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Fichiers de renseignements personnels

Les fichiers de renseignements personnels (FRP) sont des descriptions des renseignements personnels détenus par des institutions gouvernementales au sujet de personnes, afin d’appuyer des programmes ou des activités en particulier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les fichiers de renseignements personnels incluent tous les renseignements personnels qui sont classés et marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d’un particulier ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à ce particulier. Les fichiers de renseignements personnels doivent également inclure les renseignements personnels qui sont utilisés ou qui ont été utilisés ou qui sont accessibles à des fins administratives.

Veuillez consulter le Glossaire pour obtenir une description des divers types de fichiers de renseignements personnels et une explication de leur contenu.

Liste des fichiers de renseignements personnels

Titres - Noms des fichiers de renseignements personnels

Numéros des Fichiers

Décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et interprétations techniques ARC PPU 090
Appels concernant  le Régime de pensions du Canada et la loi sur l'Assurance emploi ARC PPU 130
Demandes de licences ou d'enregistrement en vertu des dispositions de la législation sur l'accise, de la loi sur les droits d'exportation de produits de bois, 2006, et la loi sur le droit de la sécurité du transport aérien ARC PPU 062
Services de gestion de l’authentification et des justificatifs d’identité ARC PPU 607
Inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme ARC PPU 223
Programme de la prestation fiscale canadienne pour enfants ARC PPU 063
Programme des décisions relatives au régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi ARC PPU 070
Déclaration annuelle de renseignements T3010 de la Direction des organismes de bienfaisance ARC PPU 200
Allocations spéciales pour enfants ARC PPU 620
Mesures de recouvrement ARC PPU 050
Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation ARC PPU 177
Administration des programmes de l'autorité compétente ARC PPU 085
Traitement des déclarations et des paiements des entreprises ARC PPU 047
Régimes de revenu différé et d’épargne ARC PPU 226
Détection et enquêtes CRA PPU 095
Programme relatif au crédit d'impôt pour personnes handicapées ARC PPU 218
Décisions et interprétations en matière d'accise et de TPS/TVH ARC PPU 092
Programme de crédit d'impôt pour films et produits multimédias ARC PPU 442
Crédit pour taxe sur les biens et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour TPS/TVH) ARC PPU 140
Vérification et examen de la TPS/TVH ARC PPU 430
Traitement des déclarations et des remboursements de TPS/TVH ARC PPU 241
Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux - fichier de renseignements personels. ARC PPU 172
Traitement des déclarations et des paiements des particuliers ARC PPU 005
Données sur les non-déclarants ARC PPU 025
Programme des retenus d'impôt des non-résidents, Partie XIII ARC PPU 094
Bureau de l'ombudsman des contribuables ARC PPU 222
Contrôle de sécurité du personnel – Agence du Revenu du Canada ARC PPU 917
Comptes d'impôt sur le revenu de production de pétrole et de gaz ARC PPU 068
Déclarations des revenus pétroliers ARC PPU 011
Services de gestion de l'identité et des justificatifs internes de l'ARC ARC PPU 165
Comptes d'impôt remboursable relatifs aux conventions de retraite ARC PPU 061
Recherche scientifique et développement expérimental ARC PPU 441
Petites et moyennes entreprises ARC PPU 421
Plaintes liées au service - Fichier de renseignements personnels ARC PPU 571
Déclarations spécialisées des entreprises - Fichier de renseignements personnels ARC PPU 224
Déclarations spéciales de fiducies régies par des régimes (T3ATH-IND, T3D, T3P, T3M, T3RI, T3RIF-IND, T3S, T3GR) ARC PPU 020
Déclarations de renseignements et déclarations de revenus des fiducies T3 ARC PPU 015
Cas d'évitement fiscal ARC PPU 035
Banque de données du Système d'identification du représentant du contribuable ARC PPU 175
Compte d’épargne libre d’impôt ARC PPU 054
Programme des allègements pour les contribuables ARC PPU 580
Observation des comptes de fiducies ARC PPU 120
Divulgations volontaires ARC PPU 220
Prestation fiscale pour le revenu de travail ARC PPU 178

Appels concernant le Régime de pensions du Canada et la loi sur l'Assurance emploi

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux appels interjetés à l'égard de décisions ou de cotisations concernant l’assurabilité et le droit à pension de l’emploi en vertu du Régime de pensions du Canada (RPC) ou de la Loi sur l'assurance-emploi (LAE). Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : les renseignements biographiques, les coordonnées, statut de citoyenneté, date de naissance, date de décès, renseignements personnels de l’employé, langue, nom et numéro d’assurance social (NAS).
Remarque : En plus des exigences énoncées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent aussi fournir ce qui suit : numéro d’assurance social (NAS), numéro d’entreprise (NE) ou autorisation. Les renseignements peuvent être stockés dans le système ou la base de données interne de l’ARC suivant : Cas des appels. CE FRP a été mis à jour en 2016.
Catégorie de personnes : Les personnes qui sont en désaccord avec les décisions ou les cotisations émises par  l’Agence concernant le droit à pension et l’assurabilité de l’emploi en vertu du Régime de pensions du Canada (RPC) et de la Loi sur l’assurance-emploi (LAE).
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par le paragraphe 27.2 (1) du Régime de pensions du Canada (RPC) et  l’article 93 de la Loi sur l’assurance-emploi (LAE) et ils sont utilisés dans le but suivant : dépendamment  de chaque cas, ils sont utilisés pour statuer sur l'assujettissement en vertu du RPC et de la LAE. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l'impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification. 
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément à la loi, y compris Emploi et Développement social Canada – (Enquêtes et examens du Régime de pensions du Canada EDSC PPU 649) et le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques JUS PPU 010). Le cas échéant, les renseignements peuvent également être partagés avec les programmes et activités internes de l’ARC, notamment : l’Observation des comptes de fiducie (ARC PPU 120) et le Programme des décisions relatives au régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (ARC PPU 070). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, ainsi que l’élaboration de stratégies et de rapports opérationnels.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 2 ans après la dernière action administrative, sauf indication contraire: Litige ou activités à la court - 1 an après la dernière publication d'une décision.
Autorisation de disposition des documents : 93/020
Numéro de renvoi au document : ARC APP 565
Enregistrement au SCT : 002770
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 130

Demandes de licences ou d'enregistrement en vertu des dispostions de la législation sur l'accise, de la loi sur les droits d'exportation de produits de bois, 2006, et la loi sur le droit de la sécurité du transport aérien.

Description : Renseignements sur la délivrance des différentes licences à des contribuables en vertu de la Loi sur la taxe d'accise en ce qui a trait à une demande de licence relative à la taxe d’accise; à une demande de licence de marchand en gros en vertu de la Loi sur l'accise; à une demande de licence de brasseur en vertu de la Loi de 2001 sur l’accise; aux demandes de licence de spiritueux, de vin et de tabac, aux demandes d’agréments d'exploitant d’entrepôt d'accise, de commerçant de tabac, d'entrepôt d'accise spécial, de boutique hors taxes et d'utilisation, de même que d'autorisations de vinerie libre-service, d'utilisateur, d'alcool et d'alcool spécialement dénaturé. Ce fichier contient également des informations relatives à la conformité en vertu de la Loi sur l’accise, la Loi de 2001 sur l’accise et de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre. Les renseignements comprennent les noms des propriétaires uniques, les noms des associés de sociétés de personnes, les noms des agents autorisés des sociétés, les noms et titres des personnes-ressources, des adresses et numéro de téléphone à la maison ainsi que la langue officielle de préférence aux fins de la correspondance avec l'Agence. Le fichier contient à la fois des renseignements d’entreprises et personnels.
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques, associés de sociétés de personnes, agents autorisés de sociétés et personnes-ressources.
But : Ce fichier sert à stocker des renseignements personnels sur les contribuables qui détiennent une licence en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi de 2001 sur l'accise, de la Loi sur l'accise, et de la loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre, afin d’assurer l’application uniforme de la taxe.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés pour évaluer l'admissibilité des demandeurs à l'obtention d'une licence et le type de licences requises et demandées. Ils sont aussi utilisés pour tenir des dossiers de comptabilité à l'interne à partir desquels des déclarations de revenus personnalisées sont préparées et envoyées par la poste aux contribuables et dans lesquels sont conservés des renseignements détaillés sur le montant de taxe payé ou payable. Les données servent en outre à la production de listes d'envoi des documents techniques, des bulletins d'information et de documents semblables. Ces renseignements ne sont jamais divulgués autrement qu'à des personnes particulières pour servir à des fins expressément autorisées par la Loi sur l'accise, de la Loi de 2001 sur l'accise, de la Loi sur la taxe d'accise et la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sur les titulaires d'une licence en vigueur sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période indéfinie. Les dossiers des particuliers n'ayant plus de licence sont conservés pendant cinq ans.
No. ADD : 96/052
Numéro de renvoi au document :  ARC DGPLAR 074, ARC DGPLAR 075, ARC DGPLAR 030
Enregistrement (SCT) : 003128
Numéro de fichier : ARC PPU 062

