet employé contrôle la société ou est membre d'un groupe lié qui la contrôle. Cependant, ces particuliers peuvent occuper un emploi assurable s'il est raisonnable de conclure que vous auriez négocié un contrat semblable avec une personne avec laquelle vous n'avez aucun lien de dépendance.
  • Personnes non liées : un contrat d'emploi entre vous et un employé non lié peut être non-assurable s'il est évident selon les circonstances d'emploi que les deux parties se comportent comme s'il y avait entre elles un lien de dépendance.

En cas de doute sur la pertinence de retenir des cotisations à l'AE lorsque vous faites appel aux services d'un membre de votre famille ou d'autres employés non liés dans des situations inhabituelles, nous vous suggérons d'obtenir une décision. Pour ce faire, allez à notre page Mon dossier d'entreprise ou remplissez le formulaire CPT1, Demande de décision quant au statut d'un travailleur aux fins du Régime de pensions du Canada et/ou de la Loi sur l'assurance-emploi, et acheminée à la Division des décisions RPC/AE de votre bureau des services fiscaux.

• l'emploi, par une société, d'une personne qui contrôle plus de 40 % des actions avec droit de vote de la société;
• un emploi qui est un échange de travail et de services;
• l'emploi par un employeur du secteur agricole, dans une entreprise agricole ou en horticulture, lorsque, selon le cas :
  • l'employé ne touche pas de rémunération en espèces;
  • il travaille moins de sept jours chez le même employeur pendant l'année;

Remarque
Lorsque l'employé travaille sept jours ou plus, l'emploi est assurable à compter du premier jour de travail.

• l'emploi d'une personne dans le milieu du spectacle, dans le cadre d'un cirque, d'une foire, d'un défilé, d'un carnaval, d'une exposition ou d'une autre activité semblable, à l'exception d'un animateur, si cette personne remplit les deux conditions suivantes :
  • elle n'est pas votre employé régulier;
  • elle travaille moins de sept jours dans l'année;

Remarque
Lorsque l'employé travaille sept jours ou plus, l'emploi est assurable à compter du premier jour de travail.

• l'emploi d'une personne dans le cadre d'une opération de sauvetage, dans la mesure où vous n'employez pas régulièrement cette personne à cette fin;
• l'emploi par un organisme gouvernemental d'un travailleur d'élections, si le travailleur remplit les conditions suivantes :
  • il n'est pas un employé régulier de l'organisme gouvernemental;
  • il travaille moins de 35 heures dans une année civile;

Remarque
Lorsque l'employé travaille 35 heures ou plus, l'emploi est assurable à partir de la première heure de travail.

• l'emploi au Canada dans le cadre d'un programme d'échange, si l'employé est rémunéré par un employeur qui réside à l'extérieur du Canada;
• l'emploi d'un membre d'un ordre religieux qui a prononcé un vœu de pauvreté, peu importe que vous versiez la rémunération à celui-ci (qui la remet à l'ordre) ou à l'ordre directement;
• un emploi régi par les lois sur l'assurance-chômage d'un État des États-Unis, du district de Columbia, de Porto Rico ou des îles Vierges, ou par la Railroad Unemployment Insurance Act des États-Unis, si ces lois exigent le versement de cotisations;
• l'emploi au Canada d'une personne non-résidente, si les lois sur l'assurance-chômage d'un pays étranger exigent le versement de cotisations pour cet emploi;
• l'emploi au Canada par un gouvernement étranger ou un organisme international; toutefois, l'emploi est assurable si le gouvernement étranger ou l'organisme international s'entend avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) pour établir que c'est la loi canadienne sur l'AE qui s'appliquera à ses employés canadiens;
• l'emploi exercé dans le cadre des programmes de prestations d'emploi intitulés « Travail indépendant » ou « Partenariat pour la création d'emplois » (mis sur pied par la Commission de l'emploi et de l'immigration du Canada en vertu de l'article 59 de la Loi sur l'assurance-emploi) ou de programmes de prestations similaires offerts par un gouvernement provincial ou un autre organisme (selon un accord conclu aux termes de l'article 63 de la Loi sur l'assurance-emploi).

Paiements et avantages exclus

Ne retenez pas de cotisations à l'AE sur les paiements et avantages suivants :

• des prestations supplémentaires (PSC) de chômage versées dans le cadre d'un régime de prestations supplémentaires de chômage enregistré (RPSC) et couvrant les périodes de chômage par suite d'un arrêt temporaire de travail, d'une formation, d'une maladie, d'une blessure ou d'une mise en quarantaine;
• tout avantage non monétaire, sauf la valeur de la pension et du logement lorsqu'une rémunération en espèces est également versée durant une période de paie;
• les revenus gagnés (salaire, heures supplémentaires en banque, primes, vacances, etc.) mais non versés avant le décès d'un employé;
• les cotisations d'un employeur à un REER collectif d'un employé où l'accès est réglementé, ne permettant pas à un employé de retirer les montants avant de prendre sa retraite ou de cesser d'être employé ou si l'accord sur le REER permet à l'employé de retirer un montant du REER en vertu du RAP ou du REEP;
• les montants reçus à titre d'allocation pour perte de revenus, de prestation de retraite supplémentaire et d'allocation pour déficience permanente selon la partie 2 de la Loi sur les mesures de réinsertion et d'indemnisation des militaires et vétérans des Forces canadiennes;
• toute somme qui est exclue du revenu en vertu des alinéas 6(1)a) ou 6(1)b) ou des paragraphes 6(6) ou (16) de la Loi de l'impôt sur le revenu;
• une allocation de retraite;
• tout montant que vous versez à un employé pour couvrir une période d'attente de prestations de maternité, parentales ou de soignant ou pour augmenter ces mêmes prestations, si les deux conditions suivantes sont remplies :
  • le montant total du supplément et des prestations de l'AE ne dépasse pas la rémunération hebdomadaire normale de l'employé;
  • le supplément ne réduit pas l'allocation de retraite, les congés de maladie ou de vacances non utilisés, ni tout autre crédit accumulé par l'employé.
• une avance ou un prêt équivalant à une indemnité pour accidents du travail que vous versez à l'employé, avant ou après une décision d'une commission des accidents du travail;
• un montant complémentaire, c'est-à-dire un montant que vous versez à un employé en plus du montant d'indemnité versé par une commission des accidents du travail après qu'elle a rendu une décision;
• les montants complémentaires aux régimes d'assurance-salaire qui ne sont pas assujettis aux cotisations à l'AE.

Cotisations à l'AE et le maximum

Vous devez retenir des cotisations à l'AE sur la rémunération provenant d'un emploi assurable. En plus, vous devez payer votre cotisation, soit 1,4 fois la cotisation de l'employé.

Chaque année nous déterminons :

• le maximum de la rémunération assurable sur lequel vous retenez la cotisation à l'AE (42 300 $ pour 2009);
• le taux que vous utilisez pour calculer le montant que vous retenez sur la rémunération de vos employés (1,73 % pour 2009 — pour le Québec, utilisez 1,38 %).

Vous arrêtez de retenir les cotisations à l'AE lorsque le maximum de la rémunération assurable (indiqué ci-dessus) ou la cotisation maximale de l'employé pour l'année (731,79 $ pour 2009 — 583,74 $ pour le Québec) est atteinte.

Le taux de cotisations de l'employé, pour la prochaine année, se trouve dans chaque version des Tables de retenues sur la paie, normalement disponible à la mi-décembre.

Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)

Depuis le 1^er janvier 2006, les prestations parentales, de maternité et d'adoption pour les résidents du Québec sont administrées par la province du Québec. Le RQAP a remplacé les prestations semblables que les résidents du Québec recevaient auparavant selon la Loi sur l'assurance-emploi.

Tous les employeurs qui ont des employés travaillant au Québec doivent retenir des cotisations à l'AE à un taux réduit (1,38 % pour 2009) pour ceux-ci, sans égard à leur province ou territoire de résidence. La cotisation annuelle maximale pour 2009 est de 583,74 $.

Pour obtenir des renseignements sur le programme du RQAP, visitez le site de Revenu Québec.

Remarque
Si vous émettez plus d'un feuillet T4 pour le même employé, vous pouvez reporter le montant des gains assurables pour chaque période d'emploi dans la case 24, sur chaque feuillet T4. Déclarer ces montants peut réduire le nombre de rapports du RGAP inutiles pour le calcul du déficit de l'AE, surtout si l'employé à travaillé à l'intérieur et à l'extérieur du Québec.

Réduction du taux de cotisation de l'employeur si vous avez un régime d'invalidité de courte durée

Certains employeurs fournissent à leurs employés un régime d'assurance-salaire en cas d'invalidité de courte durée. Si ce régime répond aux normes établies par le Règlement sur l'assurance-emploi, les cotisations à l'AE de l'employeur peuvent être versées à un taux réduit (inférieur à 1,4 fois la cotisation de l'employé).

Pour profiter de la réduction du taux de cotisation de l'employeur, vous devez vous inscrire au Programme de réduction du taux de cotisation de la façon suivante :

• soumettre une demande initiale, qui se trouve dans le Guide pour les employeurs - Programme de réduction du taux de cotisation d'AE (IN-041-05-06) de RHDCC;
• fournir une copie du régime d'invalidité de courte durée qui est fourni aux employés.

Vous pouvez obtenir ce guide au Centre Service Canada de votre région où encore en communiquant avec :

Ressources humaines et Développement des compétences Canada
Programme de réduction du taux de cotisation
C.P. 11000
Bathurst NB   E2A 4T5

Téléphone : 1-800-561-7923
Télécopieur : 506-548-7473
Internet : www.rhdsc.gc.ca

Les cotisations de l'employeur ne sont réduites que pour les employés qui sont protégés par un régime autorisé (cela inclut tout employé visé par une période d'admissibilité au régime de trois mois ou moins). Ces employés continueront d'être inscrits au compte courant de retenues sur la paie auquel s'appliquera un taux réduit. Un agent du Programme de réduction du taux de cotisation de l'AE vous demandera d'ouvrir un autre compte de retenues sur la paie avec le même NE où vous pourrez faire un versement distinct pour les employés qui ne sont pas protégés par le régime.

Vous devez produire une déclaration de renseignements T4 distincte pour chaque compte de retenues sur la paie sous votre NE :

• Déclarez le revenu et les déductions de tous les employés protégés par le régime dans votre compte de retenues à la paie à taux réduit (exemple : RP0001).
• Déclarez le revenu et les déductions de tous vos employés qui n'ont pas droit au régime dans votre compte de retenues sur la paie auquel s'applique le taux régulier de 1,4 (exemple : RP0002).

Lorsqu'un employé est transféré entre les deux comptes au cours d'une année civile, vous devez établir un feuillet T4 pour chaque compte.

Calculer les cotisations à l'AE

Utilisez l'une des méthodes suivantes :

• le Calculateur en direct des retenues sur la paie (CDRP);
• les tables sur disquette (TSD);
• la méthode des tables de retenues sur la paie;
• les formules informatisées;

Pour déterminer la méthode qui vous convient le mieux, lisez la section intitulée « Tables de retenues sur la paie ».

Vous pouvez aussi utiliser la méthode du calcul manuel pour calculer les cotisations à l’AE de vos employés. Utilisez cette méthode pour les employés dont la rémunération dépasse le montant maximum indiqué dans la partie C du guide T4032, Tables de retenues sur la paie.

Pour faire le calcul des cotisations à l’AE que vous devez déduire, multipliez la rémunération assurable de l’employé par le taux de cotisation de l’employé (1,73 % à l’extérieur du Québec et 1,38 % au Québec pour 2009.

La cotisation de l’employeur est égale à 1,4 fois la cotisation de l’employé (à moins que vous ayez droit à une réduction des cotisations).

Paiement en trop à l'AE

Si, au cours d'une année, vous avez retenu trop de cotisations à l'AE pour un employé (p. ex. le montant maximum de la rémunération assurable a été atteint ou l'employé n'occupait pas un emploi assurable), vous devriez rembourser à l'employé le montant retenu en trop et modifier votre registre de paie pour refléter cette déduction. Dans la même année, vous réduirez alors votre prochain versement à l'ARC du montant en question (votre part et celle de l'employé). Vous pouvez réduire en versement futur dans la même année civile.

N'incluez pas ce remboursement sur le feuillet T4. Si vous ne pouvez pas rembourser à un employé les cotisations à l'AE retenues en trop, indiquez sur son feuillet T4 le total de ses cotisations et le montant exact de la rémunération assurable.

Si vous avez déclaré le versement en trop de l'employé sur un feuillet T4, vous pouvez nous demander un remboursement en remplissant le formulaire PD24, Demande de remboursement pour des retenues de cotisations en trop au RPC et à l'AE. Votre demande doit nous parvenir au plus tard trois ans après la fin de l'année où le versement en trop a eu lieu.

Recouvrement des cotisations à l'AE

Si vous recevez un avis de cotisation ou découvrez que vous n'avez pas assez retenu de cotisations à l'AE, vous avez la responsabilité de verser la part des cotisations de l'employeur et de l'employé qui est payable. . Vous pourrez recouvrer la part des cotisations des employés en la déduisant de leurs prochaines paies. Cette déduction peut être égale au montant que vous auriez dû retenir sur chaque paie, mais elle ne doit pas le dépasser.

Vous ne pouvez pas recouvrer les cotisations qui sont en souffrance depuis plus de 12 mois. De la même manière, vous ne pouvez pas ajuster les retenues d'impôt de l'employé pour compenser les cotisations insuffisantes à l'AE.

Si vous recouvrez, dans l'année en cours, des cotisations que vous auriez dû retenir dans une année passée, ne déclarez pas ce montant recouvré sur le feuillet T4 de l'année en cours. Dans un tel cas, l'ARC amendera le feuillet T4 pour les années précédentes et vous l'enverra.

Le montant recouvré ne s'ajoute pas aux cotisations à l'AE déjà payées dans l'année en cours.

Remarque
Des précisions concernant la revue des gains assurables et ouvrant droit à pension se retrouvent au chapitre 4.

Établissement du nombre d'heures d'emploi assurable

Les heures de travail servent à établir si les travailleurs ont droit à des prestations et pour combien de temps. L'employeur doit tenir des registres.

Remarque
Pour obtenir des renseignements sur la façon de déclarer le nombre total des heures d'emploi assurable, communiquez avec votre Centre Service Canada.

Le nombre d'heures d'emploi assurable sont comptées de la façon suivante :

• Pour un employé payé à l'heure - Le nombre d'heures d'emploi assurable est le nombre d'heures réellement travaillées et payées.
• Pour un employé non payé à l'heure - Si l'employeur connaît le nombre d'heures pendant lesquelles l'employé a réellement travaillé et pour lesquelles il a été payé, nous considérons que ce nombre représente les heures d'emploi assurable. Par exemple, si un employé touche un salaire annuel et que son contrat d'emploi prévoit 32 heures normales de travail par semaine, ce nombre représente les heures d'emploi assurable.

Remarque
Si l'employeur ne connaît pas le nombre réel d'heures travaillées, il peut s'entendre avec l'employé sur le nombre d'heures d'emploi assurable qu'il lui paie. Prenons l'exemple du travail à la pièce. L'employeur peut convenir avec l'employé du nombre d'heures de travail nécessaires pour chaque unité de production. Cependant, s'il n'existe aucun contrat ni aucune entente à cet égard, nous comptons les heures d'emploi assurable en divisant la rémunération assurable par le salaire minimum. Le résultat ne peut pas dépasser sept heures par jour ou 35 heures par semaine.

Heures limitées par une loi fédérale ou provinciale - Si une loi limite à moins de 35 le nombre d'heures de travail par semaine d'un employé à temps plein, nous établissons à 35 le nombre d'heures d'emploi assurable. Pour les employés à temps partiel dans la même situation, nous faisons un calcul proportionnel.

• Militaires et policiers - Pour les membres à temps plein des Forces canadiennes ou des forces policières, nous comptons 35 heures d'emploi assurable par semaine, sauf si l'employeur tient compte du nombre réel d'heures travaillées.
• Heures supplémentaires - Les heures accumulées ou payées à une date ultérieure ou payées lorsque l'employé cesse de travailler. Une heure supplémentaire est une heure d'emploi assurable, même si le taux de rémunération est supérieur au taux horaire. Les heures supplémentaires accumulées et payées à une date ultérieure, ou payées lors d'une cessation d'emploi, sont assurables à part égale lorsque les parties peuvent déterminer les heures travaillées. Les heures assurables seront les heures travaillées et non les heures accumulées à un taux plus élevé que le taux régulier.
  

  Exemple
  Un employé travaille 20 heures supplémentaires et accumule 30 heures (1,5 x le nombre d'heures travaillées). À la fin de l'année, il demande à son employeur de lui payer le temps qu'il a accumulé. Le nombre d'heures assurables correspond au nombre d'heures travaillées, soit 20 heures dans le cas présent.

• Rappel au travail - Le nombre d'heures d'emploi assurable est égal au nombre d'heures rémunérées.
• Heures de disponibilité - Les heures de disponibilité sont assurables dans les situations suivantes :
  • lorsque les heures de disponibilité sont payées à un taux égal ou supérieur au taux versé pour les heures où le travailleur a effectivement travaillé;
  • lorsque, selon le contrat de travail, l'employeur exige que l'employé soit présent sur les lieux de travail en attendant que ses services soient requis. Si elles sont payées, ces heures seront assurables, peu importe le taux versé.
• Congés fériés - Une heure travaillée pendant un jour férié est une heure d'emploi assurable, même si le taux de rémunération est supérieur au taux horaire.
• Congés payés - Chaque heure de vacances, de congé de maladie payé ou de congé compensatoire est une heure d'emploi assurable.
• Rémunération payée sans heures travaillées - Si un employé touche une paie de vacances sans prendre réellement de congés, il n'accumule pas d'heures d'emploi assurable. Cette règle s'applique également à des rémunérations comme les primes, les gratifications, les paiements tenant lieu de préavis et les allocations de retraite.

Relevé d'emploi (RE)

Généralement, vous devez donner un Relevé d’emploi (RE) à votre employé dans les cinq jours suivant la date où il cesse de travailler pour vous. Il s’agit d’un interruption de services. Un interruption de service inclut aussi les situations où l‘employé quitte son emploi en raison d’une grossesse, d’un congé d’adoption, d’une blessure, d’une maladie, d’une mise en disponibilité, d’un congé non payé ou d’un congédiement. Vous pourriez aussi être tenu de fournir un RE, si vous changez le statut de votre entreprise. Pour en savoir plus, aller à la section Si vous changez le statut de votre entreprise

L’employé doit obtenir le RE pour présenter une demande de prestations d’assurance-emploi. Ce formulaire est utilisé pour déterminer l’admissibilité du travailleur et la durée des prestations d’AE.

Pour créer un RE pour votre employé, vous pouvez utiliser le service en ligne RE Web de Service Canada, ou remplir le formulaire INS2106, Relevé d’emploi (RE).

Remarque
Lorsque vous remplissez le RE, vous devez inscrire le nombre d’heures d’emploi assurable. De plus, il y a des conséquences liées à l’omission de produire le RE.

