Groupes de discussion sur les normes canadiennes des logiciels pour entreprises (NCLE)

Rapport établi pour la :
Direction générale des affaires publiques
Agence du revenu du Canada
RAPPORT FINALE
Février 2008
POR# 255-07
Numéro de contrat 46558-085742

Préparé par :
Western Opinion Research

The English report would be available on request.

Afin d'obtenir une copie détaillée de ce rapport, veuillez communiquer avec Bibliothèque et Archives Canada au :
613-996-5115 ou 1-866-578-7777 ou www.collectionscanada.ca

Demandes des médias :
Relations Médias
Agence du revenue du Canada
555, avenue MacKenzie, 4e étage
Ottawa ON K1A 0L5
media.relations@cra-arc.gc.ca

---

Objectifs et méthodologie

Cette étude comportait 10 groupes de discussion soit deux dans chacune des villes suivantes: Halifax, Québec, Kitchener, Winnipeg et Vancouver. Les groupes de discussion sont une méthode qualitative ou un animateur invite huit à dix participants à discuter entre eux en suivant un schéma de discussion comportant des questions préétablies conçues pour rencontrer les objectifs de l'étude. Dans le cadre de cette étude, dans chaque ville, un groupe se déroulait auprès de propriétaires ou de gestionnaires des finances de petites et moyennes entreprises et le deuxième regroupait des comptables et responsables de la tenue de livres qui transigent avec des petites et moyennes entreprises (PME).

Le principal objectif de cette étude consistait a explorer comment on pourrait développer des concepts de communication visant à encourager le groupe cible à utiliser et à adopter les Normes Canadiennes des logiciels pour entreprises (NCLE) dont le Fichier Normalisé d'Exportation Canadien (FNEC) est une composante. Les NCLE sont des normes pour les logiciels financiers qui sont développées par un groupe de travail regroupant le gouvernement fédéral, des gouvernements provinciaux, des concepteurs de logiciels ainsi que des associations professionnelles de comptables et de vérificateurs. L'objectif de ces normes consiste à aider les concepteurs de logiciels pour qu'ils s'assurent que les logiciels de comptabilité et de point de vente électroniques contiennent des fonctions qui aideront les petites et moyennes entreprises à améliorer la qualité de leur gestion des entreprises, l'archivage de leurs données et qui facilitera le transfert de l'information. Le FNEC est un format de fichier spécifique pour l'exportation de données électroniques qui facilite le transfert d'information financière.

Afin de rencontrer les objectifs fixés pour cette recherche, nous avons présenté aux participants divers énoncés au sujet des NCLE et du FNEC, chacun étayé d'arguments spécifiques visant à soutenir l'énoncé principal. On a demandé aux participants de lire et d'évaluer les énoncés en fonction de divers aspects dont la pertinence, la crédibilité et l'utilité. L'étude examinait également les opinions face au concept global et recueillait de l'information sur l'utilisation actuelle de logiciels financiers. On demandait également aux participants de se prononcer au sujet du nom de l'initiative et des problématiques reliées à l'auto-règlementation par les fabricants de logiciels et à l'approbation des normes. 

À moins d'avis contraire, les commentaires faits dans ce rapport représentent pour la plupart, également les propriétaires et gestionnaires financiers d'entreprise d'une part et les représentants de tierces parties d'autre part. Dans l'ensemble, les réactions reçues de la part des Tiers étaient plus positives que celles du groupe des propriétaires/employées du secteur financier. Toutefois, les deux groupes ne seront examinés séparément que lorsqu'il y avait clairement une différence entre les deux groups dans leur opinion générale.

Principaux résultats – concept & implémentation

La feuille d'évaluation globale du concept de normes pour les logiciels a été bien cotée.

Nous avons également présenté aux participants une liste d'arguments favorables à l'implantation de normes pour les logiciels en général. Cette information a été bien cotée à la fois pour son habilité à communiquer le concept et pour sa capacité de convaincre les gens d'adhérer aux NCLE/FNEC. Les normes pourraient aider à produire des données dans un format qui conviendrait à divers usages différents.  Les participants ont aimé les expressions « assez de détails », « format exigé », « fiabilité », « niveau de fiabilité suffisant » et « confiance que les dossiers sont fiables et exacts » qui se trouvaient dans les énoncés d'argumentation.

Les participants ont apprécié le fait que les transferts de données puissent se faire plus facilement.

Le principal avantage perçu par certains était la possibilité de transférer facilement des données d'un programme à un autre et ce sont les comptables/teneurs de livres qui étaient le plus susceptibles de s'en rendre compte. Plus spécifiquement, les entrées manuelles au Grand Livre (GL) pourraient être réduites ou éliminées s'il y avait un processus de transfert de données automatisé d'un logiciel à l'autre. De plus, on aurait moins besoin de conserver des anciennes composantes matérielles et anciens logiciels. Certains pensaient cependant que plusieurs programmes s'exportent maintenant directement à Microsoft Excel et donc, que le bénéfice du transfert de données d'un programme à l'autre ne s'avérait pas significatif. Quelques participants se rendaient compte que le fait de faciliter le travail de l'ARC sauverait temps et argent aux entreprises en bout de ligne. Cette opinion était cependant clairement minoritaire. 