Services de gestion de l’authentification et des justificatifs d’identité

Description : Le présent fichier décrit les renseignements personnels liés à la gestion des justificatifs d’identité utilisés afin de fournir des services d’authentification aux utilisateurs externes des applications sécurisées de programmes en ligne de l’Agence du revenu du Canada (ARC) (Mon dossier, Mon dossier d’entreprise, Représenter un client et Accès rapide), y compris les services d’autres ministères et ordres de gouvernement qui utilisent les services d’authentification de l’ARC (c.-à-d. le service Portageur). Les renseignements personnels peuvent comprendre un nom, un nom d’utilisateur, un mot de passe, des questions et réponses de récupération de mot de passe, un code temporaire, un identificateur anonyme persistant ou un numéro sans signification mais unique, une adresse de protocole Internet, des journaux des vérifications, des témoins (volatils et persistants) et des secrets partagés. Les secrets partagés comprennent les renseignements personnels figurant déjà dans les bases de données de programme de l’ARC, tels que les coordonnées, la date de naissance, des renseignements financiers (p. ex. les montants indiqués dans une déclaration de revenus et de prestations, le code d’accès à un avis de cotisation, etc.) et le numéro d’assurance sociale (NAS). En ce qui concerne le service Portageur, des renseignements tels que le nom, les coordonnées, la date de naissance et le sexe du contribuable peuvent être envoyés à l’autre organisme et comparés à ceux contenus dans ses propres systèmes aux fins d’authentification.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir leur numéro d’assurance sociale. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes suivants de l’ARC : le Système de gestion de l’authentification et le Système de gestion des justificatifs. Les renseignements (c.-à-d. les secrets partagés) peuvent être obtenus de programmes ou d’activités internes de l’ARC, y compris le Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005) et le Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047). L’évaluation suivante des facteurs relatifs à la vie privée a été menée pour le service suivant : Service de gestion de l’authentification et des justificatifs d’identité.
Catégories de particuliers : Les particuliers ou leurs représentants désignés qui demandent un accès aux applications sécurisées du programme en ligne de l’ARC et aux services en ligne d’autres ministères et ordres de gouvernement qui utilisent les services d’authentification de l’ARC.
But : Les renseignements personnels sont utilisés afin d’authentifier l’identité du particulier et d’émettre, de gérer et de vérifier les justificatifs d’identité de particuliers accédant aux applications sécurisées du programme en ligne de l’ARC et des services d’autres ministères et ordres de gouvernement qui utilisent les services d’authentification de l’ARC. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’alinéa 31(1)a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui accorde à l’ARC la responsabilité de la « politique administrative générale » à l’Agence, et conformément à l’alinéa 5(1)c) qui énonce que l’ARC est responsable de mettre en œuvre des ententes ou des accords conclus entre elle et les ministères ou les organismes du gouvernement du Canada pour l’exercice d’une activité ou l’exécution d’un programme. Des renseignements personnels sont aussi recueillis, au besoin, aux termes de la Politique sur la sécurité du gouvernement, conformément à l’entente conclue avec le président du Conseil du Trésor. L’ARC recueille les NAS en vertu du paragraphe 237(1.1) de la Loi de l’impôt sur le revenu aux fins de l’impôt et les utilise pour identifier la personne et lui permettre d’accéder en ligne à ses renseignements sur l’impôt sur le revenu et les prestations et d’associer les justificatifs anonymes de la personne à leur identité.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés afin d’établir des pistes de vérification liées à l’utilisation des justificatifs d’identité. Dans le cas d’infractions à la sécurité ou d’atteintes à la vie privée soupçonnées, les renseignements peuvent être communiqués aux responsables de la sécurité ministérielle et aux agents de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels; consultez le FRP ordinaire – Incidents de sécurité et atteintes à la vie privée – POU 939 et Journaux de contrôle des réseaux électroniques– POU 905. Pour les activités criminelles soupçonnées, les renseignements peuvent également être divulgués à la Gendarmerie royale du Canada pour enquête; consultez le FRP propre à l’institution – Dossiers opérationnels – GRC PPU 005. Les renseignements peuvent également être utilisés à des finsd’essai, de recherche, de planification, de vérification et d’évaluation.
Normes de conservation et de destruction : À déterminer
Numéro ADD : À déterminer
Numéro de renvoi au document : NDP 932
Numéro de fichier : ARC PPU 607

Inscription au numéro d'entreprise et aux comptes de programme

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’inscription et à l’administraton au numéro d’entreprise (NE) et aux comptes de programmes. Il s’agit notamment des comptes de la TPS/TVH, des comptes des retenues à la source, des comptes d’impôt sur le revenu des sociétés, des comptes import-export, des comptes de taxe d’accise et d’autres retenues, ainsi que des comptes de programmes provinciaux. Parmi les renseignements personnels, on compte le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale (NAS), le NE et d’autres numéros de comptes de programmes, la langue, les renseignements financiers, et la signature.
Remarque : En plus des exigences indiquées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les particuliers qui demandent les renseignements contenus dans ce fichier doivent être des représentants autorisés au dossier et doivent fournir le numéro et le nom de l’entreprise. Les renseignements peuvent être consignés dans les systèmes internes ou les bases de données de l’ARC qui suivent : le Système du numéro d’entreprise et le Système de tiers autorisés. Le présent fichier de renseignements personnels (FRP) a fait l’objet d’une mise à jour en 2015, et comprend maintenant les renseignements de l’ancien fichier de renseignements personnels, ARC PPU 066, Inscrits à la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH).
Catégorie de personnes :
Contribuables particuliers, notamment : les propriétaires uniques, résidents ou non‑résidents; les associés d’une société de personnes; les administrateurs de sociétés et autres propriétaires d’entreprises; les représentants autorisés et les autres délégués; les agents; les courtiers; les assureurs et les assurés, les mandataires, les employeurs domestiques, les parents nourriciers et les diplomates.
But : Les renseignements sont recueillis conformément à l’article 221 de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Partie IX de la Loi sur la taxe d’accise pour établir et tenir à jour un système de codification uniforme des entreprises (et des particuliers prenant part à des programmes destinés aux entreprises), ce qui permet à l'Agence du revenu du Canada (ARC) d'administrer, en vertu du pouvoir conféré, les dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu, de la Loi sur l'accise, de la Loi de 2001 sur l'accise, de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi sur le droit à l'exportation de produits de bois d'œuvre, de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants, de la Loi sur les douanes, de la Loi sur l'assurance-emploi et du Régime de pensions du Canada. Le NAS est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l'emploi sur le revenu et de la Partie IX de la Loi sur la taxe d’accise, et est utilisé par l’ARC à des fins de comparaison de données, notamment dans le système T1, pour faciliter la prévention du vol d'identité et de l'inscription frauduleuse, et dans le cadre de programmes comme le Régime de pensions du Canada (RPC).
Usages conformes : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres ministères fédéraux, conformément à la législation relative à l’impôt sur le revenu et à la taxe d’accise, notamment, l’Agence des services frontaliers du Canada : Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires (ASFC PPU 001); Industrie Canada : Avis de changement des administrateurs de sociétés (IC PPU 049); Statistique Canada, en vertu de la Loi sur la statistique (à des fins de statistiques); et Emploi et Développement social Canada : Enquête sur l’inscription des entreprises (EIE) (EDSC PPU 080). Les renseignements peuvent être également divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux (ou leurs secteurs constitutifs), conformément aux ententes signées afin de permettre la divulgation de renseignements. Les renseignements peuvent également être transmis à des programmes et à des activités internes de l’ARC, notamment : Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047), Traitement des déclarations et des remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241) et Déclarations spécialisées des entreprises (ARC PPU 224). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : l’évaluation et la supervision des agents de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions, en vertu des lois applicables, (p. ex., les pistes de vérification); l’évaluation de programmes (l’assurance de la qualité et l’intégrité des données); la recherche, et/ou la collecte de données statistiques.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements relatifs aux comptes actifs sont conservés de façon continue. Les dossiers qui ont trait à des particuliers qui ne sont plus inscrits sont actuellement conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé, pour une période maximale de cinq ans. Ils sont ensuite envoyés à Bibliothèque et Archives Canada, aux fins d'archivage.
Autorisation de disposition des documents : 97/033
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 227
Numéro d’inscription au SCT : 20090528
Numéro de fichier de renseignements personnels : ARC PPU 223

Traitement des déclarations et des paiements des entreprises - Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier décrit des renseignements liés au traitement, à l’évaluation, à l’endossement, à la validation et à l’affichage de renseignements personnels déclarés dans les déclarations des entreprises et de renseignements, qui comprennent, sans toutefois s’y limiter les déclarations de revenus des sociétés T2, les déclarations de renseignements sur la paie T4, les déclarations des revenus de placements T5, les déclarations de renseignements T5006, une société agréée à capital de risque de travailleurs et les déclarations spéciales et choix (T2054, T2057, T123, T1169, T1296, T2002, T2004, T2010, T2012, T2022, T2023, T2027, T2034, T2055, T2058, T2059, T2060, T2063, T2067, T2073, T2079, T2100, T2101, T2107 et T2143). Ce fichier décrit également des renseignements sur les options de traitement des paiements des contribuables, y compris les prélèvements automatiques. Les renseignements personnels peuvent être le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, la signature, la langue, la citoyenneté, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (le NE) et le numéro de sécurité sociale étranger.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier pourraient devoir fournir leur NAS, leur NE, leur numéro de sécurité sociale étranger ou leur autorisation pour ces personnes qui agissent au nom d’un titulaire du compte ou d’une succession. Ce FRP a été mis à jour en 2015 afin de supprimer les renseignements liés au programme de traitement des déclarations et remboursements de la TPS/TVH, qui sont désormais décrits dans le FRP Traitement des déclarations et remboursements de la TPS/TVH (ARC PPU 241) et de supprimer les renseignements liés aux déclarations de renseignements des sociétés de personnes et aux autres prélèvements, qui sont désormais décrits dans le FRP Déclarations spécialisées des entreprises (ARC PPU 224) et il contient désormais des renseignements décrits dans l’ancien FRP qui suit : système de Prélèvement automatique (PA) (ARC PPU 185). Ce FRP s’appelait autrefois Traitement des déclarations et paiements des entreprises. Les renseignements peuvent être conservés dans les systèmes internes ou bases de données internes de l’ARC qui suivent : Système du numéro d’entreprise, base de données Identification des particuliers T1, Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), Système de compatibilité et de recouvrement visant les corporations (CORPAC), Comptabilité normalisée (CN), Système d’analyse de roulement (SAR), Compte de dividendes en capital et Base de données MS Access T2054.
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques, autres propriétaires de société et leurs employés, actionnaires, agents de sociétés, représentants et autorités compétentes, mandataires, courtiers, assureurs et assurés, propriétaires apparents et non-résidents.
But : Les renseignements personnels sont collectés conformément aux articles 150 et 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu, du paragraphe 229(1) du Règlement de l’impôt sur le revenu sous l’autorité de l’article 221 de la Loi de l’impôt sur le revenu, et sont utilisés pour administrer le traitement des déclarations de renseignements et des paiements des entreprises, pour le gouvernement du Canada et pour la plupart des provinces et des territoires, ce qui comprend la détermination de l’admissibilité aux crédits d’impôt. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour le paiement de dettes dues à la Couronne. Le cas échéant, des renseignements liés à l’endettement d’un particulier peuvent être échangés avec les créanciers de ce dernier et les tribunaux pour faciliter la saisie. Les renseignements peuvent être échangés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral, conformément aux lois de l’impôt sur le revenu, y compris l’Agence des services frontaliers du Canada (programme du Régime de sanctions administratives pécuniaires, ASFC PPU 001), le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (à des fins commerciales), le ministère des Finances Canada (à des fins de politique fiscale), Statistiques Canada (pour des données statistiques), Industrie Canada (dossiers de succession en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, IC PPU 058), au ministère de la Justice Canada (procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), le Service des poursuites pénales du Canada (Programme national des recouvrements des amendes, SPPC PPU 001) et Emploi et Développement social Canada (Régime de pensions du Canada – prestations de retraite, d’invalidité, au survivant et de décès (particuliers), ESDC PPU 146, rapprochement des gains assurables, RHDCC PPU 115 et dossier de prestations et de trop-payés, EDSC PPU 180). Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements personnels obtenus sur des résidents de pays avec lesquels le Canada possède une convention fiscale peuvent être échangés avec ces administrations fiscales dans le cadre d’un échange de renseignements en vertu de la disposition appropriée de la convention. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, aux responsables des programmes et activités internes à l’ARC, y compris le Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005); Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs à la taxe à la consommation (ARC PPU 177); le Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 155) et les Programmes d’observation, y compris les non-déclarants (ARC PPU 025), la Détection et les enquêtes (ARC PPU 095), l’Administration du programme de l’autorité compétente (ARC PPU 085), les Cas d’évitement fiscal (ARC PPU 035) et le Programme des divulgations volontaires (CRA PPU 220). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies et les rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés indéfiniment pour les sociétés désignées comme des cas importants ou ayant un revenu net supérieur à 50 millions de dollars à un moment donné et les formulaires fiscaux T2 pour 1971 et 1972. Les autres formulaires T2 (à quelques exceptions près) et les déclarations de non-résidents sont conservés jusqu’à concurrence de 10 ans et détruits. Les dossiers sont conservés dans une installation d’entreposage appartenant à un entrepreneur du secteur privé. Les documents ayant trait aux paiements seront conservés pendant sept ans, à l’exception des demandes relatives aux prélèvements automatiques, qui seront conservées dans une installation d’entreposage de documents appartenant à un entrepreneur du secteur privé pendant 10 ans et détruites ensuite.
Autorisations de disposition des documents : 92/005, 92/005-01 et 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 225
Enregistrement (SCT) : 003942
Numéro de fichier de renseignements personnels : ARC PPU 047