Pour en savoir plus au sujet du RE, consultez la publication Assurance-emploi (a.-e.) et comment remplir le formulaire de relevé d'emploi (RE), que vous pouvez obtenir de votre Centre Service Canada.

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Chapitre 4 - Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)

Chaque année, nous comparons les montants inscrits sur les feuillets T4 que vous nous envoyez avec les montants inscrits sur votre formulaire T4 Sommaire. Nous nous assurons ainsi que les gains ouvrant droit à pension et les revenus assurables que vous avez déclarés correspondent aux montants que vous avez retenus et versés.

Nous déterminons ensuite les cotisations requises au RPC et à l'AE, selon le guide T4032, Tables de retenues sur la paie, en fonction des revenus ouvrant droit à pension et des revenus assurables aux fins de l'AE que vous avez déclarés. Enfin, nous comparons les montants requis avec les cotisations au RPC et à l'AE que vous avez inscrits sur les feuillets T4.

S'il y a une différence entre les cotisations au RPC ou à l'AE et celles que vous avez déclarées, nous imprimons les montants sur une liste de la RGAP. Si vous produisez votre déclaration sur support électronique ou par Internet et que vous indiquez un numéro d'employé sur les feuillets T4, ce numéro figurera sur la liste de la RGAP.

Nous vous enverrons la liste indiquant le nom des employés concernés et les montants que nous avons utilisés dans les calculs. La liste indiquera aussi s'il y a un solde dû.

Pourquoi la revue est-elle importante?

Nous vérifions ces calculs afin que vos employés ou leurs bénéficiaires puissent recevoir, selon le cas :

• le bon montant de prestations du RPC, si l'employé prend sa retraite, devient invalide ou décède;
• le bon montant de prestations d'AE, si l'employé perd son emploi, prend un congé de maternité, un congé parental, un congé d'adoption ou de compassion, ou si l'employé est blessé, malade ou en congé non payé.

Remarque
Si vous déclarez des montants insuffisants, cela pourrait réduire les prestations auxquelles l'employé aura droit.

Calcul des écarts de cotisations au RPC

Si votre employé a 52 semaines d'emploi ouvrant droit à pension durant l'année, vous calculez généralement ainsi les cotisations requises au RPC :

Étape 1 : Soustrayez l'exemption de base du RPC pour l'année des gains ouvrant droit à pension déclarés à la case 26 du feuillet T4 de l'employé (ou à la case 14 si la case 26 est vide).

Étape 2 : Multipliez le résultat de l'étape 1 par le taux de cotisation au RPC applicable pour l'année.

L'exemption de base du RPC et les gains assurables du RPC pour l'année se trouvent à l'annexe 2, et le taux de cotisation.

Le résultat obtenu est le montant des cotisations de l'employé au RPC pour l'année, que vous devez inscrire à la case 16 du feuillet T4.

Si vous n'avez pas déclaré de gains ouvrant droit à pension à la case 26 du feuillet T4, nous basons le calcul des cotisations du RPC sur le montant à la case 14, « Revenus d'emploi », jusqu'à concurrence du maximum admissible pour l'année.

Il peut y avoir des cas où vous devrez soit commencer les déductions du RPC, ou cesser de le faire, pour votre employé au cours de l'année. Pour en savoir plus, lisez « Cas particuliers concernant le RPC ». Dans de tels cas, pour vous assurer de l'exactitude des cotisations des employés au RPC avant d'établir les feuillets T4, utilisez le calcul de l'annexe 3.

Calcul des écarts des cotisations à l'AE

Étape 1 : Pour calculer les cotisations requises à l'AE, multipliez les gains assurables aux fins de l'AE déclarés à la case 24 (ou à la case 14 si la case 24 est vide) du feuillet T4 de l'employé.

Étape 2 : Multipliez le résultat de l'étape 1 par le taux de cotisation à l'AE applicable pour l'année.

Le taux de cotisation pour l'année est indiqué dans le guide T4032, Tables de retenues sur la paie.

Le résultat obtenu vous donne le montant des cotisations de l'employé à l'AE pour l'année, que vous devez inscrire à la case 18 du feuillet T4.

Si vous n'avez pas déclaré de gains assurables à la case 24 du feuillet T4, nous basons le calcul sur le montant des cotisations à l'AE requis à la case 14, « Revenus d'emploi », jusqu'à concurrence du maximum admissible pour l'année.

Pour vous assurer de l'exactitude des cotisations des employés à l'AE, vous pouvez, avant d'établir les feuillets T4, faire le « calcul de fin d'année des retenues de cotisations de l'employé à l'AE », qui se trouve à l'annexe 3.

Si vous avez mis un « X » dans la case 28 du feuillet T4 (exemption du RPC/RRQ, de l'AE et du RPAP) et que vous avez déclaré des montants aux cases 16 ou 17 et 26 pour le RPC/RRQ, ou aux cases 18 et 24 pour l'AE, notre système de traitement ne tiendra pas compte du « X ». Pour en savoir plus, lisez la section Case 28 - Exemption (RPC/RRQ, AE et RPAP) du guide RC4120, Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire.

Si vous émettez plus d'un feuillet T4 pour le même employé, vous pouvez reporter le montant des gains assurables pour chaque période d'emploi dans la case 24, sur chaque feuillet T4. Déclarer ces montants peut réduire le nombre rapports du RGAP inutiles pour le calcul du déficit de l'AE, surtout si l'employé a travaillé a l'intérieur et à l'extérieur du Québec.

Options d'achat de titres sur les rapports de la RGAP

Le programme de la RGAP vérifie les options d'achat de titres déclarées en tant qu'avantages non monétaires imposables à la case 38 (Options d'achat de titres) et à la case 14 (Revenu d'emploi) sur le feuillet T4 parce qu'il s'agit d'un avantage qui ouvre droit à pension mais qui n'est pas assurable. Si ce genre d'avantage constitue le seul montant déclaré sur un feuillet T4, inscrivez un « X » à la case 28 (Exemption) sous AE (Assurance-emploi). Ne mettez pas de « X » dans la case 28 sous « Exemption - RPC » puisque cela pourrait avoir un impact sur les prestations de RPC de l'employé. Vous pouvez recevoir un rapport de la RGAP concernant un écart du RPC pour ce genre d'avantage imposable. Si c'est le cas, veuillez contacter votre centre fiscal afin d'obtenir le rapport de la RGAP revu et corrigé.

Déclarations T4 multiples

Si vous êtes un employeur et que vous avez un numéro d'entreprise (NE) qui comporte des extensions multiples de comptes RP (retenue sur la paie), nous ne vous enverrons pas de rapport de la RGAP si nous décelons des erreurs lors du traitement de votre déclaration. Plus tard, nous comparerons toutes les déclarations T4 de votre NE pour vérifier l'information relative à la RGAP et nous communiquerons avec vous si nous confirmons qu'il y a des erreurs. Si nous ne trouvons pas d'erreurs, nous annulerons la RGAP. Si vous avez des questions, communiquez avec l'unité de la RGAP de votre centre fiscal.

Pour éviter les erreurs de déclaration courantes, consultez le guide RC4120, Guide de l'employeur — Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire.

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Chapitre 5 - Comment retenir l'impôt sur le revenu

En tant qu'employeur ou payeur, il est de votre responsabilité de retenir l'impôt sur la rémunération ou autres revenus que vous payez. Il n'y a pas de limite d'âge pour retenir l'impôt sur le revenu, et l'employeur n'a aucun montant à cotiser.

Les formulaires suivants vous aideront à calculer le montant d'impôt sur le revenu que vous devez retenir :

• le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, pour la plupart des employés et des bénéficiaires;
• le formulaire TD1X, État du revenu et des dépenses de commissions aux fins des retenues sur la paie, pour les employés rémunérés à commission qui déduisent des dépenses (au lieu du formulaire TD1);
• le formulaire TD3F, Choix des pêcheurs concernant la retenue d'impôt à la source, pour les pêcheurs.

Formulaires TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels

Il y a deux genres de formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels — fédéral et provincial ou territorial. Ces formulaires, lorsque remplis, servent à déterminer le montant d'impôt fédéral et provincial ou territorial à retenir sur le revenu d'emploi qu'un employé reçoit durant l'année.

Les particuliers qui reçoivent un traitement, un salaire, des commissions, des prestations d'assurance-emploi, une pension ou toute autre rémunération doivent remplir un formulaire TD1 fédéral et, s'ils demandent plus que le montant personnel de base, un formulaire provincial ou territorial — pour le Québec, lisez la section Emploi au Québec.

Un employé doit remplir le formulaire TD1 et le soumettre à son employeur lorsqu'il commence un nouvel emploi avec celui-ci. L'employé devrait remplir un nouveau formulaire TD1 dans un délai de sept jours à la suite de tout changement de situation qui pourrait toucher ses crédits d'impôt personnels pour l'année.

Les employés qui ne remplissent pas de nouveaux formulaires pourraient devoir payer une pénalité de 25 $ par jour de retard. La pénalité minimale est de 100 $, qui augmente de 25$ par jour jusqu'à un maximum de 2 500 $.

Les employés n'ont pas à remplir un nouveau formulaire TD1 si le montant de leurs crédits d'impôt personnels ne change pas durant l'année.

Le formulaire TD1 provincial ou territorial que l'employé remplit devrait correspondre à la province ou au territoire d'emploi de ce dernier. La section intitulée « Quelles tables devez-vous utiliser? » explique comment déterminer la province ou le territoire d'emploi. De même, cette section explique quoi faire si l'employé vit dans une province ou un territoire et travaille dans une autre province ou un autre territoire. Si le revenu du bénéficiaire n'est pas un revenu d'emploi (p. ex., un revenu de pension), utilisez le formulaire TD1 provincial ou territorial correspondant à sa province ou à son territoire de résidence.

C'est commettre une grave infraction que d'accepter en connaissance de cause un formulaire TD1 qui renferme des déclarations fausses ou trompeuses. Si vous pensez qu'un formulaire TD1 renferme des renseignements erronés, communiquez avec nous au 1-800-959-7775.

Gardez dans vos dossiers les formulaires TD1 remplis de tous vos employés. Nos agents pourraient vouloir les consulter.

Emploi au Québec

Les particuliers qui travaillent au Québec doivent remplir, s'il y a lieu, un formulaire fédéral TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, et un formulaire provincial TP-1015.3, Déclaration aux fins de retenue à la source.

Les particuliers qui ont des dépenses liés aux commissions doivent remplir un formulaire fédéral TD1X, État du revenu et des dépenses de commissions aux fins des retenues sur la paie, et le formulaire provincial TP-1015.R.13.1, Déclaration des commissions et dépenses.

Vous pouvez obtenir les formulaires provinciaux en vous adressant à Revenu Québec.

Codes de demande

Le montant total des crédits d'impôt personnels qu'un employé déclare sur le formulaire TD1 déterminera le code de demande à utiliser. La définition de la liste des codes de demande se trouve dans chaque version des Tables de retenues sur la paie (T4032).

Dans certains cas, vous aurez à utiliser un code de demande pour le formulaire TD1 fédéral et un autre pour le formulaire TD1 provincial ou territorial. Si votre employé n'a pas rempli le formulaire TD1, utilisez le code correspondant au montant personnel de base.

Un employé non-résident peut ne pas avoir inscrit un montant à déclarer sur le formulaire TD1. Pour en savoir plus, lisez le verso du formulaire TD1.

Demande de retenues d'impôt supplémentaires sur les revenus d'emploi

Un employé peut choisir de faire retenir plus d'impôt sur la rémunération qu'il reçoit dans une année. Pour cela, il doit soumettre un nouveau formulaire TD1 fédéral indiquant combien d'impôt supplémentaire il veut faire retenir. Le montant retenu demeure le même jusqu'à ce que l'employé soumette un nouveau formulaire TD1.

Vous devriez informer les employés à temps partiel qu'il pourrait être à leur avantage de faire retenir plus d'impôt sur le revenu au moyen du formulaire TD1. Cela pourrait leur éviter d'avoir à rembourser un solde d'impôt au moment où ils établiront leur déclaration de revenus et de prestations, surtout s'ils ont travaillé à temps partiel pour différents employeurs dans l'année.

Déduction pour les habitants des zones visées par règlement

Un particulier qui habite une zone visée par règlement pendant une période continue d'au moins six mois commençant ou se terminant dans l'année d'imposition peut demander une déduction dans sa déclaration de revenus. Les personnes qui ont droit à cette déduction peuvent demander des retenues d'impôt supplémentaires en indiquant le montant de cette déduction au moyen du formulaire TD1.

Si vous offrez des avantages relatifs au logement et à l'aide accordée pour les voyages, consultez les guides T4130, Guide de l'employeur - Avantages imposables et allocations, RC4054, Plafonds des avantages relatifs au logement payés dans les zones visées par règlement, et T4039, Déductions pour les habitants de régions éloignées - Endroits situés dans les zones visées par règlement.

Formulaire TD1X, État du revenu et des dépenses de commissions aux fins des retenues sur la paie

Les employés qui sont rémunérés en tout ou en partie à commission et qui déduisent des dépenses peuvent choisir de remplir le formulaire TD1X au lieu du TD1. Ils peuvent estimer leurs revenus et dépenses en utilisant :

• soit les chiffres de l'année précédente, s'ils ont été payés à commission l'année précédente;
• soit les chiffres estimatifs de l'année en cours, dans les autres cas.

Les employés qui choisissent de remplir le formulaire TD1X doivent vous le remettre, selon le cas :

• le 31 janvier ou avant, s'ils ont travaillé pour vous l'année précédente;
• dans le mois qui suit le début de leur emploi;
• dans le mois qui suit la date où leurs crédits d'impôt ont changé;
• dans le mois qui suit la date où survient un événement pouvant entraîner un changement estimatif des rémunérations ou dépenses déjà déclarées.

Remarque
Un employé peut choisir, à tout moment de l'année, d'annuler par écrit le choix qu'il a fait auparavant. Dans ce cas, utilisez le montant total déclaré sur le formulaire TD1 de l'employé.

Il existe seulement un formulaire TD1X aux fins de l'impôt fédéral, provincial et territorial. Pour un employé du Québec, lisez, « Emploi au Québec ».

Retenues d'impôt sur une rémunération à commission

Si vous payez un employé à commission ou au salaire et à commission, vous avez quelques options pour retenir l'impôt.

• Employés rémunérés à commission qui n'ont pas de dépenses
  Si vous versez des commissions à un employé en même temps qu'un salaire, ajoutez le montant des commissions au salaire, puis utilisez la méthode du calculateur en direct de retenues sur la paie (CDRP), les tables sur disquette (TSD), la méthode des tables ou la méthode de calcul manuel que vous trouverez dans la partie A du guide T4032, Tables de retenues sur la paie. Si vous versez des commissions périodiques, vous voudrez peut-être utiliser la méthode de la prime pour établir l'impôt à retenir sur le paiement de commissions. La section « Primes et augmentations de salaire rétroactives » explique comment procéder.
• Employés rémunérés à commission qui ont des dépenses
  Pour calculer le montant d'impôt à retenir vous pouvez utiliser la méthode du Calculateur en direct des retenues sur la paie (CDRP), la méthode des tables sur disquette (TSD), la méthode des formules ou la méthode du calcul détaillé qui se trouve à la partie A du guide T4032, Tables de retenues sur la paie.

Formulaire TD3F, Choix des pêcheurs concernant la retenue d'impôt à la source

Lorsqu'un pêcheur vend une prise, il peut choisir de faire retenir l'impôt sur le montant de la vente par l'acheteur de la prise (aussi appelé employeur désigné) à un taux de 20 %. Pour cela, il doit remplir avec l'employeur désigné le formulaire TD3F et l'envoyer à un centre fiscal. L'employeur désigné doit appliquer les règles énoncées dans ce guide pour retenir, verser et déclarer ces montants.

Rémunération assujettie aux retenues d'impôt

Vous devez retenir l'impôt sur le revenu à la source sur les genres de rémunération suivants :

• les salaires et traitements, primes, commissions et autres revenus (incluant les avances de salaire ou autres avances), les heures supplémentaires et le salaire tenant lieu de préavis;
• la plupart des avantages ou allocations versés en espèces ou sous forme non-monétaire, y compris certains logements gratuits ou à prix modique, la valeur de la pension et du logement (autre qu'une allocation exonérée versée à un employé à un lieu de travail spécial ou éloigné), les prêts sans intérêt ou à taux réduit, l'utilisation personnelle d'une automobile que vous, en tant qu'employeur, possédez ou louez, les allocations que vous versez à un employé pour l'utilisation de son véhicule personnel, les voyages, les cadeaux, les frais de repas ou tout autre avantage imposable que vous versez ou fournissez à votre employé. Pour en savoir plus, consultez le guide T4130, Guide de l'employeur - Avantages imposables et allocations;
• les honoraires pour une charge ou un emploi, les avantages liés à un régime de participation aux bénéfices payé par l'employeur, les primes d'encouragement, les jetons de présence d'administrateur, les frais de gestion, les honoraires payés à des membres d'un comité ou conseil de direction, ainsi que les honoraires d'un exécuteur, liquidateur ou administrateur testamentaire (l'exécuteur, le liquidateur ou l'administrateur testamentaire ne doit pas occuper ces fonctions dans le cadre des opérations régulières de l'entreprise);
• certains pourboires et gratifications reçus pour services rendus;
• la rémunération reçue durant les vacances, une permission, un congé sabbatique ou un congé de maladie, la paie pour temps alloué à une fonction syndicale, la paie de vacances, les paiements dans le cadre d'un régime de prestations supplémentaires de chômage (RPSC) qui ne se qualifie pas comme un RPSC selon La Loi de l'impôt sur le revenu (p. ex. un employeur a versé des montants complémentaires pour des congés de maternité ou parentaux) et les paiements pour crédits de congés de maladie et de vacances accumulés;
• les avantages pour perte de salaire qu'un employé reçoit d'un régime d'assurance-salaire (ces avantages sont imposables mais vous n'aurez peut-être pas à déduire d'impôt, selon le cas. Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Paie de vacances et jours fériés »);
• les pensions, les allocations de retraite (aussi appelées indemnités pour cessation d'emploi), certains montants reçus comme indemnité pour renvoi injustifié et les prestations consécutives au décès;
• les distributions liées à une convention de retraite;
• les montants additionnels que vous versez en tant qu'employeur participant à un projet de création d'emploi approuvé par RHDCC;
• les avantages selon la Loi de l'assurance-emploi.

Remarque
Le traitement ou salaire inclut les avances de paie ainsi que tout autre avantage ou allocation imposable que vous versez dans la période de paie où l'employé reçoit ces montants.

Réduction de la rémunération assujettie aux retenues d'impôt

Certains montants que vous retenez sur la rémunération que vous versez à un employé dans une année peuvent réduire le montant de la rémunération sur laquelle vous devez retenir l'impôt sur le revenu pour la période de paie. Déduisez les montants suivants avant de calculer l'impôt :

• la déduction pour les habitants d'une région éloignée;
• un montant qu'un bureau des services fiscaux a autorisé;
• les cotisations versées par l'employé à un régime de pension agréé (RPA). Pour établir le montant exact de ces cotisations, lisez la section intitulée « Cotisations à un RPA »;
• les cotisations syndicales;

  Remarque
  Les règles concernant les cotisations syndicales au Québec sont différentes. Consultez à ce sujet la publication TP-1015.G-V, Guide l'employeur - Retenues à la source et cotisations, que vous pouvez obtenir auprès de Revenu Québec.