Le terme "exportation" semblait saisir correctement le bénéfice auquel les participants s'associaient le plus – soit transférer des données d'un type de logiciel à un autre. « Importer », « transférabilité », « consolider » et « transférer des données » sont tous des synonymes qui furent utilisés.

Toutefois, dans de nombreux cas, la première réaction au concept NCLE/FNEC a été accueillie avec scepticisme.

La plupart des participants dans plusieurs des groupes ont eu du mal à comprendre le concept tel qu'il leur était présenté par les communications et messages clés et on a consacré beaucoup de temps à le clarifier. Lorsque ceci était accompli, certains participants avaient une opinion plus positive mais le point de vue de plusieurs autres demeurait dans l'ensemble négatif et ce, pour trois raison principales :

• La plupart des participants étaient préoccupés au sujet de la confidentialité et du contrôle des données et n'étaient pas à l'aise face à l'idée que toutes les données financières puissent probablement être inclues dans les NCLE. Virtuellement tous les participants voulaient pouvoir envoyer seulement les données qui sont requises et rien d'autre.
• Plusieurs participants ont eu des problèmes à croire que le FNEC pourrait remplir ses promesses – n'ayant jamais entendu parler de transfert de données de cette envergure qui soient effectuées de façon aussi facile. De plus, certains participants estimaient qu'un FNEC ne pourrait pas tenir compte de toutes les situations uniques de transfert qui pourraient survenir.
• La plupart des participants étaient très inquiets de la participation de l'ARC. Ils percevaient que les NCLE/FNEC faciliteraient la vérification et le recouvrement d'impôts. Plusieurs participants estimaient aussi que l'ARC serait le principal bénéficiaire de cette initiative et non les entreprises elles-mêmes; ils se sont fortement objectés au fait de faciliter le travail de l'ARC. Certains comptables et teneurs de livres étaient également inquiets du fait que leurs clients puissent exporter des données directement à l'ARC sans qu'ils soient impliqués.

Nommer les normes, auto-certification et endossement.

Globalement, les participants ont semblé aimer les noms proposés pour les NCLE et le FNEC. En général, ils appréciaient le fait que le mot Canada fasse partie des noms. L'utilisation du terme « vérification » ou « logiciel de comptabilité » n'était pas recommandé.

En termes de certification, les participants estimaient qu'une tierce partie devrait vérifier les logiciels pour s'assurer de leur conformité aux normes. Ils n'étaient pas en faveur de l'idée que les fabricants de logiciels certifient eux-mêmes leurs produits. Les opinions étaient divergentes au sujet de l'implication de l'ARC dans le processus de certification. Certains estimaient que, puisque l'ARC sera le principal bénéficiaire des NCLE/FNEC, elle devrait être impliquée dans leur certification. En contre partie, d'autres participants ressentaient un manque de confiance générale envers l'ARC, et plusieurs estimaient que son implication devrait être réduite au minimum.

Certains participants ont émis la même opinion au sujet de l'implication de l'ARC dans le concept d'inscription en ligne des logiciels conformes aux NCLE. Certains estiment que, plus il y a d'inscriptions, mieux c'est. Cependant, d'autres étaient d'avis que l'ARC ne devrait pas endosser un logiciel spécifique et que l'enregistrement auprès de l'ARC ferait justement cela.

Finalement, certains participants appuyaient l'idée que la certification des NCLE et du FNEC soit faite par une tierce partie et que cet approbation devrait provenir d'organismes comme ceux qui représentent les comptables ou la Fédération canadienne des entreprises indépendantes. Ces participants estimaient que l'ARC ne devrait pas être impliquée à ce niveau.

Principaux résultats - communications & messages clés

Les groupes de discussion ont examiné un certain nombre de messages clés pour communiquer la NCLE/FNEC. Globalement, les réactions des participants aux messages varient beaucoup, allant de réactions quelque peu positives à des réactions généralement négatives.

Le message "Facilite la vie des comptables" a reçu un appui limité.

Bien que certains comptables appuient cet énoncé comme principale raison de poursuivre les NCLE/FNEC, d'autres participants ont dit que les comptables et teneurs de livres sont là pour les entreprises de leurs clients et qu'ils devraient être la principale raison justifiant cette initiative. Plusieurs participants sont d'accord que le fait de ne pas faire d'entrées manuelles au Grand Livre et de pouvoir transférer des données entre les divers logiciels de comptabilité constitue un des principaux bénéfices du FNEC et que ce bénéfice profiterait principalement aux comptables.