Programme de la prestation fiscale canadienne pour enfants

Description : Cette banque de données contient des renseignements servant à établir l'admissibilité d'un particulier à la PFCE et le montant auquel il a droit, et elle permet de consigner toutes les activités ultérieures au compte de PFCE de ce particulier. Elle contient également des renseignements servant à établir l'admissibilité d'un particulier à la Prestation pour enfants handicapés (PEH), qui est un supplément de la PFCE, et à la Prestation universelle pour la garde d'enfants (PUGE) que l'ARC administre au nom de  Emploi et Développement social Canada (EDSC). L'admissibilité à la PEH est déterminée en fonction des renseignements obtenus du programme du crédit pour personnes handicapées (dossier de programme ARC DGCPS 790). Les renseignements servent également à administrer d'autres programmes provinciaux et territoriaux pour le compte de ces provinces et territoires.
Catégorie de personnes : Particuliers déclarants.
But : Cette banque de données sert à fournir des renseignements exacts et à jour sur toutes les activités consignées dans les comptes de la PFCE et de la PUGE d'un particulier. Elle permet aux employés autorisés de répondre aux demandes de renseignements des clients rapidement et avec précision, et elle permet de contribuer aux programmes qui valident les renseignements sur lesquels repose la détermination de l'admissibilité et qui facilitent le calcul exact des prestations.
Usages compatibles : Les renseignements relatifs au Supplément de la prestation nationale pour enfants, une composante de la PFCE, sont par ailleurs fournis à la province ou au territoire de résidence du particulier en vue de permettre à cette administration d'ajuster les prestations d'assistance sociale ou les versements faits en vertu d'une loi provinciale ou territoriale. De plus, l'Agence fournit des renseignements à d'autres ministères provinciaux et territoriaux lorsqu'une loi autorise ces derniers à obtenir des renseignements sur la PFCE.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements seront conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de cinq ans après la date de la dernière mesure administrative au dossier, et ils seront ensuite détruits.
No. ADD : 98/011
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 646
Enregistrement (SCT) : 003210
Numéro de fichier : ARC PPU 063

Programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’administration du programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (RPC/AE) et des accords de sécurité sociale du Canada, y compris la portée et les décisions RPC/AE. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les renseignements biographiques, les coordonnées, le statut de citoyen, les renseignements sur les cartes de crédit, les vérifications judiciaires, la date de naissance, la date du décès, le numéro d’identification d’un employé, les renseignements personnels d’un employé, les renseignements sur l’équité en matière d’emploi, l’information financière, le sexe, la langue, les renseignements médicaux, d’autres numéros d’identification, des photos, les attributs physiques, le lieu de naissance, le lieu du décès, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS) et le numéro d’entreprise (NE).
Remarque : En plus des exigences stipulées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes demandant l’accès aux renseignements de ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le NE et la preuve de l’autorisation, y compris une signature. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou systèmes internes suivants de l’ARC : le Random Access Personal Information Data (RAPID), le Système de gestion des cas (SGC), le Système de distribution et allocation des renvois (SDAR), le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS), le Système de composition électronique de lettres (SCEL), le Système de renvois du RPC/AE à l’AC (SRRAC), le Système de suivi de la correspondance et des dossiers RPC/AE, le Système de gestion de la correspondance et des dossiers sur le Web (SGCD Web), le Système des accords de sécurité sociale (SASS), le Système d’aide à la décision (SAD) RPC/AE et le Système de gestion des inventaires de la charge de travail (SGICT). Ce FRP a été mis à jour en 2014 et était anciennement intitulé Documents de décisions sur le Régime des pensions du Canada et l’assurance-emploi du Canada.
Catégorie de particuliers : Des particuliers, des travailleurs employés au Canada et à l’étranger, y compris ceux qui sont des travailleurs indépendants, des employeurs, des employeurs réputés ou des employeurs résidant hors du Canada, y compris des propriétaires uniques, des associés d’une société de personnes, des dirigeants de sociétés et des représentants légaux ou autorisés.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des paragraphes 11(3) et (6), de l’article 25, du paragraphe 25(12) et des articles 26.1 et 27.3 du Régime des pensions du Canada (RPC), et en vertu de l’alinéa 5(3)b), du paragraphe 88(12), des articles 90 et 94 et des paragraphes 108(2) et (3) de la Loi sur l’assurance-emploi (LAE). Les renseignements personnels sont utilisés afin d’administrer le RPC et le programme d’AE, y compris la transmission de décisions sur les questions de droit à pension et d’assurabilité en vertu du RPC et de la LAE, respectivement, le traitement des choix et le traitement des activités liées au certificat de sécurité sociale. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres organismes gouvernementaux fédéraux comme le permet la loi, y compris Emploi et Développement social Canada (Régime de pensions du Canada – prestations de retraite, d’invalidité, de survivant et de décès (EDSC PPU 146); Dossier de la demande de prestations – Bureau local (Opérations) (EDSC PPU 150); Régime de pensions du Canada – Registre des gains (EDSC PPU 140) et Prestations d’emploi, mesures de soutien et autres programmes (EDSC PPU 293)) et avec les autorités compétentes des pays étrangers selon les accords de sécurité sociale du Canada. Les renseignements peuvent également être divulgués aux gouvernements provinciaux et territoriaux conformément à des accords signés d’échange de renseignements confidentiels. Le cas échéant, les renseignements peuvent également être échangés avec les programmes et activités internes de l’ARC, y compris : Traitements des déclarations et paiement des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047); Observation des comptes de fiducies (ARC PPU 120), Banque de données du Système d’identification du représentant du contribuable (SIRC) (ARC PPU 175), Comptes de fiducie – Retenues sur la paie (ARC DGRV 188) et Appels au sujet du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l’assurance-emploi (ARC PPU 130). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués en vue de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données); soutien opérationnel (conseils et interprétations techniques au sujet du RPC et de la LAE), soutien de programme (systèmes et technologie), rédaction de politiques, élaboration de stratégies et rapports.
Normes de conservation et de disposition : La période de conservation varie selon le calendrier du registre du sujet dans lequel les renseignements sont classés. La plupart des registres papier seront conservés dans des installations d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pour une période variant entre quatre ans et quinze ans, après quoi certains seront détruits alors que d’autres seront conservés à Bibliothèque et Archives Canada pour une période indéfinie. Les renseignements se trouvant dans le SCEL et certains de ceux du SASS sont conservés pendant dix ans après la date de la création, après quoi, ils seront détruits. Tous les autres renseignements détenus par voie électronique seront conservés pendant une période indéfinie.
Numéro ADD : 92/005, 92/006 et 93/007
Numéro de renvoi au dossier : ARC DGPLAR 187
Enregistrement SCT : 002020
Numéro de fichier : ARC PPU 070

Déclaration annuelle de renseignements T3010 de la Direction des organismes de bienfaisance

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les administrateurs et les fiduciaires des organismes de bienfaisance enregistrés. Chaque année, ces organismes sont tenus de fournir ces renseignements à la Direction des organismes de bienfaisance de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements, de même que ceux liés aux activités des organismes de bienfaisance, notamment les données financières, sont jugés nécessaires pour faciliter l'administration et l'application des dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu. Voici les renseignements personnels qui sont recueillis au sujet des membres des organes directeurs : nom de famille, prénom, initiale, date de naissance, le coordonnées, titre du poste au sein de l'organe directeur de l'organisme de bienfaisance, si le membre est ou non administrateur ou fiduciaire à la fin de l'année et s'il a ou non un lien de dépendance avec d'autres administrateurs ou fiduciaires du même organisme de bienfaisance (l'absence de lien de dépendance est un concept fiscal qui décrit une relation dans laquelle deux parties agissent indépendamment l'une de l'autre).
Catégorie de personnes : Tout particulier qui siège au sein d'un organe directeur d'un organisme de bienfaisance canadien enregistré.
But : En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, les organismes de bienfaisance enregistrés sont tenus de fournir chaque année à l'ARC des renseignements sur leurs activités. Ces renseignements, dont certains sont confidentiels, sont fournis au moyen du formulaire T3010. Ils sont nécessaires pour faciliter l'administration et l'application des dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu. Le formulaire T3010 est utilisé par la Direction des organismes de bienfaisance de l'ARC afin d'évaluer les activités des organismes de bienfaisance et de veiller à ce que ceux-ci se conforment aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu. Si la déclaration permet de révéler que l'organisme de bienfaisance éprouve des problèmes sur le plan de l'observation, la direction pourrait entreprendre une série d'activités, comme la sensibilisation à l'égard de la manière de se conformer aux règlements ou une enquête plus approfondie des activités de l'organisme de bienfaisance, après quoi diverses sanctions pourraient être imposées, pouvant aller jusqu'à la révocation de l'enregistrement. Les renseignements fournis au moyen du formulaire T3010 sont enregistrés dans le Système des cotisations et des enregistrements des organismes de bienfaisance (Système de CEOB). Le Système de CEOB est un système d'ordinateur central tenu à jour par la Direction générale de l'informatique (DGI) de l'ARC pour le compte de la Direction des organismes de bienfaisance.
Usages compatibles : Ces renseignements sont divulgués (voir ci-dessous) conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu. Ils ne sont pas utilisés à d'autres fins. Les renseignements divulgués sont ceux figurant sur le formulaire de déclaration T3010 qui sont mis à la disposition du public et ceux concernent les administrateurs ou les fiduciaires, qui se limitent à leur nom complet, le titre de leur poste au sein de l'organisme de bienfaisance, le fait de savoir s'ils étaient administrateurs ou fiduciaires à la fin de l'année et la nature de leur lien de dépendance avec les autres administrateurs ou fiduciaires. Ces renseignements sont accessibles au public et aux autres organismes gouvernementaux sur demande (voir ci-dessous), de même que sur le site Web consacré aux organismes de bienfaisance. 1) Des rapports spéciaux et des extraits de données tirés du formulaire T3010 sont divulgués au public sur demande, conformément au paragraphe 149.1(15) de la Loi de l'impôt sur le revenu (information disponible au public seulement). 2) Des photocopies des déclarations de renseignements T3010 sont distribuées au public sur demande (information disponible au public seulement). 3) Les renseignements figurant sur le formulaire T3010 sont communiqués deux fois par année à Statistique Canada et au ministère des Finances (tous les renseignements). 4) Des renseignements tirés du formulaire T3010 sont divulgués lorsque leur diffusion, en totalité ou en partie, est permise par la loi en vertu de l'article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Normes de conservation et de destruction : Les copies papier des déclarations de renseignements des organismes de bienfaisance sont conservées dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant six ans. Ces copies sont détruites après qu'une autorisation de disposition a été obtenue. Nous employons actuellement à faire appliquer la même norme de conservation et de destruction aux renseignements électroniques qui sont stockés dans le Système de CEOB.
No. ADD : 93/019
Numéro de renvoi au document : ARC DGPLAR 290
Enregistrement (SCT) : 005859
Numéro de fichier : ARC PPU 200