• les cotisations à une convention de retraite (CR) ou à certains régimes de pension;
• les cotisations à un régime enregistré d'épargne-retraite (REER) si vous avez des motifs raisonnables de croire qu'elles peuvent être déduites par l'employé pour l'année (lisez la section intitulée « Cotisations à un REER que vous retenez sur la rémunération »).

Ne soustrayez pas les cotisations au RPC et à l'AE pour établir la rémunération assujettie à la retenue d'impôt.

Lettre d'autorisation

Pour réduire les retenues d'impôt dans des situations autres que celles qui sont décrites ci-dessus, vous avez besoin d'une lettre d'autorisation d'un bureau des services fiscaux. C'est le cas, par exemple, si vous ne retenez pas les cotisations déductibles à un REER mais que l'employé les verse lui-même pendant l'année. C'est aussi le cas si vous avez un employé qui ne vit pas dans la province ou le territoire où il travaille et dont les retenues d'impôt sont trop élevées. L'employé doit vous remettre une copie d'une lettre d'autorisation que nous avons émise.

Pour obtenir une lettre d'autorisation, l'employé doit faire parvenir le formulaire T1213, Demande de réduire des retenues d'impôt à la source, dûment rempli ou une demande écrite à un bureau des services fiscaux. Il doit expliquer pourquoi il veut faire retenir moins d'impôt à la source et fournir des documents qui justifient sa demande. Par exemple, si un employé verse périodiquement des cotisations à un REER pendant l'année, il doit fournir des documents indiquant le montant qu'il verse.

Il faut compter de quatre à six semaines pour traiter ce genre de demande. Nous émettons normalement une lettre d'autorisation pour une année en particulier. Par contre, nous n'émettrons pas de lettre d'autorisation si l'employé a un solde dû ou s'il n'a pas produit ses déclarations de revenus et de prestations des années passées.

Conservez toutes les lettres d'autorisation avec vos registres de paie, car nos agents pourraient vouloir les examiner.

Remarque
Les employés résidant au Canada qui font une demande de crédit d'impôt pour emploi à l'étranger, les employés non-résidents qui ont exécuté des services au Canada et les administrateurs non-résidents ne doivent pas remplir le formulaire T1213. Pour en savoir plus, consultez les sujets connexes dans les chapitres 6 et 7.

Cotisations à un REER que vous retenez sur la rémunération

Comme nous l'avons déjà mentionné, le fait de retenir une cotisation à un régime enregistré d'épargne-retraite (REER) sur un montant de rémunération que vous versez à un employé dans une année réduit automatiquement la rémunération sur laquelle vous devez retenir l'impôt. Par contre, avant de faire une telle retenue, vous devez avoir des motifs raisonnables de croire que l'employé pourra déduire cette cotisation pour l'année. Cette règle s'applique à une cotisation que vous retenez sur toute rémunération imposable que vous versez à un employé, peu importe le montant du paiement ou si celui-ci est versé de façon périodique ou forfaitaire.

L'employé ne peut pas toucher les montants et acheter lui même un REER. Par la suite le montant des cotisations doit être versé directement par l'employeur dans le REER de l'employé, ou dans celui de son époux ou conjoint de fait (sauf la partie admissible au transfert d'une allocation de retraite, qui peut être transférée seulement dans le REER de l'employé).

Généralement, nous considérons comme motif raisonnable une confirmation, par l'employé, attestant que la cotisation peut être déduite pour l'année, ou une copie de la partie de son avis de cotisation qui indique le maximum déductible au titre de ses REER.

Une confirmation du maximum déductible au titre des REER n'est pas requise de la part de l'employé pour la partie admissible au transfert d'une allocation de retraite, puisqu'une déduction spéciale s'applique à ce montant selon l'alinéa 60j.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu. Pour en savoir plus sur la façon de calculer la partie admissible au transfert d'une allocation de retraite, lisez la section intitulée « Allocations de retraite ».

Cotisations à un RPA

Si le régime de pension agrée (RPA) exige des employés qu'ils versent des cotisations, ou leur permet de le faire, vous devez calculer le montant des cotisations à un RPA que peut déduire l'employé dans sa déclaration de revenus. Vous devez faire cela avant de calculer le montant d'impôt que vous allez retenir pour cet employé. En plus des cotisations pour services courants, vous devez considérer, s'il y a lieu, les cotisations pour services passés.

Pour en savoir plus sur les cotisations à un RPA pour services courants ou pour services passés, lisez le bulletin d'interprétation IT-167, Régimes ou fonds enregistrés de pension - Cotisations des employés, ainsi que le guide T4040, REER et autres régimes enregistrés pour la retraite.

Vous devez inscrire les cotisations versées à un RPA sur le feuillet T4. Pour en savoir plus sur la façon de les inscrire, lisez Case 20 - Cotisations à un RPA du guide RC4120, Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire.

Calcul de l'impôt à retenir

Vous pouvez calculer l'impôt à retenir selon l'une des méthodes suivantes :

• la méthode du Calculateur en direct des retenues sur la paie (CDRP);
• la méthode des Tables sur disquette (TSD);
• la méthode des tables de retenues sur la paie; ou
• les formules informatisées.

Pour déterminer la méthode qui vous convient le mieux lisez « Tables de retenues sur la paie ».

Vous pouvez aussi utiliser la méthode manuelle pour calculer les retenues d'impôt sur le revenu de vos employés. Pour plus de renseignements, lisez la partie A du guide T4032, Tables de retenues sur la paie, intitulée « Calcul des retenues d'impôt, étape par étape ».

Vous devez retenir de l'impôt d'après le code de demande correspondant au montant total de la demande déclaré sur le formulaire TD1. Si un employé indique que son revenu d'emploi de toutes provenances sera inférieur au montant total de la demande, n'effectuez pas de retenues d'impôt fédéral, provincial ou territorial. Cependant, si vous savez que cette déclaration est fausse, vous devez effectuer des retenues d'impôt sur les montants payés. Pour en savoir plus, consultez les codes de demande. Pour obtenir des conseils, appelez le 1-800-959-7775.

Retenues d'impôt sur les autres genres de revenus

Pour les retenues d'impôt sur les autres genres de revenus, comme les primes, les jetons de présence d'administrateur et les allocations de retraite, lisez le chapitre 6. Pour les autres paiements forfaitaires non décrits dans ce guide, lisez le guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire.

Crédits d'impôt relatifs à un fonds de travailleurs

Les retenues d'impôt peuvent être réduites par le crédit d'impôt relatif à l'achat, par un employé, d'actions approuvées du capital-actions d'une société à capital de risque de travailleurs. Pour en savoir plus sur les crédits d'impôt relatifs à un fonds de travailleurs, lisez la partie A du guide T4032, Tables de retenues sur la paie.

Employés non-résidents qui rendent des services au Canada

Les employés qui ne résident pas au Canada mais qui y ont un emploi régulier et continu sont assujettis aux retenues d'impôt de la même façon que les résidents du Canada. Cette règle s'applique, que vous soyez un employeur résident du Canada ou non. Une convention fiscale établie entre le Canada et le pays de résidence d'un employé non-résident qui rend des services au Canada peut prévoir un allégement des retenues d'impôt au Canada.

Demande de dérogation des retenues d'impôt

Un employé non-résident qui veut obtenir une réduction des retenues d'impôt en vertu d'une convention fiscale peut en faire la demande en envoyant une lettre et les documents pertinents à la section des non-résidents de son bureau des services fiscaux. Pour en savoir plus, composez le 1-800-959-7775.

Remarque
Les montants que vous versez à des particuliers, à des sociétés ou à des sociétés de personnes non-résidents, pour des services rendus au Canada en dehors du cadre normal d'une charge ou d'un emploi, sont assujettis aux retenues d'impôt. Consultez le guide RC4445, T4A-NR-Paiements versés à des non-résidentes pour services rendus au Canada. De plus, des retenues d'impôt peuvent s'appliquer si vous versez ou créditez des intérêts, des dividendes, des loyers, des redevances, des revenus de pension, des allocations de retraite ou d'autres revenus de ce genre à des non-résidents du Canada, ou si vous versez, créditez ou fournissez un montant à titre d'avantage pour un rôle joué au Canada dans un film ou dans une production vidéo. Consultez à ce sujet le guide T4061, NR4-Retenue d'impôt des non-résidents, versements et déclaration.

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Chapitre 6 - Paiements spéciaux

Pour toutes vos retenues, utilisez les taux en vigueur à la date ou vous faites le paiement. Pour un résumé des déductions des paiements spéciaux que vous devez faire, lisez l’annexe 6.

Allocations de retraite

Une allocation de retraite (aussi appelée indemnité de départ) est un montant que les dirigeants ou les employés reçoivent dans l'une des circonstances suivantes :

• au moment de leur retraite d'une charge ou d'un emploi, ou après, en reconnaissance de longs états de service;
• lors de la perte d'une charge ou d'un emploi.

Une allocation de retraite comprend les montants suivants :

• les paiements pour congés de maladie non utilisés lors du départ de l'employé;
• les montants qu'une personne reçoit au moment de la cessation de sa charge ou de son emploi, même si le montant représente des dommages et intérêts (p. ex., pour renvoi injustifié lorsque l'employé ne retourne pas au travail).

Une allocation de retraite ne comprend pas les montants suivants :

• une prestation de retraite ou d'autres pensions;
• une somme qu'une personne reçoit en raison du décès d'un employé;
• certains avantages découlant de la prestation de services d'aide à l'employé;
• un paiement pour des vacances accumulées qui n'ont pas été prises avant la retraite;
• un salaire tenant lieu de préavis de congédiement;
• un montant pour dommages et intérêts accordé en raison de la violation réelle ou présumée des droits d'un employé, en vertu de la Loi sur les droits de la personne (un tel montant n'est pas imposable).

Si vous versez une allocation de retraite à un résident canadien, vous devez retenir l'impôt sur toute partie que vous lui payez directement, selon les taux de retenue d'impôt pour les paiements forfaitaires. Vous trouverez ces taux à Taux de l'impôt à retenir sur les paiements forfaitaires.

Ne retenez pas de cotisations au RPC ni à l'AE sur les allocations de retraite.

Si vous versez une allocation de retraite à un non-résident du Canada, vous devez retenir 25 % de l'allocation (sous réserve de divers accords fiscaux et conventions fiscales). Envoyez ce montant au receveur général pour le compte du non-résident.

Pour en savoir plus, lisez le bulletin d'interprétation IT-337, Allocations de retraite, le guide T4145, Choix prévu à l'article 217 de la Loi de l'impôt sur le revenu, ainsi que le guide T4061, NR4-Retenue d'impôt des non-résidents, versements et déclaration.

Transfert d'une allocation de retraite

Dans certains cas, il est possible de transférer la totalité ou une partie d'une allocation de retraite dans un régime de pension agréé (RPA) ou dans un régime enregistré d'épargne-retraite (REER).

Une allocation de retraite peut être versée sur une ou plusieurs années. Un montant versé dans une année peut être transféré dans un REER ou dans un RPA, mais ne peut pas dépasser la partie admissible de l'allocation de retraite, moins la partie admissible transférée par l'employé dans une année passée.

Le montant d'allocation de retraite admissible à un transfert versé chaque année doit être inscrit à la case 26 du feuillet T4A pour chacune des années visées. Le montant inadmissible au transfert doit être inscrit à la case 27.

Par exemple, si un employé reçoit 60 000 $ payables en versements de 10 000 $ sur 6 ans et a un montant admissible de 40 000 $, les montants à inscrire pour les quatre premières années doivent être inscrits à la case 26, tandis que les montants versés dans les années cinquième et sixième doivent être inscrits à la case 27.

Vous n'avez pas à retenir de l'impôt sur le montant d'allocation de retraite qui est admissible au transfert si vous le transférez directement dans un RPA ou dans un REER d'un bénéficiaire.

Si vous transférez un montant dans un RPA, vous pourriez avoir à déclarer un facteur d'équivalence (FE). Pour obtenir plus de renseignements, communiquez avec l'administrateur du régime.

Le montant admissible au transfert selon le paragraphe 60(j.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu est limité au total des deux montants suivants :

• 2 000 $ pour chaque année ou partie d'année avant 1996 où l'employé ou l'ancien employé a travaillé pour vous (ou pour une personne qui vous est liée);
• 1 500 $ pour chaque année ou partie d'année de ce même emploi avant 1989 où aucune partie des cotisations de l'employeur au RPA ou au régime de participation différée aux bénéfices n'est acquise à l'employé au moment du versement de l'allocation de retraite. Pour déterminer le nombre équivalent d'années d'acquisition des cotisations de l'employeur, reportez-vous aux modalités du régime particulier. Ce nombre peut être une fraction.

Le bénéficiaire peut verser une cotisation à son REER ou au REER de son époux ou conjoint de fait pour la partie qui n'est pas admissible jusqu'à son maximum déductible au titre des REER. Dans ce cas, vous devez retenir de l'impôt sur le revenu.

Cependant, vous pouvez verser la cotisation pour la partie qui n'est pas admissible directement au nom du bénéficiaire à son REER ou au REER de son époux ou conjoint de fait, s'il est raisonnable de croire que le montant déductible peut être déduit selon le maximum déductible au titre des REER du bénéficiaire. Dans ce cas, vous ne devez pas retenir d'impôt sur le montant d'allocation de retraite que vous transférez directement. Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Cotisations à un REER que vous retenez sur la rémunération »

Les allocations de retraite doivent être déclarées sur des feuillets T4A et non des feuillets T4. Pour en savoir plus, lisez le guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire, et le bulletin d'interprétation IT-337, Allocations de retraite.

Avance de salaire

Si vous versez une partie de la paie d'un employé avant le jour de paie habituel, vous devez retenir de l'impôt ainsi que des cotisations au RPC et à l'AE sur le montant total de l'avance. Afin de déterminer les montants à retenir, utilisez la période de paie régulière et conciliez le revenu et les retenues au moment de la paie régulière.

Conventions de retraite

Une convention de retraite (CR) est un régime ou un accord entre un employeur et un employé selon lequel :

• l'employeur ou l'employé versent des cotisations à un dépositaire de la fiducie de la CR;
• le dépositaire peut être tenu d'effectuer des paiements à l'employé ou à une autre personne. Ces paiements sont versés en vue, au moment ou à la suite de l'un ou l'autre des événements suivants : la retraite de l'employé, la perte d'une charge ou d'un emploi, ou un changement substantiel dans les services rendus par l'employé.

Retenues et versements

Si vous êtes un employeur et que vous établissez une convention de retraite, vous devez retenir un impôt remboursable de 50 % sur toutes les cotisations que vous versez à un dépositaire de la convention. Vous devez verser ce montant au receveur général au plus tard le 15 du mois suivant le mois où il a été retenu.

Avant de verser des cotisations au dépositaire, vous devez soumettre le formulaire T733, Demande de numéro de compte pour une convention de retraite, pour obtenir des numéros de compte distincts pour l'employeur et le dépositaire de la convention de retraite.

Le dépositaire doit retenir de l'impôt sur tout montant attribué (paiement forfaitaire ou périodique) qui provient d'une convention de retraite. Il doit verser ce montant au receveur général.

Avant d'attribuer tout montant provenant d'une convention de retraite, le dépositaire doit produire le formulaire T735, Demande d'un numéro d'auteur de versements pour l'impôt retenu d'une convention de retraite pour faire une demande de numéro..

Pour signaler les distributions, le dépositaire doit produire un formulaire T4A-RCA Sommaire et les feuillets T4A RCA correspondants. Le dépositaire doit les envoyer à l'Unité des conventions de retraite du Centre fiscal de Winnipeg, au plus tard le dernier jour de février de l'année qui suit l'année civile visée par la déclaration de renseignements.

Pour en savoir plus sur ce genre de régime, vos responsabilités ou les formulaires que vous devez soumettre, lisez le guide T4041, Guide des conventions de retraite ou communiquez avec l'unité CR du centre fiscal de Winnipeg.

Ententes d'échelonnement du traitement

Une entente d'échelonnement du traitement est un régime ou un mécanisme convenu entre un employé et un employeur, selon lequel l'employé reporte à une année suivante la réception d'un salaire. Le montant ainsi reporté est appelé « montant différé ». Vous devez traiter le montant différé comme un revenu d'emploi dans l'année où l'employé gagne le montant. Déclarez-le sur le feuillet T4 de l'employé pour cette année-là. Déduisez les cotisations au RPC, à l'AE et l'impôt comme à l'habitude.

Ententes ou régimes prescrits

Certaines ententes d'échelonnement ou régimes prescrits, tels que décrits dans l'exemplaire de la décision ATR-39, Régime d'échelonnement du traitement aux fins de congé, ne sont pas soumis aux règles qui précèdent. Dans de tels cas, vous devez traiter le montant différé comme un revenu de l'année où l'employé le reçoit. Déclarez-le sur le feuillet T4 de l'employé pour cette année-là.

Pour savoir comment déclarer les facteurs d'équivalence dans ces circonstances, consultez le guide T4084, Guide du facteur d'équivalence. Pour les employés qui bénéficient d'un régime prescrit, retenez les cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt selon les règles qui suivent.

Remarque
Les intérêts perçus dans le cadre de ces régimes prescrits ou arrangements sont assujettis à la fois à l'AE et aux retenues du RPC.

Cotisations au RPC

Retenez les cotisations au RPC sur les montants suivants :

• le salaire net du participant (c'est-à-dire le salaire moins les montants différés) pendant qu'il travaille;
• les montants différés, lorsque vous les payez au participant pendant la période de congé.

Cotisations à l'AE

• Retenez les cotisations à l'AE sur le salaire brut du participant (le salaire comprend les montants différés) pendant qu'il travaille. Dès que vous atteignez le maximum pour l'année, ne retenez plus de cotisations.
• Ne retenez pas les cotisations à l'AE sur les montants différés lorsque vous les versez au participant pendant la période de congé.
• Case 24 – Gains d'assurance-emploi assurables
• Inscrivez le montant des gains assurables pour lequel vous avez calculé les cotisations à l'AE de l'employé. Laissez cette case en blanc si les gains assurables sont les    mêmes que dans la case 14.

Les cotisations à l'AE pour ce revenu sont basées sur le revenu brut, tandis que le montant inscrit à la case 14 est basé sur le revenu net. Par conséquent, les gains assurables ne sont pas les mêmes dans la case 14 et cette case ne doit pas être laissée en blanc.

Impôt sur le revenu

Retenez l'impôt sur les montants suivants :

• le salaire net du participant (c'est-à-dire le salaire moins les montants différés) pendant qu'il travaille;
• les montants différés, lorsque vous les payez au participant pendant la période de congé;
• les revenus en intérêts et les autres montants gagnés dans l'année sur le montant différé sont considérés comme du revenu d'emploi s'ils ont été versés au participant.

