Processus d'examen des demandes

Lorsque nous recevons une demande, nous vérifions tout d'abord qu'elle est complète (tous les renseignements et documents requis dans le formulaire de demande sont inclus).

• Si une demande est incomplète, elle est rejetée et retournée au demandeur.
• Si une demande est complète, le demandeur recevra un accusé de réception. Cet accusé indique le temps approximatif que cela prendra avant que la demande soit attribuée à un agent pour examen.    

Une fois qu'une demande complète est attribuée pour examen, nous pouvons communiquer avec le demandeur pour lui demander des renseignements et des documents supplémentaires qui nous aideront à prendre une décision au sujet de la demande. Dans le cadre de notre examen, nous déterminons si le demandeur a la capacité (personnel, expertise et fonds) d'exercer ses activités pour satisfaire aux fins énoncées. Si tous les renseignements et documents supplémentaires que nous demandons ne nous sont pas fournis ou si les renseignements fournis sont insuffisants, nous prendrons une décision en fonction des renseignements que nous avons. Il est alors probable que nous ne pourrons pas accorder un enregistrement.

En plus de donner au demandeur l'occasion de préciser ses activités, nous pouvons aussi lui offrir la possibilité de modifier ses fins afin qu'elles illustrent précisément ses activités ou sa capacité. Si le demandeur est incapable de modifier ses fins ou choisit de ne pas le faire, nous prendrons une décision en fonction des renseignements que nous avons. Il est alors probable que nous ne pourrons pas accorder un enregistrement.

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S'il est peu probable qu'un organisme soit admissible à l'enregistrement

Si nous déterminons qu'il est peu probable qu'un demandeur soit admissible à l'enregistrement, nous lui enverrons une lettre pour lui en expliquer les raisons. Le demandeur aura 60 jours pour répondre à nos préoccupations. L'enregistrement sera refusé si la réponse, selon le cas :

• n'est pas reçue dans un délai de 60 jours;
• ne répond pas à toutes nos préoccupations;
• ne prouve pas que l'organisme est admissible à l'enregistrement.

Si l'enregistrement est refusé

Si nous déterminons que les fins ou les activités du demandeur ne relèvent clairement pas de la bienfaisance, nous lui enverrons une lettre pour l'informer que son enregistrement a été refusé. 
Si l'enregistrement est refusé, le demandeur peut en appeler de la décision en déposant un avis d'opposition, dans les 90 jours suivant la date de mise à la poste de notre lettre, à l'adresse suivante :

Si l'enregistrement est approuvé

Si l'enregistrement est approuvé, nous enverrons un avis d'enregistrement. Cet avis comprend les renseignements suivants sur l'organisme :

• les droits et les responsabilités de l'organisme à titre d'organisme de bienfaisance enregistré;
• le numéro d'enregistrement;
• la date d'entrée en vigueur de l'enregistrement.

Un avis d'enregistrement doit être conservé dans un endroit sûr qui est accessible à tous les représentants autorisés de l'organisme de bienfaisance.

 Évitez les retards

Un manque de renseignements occasionne des retards. Pour éviter les retards :

• répondez à toutes les questions sur le formulaire T2050 - Demande d'enregistrement d'un organisme de bienfaisance en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu ;
• incluez tous les documents requis;
• fournissez tous les détails et renseignements précis demandés.

Des retards courants surviennent lorsqu'un demandeur ne fournit pas les renseignements suivants :

• une liste complète des administrateurs, fiduciaires ou autres représentants (avec leur adresse, numéro de téléphone et date de naissance);
• une série complète de documents constitutifs (y compris les règlements et amendements, s'il y a lieu);
• un certificat de conformité ou un document semblable du registraire approprié (si l'organisme est constitué en personne morale depuis cinq ans ou plus, ou s'il est constitué en personne morale et demande un nouvel enregistrement);
• tous les renseignements financiers de l'organisme (cela comprend la réponse à la Q17 du formulaire de demande et les plus récents états financiers de l'organisme, s'il y a lieu);
• une description complète des activités de l'organisme pour montrer qu'elles relèvent de la bienfaisance et satisfont les fins de l'organisme telles qu'énoncées dans ses documents constitutifs;
• une copie de tous les accords ou contrats conclus entre l'organisme et des représentants qui exercent les activités de celui-ci à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada (s'il y a lieu) et tous les renseignements sur ces ententes. Consultez les lignes directrices Les organismes de bienfaisance canadiens enregistrés qui exercent des activités à l'extérieur du Canada pour obtenir des renseignements supplémentaires.

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Ébauche des documents constitutifs

Nous examinerons les documents constitutifs sous forme d'ébauche à titre exceptionnel lorsqu'ils sont présentés avec une demande remplie (tous les renseignements et les documents requis dans la demande doivent être inclus avec l'ébauche des documents constitutifs).

Après l'examen, si nous déterminons que le demandeur est probablement admissible à l'enregistrement, nous lui demanderons de nous fournir une copie « certifiée conforme » des documents constitutifs dans les 60 jours. Si nous ne les recevons pas, nous fermerons la demande sans aucune autre communication de notre part. Un demandeur n'a pas le droit d'en appeler d'une décision de fermer une demande puisque nous n'avons pas officiellement refusé l'enregistrement.

Pour les organismes constitués en personne morale (établis par des lettres patentes, un acte d'association, une demande de constitution d'une société, etc.), le terme « certifié » signifie que les documents portent une date d'entrée en vigueur et un timbre du registraire approprié. Pour les organismes établis par une constitution, le terme « certifié » signifie que la constitution contient la signature d'au moins trois administrateurs ou fiduciaires ou autres représentants de l'organisme et portent une date d'entrée en vigueur. Pour des documents de fiducie, le terme « certifié » signifie que le document contient la signature des fiduciaires et porte une date d'entrée en vigueur.

Examen prioritaire

Si un organisme a un besoin urgent de faire examiner sa demande de façon prioritaire, il doit nous informer par écrit de ses raisons. Une demande ne sera pas examinée avant les autres pour des raisons comme « délivrer des reçus officiels de dons aux fins de l'impôt » ou « recevoir des subventions des organismes de financement », puisque presque toutes les demandes d'enregistrement sont présentées pour de telles raisons.

Références

• Comment présenter une demande d'enregistrement à titre d'organisme de bienfaisance
• Décrire vos activités
• Que sont les documents constitutifs?