Allocations spéciales pour enfants

Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels utilisés pour approuver et traiter les versements des Allocations spéciales pour enfants (ASE) aux organismes et institutions gouvernementaux qui ont la charge d’un enfant âgé de moins de 18 ans qui réside au Canada. Le Programme des ASE verse à l’organisme l’équivalent de la prestation fiscale canadienne pour enfants, du supplément de la prestation nationale pour enfants, de la prestation universelle pour la garde d’enfants et de la prestation pour enfants handicapés auxquels l’enfant est admissible. Les renseignements personnels peuvent comprendre les suivants : le nom, les coordonnées, la date et le lieu de naissance, le sexe, la langue, des renseignements biographiques, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise et le numéro d’identification de l’enfant.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui cherchent à accéder à ce fichier doivent préciser s’ils sont un organisme qui reçoit une ASE, un enfant pour lequel l’ASE a été versée ou un parent nourricier. De plus, ils doivent fournir des détails sur les dates durant lesquelles ils avaient la garde de l'enfant et le numéro d’identification de l’enfant concerné. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC suivants : Système de gestion des crédits pour enfants. Ce fichier a été créé en 2015 et contient les renseignements liés à l’ASE antérieurement décrits dans le programme de prestation fiscale pour enfants du Canada (ARC PPU 063).
Catégorie de personnes : Les enfants à la charge des organismes et institutions fédérales ou provinciales, des employés de l’Agence, des parents nourriciers et des soignants antérieurs.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour approuver et traiter les versements des Allocations spéciales pour enfants (ASE) aux organismes et institutions fédéraux et provinciaux qui ont la charge d’un enfant et sont recueillis en vertu du paragraphe 10(1) de la Loi sur les allocations spéciales pour enfants et de l’article 3 du Règlement sur les allocations spéciales pour enfants.
Utilisations compatibles : Tous les renseignements obtenus dans le cadre de l’application ou de l’exécution de cette Loi ou de ce Règlement, ou de l’application d’un accord conclu en vertu de l’article 11 peuvent être communiqués à quiconque s’ils peuvent raisonnablement être considérés comme nécessaires aux fins de l’application ou de l’exécution de cette Loi, de la Loi de l’impôt sur le revenu, de la Loi canadienne sur l’épargne ­invalidité ou de la Loi canadienne sur l’épargne ­études, ou encore d’un programme administré dans le cadre d’un accord conclu en vertu de l’article 12 de la Loi canadienne sur l’épargne ­études. Plus précisément, les renseignements peuvent être communiqués à Emploi et Développement social Canada conformément au paragraphe 10(2) de la Loi s’ils peuvent raisonnablement être considérés comme nécessaires aux fins de l’application ou de l’exécution de la Loi canadienne sur l’épargne­ invalidité (EDSC PPU 038), ou d’un programme administré dans le cadre d’un accord conclu en vertu de l’article 12 de la Loi canadienne sur l’épargne ­études (EDSC PPU 506). Les renseignements peuvent également être communiqués au gouvernement d’une province conformément à l’article 11 de la Loi en vue d’administrer un programme social, un programme d’aide au revenu ou un programme d’assurance ­maladie dans la province en vertu des modalités d’un accord conclu entre le ministre et ce gouvernement. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, aux programmes internes de l’ARC pour la coordination et l’administration du programme de prestation fiscale pour enfants du Canada (ARC PPU 063) et du programme de crédit d’impôt pour personnes handicapées (ARC PPU 218).
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés dans une installation d’entreposage appartenant à un entrepreneur du secteur privé pendant cinq ans suivant la prise de la dernière mesure administrative, puis détruits.
Autorisation de disposition des documents : 98/011
Numéro de renvoi au document : ARC DGSCP 625
Enregistrement (SCT) : 20150218
Numéro de fichier : ARC PPU 620

Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs aux taxes à la consommation

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux oppositions et appels en matière de cotisations, de nouvelles cotisations et de déterminations liées aux taxes à la consommation. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, le statut de citoyenneté, les renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignements financiers, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE) et autres numéros d’identification.
Remarque : En plus des exigences précisées sur la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir ce qui suit : le sujet et la date de correspondance, l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou de la succession et le NAS et le NE. Ce FRP a été mis à jour en 2016.
Catégorie de personnes : Les particuliers, ou leurs représentants légaux, qui produisent des oppositions en matière de taxe à la consommation.
But : Les renseignements personnels sont utilisés dans le but suivant : de soutenir la résolution des oppositions et appels en matière de taxe à la consommation. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférés par l’article 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu, la section 8(2) de la Loi sur l’accise, la section 195 (3) de la Loi de 2001 sur l’accise, des sections 81.15(4) et sections 295(5) de la Loi sur la taxe d’accise, la section 43(3) de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et des sections 20(2) et 54(3) de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits du bois d’œuvre. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à la section 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et à la Partie IX de la Loi sur la taxe d’accise, et il est utilisé afin de vérifier l’identité par rapport au numéro d’entreprise.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois, y compris le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), les tribunaux du Canada et le ministère des Finances (Données fiscales – Evaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100). De plus, les renseignements peuvent être communiqués au ministère du Revenu de gouvernements étrangers avec lesquels une convention fiscale a été conclue et avec les gouvernements provinciaux et territoriaux conformément aux Ententes sur l’échange de renseignements sur les contribuables signées (consultez l’article 241(4) de la LIR et l’article 295(5) de la LTA). Les renseignements peuvent également être transmis, au besoin, à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris d’autres secteurs de programmes de l’ARC et des bureaux locaux impliqués dans les dossiers d’appels, d’oppositions et de déterminations. Les renseignements personnels sont utilisés à l’appui des résolutions d’oppositions, de déterminations et d’appels. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, ainsi que l’élaboration de stratégies et de rapports opérationnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés pendant sept ans après la dernière mesure administrative. Les dossiers de cas seront conservés pendant sept ans suivant le résultat du dernier appel ou de la délivrance d’une décision. Les dossiers seront ensuite détruits.
Autorisation de disposition des documents : 93/020 et 98/008
Numéro de renvoi au document : CRA APP 555
Numéro du fichier de renseignements personnels : CRA PPU 177 

Administration des programmes de l'autorité compétente

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les demandes d'aide adressées par des contribuables à l'autorité compétente en ce qui a trait à des conventions ou traités internationaux en matière d'imposition conformément au Programme des arrangements préalables en matière de prix de transfert (APP) et au Programme de procédure amiable (PA). Ces dossiers contiennent des renseignements fournis par des pays étrangers, par l'Agence du revenu du Canada, par les contribuables ou par leurs représentants. Ils peuvent renfermer les renseignements personnels suivants : nom, coordonnées, renseignements financiers, numéro d'assurance sociale (NAS), numéro d'entreprise (NE), avis et interprétation d'un ou de plusieurs articles d'une convention fiscale, nom et coordonnées de l'époux (ou du conjoint de fait) et des personnes à charge, renseignements biographiques, affiliations professionnelles, renseignements sur l'institution financière, renseignements sur le crédit, renseignements sur le passeport et autres numéros d'identification (p. ex. numéro de permis de conduire).
Catégorie de personnes : Contribuables canadiens et étrangers et/ou leurs représentants qui font l'objet d’un double imposition, réelle ou potentielle, ou d'une imposition non conforme à une convention fiscale donnée.
But : Les renseignements sont compilés en vue de pouvoir régler les dossiers qui relèvent de l'autorité compétente ainsi que de négocier les arrangements préalables en matière de prix de transfert (APP) et les procédures amiables (PA). Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Dans le cadre du règlement des cas d'APP et de PA, les renseignements d'autres cas concernant le même problème pourraient être utilisés dans le but de garantir l'uniformité et l'équité. Des renseignements personnels pourraient être divulgués à des gouvernements étrangers conformément aux dispositions d'une convention fiscale particulière. Les renseignements pourraient aussi servir à des fins de vérification, d'évaluation, de recherche ou d'établissement de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des cas de PA sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant dix ans après la date de fermeture du cas, et ils sont ensuite détruits. Pour ce qui est des dossiers des cas d'APP, ils sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé indéfiniment.
No. ADD : 92/007
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 261
Enregistrement (SCT) : 002021
Numéro de fichier : ARC PPU 085