Retrait du régime prescrit

Si un participant se retire du régime parce qu'il quitte son emploi, vous devez considérer le montant du retrait comme un revenu d'emploi. Vous devez retenir des cotisations au RPC et de l'impôt, mais pas de cotisations à l'AE.

Remarque
Les dépositaires et les fiduciaires qui administrent un régime prescrit ont les mêmes responsabilités qu'un employeur en ce qui a trait aux retenues, aux versements et à la déclaration des montants payés.

Indemnités pour accidents du travail

Lorsqu'un employé est incapable de travailler à cause d'une blessure liée à son travail, une commission des accidents du travail peut lui accorder des montants comme indemnisation pour perte de salaire.

Exigences en matière de déclaration

Un employeur qui continue à verser une rémunération à un employé avant qu'une décision d'une commission des accidents du travail soit rendue, ou après, ne peut pas réduire les gains rétroactivement pour l'année courante ou modifier ceux du feuillet T4 d'une année passée et les désigner comme des indemnités pour accidents du travail. Ainsi, l'employé doit déclarer, dans l'année où elle lui est versée, la rémunération reçue avant ou après la décision d'une commission des accidents du travail.

Notre politique s'applique aux employeurs suivants  :

• auto assurés, directement responsables de toutes les sommes accordées aux employés par une commission des accidents du travail;
• ordinaires, qui ne sont pas directement responsables des sommes accordées aux employés par une commission des accidents du travail.

Remarque
Puisque les employeurs ne peuvent pas modifier les feuillets T4 ou les registres de paie de l'année courante, ils ne peuvent pas recouvrer leur part de cotisations au RPC et à l'AE.

Le feuillet T4 et le feuillet T5007, État des prestations

Dans l'année où la demande d'indemnisation d'un employé est payée par une commission des accidents du travail, cette dernière lui remet un feuillet T5007. L'employé doit déclarer le montant qui figure sur ce feuillet dans sa déclaration de revenus et de prestations pour cette année là, et demander une déduction équivalente.

Pour qu'un employé puisse demander une déduction à titre d'autres dépenses d'emploi, vous devez remplir un feuillet T4 pour l'année où l'employeur reçoit le remboursement et indiquer le montant pour accidents du travail remboursé dans la section « Autres renseignements », sous le code 77. L'employé pourra ainsi déduire ce montant de la rémunération que vous lui avez versée précédemment. Si l'indemnité est uniquement utilisée pour effacer un prêt ou une avance, vous n'avez pas à déclarer ce montant.

Avance ou prêt

Si vous versez à un employé une avance ou un prêt équivalant à une indemnité pour accident du travail envisagée, cette avance ou ce prêt ne sera pas considéré comme étant un revenu d'emploi. Par conséquent, vous n'avez pas à retenir de l'impôt ni des cotisations au RPC et à l'AE sur ce montant. Vous n'avez pas non plus à inclure ce montant sur un feuillet T4 à la fin de l'année. Par ailleurs, nous ne considérons pas comme un avantage imposable l'intérêt accumulé sur les avances et les prêts reçus dans l'attente d'une décision.

Avance ou prêt non remboursé

Normalement, le montant de l'avance ou du prêt est compensé ou remboursé lorsque la demande d'indemnisation est payée par une commission des accidents du travail. Cependant, si celle-ci refuse de verser une indemnité et que l'avance ou le prêt n'est pas remboursé dans l'année où la demande est réglée, nous considérons que l'employé a reçu un avantage tiré d'un emploi dans l'année où l'indemnité est refusée. Vous devez déclarer le montant de l'avance ou du prêt sur un feuillet T4, ainsi que les cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt sur le revenu que vous avez retenu.

Si l'indemnité est refusée et que vous utilisez les congés de maladie de l'employé pour rembourser le prêt, vous devez déclarer ce montant sur un feuillet T4, ainsi que les cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt sur le revenu retenu.

Si les retenues d'impôt causent un préjudice à l'employé, il peut communiquer avec un bureau des services fiscaux pour demander une lettre d'autorisation afin que vous puissiez retenir moins d'impôt.

Avance faite par un tiers

Si une compagnie d'assurance verse à un employé un montant équivalant à son salaire habituel, l'assureur émettra un feuillet T4A. Si, par la suite, la commission des accidents du travail ou l'employé rembourse la somme versée à la compagnie d'assurance, celle ci établira pour l'année du remboursement un reçu ou une lettre qui permettra à l'employé de demander dans sa déclaration de revenus et de prestations une déduction pour le remboursement de ce montant.

Montant complémentaire

Le montant complémentaire est le montant que vous versez à l'employé en plus du montant de l'indemnité versé par une commission des accidents du travail.

Un montant complémentaire (même s'il est versé en congé de maladie) n'entre pas dans le calcul de la rémunération assurable lorsqu'il est versé à la suite d'une décision favorable d'une commission des accidents du travail. Vous devrez retenir des cotisations au RPC et de l'impôt sur le revenu sur tout montant complémentaire et déclarer ce dernier sur un feuillet T4 à la fin de l'année.

Un montant versé en plus d'une avance ou d'un prêt n'est pas un montant complémentaire s'il est versé dans l'attente d'une décision d'une commission des accidents du travail. Par conséquent, ce montant est considéré comme un revenu d'emploi et est assujetti aux cotisations au RPC, à l'AE et à l'impôt sur le revenu.

Période d'adaptation pour les nouvelles demandes pour accidents du travail

Dans bien des cas, les chèques de paie sont établis à l'avance. De ce fait, il n'est pas toujours possible d'indiquer dans le registre de paie que l'employé reçoit une avance ou un prêt, dès que celui-ci présente une demande. En pareil cas, nous vous accordons un délai raisonnable (correspondant habituellement à une période de paie) pour corriger le registre de paie et indiquer qu'il s'agit d'une avance ou d'un prêt.

Commission de la santé et de la sécurité au travail (CSST)

Au Québec, la CSST gère les indemnités pour accidents du travail. Toutefois, les employeurs du Québec doivent quand même suivre les instructions qui ont trait aux exigences fédérales. Pour obtenir plus de précisions en ce qui concerne les règles visant la province de Québec pour la CSST, lisez la publication TP-1015.G, Guide de l'employeur - Retenues à la source et cotisations, que vous pouvez obtenir de Revenu Québec.

Comment traiter les paiements effectués par une commission des accidents du travail dans différentes circonstances

Employeur qui continue à verser le salaire habituel

Employeur qui verse une avance égale à l'indemnité prévue par une commission des accidents du travail et un montant en plus de cette avance.

Jetons de présence d'administrateur

Administrateur résident et non-résidents

Vous devez déclarer les jetons de présence d'administrateur sur un feuillet T4, qu'ils soient payés à un résident canadien ou à un non-résident pour services rendus au Canada.

Vous payez seulement des jetons de présence

Cotisations au RPC

Retenez des cotisations au RPC sur les jetons de présence payés à des membres d'un comité (administrateurs) d'une société, si les administrateurs sont employés au Canada. Cela s'applique pour les administrateurs résidents et non-résidents.

Pour les administrateurs non-résidents d'une société, les cotisations au RPC sont retenues seulement si les réunions sont tenues ou les fonctions exercées entièrement au Canada. Cependant, si les fonctions sont exercées en totalité ou en partie hors du Canada, ne retenez pas de cotisations au RPC pour les administrateurs de l'entreprise.

C'est le statut d'emploi de l'administrateur qui déterminera si des cotisations au RPC seront requises lorsqu'il  y a un lien de travail entre l'administrateur et la société. Si vous avez des doutes, vous pouvez demander une décision.  Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Êtes-vous un employeur? ».

Pour calculer les cotisations au RPC à retenir sur les jetons de présence, divisez l'exemption de base pour le RPC par le nombre de fois où vous versez les jetons au cours de l'année.

Cotisations à l'AE

Ne retenez pas de cotisations à l'AE sur les jetons de présence d'administrateur pour un administrateur résident ou non-résident. Un administrateur de société qui détient un poste est exempt d'AE si vous lui versez seulement des jetons de présence d'administrateur.

C'est le statut d'emploi de l'administrateur qui déterminera si des cotisations à l'AE seront requises lorsqu'il  y a un lien de travail entre l'administrateur et la société. Si vous avez des doutes, vous pouvez demander une décision. Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Êtes-vous un employeur? »

Impôt sur le revenu

Un administrateur non-résident n'est pas considéré comme étant un employé canadien selon la Loi de l'impôt sur le revenu s'il ne se présente pas aux réunions ou n'accomplit aucune fonction au Canada. Si seulement une partie des services ont été exécutés au Canada, l'employeur doit répartir la portion des frais annuels payés à un administrateur non-résident pour les services exécutés au Canada. Par exemple, si dix réunions ont été tenues durant une même année et que l'administrateur a assisté à cinq réunions au Canada, la moitié du montant annuel qui lui a été versé fera l'objet de retenues d'impôt à la source.

Si vous ne payez que des jetons de présence d'administrateur et que vous estimez que le total des jetons ne dépassera pas le montant de la demande qui est inscrit sur le formulaire TD1 (ou le montant personnel de base, s'il n'y a pas de formulaire TD1), ne retenez pas d'impôt sur le revenu.

Si vous estimez que les jetons de présence dépasseront le montant de la demande qui est inscrit sur le formulaire TD1, retenez de l'impôt sur le revenu. Un administrateur non-résident peut ne pas avoir demandé de montant sur le formulaire TD1. Pour en savoir plus, lisez le verso du formulaire TD1.

Calcul

Lorsque vous payez un jeton de présence, utilisez la publication intitulée Tables de retenues sur la paie. Allez à la partie D, « Retenues d'impôt fédéral », et à la partie E, « Retenues d'impôt provincial – Mensuel », et faites le calcul suivant :

• Divisez le jeton de présence par le nombre de mois qui se sont écoulés depuis le dernier paiement ou depuis le premier jour de l'année, selon la plus récente de ces dates.
• Utilisez le code de demande du formulaire TD1 et le montant déterminé ci-dessus. Trouvez la retenue mensuelle et multipliez-la par le nombre de mois qui se sont écoulés depuis le dernier paiement ou depuis le premier jour de l'année, selon la plus récente de ces dates.
• Si les jetons de présence ne sont pas assujettis aux cotisations au RPC et à l'AE, un montant additionnel devra être ajouté à l'impôt retenu selon le calcul ci-dessous de crédit relatif à l'AE consultez la partie A, « Impôt à retenir sur les revenus non assujettis aux cotisations au RPC ou à l'AE ».

Vous obtiendrez ainsi l'impôt sur le revenu à retenir sur le jeton de présence.

Vous payez un jeton de présence en plus d'un salaire

Cotisations au RPC

Lorsque vous payez un salaire et un jeton de présence à un administrateur, ajoutez ce jeton à son salaire pour la période de paie afin de calculer l'impôt à retenir.

Les cotisations au RPC seront requises sur la portion du salaire en fonction du statut d'emploi de l'administrateur. Si vous avez des doutes après avoir analysé les faits liés à l'emploi de l'administrateur, vous pouvez demander une décision en vertu du Régime de pensions du Canada. Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Êtes-vous un employeur? »

Cotisations à l'AE

Ne déduisez pas les cotisations à l'AE de la portion des frais payés à un administrateur résident ou non-résident. Les cotisations à l'AE sont requises sur la portion du salaire en fonction du statut de l'emploi de l'administrateur. Si vous avez des doutes après avoir analysé les faits liés à l'emploi de l'administrateur, vous pouvez demander une décision en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi. Pour en savoir plus, lisez « Êtes-vous un employeur? »

Impôt

Utilisez la méthode de calcul dans la section précédente pour déterminer le montant d'impôt à retenir pour les paiements de jetons de présence à un administrateur.

Demande de réduction relative aux retenues

Un administrateur non-résident d'une société qui veut obtenir une réduction des retenues d'impôt en vertu d'une convention fiscale peut en faire la demande en envoyant une lettre et les documents pertinents à la Section des non-résidents de son bureau international des services fiscaux. Pour en savoir plus, composez le 1-800-959-7775.

Paie de vacances et jours fériés

Les retenues que vous feriez normalement pour la période de paie varieront selon que l'employé a pris ou non des vacances. De plus, effectuez les retenues comme vous le feriez normalement lorsque la période de paie comprend un jour férié (p. ex. le jour de Noël).

L'employé prend des vacances

Lorsque vous versez une paie de vacances et que votre employé prend des vacances, vous devez retenir les cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt sur le revenu comme suit :

Cotisations au RPC

Retenez les cotisations au RPC sur la paie de vacances comme vous le feriez s'il s'agissait d'une paie régulière. Ne changez pas la table de période de paie que vous utilisez normalement. Dès que vous atteignez le maximum des cotisations pour l'année, n'en retenez plus.

Cotisations à l'AE

Déduisez les cotisations à l'assurance emploi de la paie de vacances comme vous le feriez s'il s'agissait d'une paie régulière. Dès que vous atteignez le maximum des cotisations pour l'année, n'en retenez plus.

Impôt sur le revenu

Pour calculer le montant d'impôt à retenir, utilisez la table d'impôt correspondant à la période de vacances. Par exemple, pour une semaine de vacances payées, utilisez la table des retenues hebdomadaires. Cependant, si vous rémunérez votre employé aux deux semaines et que celui-ci est payé une semaine de vacances et une semaine de paie régulière, utilisez la table des retenues aux deux semaines.

L'employé ne prend pas de vacances

Lorsque vous versez une rémunération de vacances et que votre employé ne prend pas de vacances, suivez la méthode indiquée ci-dessous pour retenir les cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt sur le revenu :

Cotisations au RPC

Utilisez la méthode de primes expliquée dans la section intitulée « Primes et augmentations de salaire rétroactives ». Dès que vous atteignez le maximum des cotisations pour l'année, n'en retenez plus.

Cotisations à l'AE

Déduisez les cotisations à l'AE de la paie de vacances de la même façon que vous le feriez pour une paie régulière. Dès que vous atteignez le maximum des cotisations pour l'année, n'en retenez plus.

Impôt sur le revenu

Utilisez la méthode de primes expliquée dans la section intitulée « Primes et augmentations de salaire rétroactives ».

Fiducie pour paie de vacances

Lorsque vous versez des cotisations à une fiducie pour les crédits de vacances que l'employé a gagnés, incluez les cotisations dans le revenu de l'employé pour l'année où vous les versez. Retenez l'impôt sur ce montant comme si vous aviez versé celui-ci directement à l'employé. Pour en savoir plus, lisez le bulletin d'interprétation IT-389, Fiducies de congés payés établies en vertu de conventions collectives.

Paiements forfaitaires rétroactifs admissibles

Certains paiements forfaitaires totalisant 3 000 $ ou plus (sans les intérêts) donnent droit à un calcul d'impôt spécial lorsqu'une personne a produit sa déclaration de retenus et prestations. Pour être admissibles, le ou les paiements doivent avoir été versés à un particulier dans une ou plusieurs années passées alors qu'il était résident du Canada. De plus, les paiements doivent avoir été versés après 1994 et se rapporter aux années 1978 et suivantes.

Les sources de revenu admissibles sont les suivantes :

• le revenu tiré d'une charge ou d'un emploi reçu par suite d'une ordonnance ou d'un jugement d'un tribunal, d'une décision arbitrale ou d'une entente selon laquelle les parties conviennent de mettre fin à une poursuite judiciaire (y compris les sommes reçues à titre de dédommagement);
• les prestations d'assurance-salaire.

Remarque
Un traitement fiscal différent pourrait s'appliquer si le particulier est décédé. Dans pareil cas, appelez-nous au 1-800-959-7775.

Le payeur doit fournir les renseignements suivants par écrit au bénéficiaire du paiement :

• l'année où le paiement a été versé au bénéficiaire;
• une description détaillée du paiement et les circonstances à l'origine de celui-ci;
• le montant total du paiement et la répartition entre le capital et l'intérêt, s'il y a lieu;
• le montant du capital qui se rapporte à l'année en cours et à chacune des années passées visées par le paiement. Le payeur peut fournir ces renseignements au bénéficiaire au moyen du formulaire T1198, État d'un paiement forfaitaire rétroactif admissible.

Les employés doivent envoyer le formulaire T1198 à leur bureau des services fiscaux et demander à bénéficier du calcul d'impôt spécial dans leur déclaration de revenus.

Taux de l'impôt à retenir

Les paiements forfaitaires peuvent être considérés comme des rémunérations régulières et sont assujettis au RPC, à l'AE et à l'impôt, comme l'explique ce guide. Cependant, certains types de paiements forfaitaires sont assujettis uniquement à l'impôt sur le revenu et sont admissibles aux taux de l'impôt à retenir sur les paiements forfaitaires. Lisez Paiements spéciaux dans le guide RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire, pour déterminer si le paiement que vous effectuez est admissible à ces taux.

Primes et augmentations de salaire rétroactives

Sur les primes et les augmentations de salaire rétroactives que vous versez aux employés, vous devez effectuer les retenues suivantes :

• les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) sans tenir compte de l'exemption annuelle de base si le paiement a été effectué sur un chèque distinct;
• les cotisations à l'assurance-emploi (AE);
• l'impôt sur le revenu.

Cotisations au RPC

Si vous avez déjà retenu sur le revenu de l'employé la cotisation maximale au RPC pour l'année, ne retenez pas de cotisations.

Remarque
Retenez les cotisations au RPC sur les paiements effectués après le décès d'un employé, sauf les montants gagnés et dus avant la date du décès.

Ne tenez pas compte des cotisations qu'un autre employeur a déduites durant la même année.

Cotisation à l'AE

Déduisez les cotisations à l'assurance-emploi des primes et des augmentations de salaire. Dès que vous atteignez le maximum pour l'année, ne retenez plus de cotisations.

De plus, ne tenez pas compte des cotisations qu'un ancien employeur a retenues dans la même année.

Impôt sur le revenu

Certains paiements pour des montants forfaitaires rétroactifs peuvent faire l'objet d'un calcul spécial de l'impôt lorsqu'une personne produit ses déclarations. Pour en savoir plus, lisez la section intitulee « Tables de retenues sur la paie ».

Pour savoir combien d'impôt retenir sur les primes et les augmentations de salaire rétroactives, soustrayez de la rémunération totale pour l'année (cela comprend la prime ou l'augmentation) les montants suivants :

• les cotisations à un régime enregistré d'épargne retraite (REER), à condition que vous ayez des motifs raisonnables de croire que les cotisations peuvent être déduites par l'employé pour l'année;
• les cotisations à un régime de pension agréé;
• les cotisations syndicales;
• la déduction pour les habitants d'une zone visée par règlement;
• un montant qu'un bureau des services fiscaux, à autorisé.

Après avoir soustrait les montants ci-dessus, si le total de la rémunération pour l'année (incluant la prime ou l'augmentation) est de 5 000 $ ou moins, retenez 15 % d'impôt (10 % pour le Québec) sur la prime ou l'augmentation de salaire rétroactive.