L'énoncé relatif au fait « d'utiliser les données pour effectuer des analyses financières et préparer des rapports préliminaires » a généralement suscité des opinions partagées. Les entreprises s'y sont montrées généralement indifférentes et plusieurs comptables trouvaient que leur propre mode de fonctionnement à ce sujet leur convenait parfaitement. Certains comptables utilisent déjà plusieurs logiciels comptables et certains estimaient que la capacité d'importation d'un logiciel à l'autre ne constituait pas un bénéfice significatif. Finalement, les comptables ne voyaient pas comment des normes pour les logiciels pourraient améliorer l'archivage pour leurs clients – ils croyaient que cet énoncé ne leur paraissait pas crédible.

Le message « Facilite la vie pour l'entreprise et sauve du temps » a reçu un accueil mitigé en ce qui a trait à la communication du concept. Toutefois, il avait des phrases que les participants ont pensé communiquaient bien les avantages du NCLE/FNEC.

Plusieurs participants reconnaissaient que c'était important pour les entreprises et, en bout de compte, c'est l'aspect qui a été identifié comme raison la plus importante pour justifier l'initiative des NCLE/FNEC. Cependant, on a également émis des objections au sujet de cette phrase. Certains participants ont dit qu'on en abuse et qu'elle a perdu beaucoup de son sens et de sa crédibilité. Certains participants pensaient que les NCLE/FNCE ne sauveront que quelques heures de transfert et de saisie de données – pas assez pour que ce soit un bénéfice dont on puisse vraiment se vanter.

Nous avons également fourni aux participants des descriptions associées aux énoncés globaux. Certains participants perçoivent globalement que les descriptions relatives aux « formats normalisés accessibles », au « transfert de données entre différents types de logiciels » et à « sans nécessiter de conversion de données » communiquaient bien le concept. « Exporte facilement les données extraites » était perçu comme une bonne description du bénéfice relié au fait de transférer des données d'un système à un autre. L'exemple qui consistait à consolider des données provenant de différents endroits dans l'entreprise était perçu comme étant quelque chose qui serait difficile à réaliser avec les NCLE et le FNEC. Finalement, plusieurs participants n'ont pas beaucoup aimé le concept « d'auto-évaluation » des données.

Le message "Permet de rencontrer les exigences du gouvernement plus facilement et plus vite" n'est pas accueilli favorablement par la plupart des participants.

La plupart des participants n'avait pas de désir intrinsèque de rencontrer les exigences du gouvernement plus facilement et plus rapidement et ils croyaient que, s'ils le faisaient, ils n'en ressentiraient pas directement les bénéfices. Certains participants semblaient nourrir du ressentiment à l'idée que les comptables et les entreprises puissent avoir des difficultés et encourir des frais pour changer de système afin de faciliter la tâche au gouvernement. Plusieurs participants ne pensaient pas non plus que l'économie de temps serait significative et que le fait de rendre les exigences gouvernementales plus faciles réduirait l'implication des comptables dans leur entreprise. Cet énoncé ne s'est pas bien classé auprès de plusieurs participants comme phrase à associer avec le concept des NCLE/FNEC.

Lorsqu'il s'agit des énoncés explicatifs plus particulièrement associés à ce message, plusieurs participants n'estimaient pas que le FNEC sauverait le temps requis pour expliquer leur système comptable à un vérificateur. Certaines personnes ont aimé l'idée que les données puissent être archivées indépendamment des composantes matérielles ou du logiciel. Cependant, d'autres ont jugé que ce serait inatteignable.

Le message "Épargne temps et argent au gouvernement" n'a pas reçu un accueil favorable de la plupart des participants.

Virtuellement tous les participants n'envisageaient pas cet énoncé comme une raison suffisamment importante pour qu'ils mettent les NCLE/FNEC en application et certains avaient de fortes réactions contre ce message. Certains participants ne veulent pas faire économiser temps et argent au gouvernement. Ils ne croient pas que les bénéfices leur seront retournés et ils ne veulent pas faire l'effort nécessaire pour que le gouvernement réalise cette initiative. Cet énoncé est généralement classé parmi les motifs évoqués pour ne pas instaurer les NCLE/FNEC.

Plusieurs participants ont trouvé que l'énoncé relatif au fait de sauver du temps pour les vérificateurs pourrait être positif, mais ils désiraient qu'on leur en fournisse la preuve. De plus, l'énoncé portant sur la réduction de la quantité de formation des vérificateurs a suscité des réactions négatives. Plusieurs participants n'ont pas apprécié l'idée du transfert de données par Internet aux vérificateurs à cause de la problématique qui entoure la confidentialité et bon nombre de participants n'ont pas trouvé que le développement durable constituait un argument pertinent pour supporter les NCLE et le FNEC.