Régimes de revenu différé et d’épargne

Description : Ce répertoire renferme des renseignements personnels concernant l’agrément ou l’enregistrement et la surveillance des régimes enregistrés de retraite et des régimes de revenu différé et d’épargne qui comprennent les régimes de pension agréés (RPA), les régimes de participation différée aux bénéfices (RPDB), les régimes enregistrés d’épargne-études (REEE), les régimes enregistrés d’épargne-invalidité (REEI), les régimes de prestations supplémentaires de chômage (RPSC), les régimes enregistrés d’épargne-retraite (REER), les fonds enregistrés de revenu de retraite (FERR), les placements enregistrés (PE), les comptes d’épargne libre d’impôt (CELI), et les régimes de pension agréés collectifs (RPAC). Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, le numéro d’assurance sociale (NAS), d’autres numéros d’identification (le numéro d’agrément ou d’enregistrement du régime, le numéro d’entreprise (NE), le numéro de contrat), les renseignements financiers, les renseignements sur l’institution financière, la signature, la date de naissance, la date de décès, et les renseignements biographiques.
Remarque: Ce répertoire de renseignements personnels a été mis à jour en 2014 et s’appelait anciennement « Régimes enregistrés de retraite et régimes de revenu différé », et comprend les renseignements énoncés dans l’ancien répertoire de renseignements personnels sur les régimes enregistrés d’épargne-études (REEE), ARC PPU 208.
Catégorie de personnes : Les contribuables particuliers, leurs époux, leurs personnes à charge, et leurs représentants; les particuliers qui agissent en tant que personnes-ressources pour les employeurs, les fiduciaires, les agents, les mandataires, les sociétés d’assurance et les assurés, les intermédiaires, les compagnies d’assurances, les sociétés de fiducie, les institutions financières, et les caisses de retraite; les souscripteurs, les bénéficiaires, et les promoteurs de régimes enregistrés d’épargne.
But: Les renseignements personnels sont recueillis en application de la Loi de l’impôt sur le revenu et sont utilisés pour agréer ou enregistrer et surveiller les régimes enregistrés de retraite et les régimes de revenu différé et d’épargne selon la Loi et le Règlement de l’impôt sur le revenu et les règles. Le NAS est recueilli comme le prévoit la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles: Les renseignements peuvent aussi être échangés avec d’autres institutions fédérales comme le prévoient la Loi et le Règlement de l’impôt sur le revenu, y compris Emploi et Développement social Canada (Programme canadien pour l’épargne-études RHDSC PPU 506), et le Bureau du surintendant des institutions financières. Des renseignements peuvent aussi être échangés avec les autres gouvernements provinciaux/territoriaux applicables (ou une partie de ceux-ci) dans le cadre d’une entente écrite d’échange de renseignements signée par le contribuable aux fins de l’administration d’une loi fédérale ou d’un programme provincial. Des renseignements peuvent aussi être échangés, au besoin, avec les programmes/activités internes de l’ARC, y compris le Programme du traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047). Des renseignements peuvent aussi être utilisés ou échangés à des fins de vérification, d’évaluation de programme, de recherche et de statistique. Une liste de tous les placements enregistrés est accessible au public dans la Gazette du Canada.
Normes de conservation et de destruction: Les renseignements sont conservés aussi longtemps que le régime demeure agréé ou enregistré. Une fois que le régime a pris fin, les renseignements sont conservés pendant cinq années supplémentaires suivant l’année de la dernière lettre de l’Agence, puis ils sont détruits.
No ADD: 93/019
Numéro de renvoi au document: ARC LPRAB 117
Enregistrement (SCT): 20090532
No du répertoire: ARC PPU 226

Détection et enquêtes

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur des contribuables soupçonnés d'inobservation ou d'évasion en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi de l'impôt sur le revenu et de lois connexes. Des renseignements personnels pourraient être recueillis de façon indirecte à partir de sources autres que le contribuable, y compris des dénonciateurs spontanés, des bureaux de crédit et le Centre d’information de la police canadienne, et ils sont par la suite rapprochés avec les renseignements du contribuable. Les renseignements personnels peuvent comprendre, les noms, coordonnées et signatures du contribuable et de son représentant autorisé, les antécédents criminels du contribuable, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE), des renseignements financiers, le statut de citoyenneté, l’historique du crédit, la date de naissance et les opinions ou les points de vue de personnes ou concernant des personnes ainsi que les détails de toute activité illégale, cas d’inobservation ou évasion soupçonné, enquête ou vérification de l’ARC, les photographies, les enregistrements vidéos/audios.
Remarque : En plus des exigences spécifiées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels émis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les individus qui demandent l’obtention de l’information décrite par ce fichier doivent fournir le NAS ou le NE. Le fichier de renseignements personnels (FRP) a été mis à jour en 2014.
Catégorie de personnes : Particuliers soupçonnés d'inobservation ou d'évasion en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi de l'impôt sur le revenu ou de toute autre loi connexe, les individus potentiellement affiliés; leurs dépendants, conjoints, conjoints de fait, représentants; et les dénonciateurs fiscaux.
But : Les renseignements personnels sont recueillis à des fins de détection, de détermination et de réalisation d'enquêtes sur des infractions possibles à la Loi sur la taxe d'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu ou d'autres lois connexes. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et à la Loi sur la taxe d'accise à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément aux législations de l’impôt sur le revenu et de la taxe d’accise, y compris l’Agence des services frontaliers du Canada (Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires, ASFC PPU 001), et Emploi et Développement social Canada (Régime de pension du Canada – Prestations de retraite, invalidité, survivant et de décès (individu), RHDCC PPU 146). Les renseignements peuvent également être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux applicables (ou certaines de leurs composantes) conformément aux ententes d’échange de renseignements de contribuables. Les renseignements peuvent aussi être communiqués, au besoin, avec les programmes/activités de l’ARC, y compris : le Traitement des déclarations et des versements des particuliers (ARC PPU 005), le Traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047) et les Appels (ARC PPU 177). Les renseignements pourraient faire l’objet d’un rapprochement de données avec un outil de système d’avertissement interactif national utilisé pour l'évaluation des demandes de crédit personnel et commercial, afin de détecter les mauvaises utilisations ou des irrégularités possibles concernant les adresses, les numéros de téléphone et les numéros d'assurance sociale (NAS). Les renseignements fournis par le client dans ses déclarations de revenus sont comparés à ceux figurant dans la base de données et, dans le cas d'une correspondance, un message d'avertissement demandant un examen plus approfondi est généré. Les renseignements pourraient aussi être utilisés pour rapprocher les données analysées au moyen de « l'outil de détection des activités suspectes » afin d'identifier les inscrits ou contribuables à risque élevé qui produisent des demandes de prestations ou de remboursement d'impôt et de taxe auxquels ils n'ont pas droit. Cet outil est offert par un fournisseur de services tiers. Par conséquent, des renseignements restreints comme les noms et les coordonnées pourraient être communiqués au fournisseur de services tiers. Les renseignements pourraient être transmis aux organismes d'application de la loi, lorsque la loi le permet. Ils pourraient aussi servir à des fins de vérification, d'évaluation ou d'établissement de rapports ou de statistiques . Avec consentement, les renseignements peuvent également être utilisés à des fins d’enquête de sécurité sur le personnel pour les emplois au sein de l’Agence du revenu du Canada.
Normes de conservation et de destruction : Les rapports concernant la Loi sur la taxe d'accise, la Loi sur l'accise et la Loi de l'impôt sur le revenu sont conservés pendant cinq ans suivant la date de fermeture d'un dossier ou la date d'expiration de toutes les périodes d'appel et sont ensuite détruits. Les renseignements obtenus d’indices de dénonciateurs sont détruits deux ans après la dernière mesure administrative. Tous les autres renseignements sont conservés pendant un maximum de huit ans et sont ensuite détruits.
No ADD : 93/004
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 820
Enregistrement (SCT) : 002752
Numéro de fichier : ARC PPU 095

Programme relatif au crédit d'impôt pour personnes handicapées

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les particuliers qui présentent une demande dans le cadre du Programme relatif au crédit d'impôt pour personnes handicapées (CIPH). Il pourrait renfermer les renseignements personnels suivants : le nom (y compris les noms antérieurs), la signature, les coordonnées, des renseignements biographiques, le numéro d'assurance sociale (NAS), la date de naissance, des renseignements médicaux ainsi que les noms et coordonnées des parents, des tuteurs, des fournisseurs de soins, des personnes à charge et du médecin praticien.
Catégorie de personnes : Contribuables qui demandent le crédit d'impôt pour personnes handicapées dans leur déclaration de revenus pour eux-mêmes, leur conjoint, un fournisseur de soins ou une de ses personnes à charge.
But : Les renseignements sont recueillis pour déterminer l'admissibilité au crédit et traiter les demandes. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Des renseignements personnels pourraient être utilisés à des fins de rapprochement avec des renseignements tirés du programme relatif à la prestation fiscale canadienne pour enfants ou du Programme des allocations spéciales pour enfants (ARC PPU 063) afin de déterminer si la Prestation pour enfants handicapés devrait être accordée en tant que supplément. Les données relatives au crédit d’impôt pour personnes handicapées peuvent être transferees à Emploi et Développement social Canada (EDSC) pour permettre l’ouverture d’un régime enregistré d’épargne invalidité. Les renseignements pourraient en outre être utilisés pour communiquer avec le demandeur ou le médecin praticien. Ils pourraient aussi servir à des fins de vérification, d'évaluation, de recherche ou d'établissement de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant cinq ans après la date du décès du client, puis ils sont détruits.
No. ADD : 98/011
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 647
Enregistrement (SCT) : 20090478
Numéro de fichier : ARC PPU 218