Après avoir soustrait les montants ci-dessus, si le total de la rémunération pour l'année (incluant la prime ou l'augmentation) dépasse 5 000 $, le montant à retenir varie selon que la prime est versée une fois l'an ou plus. Les exemples ci dessous vous indiquent comment calculer manuellement les retenues d'impôt sur les primes (exemples 1 et 2) et sur les augmentations de salaires rétroactives (exemple 3).

Régimes d'assurance-salaire

Un régime d'assurance-salaire est une entente conclue entre un employeur et ses employés ou un groupe ou une association d'employés. Cette entente prévoit l'indemnisation d'un employé pour la perte d'un revenu d'emploi par suite de maladie, d'invalidité, de grossesse ou d'accident, au moyen de prestations payables périodiquement. Si vous cotisez à ce type de régime pour vos employés; la prime peut être considérée comme un avantage imposable. Pour en savoir plus, consultez le guide T4130, Guide de l'employeur - Avantages imposables et allocations.

Les prestations d'assurance-salaire sont assujetties aux cotisations au RPC et à l'AE dans les situations suivantes :

• vous payez directement à un employé des prestations en vertu d'un régime d'assurance-salaire dont vous financez une partie;
• un employé reçoit des prestations d'assurance-salaire d'un fiduciaire ou d'une compagnie d'assurance en vertu d'un régime d'assurance-salaire dont vous :
  • financez une partie;
  • contrôlez certaines modalités;
  • déterminez l'admissibilité aux prestations.

Les prestations d'assurance-salaire ne sont pas assujetties aux cotisations au RPC et à l'AE lorsqu'un employé les reçoit d'un fiduciaire ou d'une compagnie d'assurance en vertu d'un régime d'assurance-salaire dans les situations suivantes :

• vous n'exercez pas un certain contrôle sur le régime d'assurance-salaire;
• vous ne déterminez pas l'admissibilité aux prestations.

Même si ces paiements sont imposables pour l'employé qui les reçoit, le payeur n'est pas tenu d'effectuer une retenue d'impôt. Le fiduciaire ou la compagnie d'assurance doit déclarer ces paiements sur un feuillet T4A.

Pour en savoir plus sur les régimes d'assurance-salaire, lisez le bulletin d'interprétation IT-428, Régimes d'assurance-salaire.

Régimes de participation des employés aux bénéfices

Un régime de participation des employés aux bénéfices (RPEB) est un arrangement qui permet à un employeur de partager ses avantages avec l'ensemble de ses employés ou avec un groupe désigné d'employés. Aux termes d'un RPEB, les montants sont versés à un fiduciaire pour être détenus et investis au profit des employés bénéficiaires du régime.

Chaque année, le fiduciaire est tenu d'attribuer à ces bénéficiaires toutes les contributions de l'employeur, les avantages découlant des biens en fiducies, les gains et les pertes en capital et certains montants à l'égard d'abandons.

Déclarez les paiements provenant de RPEB sur un feuillet T4PS plutôt qu'un feuillet T4. Pour en savoir plus, lisez le bulletin d'interprétation IT-379, Régime de participation des employés aux bénéfices - Sommes attribuées aux bénéficiaires.

Remarque
Un RPEB établi en raison d'une planification fiscale, d'un partage de revenu et afin de se soustraire aux cotisations au RPC ou à l'AE pourrait ne pas être considéré comme valide. Si vous avez des questions concernant la validité de votre RPEB, demandez un avis de décision anticipée en matière d'impôt. Pour ce faire, consultez la circulaire d'information IC70-6, Décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu.

Rémunération d'heures supplémentaires

Cotisations au RPC et à l'AE et impôt sur le revenu

Vous devez retenir des cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt sur le revenu sur la rémunération d'heures supplémentaires. Lorsque la rémunération d'heures supplémentaires est payée dans la même période de paie que celle où elle est gagnée, ajoutez-la à la paie régulière de l'employé et faites les déductions sur le total de ces montants de la manière habituelle. Lorsque la rémunération d'heures supplémentaires est payée dans une autre période de paie que celle où elle est gagnée, traitez-la comme une prime et faites les déductions de la manière expliquée dans la section « Primes et augmentations de salaire rétroactives ».

Salaires tenant lieu de préavis de congédiement

Lorsque vous versez à un employé un montant en remplacement d'un préavis de congédiement selon les dispositions particulières d'un contrat de travail ou d'un programme fédéral, provincial ou territorial en matière d'emploi, ce montant est considéré comme un revenu d'emploi, qu'il ait été payé à l'égard de la cessation d'un emploi ou non.

Vous devez retenir des cotisations au RPC, à l'AE et de l'impôt. Pour trouver les montants à retenir, ajoutez-le montant du salaire tenant lieu de préavis de congédiement au revenu régulier de l'employé (s'il y a lieu) pour la période de paie.

Vous pouvez utiliser la méthode de la prime pour établir l'impôt à retenir sur un salaire tenant lieu de préavis de congédiement si le calcul de l'impôt selon les Tables de retenues sur la paie cause un préjudice à l'employé. La section « Primes et augmentations de salaire rétroactives » vous explique comment procéder.

Pour en savoir plus, lisez le bulletin d'interprétation IT-365, Dommages et intérêts, indemnités et recettes semblables.

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Chapitre 7 - Cas particuliers

Coiffeurs pour hommes et dames, chauffeurs de taxi et d'autres véhicules de transport de passagers

Si vos employés sont des chauffeurs de taxi et d'autres véhicules de transport de passagers ou des coiffeurs pour hommes et dames, vous devez retenir des cotisations au RPC, à l'AE et de l'impôt sur le revenu comme pour vos employés réguliers.

Si ces travailleurs ne sont pas vos employés (ils sont considérés comme travailleurs indépendants), les règles spéciales suivantes s'appliquent.

Pour l'année 2008 et les suivantes vous devez déclarer le revenu brut pour les coiffeurs pour hommes et dames, et les chauffeurs de taxi et d'autres véhicules de transport de passagers sur leurs feuillets T4. Pour des instructions détaillées, consultez le guide RC4120, Guide de l'employeur – Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire.

Lorsqu'il y a une interruption de salaire pour les employés, vous devez remplir le formulaire INS-2106, Relevé d'emploi, (RE) (ou utiliser le service RE Web de Service Canada) dans les 5 jours qui suivent le dernier jour de travail. Pour en savoir plus, visitez le site de Service Canada.

Coiffeurs pour hommes et dames

Cette catégorie de travailleurs comprend seulement les barbiers et les coiffeurs qui offrent leurs services dans un établissement prévu à cet effet.

Les cotisations au RPC et l'impôt sur le revenu

Nous considérons que les personnes non employées en vertu d'un contrat de louage de services sont des travailleurs indépendants aux fins du RPC et de l'impôt sur le revenu. Cependant, elles sont responsables du paiement de leurs cotisations au RPC et de leur impôt sur le revenu. Ne retenez pas de cotisations au RPC ni d'impôt sur le revenu pour ces travailleurs.

Cotisations à l'AE

Nous considérons que le propriétaire ou l'exploitant d'un salon de barbier ou de coiffure est l'employeur, aux fins de l'AE, de tous les travailleurs qui rendent des services dans son établissement, même si ceux-ci ne sont pas des employés embauchés en vertu d'un contrat de louage de services.

Si vous êtes le propriétaire ou l’exploitant de l’entreprise, vous devez payer la part des travailleurs et votre part des cotisations à l’AE. La rémunération assurable du travailleur se calcule à partir de son revenu net. Les gains assurables de l’employé détermineront sa part des cotisations à l’AE.

Il y a deux façons d'établir la rémunération assurable pour la semaine, selon que vous savez ou ne savez pas le montant réel que la personne a gagné et ses dépenses engagées pour la semaine (pour les taux, lisez Chapitre 3).

1. Si vous savez combien la personne a gagné dans la période de paie, ainsi que le montant des dépenses engagées pour gagner le revenu d'entreprise, la rémunération assurable est la rémunération totale (revenu net) qu'elle a tirée de l'emploi pour la période de paie jusqu'au maximum des gains assurables pour l'année.
2. Si vous ne savez pas combien la personne a gagné dans la période de paie ou le montant des dépenses engagées pour gagner le revenu d'entreprise, la rémunération assurable est le moins élevé des deux montants suivants :
   • le nombre de jours de travail dans la semaine multiplié par 1/390 du maximum de la rémunération annuelle assurable;
   • 1/78 du maximum de la rémunération annuelle assurable.

Chauffeurs de taxi et d'autres véhicules de transport de passagers

Les chauffeurs non employés en vertu d'un contrat de louage de services peuvent occuper un emploi assurable. À la demande de l'industrie, un règlement de l'AE protège les chauffeurs de taxi et d'autres véhicules de transport de passagers non embauchés à titre d'employés.

Ce règlement a été adopté parce que ces travailleurs connaissent souvent des périodes d'inactivité. Le règlement s'applique aux chauffeurs si les deux conditions suivantes sont réunies :

• ils ne sont pas les propriétaires de plus de 50 % du véhicule;
• ils ne sont ni propriétaires ni exploitants de l'entreprise.

La rémunération de ces travailleurs est assurable, même s'ils ne sont pas des employés. Nous considérons que l'entreprise pour laquelle les chauffeurs rendent leurs services est un employeur réputé aux fins de l'AE. Si un chauffeur ne respecte pas les conditions du règlement, son emploi n'est pas assurable.

Un chauffeur est considéré comme le propriétaire/exploitant d'une entreprise de taxis s'il remplit les conditions suivantes :

• il est en mesure d'assumer les chances de profit et les risques de perte découlant de l'exploitation de l'entreprise de taxis;
• il possède le droit de conduire un ou des taxis.

1. Si vous connaissez les revenus et les dépenses du chauffeur pour la semaine, la rémunération assurable doit être calculée selon la différence entre les deux montants, jusqu'à concurrence du montant maximum des gains assurables pour l'année.
2. Si vous ne savez pas combien la personne a gagné dans la semaine, ni le montant des dépenses engagées, ou que vous ignorez l'un ou l'autre de ces éléments, la rémunération assurable est le moins élevé des deux montants suivants :
   • le nombre de jours de travail dans la semaine multiplié par 1/390 du maximum de la rémunération annuelle assurable;
   • le maximum de 1/78 du maximum de la rémunération assurable.

   Note
   Le maximum des gains annuels assurables pour l'année 2009 est de 42 300 $. Les gains assurables sont le moindre des montants suivants  :

   • le nombre de jours travaillés dans une semaine, multiplié par 105,28 $;
   • 526,92 $.

Volontaires des services d'urgence

La Loi de l'impôt sur le revenu accorde jusqu'à 1 000 $ d'exemption sur les montants qu'un particulier reçoit d'un gouvernement, d'une municipalité ou d'une autre administration publique.

Cette exemption s'applique aux particuliers suivants :

• les pompiers volontaires;
• les techniciens ambulanciers volontaires;
• les volontaires qui apportent leur aide à la recherche et au sauvetage de personnes ou dans d'autres situations d'urgence et de désastre.

L'exemption de 1 000 $ s'applique seulement si le montant payé pour les services rendus est minime comparativement à ce qu'il en aurait coûté dans les mêmes circonstances pour faire exécuter le même travail par un employé régulier à temps plein ou à temps partiel.

L'exemption de 1 000 $ ne s'applique pas si, au cours de l'année, le particulier était à l'emploi de la même administration publique pour les mêmes fonctions ou des fonctions semblables (p. ex. un pompier à temps plein qui fait occasionnellement fonction de pompier ou de secouriste volontaire pour la municipalité qui l'emploie ne serait pas admissible à l'exemption).

Règles concernant le RPC, l'AE et l'impôt sur le revenu

La façon de traiter les montants reçus par les volontaires est différente aux fins du Régime de pensions du Canada, de la Loi sur l'assurance-emploi, et de la Loi de l'impôt sur le revenu.

Cotisations au RPC

Les conditions énoncées ci-dessous pour l'AE s'appliquent au RPC. Cependant, si le particulier a droit à l'exemption aux fins de l'impôt sur le revenu, seul le montant qui dépasse 1 000 $ est assujetti aux cotisations au RPC. S'il n'a pas droit à l'exemption, déduisez les cotisations au RPC sur le montant total que vous avez payé.

Cotisations de l'AE

Même si un particulier est considéré comme un volontaire aux fins de l'impôt sur le revenu, le montant qu'il reçoit (y compris le montant de l'exemption jusqu'à un maximum de 1 000 $) est assujetti aux cotisations de l'AE, s'il répond à toutes les conditions suivantes :

• il est rémunéré à un taux horaire ou reçoit des montants fixes en guise de rémunération;
• il doit respecter un horaire de travail déterminé;
• il doit être disponible et est tenu de se présenter sur les lieux lorsque survient une urgence (p. ex. un incendie) durant les heures de travail déterminées par l'employeur. Cependant, si le particulier doit être disponible durant les heures de travail déterminées, mais qu'il n'est pas tenu de se présenter sur les lieux de la tragédie, le montant qu'il reçoit n'est pas assujetti aux cotisations à l'assurance-emploi.

Impôt sur le revenu

Comme il est mentionné plus haut, si le particulier a droit à l'exemption, il n'y a pas d'impôt sur le revenu à payer sur la première tranche de 1 000 $ qu'il reçoit. Retenez de l'impôt seulement sur le montant qui dépasse 1 000 $. Cependant, s'il n'a pas droit à l'exemption, retenez de l'impôt sur le montant total que vous avez payé.

Employés d'une entreprise de services d'aide temporaire

Les entreprises de services d'aide temporaire sont des entrepreneurs en services qui fournissent leurs propres employés à des clients pour des affectations particulières. Ces affectations sont de nature temporaire, selon les besoins du client.

Les travailleurs à votre service sont habituellement vos employés en vertu d'un contrat de louage de services. Par conséquent, vous devez retenir à leur égard des cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt sur le revenu. Vous devez également nous verser ces montants et les déclarer sur un feuillet T4.

Si vous avez des doutes quant à l'existence d'une relation employeur-employé aux fins du RPC et de l'AE, lisez le guide RC4110, Employé ou travailleur indépendant?, ou obtenez une décision de la Division de l'admissibilité au RPC/AE de votre bureau des services fiscaux, en soumettant le formulaire CPT1, Demande de décision quant au statut d'un travailleur aux fins du Régime de pensions du Canada et/ou de la Loi sur l'assurance-emploi, ou accédez à la demande par voie électronique à l'aide de Mon dossier d'entreprise.

Préposés aux soins, domestiques ou gardiens d'enfants

Si vous embauchez un préposé aux soins, un domestique ou un gardien d'enfants, vous pouvez être considéré comme son employeur. À ce titre, vous devez assumer certaines responsabilités en vertu de la relation d'emploi qui existe entre vous et cette personne.

Quand êtes-vous considéré comme un employeur?

Vous êtes considéré comme un employeur si vous :

• embauchezune personne;
• établissez un horaire de travail régulier(par exemple de 9 h à 17 h);
• assignez et supervisez les tâches à accomplir.

Si vous n'êtes pas sûr d'être un employeur selon ces critères, lisez le guide RC4110, Employé ou travailleur indépendant?, ou obtenez une décision de la Division de l'admissibilité au RPC/AE de votre bureau des services fiscaux, en soumettant le formulaire CPT1, Demande de décision quant au statut d'un travailleur aux fins du Régime de pensions du Canada et/ou de la Loi sur l'assurance-emploi, ou accédez à la demande par voie électronique en utilisant Mon dossier d'entreprise..

Pour connaître vos responsabilités en tant qu'employeur, lisez la section intitulée « Quelles sont vos responsabilités? »

Emploi à l'extérieur du Canada

Cotisations au RPC - Si vous êtes un employeur canadien et que vous employez un particulier pour travailler pour vous à l'étranger, vous devez retenir des cotisations au RPC dans l'une ou l'autre des situations suivantes :

• l'employé se présente ordinairement au travail à votre établissement au Canada;
• l'employé est un résident canadien et reçoit sa rémunération de votre établissement au Canada.

Si l'employé n'est pas dans l'une ou l'autre de ces situations, l'emploi à l'étranger n'ouvre pas droit à pension. Dans ce cas, ne retenez pas de cotisations au RPC sur la rémunération provenant de cet emploi.

Dans certaines conditions, vous pouvez choisir d'étendre la participation au RPC et retenir des cotisations sur les gains provenant d'un emploi à l'étranger qui n'ouvre ordinairement pas droit à pension. Pour exercer ce choix, vous devez remplir le formulaire CPT8, Demande et engagement concernant l'admission d'un emploi, dans un pays autre que le Canada, au Régime de pensions du Canada.

N'utilisez pas le formulaire CPT8 si le Canada a conclu un accord en matière de sécurité sociale avec le pays où l'emploi est exercé. Une liste de pays avec lequel le Canada a conclu un accord se trouve à l'annexe 4.

Cotisations à l'AE - Vous devez retenir des cotisations à l'AE sur le revenu d'emploi qu'un employé gagne, en totalité ou en partie, à l'étranger si toutes les conditions suivantes sont réunies :

• en tant qu'employeur, vous résidez au Canada ou vous y avez un établissement;
• l'employé réside ordinairement au Canada;
• l'emploi n'est pas assurable dans le pays où il est exercé;
• l'emploi n'est pas exclu des emplois assurables pour quelque autre raison.

Impôt sur le revenu - Si un employé travaille pour vous à l'étranger, il se peut que vous deviez retenir de l'impôt sur les gains provenant de cet emploi. Il se peut que cet employé ait droit à une réduction d'impôt en raison d'un crédit d'impôt étranger pour des impôts payés dans une juridiction étrangère. Une lettre d'autorisation devra alors être soumise (lisez la section intitulée « Lettre d'autorisation »). Si vous doutez de votre obligation de retenir de l'impôt, composez le 1-800-959-7775.

Remarque
Des règles particulières s'appliquent aux emplois à bord de navires, de trains, de camions et d'avions. Pour en savoir plus à propos de ces règles, composez le 1-800-959-7775.

Crédit d'impôt pour emploi à l'étranger

Si vous employez un particulier résident du Canada pour travailler en dehors du Canada pour plus de six mois consécutifs, celui-ci peut avoir droit à un crédit pour emploi à l'étranger.

Les six mois peuvent commencer dans l'année courante ou précédente. Les fonctions de l'emploi à l'étranger doivent être liées à l'obtention d'un contrat pour le compte de l'employeur ou d'un contrat en vertu duquel l'employeur exploiterait une entreprise à l'étranger. L'entreprise à l'étranger doit être engagée dans l'une des activités suivantes :

• l'exploration pour la découverte ou l'exploitation de pétrole, de gaz naturel, de minéraux ou d'autres ressources semblables;
• un projet de construction, d'installation, d'agriculture ou d'ingénierie;
• une activité visée par règlement.

L'employé qui a droit à ce crédit peut, s'il le désire, vous demander de réduire le montant d'impôt que vous retenez. Il doit alors remplir le formulaire T626, Crédit d'impôt pour emploi à l'étranger, y joindre une lettre explicative et envoyer sa demande à la Section internationale du bureau des services fiscaux de l'employeur avec les renseignements suivants :

• qualifications de l'employeur en tant qu'employeur déterminé;
• qualifications des contacts de l'employeur — activités admissibles;
• qualifications de l'employé — résidence, conditions d'emploi et situation fiscale.

