Charte du comité de gouvernance

1. Mandat

1.1 Le mandat du comité de gouvernance (le comité) du Conseil de direction (le Conseil) est d'aider le Conseil à exercer ses responsabilités de surveillance en examinant tous les aspects du cadre de gouvernance du Conseil pour s'assurer que le Conseil fonctionne de manière efficiente et efficace afin d'appuyer les opérations de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

2. Composition

2.1 Le comité sera formé d'au moins trois directeurs du Conseil, y compris un président et un vice-président.

2.2 Le commissaire et premier dirigeant de l'ARC est membre d'office du comité.

2.3 Selon les modifications apportées à la composition du Conseil au cours de l'année, la présidente du Conseil, en consultation avec le président de comité, examineront la composition du comité et recommanderont au Conseil toute modification à la composition du comité. Tout changement à la composition du comité sera approuvé par voie de résolution du Conseil à la première occasion.

3. Responsabilités et fonctions

3.1 Pour remplir son mandat, le comité fera ce qui suit :

  1. jouer un rôle de leadership au nom du Conseil afin de maintenir un cadre de gouvernance efficace constitué de principes, de politiques et de règlements qui tiennent compte des pratiques exemplaires qui ont actuellement cours tant dans le secteur public que dans les autres organisations;
  2. élaborer un plan de travail annuel du comité de gouvernance et un autre pour le Conseil où sont définis les priorités et les objectifs;
  3. mener un examen annuel de la structure et des chartes des comités du Conseil et recommander au président et au Conseil des modifications, s'il y a lieu;
  4. établir des processus efficaces de surveillance et d'évaluation continues du rendement du Conseil et du comité;
  5. mener un examen périodique de la composition du Conseil et recommander que des modifications soient apportées au profil de compétences des membres du Conseil, s'il y a lieu;
  6. faciliter le processus de nomination des membres du Conseil en participant à l'identification des exigences en termes d'expérience et de connaissances du Conseil grâce à l'approbation des profils des compétences du Conseil;
  7. superviser un programme d'orientation des nouveaux membres du Conseil, ainsi qu'un programme de perfectionnement permanent pour les membres actifs;
  8. examiner les propositions de modifications organisationnelles qui pourraient avoir des effets importants sur la structure interne de l'Agence ainsi que sur les rôles et les responsabilités connexes;
  9. organiser et superviser la réunion annuelle de planification stratégique du Conseil;
  10. déterminer et examiner régulièrement les critères de sélection pour le commissaire et premier dirigeant;
  11. examiner et approuver les objectifs de rendement annuels pour le commissaire et premier dirigeant,
  12. mener une évaluation annuelle du rendement du commissaire et premier dirigeant en vue de compléter le processus d'évaluation du gouvernement fédéral en ce qui concerne le rendement des administrateurs généraux, pour transmission au greffier du Conseil privé; and
  13. exercer toute autre fonction éventuellement déléguée par le Conseil au comité.

3.2 Dans l'exercice des fonctions prévues par le présent mandat, chaque membre du comité est tenu d'agir avec le soin, la diligence et la compétence dont ferait preuve une personne raisonnable dans des circonstances comparables.

3.3 Dans l'exercice des fonctions prévues par le présent mandat, le comité peut faire appel et se fier de bonne foi à tout rapport provenant d'un avocat, d'un comptable, d'un fonctionnaire de l'Agence ou de toute autre personne dont les observations sont rendues crédibles par sa profession.

4. Procédures opérationnelles

4.1 Réunions

Les réunions du comité auront lieu conformément aux procédures décrites aux sections 9, 17 et 18 du règlement administratif no 1 du Conseil de direction. À moins d'avis contraire, toutes les réunions du comité sont fermées. Une séance à huis clos peut être prévue à l'ordre du jour au début et à la fin de chaque réunion du comité. Une séance à huis clos avec la commissaire peut aussi être prévue à l'ordre du jour, soit au début ou à la fin de la réunion du comité.

Les directeurs qui ne sont pas membres d'un comité peuvent assister aux séances à huis clos en tant qu'observateurs si le président du comité y consent.

Enfin, le président du comité peut adopter toute combinaison de séances à huis clos qu'il ou elle juge nécessaire.

L'article 7.1 du Guide de gouvernance du Conseil de direction intitulé « Modalités des réunions », précise et décrit les procédures en matière de réunions et de séances à huis clos.

4.2 Absence du président du comité

Lorsque le président est absent, le vice-président le remplace.

4.3 Secrétaire

À moins que le comité n'en décide autrement, la secrétaire exécutive agit comme secrétaire pour toutes les réunions du comité.

4.4 Rapport au Conseil

Par l'entremise de son président, le comité rend compte de ses travaux au Conseil  de façon abrégée, le jour suivant les réunions régulières du comité tout en s'assurant que les points suivants soient traités lors du rapport :

  • Confirmation que la réunion a eu lieu ainsi que la liste des membres présents;
  • Le degré de couverture de l'ordre du jour tout en attirant l'attention des membres sur la documentation qui s'y rattache ainsi que l'endroit où on peut la trouver dans le portail du Conseil;
  • Solliciter commentaires et questions auprès des autres membres du Conseil;
  • Indiquer toute recommandation ou décision qui sera soumise au Conseil;
  • Mentionner que les procès-verbaux seront présentés pour approbation à la prochaine réunion du Conseil.

4.5 Procès-verbaux

La secrétaire rédige le procès-verbal de chaque séance du comité et en fournit une copie aux membres pour examen et approbation à la prochaine réunion du comité tenue en personne.

4.6 Documents préparatoires aux réunions

La secrétaire exécutive remet les documents, disponibles dans les deux langues officielles, aux membres du comité assez longtemps avant chaque réunion pour qu'ils puissent les examiner. On s'attendra à ce que les membres du comité aient lu les documents préparatoires afin de pouvoir participer activement aux discussions du comité sur les sujets abordés dans ces documents.

4.7 Conseils juridiques

Les membres du comité peuvent demander des conseils juridiques en tout temps à la conseillère juridique affectée au Conseil de direction par l'Agence du revenu du Canada. Toute demande de conseil est présentée par écrit à la conseillère juridique de l'Agence, et une copie de la demande est fournie à la secrétaire exécutive.

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