Décisions et interprétations en matière d'accise et de TPS/TVH

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à la correspondance entre l'ARC et les inscrits ou demandeurs du régime de la TPS/TVH, les inscrits aux fins du droit à l'exportation de produits de bois d'œuvre ainsi que les titulaires de licence aux fins de la taxe d'accise et du droit d'accise ou toute autre personne faisant la demande d'interprétation d'un article, d'un paragraphe, entre autres, de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi de 2006 sur les droits d'exportation de produits de bois d'œuvre, de la Loi sur l'accise, de la Loi de 2001 sur l'accise, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, de la Loi sur l’importation des boissons enivrantes et des règlements qui en découlent. Ils peuvent renfermer les renseignements personnels suivants : nom, coordonnées, renseignements financiers, sexe, langue, signature et numéro d'entreprise.
Remarque: En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits par ce fichier doivent fournir une preuve d'identité comportant le nom, l'adresse, le numéro de licence ou d'inscription et l'autorisation écrite d'un tiers, le cas échéant. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC : le Système de suivi des décisions et de l’interprétation (SSDI). Le présent FRP, anciennement intitulé Lettres sur l'accise et la TPS/TVH (Administration centrale et bureaux des services fiscaux), a été mis à jour en 2014.
Catégorie de personnes : Les inscrits et demandeurs au régime de la TPS/TVH, les inscrits aux fins du droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, les inscrits aux fins du droit à l'exportation de produits de bois d'œuvre, les titulaires de licence ou les inscrits aux fins de la taxe d'accise et des droits d'accise, ainsi que leur représentant autorisé.
But : Les renseignements personnels sont recueillis selon la Loi sur la taxe d’accise, la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre, de la Loi sur l'accise, de la Loi de 2001 sur l'accise, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, de la Loi sur l’importation des boissons enivrantes et des règlements qui en découlent.Les renseignements servent à répondre aux demandes sur des situations ou des questions liées aux lois ou aux règlements.
Usages compatibles : Les renseignements personnels fournis en lien à une demande peuvent être consultés lors de recherches et d'analyses en vue de résoudre des cas concernant les mêmes difficultés techniques ou lors de la préparation d’autres interprétations, décisions et publications techniques. Les renseignement peuvent être communiqués, le cas échéant, avec les programmes ou activités internes de l'ARC, y compris les suivants : Traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047), Crédit pour la TPS/TVH (ARC PPU 140), Droits d'accise, remises de la TPS/TVH et de l'accise, et appels (ARC PPU 177), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), et les programmes d'observation dont Non-déclarants et non-inscrits et observation des comptes de fiducies (ARC PPU 120), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Administration du programme sur l’autorité compétente (ARC PPU 085), Cas d’évitement fiscal (ARC PPU 035) et Divulgations volontaires (ARC PPU 220). Au besoin, les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des hauts dirigeants de l’ARC quant à l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes, dont l’évaluation du programme (assurance de la qualité), la gestion des risques liés à l’observation et à l’exécution, et l’élaboration de stratégies et de rapports. Conformément à l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise, à l'article 211 de Loi de 2001 sur l’accise, à la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et à l'article 84 de la Loi de 2006 sur les droits d’exportation de produits de bois d’œuvre, les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions fédérales, y compris le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales , FIN PPU 100) et le ministère de la Justice Canada (Procédures au civil et services juridiques, JUS PPU 010). Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément aux ententes de partage de renseignements sur les contribuables qui ont été conclues.
Normes en matière de conservation et d’élimination : Les dossiers portant sur les décisions et les interprétations seront conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant 20 ans, puis ils seront transférés à Bibliothèque et Archives, où ils seront conservés à des fins historiques.
N o ADD : 96/052
Numéros de renvoi au document: ARC DGPLAR 815, ARC DGPLAR 800, ARC DGPLAR 140
Enregistrement (SCT) : 003777
Numéro de fichier: ARC PPU 092

Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels liés à la vérification des exigences d’admissibilité des demandes produites par des sociétés en vertu du Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias, y compris la détermination de l’inobservation des exigences législatives, des lois fiscales, des politiques et des procédures. On peut y trouver les renseignements personnels suivants : le nom, les coordonnées, le numéro d'assurance sociale (NAS), le statut de citoyenneté/résidence, les renseignements biographiques, le lieu de naissance, la date de naissance, le sexe, les renseignements financiers et d'autres numéros d'identification pour vérifier la citoyenneté ou le statut de résidence (p. ex. le numéro personnel du Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens (BCPAC), le passeport, le permis de conduire, etc.).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le numéro d'entreprise et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du détenteur du compte ou de la succession. Les renseignements peuvent également être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’Agence du revenu du Canada (ARC) : Système d’information de gestion de la vérification (SIGV).
Catégorie de personnes : Les particuliers embauchés par des sociétés qui demandent un crédit d’impôt pour films et produits multimédias pour lequel les salaires, les traitements et/ou la rémunération sont demandés à titre de dépenses admissibles pour les calculs des crédits d’impôt pour films et produits multimédias, les agents autorisés d’une société, les personnes-ressources, les représentants et les autorités désignées, les employés, les consultants externes, les préparateurs de demandes.
But : Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes : vérifier la citoyenneté ou la résidence des particuliers dont les salaires sont demandés à titre de dépenses liées à la main-d’œuvre dans les calculs des divers crédits d’impôt pour films et de produits multimédias pour déterminer l'admissibilité de telles dépenses. Ils sont également utilisés pour vérifier que les salaires versés aux particuliers qualifient comme dépenses de main-d’œuvre aux fins du calcul de crédits d'impôt. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs des articles 125.4, 125.5 et 162 et du paragraphe 150(1) de la Loi de l’impôt sur le revenu et de l'article 1106 du Règlement de l’impôt sur le revenu. Ils sont aussi recueillis conformément à l'article 63(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui permet à l'ARC de conclure une entente avec le gouvernement provincial pour administrer une mesure fiscale. Le NAS est exigé conformément à l’article 237 de la Loi et est utilisé à des fins d’identification et pour déterminer le statut de résidence ou de citoyenneté du particulier.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément à la législation de l’impôt sur le revenu, notamment au ministère du Patrimoine canadien (co-administration du Programme de crédit d’impôt pour films et produits multimédias avec le BCPAC). Les renseignements peuvent également être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux applicables (ou certaines de leurs composantes) conformément aux ententes d’échange de renseignements. Ils peuvent aussi être partagés, au besoin, avec les programmes/activités de l’ARC, y compris : les oppositions en matière d’impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux (ARC PPU 172), le traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047) et la détection et enquêtes (ARC PPU 095). Les renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués à d’autres fins, comme l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données) et les rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés à une installation d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de 10 ans suivant la dernière mesure administrative, puis ils seront détruits.
Autorisation de disposition des documents : 92/007
Numéro de renvoi au document : ARC DGPON 150
Enregistrement du SCT : 20170001
Numéro du fichier des renseignements personnels : ARC PPU 442

Recherche scientifique et développement expérimental

Description : Ce fichier décrit les renseignements liés à la vérification des exigences d’admissibilité des demandes produites par des particuliers ou des entreprises en vertu du Programme de la recherche scientifique et du développement expérimental, et liés à la détermination de l’inobservation des exigences législatives, des lois fiscales, des politiques et des procédures. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les renseignements biographiques, les coordonnées, les renseignements personnels des employés, les renseignements financiers, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’identification de la société de personnes (NSP) et le numéro d’entreprise (NE).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le NSP, le NE et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du détenteur du compte ou de la succession. Les renseignements peuvent également être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’ARC : le système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), la comptabilité normalisée (CN), le système de sélection informatisée des vérifications/générateur interactif de rapports de vérification (SSIV/ARGO), la base de données MS Access des sociétés de personnes, le système RAPID (Random Access Personal Information Database) et le système d’information de gestion de la vérification (SIGV).
Catégorie de personnes : Propriétaires d’une entreprise individuelle, associés d’une société de personnes, agents autorisés d’une société, personnes-ressources, représentants et autorités désignées, employés, consultants externes, préparateurs de demandes.
But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux paragraphes 37(1), 37(11) et 162(5.1) de la Loi de l’impôt sur le revenu (la Loi) et sont utilisés pour la vérification de l’observation, de l’administration et de l’exécution des exigences du Programme de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE). Le NAS est exigé conformément à l’article 237 de la Loi et est utilisé à des fins d’identification.
Utilisations concordantes : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres organismes gouvernementaux fédéraux conformément à la législation de l’impôt sur le revenu, notamment au ministère des Finances Canada (Données fiscales –  Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100) et Statistique Canada (pour les données statistiques). Les renseignements peuvent également être communiqués, selon le cas, à des programmes/activités internes de l’ARC, notamment les Appels (ARC PPU 172), Measures de recouvrement (ARC PPU 050), le Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047), le Traitement des déclarations et paiements des particuliers (ARC PPU 005) et la Détection et enquêtes (ARC PPU 095). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués pour l’évaluation et la supervision des représentants de l’ARC dans l’administration de leurs tâches en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation du programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion du risque lié à l’observation et à l’exécution, l’élaboration de stratégies et l’établissement de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés à une installation d’entreposage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de 10 ans suivant la dernière opération administrative, puis ils sont détruits. Toutefois, les dossiers pour les entreprises dont le revenu brut est supérieur à 30 000 000 $ sont envoyés à Bibliothèque et Archives Canada à des fins d’archivage.
No ADD (autorisation de disposition des documents) : 92/007
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 155
Enregistrement (SCT) : 20140076
Numéro du fichier des renseignements personnels : ARC PPU 441

Crédit pour taxe sur les biens et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour TPS/TVH)

Description : Ce fichier contient des renseignements servant à déterminer l'admissibilité d'un particulier à un crédit pour TPS/TVH, y compris l'admissibilité au crédit pour taxe de vente harmonisée de Terre Neuve et Labrador, le crédit pour la taxe aux résidents à faible revenue de la Saskatchewan (CTRFRS) (anciennement le crédit pour la taxe de vente de la Saskatchewan – CTVS), la prestation aux aines de Terre-neuve et Labrador, le crédit de la taxe de vente harmonisée de la Colombie-Britannique (CTVHCB), le crédit de taxe de la Nouvelle-Ecosse pour la vie abordable (CTNEVA), le crédit de taxe de vente de l’Ontario (CTV)), la remise d’énergie domiciliaire de l’Ontario (REDO), la Prestation de transition a la taxe de vente de l’Ontario (PTTVO), le crédit d’impôt de l’Ontario pour les couts d’énergie et l’impôt foncier et le crédit pour les couts d’énergie dans le Nord de l’Ontario (CIOCEIF et CCENO) et le crédit pour la taxe sur le mesures climatiques au résidents a faible revenue de la Colombie-Britannique (CTMCRFRCB).. Il pourrait renfermer les renseignements personnels suivants : le nom, les coordonnées, la date de naissance, le numéro d'assurance sociale (NAS), des renseignements biographiques, des renseignements financiers, la situation de famille, le nom de l'époux ou du conjoint de fait, des enfants et des personnes à charge, des renseignements sur le crédit, des renseignements sur l'institution financière, des renseignements sur la citoyenneté, la signature du demandeur, de l'époux ou du conjoint.
Catégorie de personnes : Particuliers qui demandent le crédit pour TPS/TVH.
But : Les renseignements sont recueillis pour déterminer l'admissibilité au crédit pour TPS/TVH et pour traiter la demande. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Les renseignements sont stockés dans la banque de données sur le crédit pour TPS/TVH, dans laquelle sont enregistrées toutes les transactions financières applicables et les raisons pour lesquelles un paiement pourrait avoir été retenu (p. ex. dette envers l'État). De plus, la banque de données permet d'enregistrer toute activité subséquente dans le compte de crédit pour TPS/TVH d'un particulier (p.ex. modification du statut d'admissibilité ou des droits et émission de chèques supplémentaires). Les renseignements contenus dans ce fichier pourraient être partagés avec des ministères provinciaux et territoriaux lorsque la loi les autorise à obtenir des renseignements sur le crédit pour TPS/TVH. Ils pourraient être utilisés pour répondre aux demandes de renseignements des clients et pour aider les programmes qui valident les renseignements afin de justifier l'admissibilité et de faciliter le calcul exact des prestations. Les renseignements pourraient aussi servir à des fins de vérification, d'évaluation ou d'établissement de rapports ou de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de six ans suivant la dernière mesure administrative, puis ils sont détruits.
No. ADD : 92/005
Numéro de renvoi au document  : ARC DGCPS 648
Enregistrement (SCT) : 003016
Numéro de fichier : ARC PPU 140