Si la demande est approuvée, nous enverrons une lettre d'autorisation à l'employé indiquant que vous pouvez réduire le montant des retenues d'impôt. Lorsque l'employé vous fournit une copie de cette lettre, vous pouvez réduire le montant de l'impôt à retenir sur sa paie. Conservez cette lettre dans vos dossiers aux fins d'examen par nos agents. Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, lisez le bulletin d'interprétation IT-497, Crédit d'impôt pour emploi à l'étranger.

Certains particuliers canadiens ne peuvent pas demander le crédit d'impôt pour emploi à l'étranger lorsqu'ils sont employés par une firme canadienne qui s'engage, par contrat, à fournir ses services à une entreprise étrangère. Le particulier ne peut pas demander le crédit si la firme canadienne compte moins de six employés à temps plein et qu'il s'agit, selon le cas :

• d'une société que possède le particulier, ou dans laquelle une personne liée à celui-ci détient 10 % ou plus des actions d'une catégorie quelconque du capital-actions;
• d'une société de personnes, et que le particulier est lié à un membre de la société de personnes ou est un actionnaire désigné d'un membre de cette société de personnes.

Agence canadienne de développement international (ACDI)

Si vous payez un employé pour des services rendus dans le cadre d'un programme de l'ACDI, vous devrez peut-être retenir de l'impôt sur sa rémunération. Si vous êtes dans le doute, composez le 1-800-959-7775.

Les pêcheurs et l'assurance-emploi

Les pêcheurs sont également soumis à des règles particulières. Pour en savoir plus, lisez le guide T4005, Les pêcheurs et l'assurance-emploi.

Travailleurs d'agences ou de bureaux de placement

Les lignes directives suivantes s'appliquent aux travailleurs embauchés par une agence ou un bureau de placement :

a)	Une agence qui embauche des employés (même s'ils travaillent dans les locaux du client) doit retenir sur les montants versés à ces employés des cotisations au RPC et à l'AE et l'impôt sur le revenu. De plus, elle doit déclarer ces montants sur un feuillet T4.
b)	Une agence qui place des travailleurs dans un emploi sous la direction et le contrôle du client mais qui paie elle-même les travailleurs doit retenir des cotisations au RPC et à l'AE, mais n'est pas tenue de retenir d'impôt sur le revenu. L'agence doit établir un feuillet T4 pour le travailleur.
c)	Une agence place des travailleurs dans un emploi sous la direction et le contrôle du client mais c'est le client qui paie les travailleurs; dans un tel cas, le client de l'agence doit retenir les cotisations au RPC et l'impôt sur le revenu mais n'est pas tenu de retenir les cotisations à l'AE. Le client doit établir un feuillet T4 pour le travailleur.
d)	Une agence qui embauche un travailleur en vertu d'un contrat de services (travailleur indépendant) n'est pas tenue de retenir des cotisations au RPC et à l'AE ni de l'impôt sur le revenu puisque le travailleur est considéré comme un travailleur indépendant. Ni l'agence ni le client ne sont tenus d'établir un feuillet T4.

Pour les années d'imposition 2008 et suivantes, le revenu brut des travailleurs visés par les paragraphes b) et c) doit être déclaré sur leur feuillet T4. Consultez le guide RC4120, Guide de l'employeur - Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire, pour obtenir des directives à ce sujet.

Programme des travailleurs agricoles saisonniers

Les travailleurs agricoles saisonniers qui ne résident pas au Canada mais qui ont un emploi régulier et continu au Canada sont assujettis aux retenues du RPC, de l'AE et de l'impôt de la même façon que les résidents du Canada.

Pour en savoir plus, lisez le guide RC4004, Programme des travailleurs agricoles saisonniers.

Employés qui sont des Indiens inscrits

Les renseignements qui suivent déterminent les retenues que vous devez effectuer dans le cas des Indiens inscrits.

Définitions

Indien

Le terme « Indien » désigne une personne qui, conformément à la Loi sur les Indiens, est inscrite à titre d'Indien ou a le droit de l'être.

Réserve

Le mot « réserve » est défini dans la Loi sur les Indiens. Il comprend tout établissement considéré comme une réserve aux fins du Décret de remise visant les Indiens, ainsi que tout autre endroit considéré comme tel en vertu de la législation fédérale (p. ex. les terres de la catégorie I-A aux termes de la Loi sur les Cris et les Naskapi du Québec).

Indien vivant dans une réserve

L'expression « Indien vivant dans une réserve » signifie que l'Indien vit dans une réserve, dans un établissement domestique qui est son lieu principal de résidence et le centre de ses activités quotidiennes.

Employeur résidant dans une réserve

L'expression « employeur résidant dans une réserve » signifie que l'employeur habite dans une réserve, d'où il dirige et administre effectivement l'entreprise.

Remarque
Nous considérons habituellement que la direction et l'administration centrale d'une entreprise relèvent du groupe qui exerce les fonctions d'un conseil d'administration. Il se peut toutefois que d'autres personnes administrent effectivement l'entreprise. En général, la direction et l'administration d'une entreprise sont exercées à l'établissement principal de celle-ci. Toutefois, selon les faits propres à chaque cas, elles peuvent être exercées à un endroit autre que le siège social. C'est une question de fait qui déterminera l'endroit où le centre de gestion et de contrôle est exercé.

Lignes directrices

Nous avons élaboré des lignes directrices par suite de la décision de la Cour suprême du Canada dans la cause Glenn Williams, pour vous aider à déterminer le genre d'exemption d'impôt qui s'applique à un revenu d'emploi d'un Indien inscrit. Ces lignes directrices ne résultent pas d'un changement apporté à la politique fiscale. Elles portent sur l'application de l'exemption d'impôt prévue dans la Loi sur les Indiens, compte tenu de la décision de la Cour suprême. Selon l'approche adoptée par la Cour dans cette cause, vous devez examiner tous les facteurs liant un revenu à une réserve pour établir si le revenu a été gagné dans une réserve et s'il est, par conséquent, exempt d'impôt.

Notez que, dans certains cas exceptionnels, l'application des « facteurs de rattachement » peut donner lieu à l'une ou l'autre des situations suivantes :

• le revenu est exempt d'impôt, bien qu'aucune des lignes directrices ne puisse être invoquée;
• le revenu est imposable, bien qu'une des lignes directrices semble pouvoir s'appliquer.

Si vous avez des questions sur une situation particulière, composez le 1-800-959-7775.

Le formulaire TD1-IN, Détermination de l'exonération à l'égard d'un revenu d'emploi d'un Indien, peut vous aider à déterminer le genre d'exemption qui s'applique au revenu d'un Indien selon les lignes directrices contenues dans le document intitulé Exonération d'impôt sur le revenu d'emploi selon la Loi sur les Indiens. Nous vous recommandons de garder dans vos dossiers les formulaires remplis par vos employés, car nos agents pourraient demander à les consulter.

Traitement ou salaire imposable versé à des Indiens inscrits

Cotisations au RPC et à l'AE et impôt sur le revenu

Si, en tant qu'employeur, vous versez un traitement ou salaire imposable à un Indien inscrit, vous devez retenir des cotisations au RPC et à l'AE et de l'impôt sur le revenu.

Traitement ou salaire non imposable versé à des Indiens inscrits

Régime de pensions du Canada

L'emploi d'un Indien inscrit dont le traitement ou salaire est exempt d'impôt est exclu des emplois ouvrant droit à pension. Par conséquent, si, en tant qu'employeur, vous versez un traitement ou salaire non imposable à un Indien inscrit, vous n'êtes pas tenu de retenir les cotisations au RPC.

Demande d'admission au RPC

Même si vous n'êtes pas tenu de retenir des cotisations au RPC, vous pouvez choisir de faire participer au régime vos employés qui sont des Indiens inscrits. Pour ce faire, remplissez le formulaire CPT124, Demande d'admission au Régime de pensions du Canada de l'emploi d'un Indien au Canada dont le revenu est exempté en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu. Une fois que vous avez exercé ce choix, vous ne pouvez pas l'annuler et vous devez faire participer tous vos employés.

La participation au RPC commence le jour où vous signez la demande ou à une date ultérieure que vous précisez. Elle ne peut pas être rétroactive.

Assurance-emploi

Le traitement ou salaire non imposable que vous avez versé à un Indien inscrit est assujetti aux cotisations à l'AE.

Remarque
Habituellement, les prestations d'AE, les allocations de retraite, les paiements du RPC et les prestations d'un régime de pension agréé ou d'un régime d'assurance-salaire sont exempts d'impôt si l'emploi qui ouvre droit à ces montants est lui-même exempt. Si une partie du revenu d'emploi est exempte, une partie équivalente de ces montants l'est aussi.

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Chapitre 8 - Versement des retenues sur la paie

Êtes-vous un nouvel auteur de versements?

Si vous êtes un nouvel employeur ou n'avez jamais versé de cotisations au RPC ou à l'AE ni retenu d'impôt sur le revenu auparavant, vous devez demander un numéro d'entreprise (NE), si vous n'en avez pas, et vous inscrire pour obtenir un compte de retenues sur la paie. Lisez le chapitre 1 pour obtenir des précisions sur l'inscription et pour des renseignements généraux en ce qui concerne vos responsabilités. Si vous avez besoin d'aide pour faire vos calculs ou verser les déductions, composez le 1-800-959-7775. Les nouveaux employeurs sont considérés comme des auteurs de versements réguliers.

Si vous n'avez pas de compte de retenues sur la paie, ou que vous n'avez pas reçu votre formulaire de versement à temps pour effectuer votre premier versement, envoyez à votre centre fiscal un chèque ou un mandat à l'ordre du receveur général en inscrivant votre NE au verso. Joignez à votre envoi une lettre contenant les renseignements suivants :

• la mention qu'il s'agit de votre premier versement;
• la période visée par votre versement;
• votre nom d'employeur complet ainsi que l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise;
• votre numéro d'entreprise.

Une fois que vous aurez fait votre premier versement, puis après chaque versement suivant, vous recevrez un formulaire de versement chaque mois par la poste. Si vous ne recevez pas le formulaire à temps pour le versement suivant, envoyez-nous votre versement selon les indications données ci-dessus, en précisant que vous n'avez pas reçu votre formulaire de versement.

Genres d'auteurs de versements et dates d'échéance

Les dates d'échéance pour les versements sont toujours basées sur la date où l'employé est rémunéré pour ses services (jour de paie), et non pas sur la période de paie pour laquelle les services ont été rendus. Par exemple, si une période de paie se termine en janvier, mais que l'employé n'est rémunéré pour cette période qu'en février, la date d'échéance pour le versement serait alors déterminée selon le jour de paie de février.

Vous pouvez visionner vos critères de versements en utilisant notre page Mon dossier d'entreprise.

Remarque
Tous les paiements effectués après la date d'échéance peuvent donner lieu à une pénalité progressive. Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Pénalités et intérêts ».

Versements réguliers

Si vous êtes un nouvel employeur ou que votre retenue mensuelle moyenne il y a deux ans était de moins de 15 000 $, vous êtes un auteur de versements réguliers et vous devez veiller à ce que nous recevions les retenues au plus tard le 15 du mois qui suit le mois où vous avez fait les retenues.

Remarque
Le versement qui arrive à échéance le 15 janvier de l'année en cours (des retenues que vous avez effectuées en décembre de l'année précédente) sera en retard si vous le joignez à la déclaration de renseignements T4, et que vous nous envoyez après le 15 janvier.

Versements trimestriels

Si vous êtes un petit employeur, vous avez l'option de verser les retenues sur la paie une fois tous les trois mois.

Pour avoir le droit de faire ce genre de versements, vous devez remplir toutes les conditions suivantes :

• avoir un montant mensuel moyen de retenues inférieur à 3 000 $, soit dans la première ou dans la deuxième année civile précédant l'année civile courante;
• faire état d'un dossier irréprochable.

Remarque
Nous considérons qu'un dossier est irréprochable si au cours des 12 mois précédents, aucune retenue ni aucun versement de cotisations au RPC et à l'AE, d'impôt sur le revenu ou de TPS/TVH n'a été fait en retard, et que toutes les déclarations de renseignements de type T4 et les déclarations de TPS/TVH ont été produites à temps.

Vous n'avez pas à soumettre de formulaire de demande pour faire des versements trimestriels. Si vous êtes un nouvel employeur admissible, nous vous aviserons par la poste et vous fournirons plus de renseignements sur ce mode de versement. Nous n'aviserons plus par écrit les employeurs qui demeureront admissibles aux versements trimestriels d'une année à l'autre. Par conséquent, si vous avez présentement le droit de faire des versements trimestriels et que vous n'êtes pas avisé du contraire, vous pouvez continuer à les faire.

Les trimestres se répartissent comme suit : de janvier à mars, d'avril à juin, de juillet à septembre et d'octobre à décembre. Les versements sont dus au plus tard le 15 du mois qui suit la fin de chaque trimestre. Les dates d'échéances sont : le 15 avril, le 15 juillet, le 15 octobre et le 15 janvier.

Versements accélérés

Il y a deux groupes d'auteurs de versements accélérés, soit ceux du seuil 1 et du seuil 2.

Seuil 1

Ce groupe inclut les employeurs, y compris les sociétés associées, dont les retenues totales mensuelles moyennes il y a deux années civiles se situaient entre 15 000 $ et 49 999,99 $.

Nous devons recevoir les sommes retenues sur la rémunération payée au cours des 15 premiers jours du mois, au plus tard le 25 du même mois. Nous devons recevoir les sommes retenues du 15 jusqu'à la fin du mois au plus tard le 10 du mois suivant.

Seuil 2

Ce groupe inclut les employeurs, y compris les sociétés associées, dont les retenues totales mensuelles moyennes il y a deux années civiles étaient de 50 000 $ ou plus.

Nous devons recevoir de votre institution financière canadienne les sommes retenues sur la rémunération payée au cours d'une période donnée du mois dans les trois jours (sans compter les samedis, les dimanches, ni les jours fériés) suivant le dernier jour de la période.

Les quatre périodes du mois sont les suivantes :

• du 1^er au 7^e jour du mois inclusivement;
• du 8^e au 14^e jour du mois inclusivement;
• du 15^e au 21^e jour du mois inclusivement;
• du 22^e au dernier jour du mois inclusivement.

Remarque
Si vous êtes un auteur de versements du seuil 2, vous devez faire vos versements par voie électronique ou en personne à votre institution financière canadienne.

Les employeurs, dont les retenues totales mensuelles moyennes sont de 50 000 $ ou plus sont tenus de faire leurs paiements dans une institution financière canadienne. Tous les paiements de retenues à la source effectués directement à l'ARC le jour précédant la date d'échéance seront considérés comme ayant été effectués à une institution financière canadienne, et aucune pénalité ne sera appliquée.

Tous les paiements effectués à la date d'échéance, mais pas à une institution financière canadienne, seront sujets à une pénalité de 3 % du montant dû.

Tous les paiements effectués après la date d'échéance seront sujets à un taux de pénalité progressive. Lisez les détails lisez la section intitulée « Pénalités et intérêts ».

Les auteurs de versements accélérés des seuils 1 et 2 sont considérés comme des auteurs de versements accélérés mensuels s'ils paient le salaire des employés une fois par mois.

Sociétés associées

Si une société est associée à une ou plusieurs sociétés durant l'année courante et que le total des retenues mensuelles moyennes (RMM) dans la deuxième année civile avant l'année civile en cours de toutes les sociétés associées était de 15 000 $ ou plus, toutes les sociétés associées sont tenues de faire des versements accélérés. La définition de sociétés associées selon la Loi de l'impôt sur le revenu s'applique dans cette situation.

Fréquence de versements

La Loi de l'impôt sur le revenu donne la possibilité aux auteurs de versements accélérés de changer la fréquence de leurs versements d'après leurs RMM de l'année précédente. Si vous choisissez cette option, appelez nous au 1-800-959-7775. Un agent examinera votre compte et vous confirmera par écrit le moment où nous devrons recevoir vos retenues.

Versements dont l'échéance est un samedi, un dimanche ou un jour férié

Si la date d'échéance est un samedi, un dimanche ou un jour férié, votre versement est dû le jour ouvrable suivant. Vous trouverez la liste des jours fériés.

Retenues mensuelles moyennes (RMM)

Nous déterminons quel genre d'auteur de versements vous êtes en additionnant le montant total que vous deviez nous envoyer (RPC, AE et impôt) il y a deux années civiles. Nous divisons ensuite ce montant par le nombre total de mois (maximum 12) pour lesquels vous deviez faire des versements dans cette année. Par exemple, si vous avez fait deux versements mensuels totalisant 120 000 $ en 2006, vos RMM pour 2009 seront de 60 000 $ (120 000 $ divisé par 2) et vous serez considéré comme un auteur de versement du seuil 2. Si nous constatons, d'après nos calculs annuels, que votre genre d'auteur a changé, nous vous aviserons par écrit, en décembre, du moment où nous devrons recevoir vos retenues pour la prochaine année.

Formulaire de versements

Pour faire vos versements, vous devez utiliser, selon le cas, l'un ou l'autre des formulaires suivants :

• le formulaire PD7A, Relevé de compte de retenues à la source courantes, si vous faites des versements réguliers, trimestriels ou mensuels;
• le formulaire PD7A(TM), Relevé de compte de retenues à la source courantes, ou PD7A-RB, Pièce de versement de retenues à la source courantes, si vous faites des versements accélérés (sauf les auteurs de versements mensuels car ils utilisent le formulaire PD7A).

Il est important que vous remplissiez correctement votre bon de versement qui correspond à la partie du bas du formulaire de versement, pour que nous puissions créditer correctement votre versement à votre compte.

Remarque
Si vous recevez un avis de cotisation qui indique que vous avez un montant dû, utilisez uniquement le formulaire de versement joint à l'avis pour faire le paiement.

Formulaire PD7A

Si vous faites des versements réguliers, trimestriels ou mensuels, vous recevrez un formulaire PD7A que vous devrez utiliser pour effectuer vos versements.

Le formulaire PD7A a trois parties :

Partie du haut - C'est notre relevé de compte qui indique les renseignements suivants :

• la date de votre état de compte;
• votre numéro d'entreprise (NE) et votre compte de retenues sur la paie (RP);
• votre nom d'employeur;
• les soldes de votre dernier relevé de compte, soit :
  • le montant versé pour (année indiquée), c'est-à-dire vos versements de retenues que nous avons reçus pour l'année indiquée;
  • le montant dû ayant fait l'objet d'une cotisation, c'est-à-dire le solde de retenues que vous deviez verser, y compris les pénalités et les intérêts;
• les nouveaux soldes, soit :
  • le montant payé pour (année indiquée), c'est-à-dire les montants que vous avez versés pour vos retenues de l'année indiquée;
  • le montant dû ayant fait l'objet d'une cotisation, c'est-à-dire le solde de retenues que vous devez verser, y compris les pénalités et les intérêts;
• une explication des changements.