Vérification et examen de la TPS/TVH

Description : Ce fichier décrit les renseignements liés à l’administration du programme d’observation de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) de l’Agence du revenu du Canada (ARC), y compris l’administration des programmes provinciaux liés au nom de ces provinces. Cela comprend les revues, les examens et les vérifications au niveau national et international pour assurer l’observation des lois fiscales du Canada. Cela pourrait comprendre la collecte et/ou la vérification de renseignements provenant d’agences ou de ministères provinciaux et fédéraux, du secteur privé et d’autres sources publiques, y compris les journaux et Internet. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, le sexe, la citoyenneté, la langue, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, les renseignements financiers, les renseignements biographiques, les renseignements médicaux, les antécédents criminels, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE), d’autres numéros d’identification, tels que le numéro de régime de pension et le numéro de carte d’identité diplomatique et consulaire, les profils de risque, la signature et l’adresse de protocole Internet (IP).
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le NE et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom du détenteur du compte ou de la succession. Ce fichier de renseignements personnels (FRP) a été créé en 2016. Les renseignements peuvent également être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes suivants de l’ARC : Système d’information de gestion de la vérification (SIGV), Système de contrôle de l'observation et mesure des profils avant sélection (COMPAS), Inventaire national de la précotisation (INPC), IBM Cognos, système de Dispenses de retenue d'impôt électronique (DRIE), système de gestion des cas INTEGRAS, application Web de l’AQ (assurance de la qualité), Micro-application des institutions financières désignées particulières (IFDP), Comptabilité normalisée (CN), Cas d’évitement fiscal, Système de vérification sur portable pour Windows (SVP/Win) et Système des autres prélèvements (SAP).
Catégorie de personnes : particuliers, propriétaires uniques, associés d’une société de personnes et autres propriétaires d’entreprise – inscrits et non inscrits – qui ont produit des déclarations, des demandes de remboursement et/ou des choix liés aux programmes de déclarations et de remboursements de la TPS/TVH, leurs employés, dirigeants et/ou représentants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer et exécuter les dispositions de la Loi sur la taxe d’accise et de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien en relevant et en traitant efficacement les cas d’inobservation. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des paragraphes 98(3), 99(1), 100(1), 275(1), 288(1), et des articles 289 et 289.1 de la Loi sur la taxe d’accise, des paragraphes 38(1), 70(1) et des articles 8 et 66 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien, et de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (partie IX – Taxe sur les produits et services) à des fins d’identification.
Utilisations compatibles : Les renseignements ne peuvent être utilisés qu’en conformité avec l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise et les articles 7 et 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements peuvent être utilisés pour vérifier l’observation et déterminer les facteurs de risque. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral, y compris : le ministère des Finances Canada (à des fins de politique fiscale), le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010) et le Service des poursuites pénales du Canada (Programme national de recouvrement des amendes, SPPC PPU 001). Les renseignements peuvent aussi être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux (ou certaines de leurs composantes) conformément aux protocoles d’entente signés. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, aux programmes et aux activités internes de l’ARC, y compris : Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047), Observation des non-déclarants (ARC PPU 025), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs à la taxe à la consommation (ARC PPU 177), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs à l’impôt sur le revenu et aux organismes de bienfaisance (ARC PPU 172), Plaintes liées au service (ARC PPU 174), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Administration du programme sur l’autorité compétente (ARC PPU 085), Transformation opérationnelle et gestion d’entreprise et Cas d’évitement fiscal (ARC PPU 035). Les renseignements peuvent également être utilisés ou communiqués à d’autres fins telles que : aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programme, la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies et les rapports. Les activités de gestion des risques peuvent comprendre toute utilisation autorisée de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances afin de vérifier l’exactitude des renseignements personnels en comparaison avec une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC, de vérifier les déclarations de transferts, ainsi que les renseignements d’entreprise et l’analyse du risque dans le but de déceler les déclarations non conformes. Le NAS peut être divulgué à d’autres institutions fédérales aux fins de l’administration et de l’exécution de la Loi de l’impôt sur le revenu conformément aux conditions prévues dans les ententes de collaboration écrites (ECE).
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements compris dans un dossier de vérification, y compris les dossiers qui sont créés pour une mesure potentielle, mais qui n’ont jamais fait l’objet d’une vérification, sont conservés pendant 5 ans après le règlement du processus d’appel, puis ils sont détruits. Tous les autres renseignements obtenus de sources externes à des fins d’évaluation du risque et qui ne mènent pas à une mesure administrative seront détruits après 2 ans. À compter de 2015, les copies papier de renseignements personnels seront numérisées dans le dossier de vérification électronique, puis détruites. Les copies papier existantes de renseignements personnels sont entreposées et conservées pendant leur période de conservation dans une installation du secteur privé et, après la période de conservation, les dossiers seront détruits par l’entrepreneur conformément aux modalités du contrat.
Autorisation de disposition des documents : 97/033
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 416, ARC DGPO 451
Enregistrement (SCT) : 20160020
Numéro du fichier des renseignements personnels : ARC PPU 430

Traitement des déclarations et des remboursements de TPS/TVH

Description : Ce fichier contient des renseignements personnels liés à l’administration du Programme de taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) de l’ARC, y compris l’administration des programmes provinciaux connexes pour le compte de ces provinces. Cela comprend la vérification, la validation, le traitement, l’évaluation et la publication de renseignements produits dans le cadre des déclarations de TPS/TVH et d’autres formulaires liés aux remboursements et aux choix, tels que les suivants, sans toutefois s’y limiter : déclaration de la TPS/TVH (GST34); déclaration de la TPS/TVH et de la TVQ (RC7200); Demande générale de remboursement de la TPS/TVH (GST189); Choix visant la période de déclaration de la TPS/TVH (GST20); Demande de remboursement de la TPS/TVH pour les maisons neuves construites par le propriétaire (GST 191); Demande de remboursement de la TPS/TVH pour immeubles d’habitation locatifs neufs (GST 524). De plus, ce fichier contient des renseignements sur les options de traitement des paiements des contribuables, y compris le débit préautorisé. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE), d’autres numéros d’identification tels que le numéro du régime de pension et le numéro de carte d’identité diplomatique et consulaire, les renseignements biographiques, la langue, la citoyenneté, la signature et l’adresse du protocole Internet (IP).
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements présentés dans ce fichier pourraient devoir fournir un NAS, un numéro de compte de TPS/TVH et/ou une autorisation légale pour les personnes qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être conservés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC liés au programme de TPS/TVH, soit : le Système de traitement des déclarations de TPS/TVH et des redressements (STDRSH); le Système de traitement des remboursements (STR), et d’autres applications telles que le Système de la comptabilité normalisée et le Système de communication avec les entreprises et la base de données du Système de débits de pré-autorisés (SDPA). Ce FRP a été mis à jour en 2015 et comprend quelques-uns des renseignements personnels qui ont été décrits précédemment dans le FRP Traitement des déclarations et paiements des entreprises – ARC PPU 047 et les anciens FRP suivants : les Demandes de remboursement ou de remise des taxes payées en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (TPS et TVH) (sauf les remboursements aux visiteurs) – ARC PPU 091; le Programme de remboursement de la taxe de vente fédérale à l’inventaire – ARC PPU 086 et la Demande de remboursement aux visiteurs de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) sur le logement provisoire et les biens achetés au Canada – ARC PPU 106; et le Système des débits pré-autorisés (DPA) – ARC PPU 185.
Catégorie de particuliers :  Particuliers, propriétaires uniques, associés dans une société de personnes et autres propriétaires d’entreprise – tant les inscrits que les non-inscrits – qui ont produit des déclarations, des demandes de remboursements et/ou des choix liés aux déclarations de TPS/TVH et au programme de remboursements, leurs employés, les dirigeants et/ou les représentants de sociétés.
But : Les renseignements personnels sont utilisés afin d’assurer que les déclarations des inscrits aux fins de la TPS/TVH et des non-inscrits sont traitées, enregistrées et évaluées de façon exacte, y compris les choix relatifs à la TPS/TVH du gouvernement du Canada, des territoires et de la plupart des provinces, aux fins du traitement des remboursements aux résidents et des remboursements du Programme d’incitation pour congrès étrangers et voyages organisés, y compris, sans toutefois s’y limiter, les remboursements pour habitation neuve, pour immeubles d’habitation locatifs neufs, pour les organismes de services publics, pour les remboursements généraux et les congrès étrangers et les organisateurs de voyages et pour les administrateurs de la TVQ des institutions financières désignées particulières au Québec et à l’extérieur du Québec qui font des affaires au Québec. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 275 et de la partie IX, section VI de la Loi sur la taxe d’accise, de l’article 7 de la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces, et du paragraphe 63(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et conformément à la Loi sur la taxe de vente du Québec (LTVQ) et à la Loi sur l’administration fiscale (Québec). Le NAS est recueilli en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (partie IX – taxe sur les produits et services) à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements ne peuvent pas être communiqués ou utilisés à une autre fin, conformément à l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise. Les renseignements peuvent être utilisés pour le paiement de dettes dues à la Couronne. Les renseignements peuvent être communiqués à des tiers et/ou vérifiés par ceux-ci au cas par cas, afin de déterminer ou de préciser des renseignements manquants dans les demandes de remboursement de la TPS/TVH ainsi que dans les déclarations de TPS/TVH et les choix connexes. Les renseignements peuvent également être communiqués et/ou vérifiés conformément aux ententes d’échange de renseignements conclues avec les gouvernements provinciaux (ou aux parties de ceux-ci) dans la mesure où ils se rapportent aux programmes administrés pour le compte de ces gouvernements et d’autres ministères fédéraux, y compris les suivants : le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement Canada (MAECD); les membres de corps diplomatiques au Canada (MAECI PPU 907); le ministère des Finances Canada aux fins de la politique fiscale; Statistique Canada, aux fins d’analyses statistiques; Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (paiements du Receveur général – TPSGC PCU 712); l’Agence des services frontaliers du Canada, Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires (ASFC PPU 001). Les renseignements peuvent également être transmis à des programmes et à des activités internes de l’ARC et/ou, s’il y a lieu, vérifiés par ceux-ci, y compris les suivants : Décisions et interprétations en matière d’accise et de TPS/TVH (ARC PPU 092); Traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047); Numéro d’entreprise (ARC PPU 223); Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005); Observation des non-déclarants (ARC PPU 025); Dettes radiées en tant qu’irrécouvrables (ARC PPU 060); Examens de la TPS/TVH des comptes de fiducie (ARC PPU 120); Bureau de l’ombudsman des contribuables (ARC PPU 222); Petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421); Divulgations volontaires (ARC PPU 220); Oppositions, déterminations et appels devant les tribunaux relatifs à l’impôt sur le revenu et aux organismes de bienfaisance (ARC PPU 172); Plaintes liées au service - Fichier de renseignements personnels (ARC PPU 571); Registre des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580); Oppositions, déterminations et appels devant les tribunaux relatifs à la taxe à la consommation (ARC PPU 177); Détection et enquêtes (ARC PPU 095). Les renseignements peuvent également être communiqués à d’autres fins telles que les suivantes : l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions conformément aux lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification); l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données); la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution; l’élaboration de stratégies; et les rapports. Les activités de gestion des risques peuvent inclure toute analyse automatisée des renseignements personnels, tout rapprochement des renseignements personnels, toute technique de découverte des connaissances, afin de vérifier, d’une part, l’exactitude des renseignements personnels par rapport à une source fiable à l’intérieur ou à l’extérieur de l’ARC et, d’autre part, les rapports de transferts, les renseignements d’entreprise et l’analyse des risques, en vue de déterminer la production de déclarations non conformes.
Normes de conservation et de destruction : Les documents électroniques sont conservés pendant une période maximale de 10 ans. Les copies papier sont conservées après le traitement dans une installation d’entreposage des documents du secteur privé. Les déclarations papier et la plupart des documents de remboursement sont détruits après 5 ans; certains documents de remboursement et la plupart des documents de paiements sont détruits après 7 ans; les renseignements des demandes de débit pré-autorisés sont détruits après 10 ans. Après la période de conservation, les fichiers seront détruits par l’entrepreneur conformément aux modalités du contrat.
Autorisation de disposition de documents : 97/033
Numéro de renvoi au document : ARC DGSCGC 246
Enregistrement (SCT) : 000013
Numéro de fichier de renseignements personnels : ARC PPU 241