Partie du bas - C'est votre bon de versement de retenues sur la paie pour la période en cours. Lorsque vous remplissez la partie du bas, assurez-vous que les renseignements suivants sont exacts :

• vos nom, adresse et numéro d'entreprise NE et votre compte de retenues sur la paie;
• la rémunération brute pour la période de versement (arrondie au dollar le plus près). Ce montant représente toute la rémunération que vous versez avant les retenues, comme l'impôt sur le revenu. Il comprend les salaires réguliers, les commissions, les paiements d'heures supplémentaires, les congés payés, les avantages et les allocations imposables, les paiements à la pièce et les paiements spéciaux. Ce montant équivaut au total mensuel de tous les montants qui figureront à la case 14, « Revenus d'emploi », des feuillets T4 de vos employés. (Pour les employeurs qui font des versements trimestriels, il s'agit du total des montants pour le dernier mois du trimestre);
• le nombre d'employés pour la dernière période de paie. Ce nombre comprend tous les employés pour qui vous remplissez un feuillet T4, tels que les employés à temps partiel, les employés temporaires et les employés en congé payé. Il ne comprend pas les personnes pour qui vous ne remplissez pas un feuillet T4, ni les personnes que vous n'avez pas rémunérées durant la dernière période de paie ou le trimestre, comme les employés en congé non payé;
• la fin de la période pour laquelle les montants ont été retenus. Inscrivez le mois et l'année pour lesquels vous faites le versement (versements réguliers) ou le dernier mois et l'année du trimestre pour lesquels vous faites le versement (versements trimestriels);
• le montant du versement. Il s'agit du total des cotisations au RPC et à l'AE, y compris la part de l'employeur, et de l'impôt que vous versez.

Verso du formulaire - Vous pouvez utiliser cette partie si vous ne prévoyez pas faire de versements pendant le mois ou le trimestre.

De plus, vous y trouverez des renseignements concernant notre service TéléAvis.

Si vous envoyez votre chèque ou mandat établi à l'ordre du receveur général par la poste, conservez la partie du haut comme preuve de versement et envoyez la partie du bas du formulaire PD7A à l'adresse suivante :

Agence du revenu du Canada
875, chemin Heron
Ottawa ON   K1A 1B1

Pour en savoir plus sur le formulaire PD7A, appelez nous au 1-800-959-7775.

Formulaire PD7A(TM)

Chaque mois, nous envoyons un formulaire PD7A(TM) à tous les employeurs tenus de faire des versements accélérés; ceux qui versent les retenues une fois par mois reçoivent le formulaire PD7A.

Le formulaire PD7A(TM) a deux parties :

Partie du haut - C'est notre état de compte qui indique :

• la date de l'état de compte;
• votre numéro d'entreprise (NE) et votre compte de retenues sur la paie;
• votre nom d'employeur;
• les soldes de votre dernier état de compte, soit :
  • le montant versé pour (année indiquée), c'est-à-dire ce que nous avons reçu pour vos retenues durant l'année indiquée;
  • le montant dû ayant fait l'objet d'une cotisation, c'est-à-dire le solde de retenues que vous deviez verser, y compris les pénalités et les intérêts
• les soldes courants, soit :
  • le montant payé pour (année indiquée), c'est-à-dire les montants que vous avez versés pour vos retenues durant l'année indiquée;
  • le montant dû ayant fait l'objet d'une cotisation, c'est-à-dire le solde de retenues que vous devez verser, y compris les pénalités et les intérêts;
• les explications des changements.

Partie du bas - C'est votre bon de versement de retenues sur la paie pour la période en cours.

Lorsque vous remplissez la partie du bas, assurez-vous que les renseignements suivants sont exacts :

• vos nom, adresse et (NE) et votre numéro de compte de retenues sur la paie;
• la rémunération brute pour la période de versement (arrondie au dollar le plus près). Ce montant représente toute la rémunération que vous versez avant les retenues, comme l'impôt sur le revenu. Il comprend les salaires réguliers, les commissions, les paiements d'heures supplémentaires, les congés payés, les avantages et les allocations imposables, les paiements à la pièce et les paiements spéciaux. Ce montant équivaut au total mensuel de tous les montants qui figureront à la case 14, « Revenus d'emploi », des feuillets T4 de vos employés. (Pour les employeurs qui font des versements trimestriels, il s'agit du total des montants pour le dernier mois du trimestre.)
• le nombre d'employés pour la dernière période de paie. Ce nombre comprend tous les employés pour qui vous remplissez un feuillet T4, tels que les employés à temps partiel, les employés temporaires et les employés en congé payé. Il ne comprend pas les personnes pour qui vous ne remplissez pas un feuillet T4, ni les personnes que vous n'avez pas rémunérées au cours de la dernière période de paie de la période de versement, comme les employés en congé non payé. S'il y a différents groupes sur votre liste de paie (par exemple, des cadres, des travailleurs rémunérés à l'heure et des salariés), indiquez tous les employés de chaque groupe que vous avez payés au cours de la dernière période de paie, mais ne comptez personne deux fois;
• la fin de la période de versement (AA MM JJ). Si vous êtes un employeur qui effectue des versements accélérés (seuil 1), vous devez faire deux versements par mois. Vous devez donc indiquer le 15 du mois ou le dernier jour du mois comme fin de la période de versement, selon le cas. Si vous êtes un employeur qui effectue des versements accélérés (seuil 2), vous devez faire quatre versements par mois. Vous devez donc indiquer le 7, le 14, le 21 ou le dernier jour du mois comme fin de la période de versement, selon le cas;
• le montant du versement. Il s'agit du total des cotisations au RPC et à l'AE, y compris la part de l'employeur, et de l'impôt que vous versez.

Si vous faites votre versement à votre institution financière ou à un centre fiscal, remplissez la partie du haut et la partie du bas du formulaire PD7A(TM). Le préposé estampillera la partie du bas et vous remettra la partie du haut comme reçu.

Les employeurs du seuil 2 et certains services de paie doivent faire leurs versements par voie électronique ou en personne à leur institution financière canadienne.

E-PD7A

Le E-PD7A électronique est un service en ligne qui vous permet de recevoir et de visualiser votre relevé de compte de retenues à la source. Le E-PD7A remplace la version papier du PD7A et du PD7A(TM). Pour obtenir des précisions et savoir si vous pouvez vous enregistrer, visitez notre page Relevé de compte de retenues à la source courantes.

Formulaire PD7A-RB

En décembre de chaque année, nous envoyons un carnet de formulaires de versement PD7A-RB, soit 27 ou 54 formulaires, aux auteurs de versements accélérés (à l'exception des auteurs accélérés mensuels qui reçoivent le formulaire PD7A) pour effectuer les versements. Ces carnets sont imprimés une fois par année. Si vous désirez obtenir des formulaires supplémentaires, appelez nous au 1-800-959-7775.

Le formulaire PD7A-RB a deux parties :

Partie du haut - La partie du haut est votre reçu.

Partie du bas - La partie du bas est votre bon de versement. Pour savoir comment la remplir, lisez Formulaire PD7A(TM).

Vous n'avez pas de formulaire de versement?

Si vous faites des versements réguliers ou trimestriels et que vous n'avez pas reçu votre formulaire de versement ou que vous l'avez perdu, envoyez votre chèque ou mandat payable au receveur général à votre centre fiscal. Indiquez votre numéro d'entreprise et le mois ou le trimestre pour lequel vous avez fait les retenues.

Si vous faites des versements accélérés et que vous n'avez pas reçu votre formulaire de versement ou que vous l'avez perdu, appelez nous au 1-800-959-7775.

Remarque
Si vous n'avez pas de formulaire de versement, vous devez quand même nous faire parvenir vos versements à temps.

Vous ne prévoyez pas faire de versements

Si vous ne prévoyez pas faire de versements pendant le mois ou le trimestre, vous pouvez nous en aviser au moyen de nos services Mon dossier d'entreprise ou TéléAvis, ou par la poste.

Si vous préférez ne pas utiliser l'un ou l'autre de ces services, postez-nous le bon de versement (lisez la section intitulée « verso du formulaire »). Assurez-vous d'indiquer quand vous prévoyez avoir des employés assujettis aux retenues.

TéléAvis

Vous pouvez utiliser TéléAvis si vous n'avez pas d'employés en ce moment, si vous déclarez un versement nul à votre compte de retenues sur la paie et si le numéro d'entreprise imprimé sur votre bon est exact. Si vous utilisez le service TéléAvis, ne nous postez pas votre bon de versement; remplissez-le et conservez-le plutôt dans vos dossiers.

Heures de service

Vous pouvez utiliser TéléAvis :

Du lundi au vendredi, de 8 h à 19 h 30
Le samedi, de 8 h à 16 h 30

TéléAvis n'est pas offert les dimanches et les jours fériés.

Que devez-vous faire avant d'appeler TéléAvis?

Vous devez remplir le verso de votre bon de versement, vous assurer que le numéro d'entreprise et l'adresse imprimés sur le bon sont exacts et avoir ces renseignements à portée de la main.

Remarque
Pour obtenir de meilleurs résultats et protéger vos renseignements personnels, n'utilisez pas un téléphone sans fil, cellulaire ou muni d'un clavier intégré. Si, pendant l'appel, nous vous disons que vous ne pouvez pas utiliser TéléAvis, vous devrez nous envoyer le bon de versement par la poste.

Comment utiliser le service TéléAvis

1. Composez le 1-800-959-2256.
2. Suivez les instructions étape par étape pour entrer vos renseignements.
3. Confirmez vos renseignements à la fin, lorsque nous vous le demanderons.
4. Notez le numéro de confirmation que nous vous donnerons et conservez le dans votre dossier.

Si nous ne vous donnons pas de numéro de confirmation, vos renseignements ne seront pas traités. Vous devrez rappeler TéléAvis ou nous poster votre bon de versement dûment rempli. Pour en savoir plus, visitez notre page TéléAvis ou composez le 1-800-959-7775.

Méthodes de versements

Il existe plusieurs façons de verser vos retenues sur la paie; cependant, si vous êtes un auteur de versements accélérés du seuil 2, vous devez faire vos versements par voie électronique ou en personne à votre institution financière canadienne à la date d'échéance ou avant.

À compter du 26 février 2008, tous les paiements de retenues à la source dus le ou après le 26 février 2008 effectués directement à l'ARC le jour précédant la date d'échéance seront considérés comme ayant été effectués à une institution financière canadienne, et aucune pénalité ne sera appliquée.

Tous les paiements effectués à la date d'échéance mais pas à une institution financière canadienne seront sujets à une pénalité de 3 % du montant dû.

Tous les paiements faits après la date d'échéance peuvent donner lieu à une pénalité progressive. Pour plus de renseignements, Pour en savoir plus, aller à la section Pénalités et intérêts.

Les versements sont réputés avoir été effectués le jour où ils ont été reçus par le receveur général. Vous devriez donc choisir une méthode qui vous permettra de respecter votre date d'échéance.

Quelle que soit la méthode de versement choisie, prévoyez 10 jours pour le traitement de votre versement.

Mon paiement

Mon paiement est une nouvelle option de paiement libre-service qui permet aux particuliers et aux entreprises d'effectuer des paiements en ligne, par l'entremise du site Web de l'Agence du revenu du Canada, à partir d'un compte dans une institution financière canadienne participante. Pour en savoir plus, allez à Mon paiement.

Par voie électronique

Vous pouvez peut-être utiliser les services bancaires par téléphone ou Internet de votre institution financière pour faire vos versements. Pour en savoir plus, allez à notre page Paiements électroniques ou communiquez avec votre institution financière.

À votre institution financière

Vous pouvez faire votre versement à votre institution financière canadienne. Remplissez le bon de versement et remettez-le avec votre versement. Votre institution estampillera la partie du bas et vous remettra celle du haut comme reçu.

Utilisez-vous un guichet automatique?

Si vous utilisez un guichet automatique pour faire un versement, faites-le suffisamment à l'avance pour tenir compte du délai de traitement de l'institution financière. Celle-ci débitera votre compte au moment où vous utilisez le guichet automatique. Cependant, vous devez prévoir un délai avant que nous recevions le versement. Un relevé de guichet automatique n'est pas une preuve que le versement a été fait avant la date limite.

Par la poste

Vous pouvez envoyer votre chèque ou mandat établi à l'ordre du receveur général à l'adresse indiquée dans votre livret de bon de versement ou au verso de votre bon de versement. Indiquez votre numéro d'entreprise au verso de votre chèque ou de votre mandat. Remplissez la partie du bas de votre bon et joignez-le à votre versement pour qu'il nous parvienne à temps. Les chèques postdatés à la date d'échéance sont acceptés. N'envoyez pas d'argent comptant par la poste.

Vous avez plus d'un compte?

Si vous versez des retenues pour plus d'un compte, vous devez nous indiquer la répartition des montants destinés à chaque compte de retenues sur la paie, pour que nous puissions créditer les bons montants aux bons comptes.

Avis de cotisation

Si vous recevez un avis de cotisation, utilisez seulement le bon de versement qui y est joint pour faire votre versement.

Par ailleurs, utilisez seulement les formulaires PD7A, PD7A(TM) et PD7A-RB pour vos versements courants de cotisations au RPC et à l'AE et d'impôt sur le revenu..

Services externes de paie

Les services externes de paie et les établissements semblables peuvent envoyer un paiement forfaitaire pour les montants qu'ils retiennent pour leurs clients. Ils doivent indiquer les renseignements suivants pour chaque client :

• le numéro d'entreprise;
• le montant versé;
• la rémunération brute;
• le nombre d'employés durant la dernière période de paie.

Si vous faites appel à un service externe de paie ou à un établissement semblable pour envoyer vos retenues, vous devez quand même vous assurer que l'établissement fait vos retenues et nous les transmet à temps.

Erreur dans les versements

Si vous notez que vous avez fait une erreur dans l'envoi de vos retenues sur la paie, faites-nous parvenir le montant manquant le plus tôt possible. Utilisez un nouveau formulaire de versement ou écrivez-nous une lettre en prenant soin d'indiquer votre numéro d'entreprise (NE) ainsi que la période de paie concernée.

Si vous avez envoyé un montant en trop, réduisez votre prochain versement du montant correspondant.

Nous pouvons vous imposer une pénalité si vous faites vos versements en retard. Pour en savoir plus, lisez la section intitulée « Pénalités et intérêts ».

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Annexes

Annexe 1 - Quelle table de paie devez-vous utiliser?

Votre employé est un	L’employé se présente au travail à l'établissement de l’employeur au Canada	L’employé travaille au Canada, mais ne se présente pas au travail à l’établissement de l’employeur	L’employé travaille au Canada, mais l'employeur ne possède pas d’établissement au Canada
Remarque Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez le bulletin d’interprétation IT-221, Détermination du statut de résident d'un particulier.
Résident du Canada	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où l’employé se présente au travail.	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où l’établissement de l’employeur est situé et d’où le salaire de l’employé est payé.	Utilisez les tables de retenues sur la paie « Au Canada au delà des limites d’une province ou à l’extérieur du Canada ».
Résident réputé ou personne qui séjourne (lisez la remarque)	Utilisez les tables de retenues sur la paie « Au Canada au-delà des limites d’une province ou à l’extérieur du Canada ».	Utilisez les tables de retenues sur la paie « Au Canada au-delà des limites d’une province ou à l’extérieur du Canada ».	Utilisez les tables de retenues sur la paie « Au Canada au delà des limites d’une province ou à l’extérieur du Canada ».
Résident pour une partie de l’année, pour la partie de l’année où il est résident du Canada (lisez la remarque)	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où l’employé se présente au travail.	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où l’établissement de l’employeur est situé et d’où le salaire de l’employé est payé.	Utilisez les tables de retenues sur la paie « Au Canada au delà des limites d’une province ou à l’extérieur du Canada ».
Résident pour une partie de l’année, pour la partie de l’année où il est un non-résident (lisez la remarque)	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où les tâches liées à l’emploi sont effectuées.	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où les tâches liées à l’emploi sont effectuées.	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où les tâches liées à l’emploi sont effectuées.
non-résident, y compris un migrant (lisez la remarque)	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où les tâches liées à l’emploi sont effectuées.	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où les tâches liées à l’emploi sont effectuées.	Utilisez les tables de retenues sur la paie de la province ou du territoire où les tâches liées à l’emploi sont effectuées.

Annexe 2 – Calcul des cotisations au RPC (une seule période de paie)

Annexe 3 – Calcul des cotisations au RPC (périodes de paie multiples ou vérification de fin d'année)

Utilisez cette annexe pour calculer les cotisations d'un employé au RPC pour des périodes de paie multiples ou pour vérifier les cotisations d'un employé au RPC à la fin de l'année avant de remplir et de soumettre les feuillets T4. Cette grille de calcul est la même que celle fournie dans la partie B de la publication intitulée Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie. Ce calcul optionnel est le seul que nous permettons. Les montants dont vous avez besoin pour faire le calcul figurent dans le fichier maître de paie de chaque employé. Ce calcul vous évitera de recevoir un avis vous signalant que nous avons décelé des écarts lors de notre revue des gains assurables et ouvrant droit à pension. Remarque Avant de calculer les cotisations d’un employé au RPC pour des périodes multiples, lisez « Cas particuliers concernant le RPC ». Pour faire le calcul, suivez ces étapes :
Étape 1 – Inscrivez le salaire, les traitements, les avantages et les allocations pour la période d’emploi totale qui figurent au fichier maître de l’employé et que vous devez inclure à la case 14, « Revenus d’emploi », du feuillet T4			$		1
Étape 2 – Soustrayez de la ligne 1 les gains que l’employé a reçus :	$
montant que l’employé à reçu avant et pendant le mois où il a eu 18 ans	$
montant que l’employé à reçu après le mois où il a eu 70 ans	$
montant que l’employé à reçu pendant et après le mois où il a commencé à recevoir une pension de retraite du RPC	$
montant que l’employé à reçu pendant les mois où il a été considéré comme un employé invalide en vertu du RPC ou du RRQ	$
montant que l’employé à reçu après la date du dernier jour de paie, du mois de son décès, autres que le montant que l’employé a gagné ou qu’on lui devait avant la date du décès	$
tout revenu, avantage ou paiement exclu dans le chapitre 2 de ce guide	$
Total des gains non assujettis aux cotisations au RPC			$		2
Étape 3 – Gains ouvrant droit à pension pour la période d’emploi (jusqu’à un maximal de 46 300 $ pour 2009) Ligne 1 moins ligne 2 Remarque S’il y a un montant à la ligne 2, vous devez inscrire le montant de la ligne 3 à la case 26, « Gains ouvrant droit à pension », du feuillet T4.			$		3
Étape 4 – Inscrivez l'exemption de base pour la période de paie, selon le tableau.	$
Multipliez cette exemption par le Nombre au montant de périodes de paie pour la période d’emploi ouvrant droit à pension (relatif la ligne 3). Assurez vous que vous n’avez pas inclus les périodes de paie qui s’appliquent aux gains indiqués à la section 2 ci dessus	×
Exemption de base proportionnelle qui s’applique à la période d’emploi ouvrant droit à pension (pour en savoir plus, lisez le chapitre 2). Le montant ne peut pas dépasser l’exemption de base annuelle de 3 500 $.			$		4
Étape 5 – Gains cotisables au RPC pour la période d’emploi ouvrant droit à pension - Ligne 3 moins ligne 4			$		5
Étape 6 – Inscrivez le taux de cotisation de l’employé au RPC pour l’année (4,95 % pour 2009)			×		6
Étape 7 – Cotisations de l’employé au RPC pour la période d’emploi ouvrant droit à pension (maximum de 2 118,60 $ pour 2009) – Multipliez la ligne 5 par le taux à la ligne 6			$		7
Étape 8 – Inscrivez les cotisations au RPC que vous avez retenues pour la période d’emploi ouvrant droit à pension, à partir du fichier maître de paie de l’employé			$		8
Étape 9 – Ligne 7 moins ligne 8. Le résultat devrait être zéro Si le montant à la ligne 9 est positif, vos cotisations sont insuffisantes. Incluez alors le total des lignes 8 et 9 à la case 16, « Cotisations de l’employé au RPC », du feuillet T4. Remarque Si le montant de la ligne 9 est négatif, vous avez peut-être versé des cotisations en trop. Par conséquent, vous devez vérifier le fichier maître de paie de l’employé pour vous assurer que les montants indiqués aux lignes 1 et 3 sont exacts. Pour en savoir plus sur le versement en trop de cotisations au RPC, aller à la section Paiement en trop à l'AE			$		9

Annexe 4 - Accords de sécurité sociale du Canada avec d'autres pays

Pays	Date d'entrée en vigueur	Numéro de formulaire CPT
Allemagne	1er avril 1988	130
Antigua-et-Barbuda	1er janvier 1994	111
Autriche	1er novembre 1987	112
Barbade	1er janvier 1986	113
Belgique	1er janvier 1987	121
Chili	1er juin 1998	114
Chypre	1er mai 1991	116
Corée	1er mai 1999	58
Croatie	1er mai 1999	115
Danemark	1er janvier 1986	117
Dominique	1er janvier 1989	118
Espagne	1er janvier 1988	125
Estonie	1er novembre 2006	142
États-Unis	1er août 1984	56
Finlande	1er février 1988	128
France	1er mars 1981	52
Grèce	1er décembre 1997	54
Grenade	1er février 1999	119
Guernesey	1er janvier 1994	120
Hongrie	1er octobre 2003	141
Irlande	1er janvier 1992	50
Islande	1er octobre 1989	49
Israël	1er septembre 2003	140
Italie	1er janvier 1979	51
Jamaïque	1er janvier 1984	57
Japon	1er mars 2008	122
Jersey	1er janvier 1994	120
Lettonie	1er novembre 2006	143
Lituanie	1er novembre 2006	144
Luxembourg	1er avril 1990	60
Malte	1er mars 1992	61
Mexique	1er mai 1996	62
Norvège	1er janvier 1987	127
Pays-Bas	1er octobre 1990	63
Philippines	1er mars 1997	64
Portugal	1er mai 1981	55
République slovaque	1er janvier 2003	138
République tchèque	1er janvier 2003	137
Royaume-Uni	1er avril 1998	71
St-Kitts-et-Nevis	1er janvier 1994	65
Sainte-Lucie	1er janvier 1988	67
Saint-Vincent et les Grenadines	1er novembre 1998	66
Slovénie	1er janvier 2001	68
Suède	1er janvier 1986	129
Suisse	1er octobre 1995	69
Trinité-et-Tobago	1er juillet 1999	70
Turquie	1er janvier 2005	72
Uruguay	1er janvier 2002	136

Annexe 5 – Calcul des retenues pour les cotisations de l’employé à l’AE (2009)

Nous vous recommandons de faire le calcul de fin d’année des cotisations de l’employé à l’AE avant de remplir et de soumettre les feuillets T4. Bien qu’il soit optionnel, ce calcul est le seul que nous autorisons. Il est fondé sur les renseignements contenus dans ce guide et dans la partie C de la publication intitulée Formules pour le calcul informatisé des retenues sur la paie. Les renseignements qui servent à établir l’exactitude des cotisations de l’employé à l’AE pour l’année figurent au fichier maître de paie de chaque employé. Ce calcul vous évitera de recevoir un avis vous signalant que nous avons décelé des écarts lors de notre revue des gains assurables et ouvrant droit à pension. Pour faire le calcul, suivez ces étapes :
A.	Inscrivez les gains assurables de l’année indiqués dans le fichier maître de paie de chaque employé pour la période d’emploi assurable. Si la rémunération assurable est inférieure au maximum et différente du revenu brut déclaré à la case 14 du feuillet T4, indiquez ce montant à la case 24, « Gains assurables d’AE », du feuillet T4. Le montant ne doit pas dépasser le maximum annuel de 42 300 $	$		1
B.	Inscrivez le taux de cotisation de l’employé à l’AE pour l’année (1,73 % pour 2009 – 1,38 % pour le Québec)	×		2
C.	Multipliez la ligne 1 par la ligne 2 pour calculer les cotisations de l’employé à l’AE pour l’année. Pour 2009, le montant ne devrait pas dépasser le maximum annuel de 731,79 $ (583,74 $ pour le Québec)	$		3
D.	Inscrivez les cotisations de l’employé à l’AE que vous avez retenues pour la période d’emploi assurable, à partir du fichier maître de paie de l’employé	$		4
E.	Ligne 3 moins ligne 4. Le résultat doit être zéro	$		5
	Si le résultat à la ligne 5 est positif, vous n’avez pas déduit un montant suffisant. Dans ce cas, additionnez les montants des lignes 4 et 5 et inscrivez le total à la case 18, « Cotisations de l’employé à l’AE », du feuillet T4.
	Remarque Si le résultat à la ligne 5 est négatif, vous avez fait trop de retenues. Dans ce cas, vous devez vérifier le fichier maître de paie de l’employé pour vous assurer que le montant indiqué à la ligne 1 est exact. Pour en savoir plus sur le recouvrement en trop des cotisations à l’AE, aller à la section Paiement en trop à l'AE.

Annexe 6 – Tableau de versement des paiements spéciaux

Ce tableau vous aidera à déterminer si le versement des paiements spéciaux indiqués ci-dessous nécessite la retenue au RPC et à l’AE ou de l’impôt sur le revenu.

Paiements spéciaux	Cotisations au RPC 1	Cotisations à l’AE1	Impôt
1. Allocations de retraite (aussi appelées indemnités de départ)	Non	Non	Oui2
2. Avance de salaire	Oui	Oui	Oui
3. Convention de retraite	Non	Non	Oui
4. Ententes d’échelonnement du traitement — sur montant gagné	Oui	Oui	Oui
5. Ententes ou régimes prescrits — sur montant reçu	Oui/Non3	Oui/Non3	Oui
6. Indemnités pour accidents du travail	Non	Non	Non
rémunération de l’employé versée avant ou après la décision d’une commission des accidents du travail	Oui	Oui	Oui
avance ou prêt équivalant à l’indemnité pour accidents du travail	Non	Non	Non
montant versé en plus d’une avance ou d’un prêt avant que la demande soit acceptée	Oui	Oui4	Oui
montant complémentaire versé à la suite de l’acceptation de la demande d’indemnisation	Oui	Non	Oui
montant complémentaire payé en congé de maladie après que la demande soit acceptée	Oui	Non	Oui
7. Jetons de présence d’administrateur payés à des résidents canadiens et à des non-résidents.
jetons de présence seulement	Oui5	Non	Oui6
jetons de présence en plus d’un salaire	Oui/Non7	Oui/Non7	Oui
8. Paie de vacances, jours fériés et paiement forfaitaire pour des vacances accumulées	Oui	Oui	Oui
9. Paiements forfaitaires rétroactifs admissibles8	Oui	Oui	Oui
10. Primes et augmentations de salaire rétroactives	Oui	Oui	Oui
11. Régimes d’assurance-salaire
payés par l’employeur	Oui	Oui	Oui
payés par un tiers ou un fiduciaire, lorsque l’employeur : finance une partie du régime détermine l’admissibilité aux prestations contrôle certaines modalités du régime	Oui	Oui	Oui
payés par un tiers ou un fiduciaire, lorsque l’employeur : ne détermine pas l’admissibilité aux prestations ne contrôle pas certaines modalités du régime	Non	Non	Non9
12. Régime de participation des employés aux bénéfices (RPEB)	Non	Non	Non
13. Rémunération d’heures supplémentaires incluant le paiement forfaitaire pour des heures supplémentaires accumulées	Oui	Oui	Oui
14. Salaires tenant lieu de préavis de congédiement	Oui	Oui	Oui
1 Si vous avez déjà retenu les cotisations maximales totales annuelles du revenu de l'employé, ne retenez pas de cotisations supplémentaires. Ne tenez pas compte des montants retenus par les employeurs précédents au cours de la même année, sauf s'il y a eu une restructuration ou une réorganisation  2 Ne retenez pas d'impôt sur le montant de l'allocation de retraite qui est transféré directement au RPA ou au REER du bénéficiaire (jusqu'à concurrence du maximum déductible au titre du REER de l'employé)  3 Pour déterminer si vous devez retenir les cotisations au RPC, à l'AE ou les deux.  4 Un montant que vous payez en plus d'une avance ou un prêt n'est pas un montant supplémentaire si vous le versez dans l'attente qu'une décision soit rendue par une Commission des accidents du travail. Ce montant est considéré comme un revenu d'emploi.  5 Ne retenez pas de cotisations au RPC lorsque les services sont rendus en totalité ou en partie hors du Canada  6 Ne retenez pas d'impôt sur le revenu si vous estimez que le total des jetons de présence payé dans l'année est inférieur au montant total demandé sur le formulaire TD1.  7 Pour déterminer si vous devez retenir le RPC ou l'AE, ou les deux.  8 Les paiements forfaitaires rétroactifs admissibles peuvent être assujettis au RPC et à l'AE, ainsi qu'à l'impôt sur le revenu,  9 Bien qu'aucune retenue à la source ne soit nécessaire, les sommes sont imposables et le tiers ou syndic est tenu de déclarer les paiements sur un feuillet T4A.

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Index

A

• Accords de sécurité sociale avec d'autres pays
• Administrateur (résident et non-résident)
• Agence canadienne de développement international (ACDI)
• Agences ou bureaux de placement
• Allocations de retraite
• Annulation des intérêts et des pénalités
• Approbation des formules informatiques
• Assurance-emploi (AE)
  • Âge limite pour cotiser
  • Calcul de fin d'année
  • Contester un avis de cotisation ou de décision
  • Emploi assurable (définition)
  • Emplois et paiements non assujettis
  • Montants et avantages assurables
  • Paiement en trop des cotisations
  • Recouvrement des cotisations
  • Réduction du taux de cotisation de l'employeur
  • Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)
  • Relevé d'emploi (RE)
  • Taux des cotisations à l'AE et le maximum
• Aucun employé à un moment de l'année
• Augmentations de salaire rétroactives
• Avance de salaire

C

• Centre Service Canada
• Centre de technologie d'Ottawa (adresse)
• Cessation d'emploi
• Cession
• Changement du statut de l'entreprise
• Chauffeurs de taxi et d'autres véhicules
• Coiffeurs pour hommes et dames
• Commissions
• Compte de retenues sur la paie
• Contrat de louage de services
• Contrat pour services
• Conventions de retraite (CR)
• Crédit d'impôt pour emploi à l'étranger
• Crédit d'impôt relatif à un fonds de travailleurs
• CSST (Commission de la santé et de la sécurité du travail)

D

• Date d'échéance pour les versements
• Date de production des déclarations de renseignements
• Déductions pour les habitants des zones visées par règlement
• Domestique

E

• Embauche d'une personne autre qu'un citoyen canadien ou qu'un résident permanent (voir NAS)
• Emploi au Québec
• Emploi en dehors du Canada
• Emploi par un fiduciaire
• Employés non-résidents qui rendent des services au Canada
• Employeur (définition)
• Ententes d'échelonnement du traitement
• Entreprise cessant ses activités
• Entreprise de services d'aide temporaire
• Exécuteurs et administrateurs de successions

F

• Faillite
• Formulaires de versement
  • PD7A, PD7A(TM), PD7A-RB
  • PD7A électronique

G

• Gardien d'enfants
• Guichet automatique

H

• Heures supplémentaires

I

• Impôt
  • Comment calculer l'impôt à retenir
  • Codes de demande
  • Demande de retenues supplémentaires d'impôt
  • Formulaires
    • TD1 (particuliers)
    • TD1-IN (Indiens inscrits)
    • TD1X (commissions avec dépenses)
    • TD3F (pêcheurs)
  • Réduction de la rémunération assujettie aux retenues d'impôt
  • Rémunération assujettie aux retenues d'impôt
• Indemnités pour accidents du travail
• Indiens inscrits
  • Demande d'admission au RPC
• Intérêts

J

• Jetons de présence d'administrateur
• Jours fériés

L

• Lettre d'autorisation
• Lien de dépendance
• Livres comptables

M

• Méthodes de versements
  • Électronique, poste, institution financière ou guichet
• Mon dossier d'entreprise

N

• Numéro d'assurance sociale (NAS)
• Numéro d'entreprise

P

• Paie de vacances
• Paiements forfaitaires rétroactifs (admissibles)
  • Taux de l'impôt à retenir sur les paiements forfaitaires
• Payeur d'autres revenus liés à l'emploi
• Pêcheurs et l'assurance-emploi
• Pêcheurs et retenue d'impôt
• Pénalités
• Personnes-ressources
• Personnes liées
• Pourboires
• Préposé aux soins
• Primes
• Programme de visites aux employeurs
• Programme des travailleurs agricoles saisonniers

R

• Régime d'assurance-salaire
• Régime de participation des employés aux bénéfices (RPEB)
• Régime de pension agréé (RPA)
• Régime de pensions du Canada (RPC)
  • Accords de sécurité sociale avec d'autres pays
  • Calcul de fin d'année
  • Contester un avis de cotisation ou une décision
  • Commissions payées à intervalles irréguliers
  • Emplois exclus
  • Employés âgés de 60 à 70 ans
  • Employeurs étrangers et le RPC
  • Exemption de base pour l'année
  • Exemption de base pour diverses périodes de paie
  • Montants et avantages assujettis
  • Emploi, paiements et avantages non assujettis
  • Paiement en trop des cotisations
  • Paiements et avantages exclus
  • Recouvrement des cotisations
  • Cas particuliers concernant le RPC
  • Taux des cotisations et le maximum
• Régime de rentes du Québec (RRQ)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (REER)
• Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)
• Relation employeur-employé
• Relevé d'emploi (RE)
• Représentant autorisé
• Restructuration ou réorganisation de votre entreprise
• Responsabilité des administrateurs d'une société
• Responsabilités de l'employeur
• Ressources humaines et Développement social Canada
  • Centre Service Canada
• Retenues mensuelles moyennes (RMM)

S

• Salaires tenant lieu de préavis de congédiement
• Société associée
• Syndic de faillite

T

• Tableau des paiements spéciaux
• Tables de retenues sur la paie
• Tables provinciales ou territoriales à utiliser
• Tables sur disquette (TSD)
• TéléAvis (service)

V

• Versements accélérés (seuil 1 et seuil 2)
• Versements réguliers
• Versements trimestriels
• Volontaires des services d'urgence

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Pour en savoir plus

Si vous désirez plus de renseignements après avoir lu ce guide, visitez le Retenues sur la paie ou composez le 1-800-959-7775. Pour obtenir les renseignements à jour sur les comptes de paie et nos produits, allez à notre page Retenues sur la paie.

Pour obtenir des formulaires ou des publications, allez à Formulaires et publications ou composez le 1-800-959-3376.

Utilisez-vous un téléimprimeur?

Si vous utilisez un téléimprimeur, vous pouvez appeler notre service de renseignements bilingue au 1-800-665-0354.

Liste d'envois électroniques

Nous pouvons vous communiquer, dès qu'ils surviennent, les changements sur la paie, la production électronique et plus. Pour vous inscrire gratuitement, allez à Listes d'envois électroniques.

Publications pour les employeurs

• T4032, Tables de retenues sur la paie ou Tables sur disquettes (TSD)
• RC4120, Guide de l'employeur - Comment établir le feuillet T4 et le Sommaire
• T4130, Guide de l'employeur - Avantages imposables et allocations
• RC4157, Comment retenir l'impôt sur les revenus de pension ou d'autres sources et établir le feuillet T4A et le Sommaire
• RC4409, Conservation de registres
• RC4110, Employé ou travailleur indépendant?

Programme de visites aux employeurs

Nous offrons un service de consultation aux lieux d'affaires, vous fournissant de l'aide avec vos retenues sur la paie. Ce programme nous donne la possibilité de vous visiter et de vous aider à résoudre vos problèmes. Si vous désirez plus de renseignements concernant ce service, composez le au 1-800-959-7775.

Mon dossier d'entreprise

Le service en ligne de l'ARC, Mon dossier d'entreprise, fournit un accès simple et sécurisé à une gamme croissante de services et de renseignements personnalisés pour votre compte d'employeur.

Une fois autorisés, vos employés ou représentants pourront accéder à vos renseignements en visitant notre service en ligne Représenter un client.

Pour en savoir plus, allez a notre page à Mon dossier d'entreprise.

Adresses

Unité de traitement sur média électronique

Unité de traitement sur média électronique
Centre de technologie d'Ottawa
875, chemin Heron
Agence du revenu du Canada
Ottawa ON  K1A 1A2

Centre de technologie d'Ottawa

Centre de technologie d'Ottawa
Agence du revenu du Canada
875, chemin Heron
Ottawa ON  K1A 1G9

Bureau des services fiscaux

Pour envoyer par courrier votre demande, visitez notre page Bureaux des services fiscaux et centres fiscaux ou téléphonez au 1-800-959-7775.

Centres fiscaux

Centre fiscal de Jonquière
2251, boulevard René-Lévesque
Jonquière QC  G7S 5J1

Centre fiscal de Shawinigan-sud
4695 - 12e Avenue
Shawinigan-sud QC  G9N 7S6

Centre fiscal de St-John's
290, avenue Empire
St. John's NL  A1B 3Z1

Centre fiscal de Sudbury
1050, avenue Notre Dame
Sudbury ON  P3A 5C1

Centre fiscal de Summerside
275, chemin Pope
Summerside PE  C1N 6A2

Centre fiscal de Surrey
9755, route King George
Surrey BC  V3T 5E1

Centre fiscal de Winnipeg
66, chemin Stapon
Winnipeg MB  R3C 3M

Faites-nous part de vos suggestions

Si vous avez des suggestions ou des commentaires à formuler qui pourraient améliorer ce guide, n'hésitez pas à nous les transmettre. Votre opinion nous intéresse.

Écrivez-nous à l'adresse suivante :

Direction des services aux contribuables
Agence du revenu du Canada
750, chemin Heron
Ottawa ON   K1A 0L5