Oppositions en matière d'impôt sur le revenu et des organismes de bienfaisance, et appels devant les tribunaux. 

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux règlements des oppositions et aux appels des cotisations, des nouvelles cotisations et des déterminations liées à l’impôt sur le revenu et aux organismes de bienfaisance. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, le statut de citoyenneté, les renseignements sur le crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignements financiers, les renseignements médicaux, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE) et autres numéros d’identification.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent également fournir ce qui suit : le sujet et la date de correspondance, le numéro d’assurance sociale (NAS), l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou de la succession, et le numéro d’entreprise. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou bases de données internes de l’ARC qui suivent : Random Access Personal Information Database (RAPID), le Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), Cas des appels, le Grand livre auxiliaire, le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS), la Comptabilité normalisée (CN), et le Système de traitement des déclarations de TPS/TVH et des redressements (STDRSH). Ce FRP a été mis à jour en 2016.
Catégorie de particuliers : Les particuliers (ou leurs représentants) qui présentent une opposition ou un appel devant les tribunaux du Canada lié aux cotisations et/ou aux nouvelles cotisations de l’impôt sur le revenu, aux déterminations en matière de prestations canadiennes pour enfants et aux statuts d’organismes de bienfaisance; les particuliers qui intentent une poursuite civile contre la Couronne.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) aux sections 165(3) et 220, et sont utilisés afin de régler les oppositions et les appels en matière d’impôt sur le revenu et de bienfaisance; de déterminer l’admissibilité au crédit pour la TPS, à la prestation fiscale canadienne pour enfants et à la prestation fiscale pour le revenu de travail. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et est utilisé à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres organismes du gouvernement fédéral conformément avec la loi, y compris le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), les tribunaux du Canada et le ministère des Finances (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100). Les renseignements peuvent aussi être communiqués aux ministères du revenu des gouvernements étrangers avec lesquels une convention fiscale a été conclue et avec les gouvernements provinciaux et territoriaux. Les renseignements peuvent être communiqués ou divulgués aux tiers désignés dans une poursuite civile (consultez le paragraphe 241(4) de la LIR). Les renseignements peuvent également être transmis, au besoin, à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris d’autres secteurs de programmes de l’ARC et des bureaux locaux impliqués dans les dossiers d’appels et d’oppositions. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, ainsi que l’élaboration de stratégies et de rapports opérationnels. 
Normes de conservation et de destruction :
Les dossiers seront conservés pendant sept ans après la dernière mesure administrative; les dossiers de cas sont conservés pendant sept ans suivant le résultat du dernier appel ou de la délivrance d’une décision. Les dossiers sont ensuite détruits.
Autorisation de disposition de document : 93/020
Numéro de renvoi au document : ARC APP 545
Numéro d’enregistrement du SCT : 20120419
Numéro de fichier de renseignements personnels : ARC PPU 172

Décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et interprétations techniques

Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels indiqués dans la correspondance envoyée par les particuliers ou les programmes internes de l'ARC en vue d’obtenir une interprétation d'un article, d'un paragraphe ou autre de la Loi de l'impôt sur le revenu ou du Règlement de l'impôt sur le revenu ou de toute autre loi qui s'y rapporte, ainsi que les réponses fournies par l'ARC. Les renseignements personnels pourraient comprendre ce qui suit : le nom, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, les coordonnées, les antécédents en matière de crédit , la date de naissance, la date du décès, les renseignements sur les études, les renseignements personnels d'un employé, les renseignements relatifs à l'équité en matière d'emploi, les renseignements financiers, le sexe, la langue, les renseignements médicaux, le lieu de naissance, le lieu du décès, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS), ainsi que d'autres renseignements dont le numéro d'entreprise (NE) et le numéro de fiducie.
Remarque : En plus des exigences indiquées sur le formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent les renseignements décrits par ce fichier doivent fournir leur nom, leur adresse, leur signature et leur numéro d'assurance sociale, l'autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un particulier, le sujet, et la date de la correspondance. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC, dont le Système de gestion de la correspondance et des dossiers sur le Web (WebCIMS) et la Banque d’information des décisions en impôt (BIDI). Le présent FRP, anciennement intitulé Dossiers des décisions en matière d'impôt sur le revenu classés par sujet, a été mis à jour en 2014.
Catégorie de personnes : Les particuliers, les contribuables, leur époux ou conjoint de fait et les personnes à leur charge; les représentants autorisés; les propriétaires uniques; les partenaires d'une société de personnes; les dirigeants et les fiduciaires.
But : Les renseignements personnels sont recueillis selon la Loi de l'impôt sur le revenu ou le Règlement de l'impôt sur le revenu et servent à fournir des réponses aux contribuables sur des questions ayant trait à la Loi de l'impôt sur le revenu ou du Règlement de l'impôt sur le revenu. Le NAS est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et sera seulement utilisé à des fins d'identification.
Usages compatibles : Les renseignements personnels fournis en lien à une demande d'interprétation technique ou à une décision pourraient être utilisés lors de recherches et d'analyses en vue de résoudre des cas concernant des difficultés techniques similaires ou lors de la préparation d’autres interprétations techniques ou de décisions. À ce titre, les renseignement peuvent être communiqués, le cas échéant, avec les programmes ou activités internes de l'ARC, y compris les suivants : Traitement des déclarations et des paiements des entreprises (ARC PPU 047), Traitement des déclarations de revenus des particuliers et traitement des paiements (ARC PPU 005), Crédit pour la TPS/TVH (ARC PPU 140), Droits d'accise, remises de la TPS/TVH et de l'accise, et appels (ARC PPU 177), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), et les programmes d'observation dont Non-déclarants et non-inscrits et observation des comptes de fiducies (ARC PPU 120), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Administration du programme sur l’autorité compétente (ARC PPU 085), Cas d’évitement fiscal (ARC PPU 035) et Divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués en vertu des lois pertinentes aux fins de l’évaluation et de la supervision des hauts dirigeants de l’ARC quant à l’administration de leurs fonctions (p. ex., pistes de vérification), de l’évaluation du programme (assurance de la qualité et intégrité des données), de la gestion des risques liés à l’observation et à l’exécution, et de l’élaboration de stratégies et de rapports. Conformément à l’article 241 de la Loi de l'impôt sur le revenu ou au Règlement de l'impôt sur le revenu, les renseignements peuvent être communiqués à d'autres institutions fédérales, y compris le ministère de la Justice Canada (Procédures au civil et services juridiques, JUS PPU 010) et le ministère des Finances Canada (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales, FIN PPU 100). Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux concernés, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues avec, entre autres, Revenu Québec et le Treasury Board and Finance de l'Alberta. Les renseignements personnels obtenus au sujet de résidents d'un pays étranger avec lequel le Canada a signé des conventions fiscales en matière d'impôt sur le revenu pourraient être transmis à l'administration fiscale de ce pays, dans le cadre d'un programme d'échange de renseignements en vertu de la disposition prévue à cet effet dans la convention.
Normes en matière de conservation et d’élimination : Les dossiers seront conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant 50 ans et ensuite éliminés.
N o ADD : 93/007
Numéro de renvoi au document:  ARC DGPLAR 041
Enregistrement (SCT) : 003538
Numéro de fichier : ARC PPU 090

Traitement des déclarations et des paiements des particuliers

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels qui sont utilisés pour l’application et l’exécution des lois de l’impôt sur le revenu fédérale et provinciales, y compris la vérification, la validation, le traitement et l’évaluation des renseignements liés à l’impôt et aux prestations reçus en provenance de contribuables, dont les non-résidents, les entreprises à propriétaire unique et les associés dans les sociétés de personnes, de même que les tiers, y compris les représentants des employeurs, les institutions financières, les sociétés de fiducie et les institutions gouvernementales. Les renseignements personnels sont également utilisés pour l’échange amélioré de renseignements fiscaux en vertu de la Convention fiscale Canada-États-Unis. Ce fichier décrit également des renseignements sur les options de traitement des paiements des contribuables, y compris les prélèvements automatiques. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, le statut de citoyenneté, la date et le lieu de naissance, la date du décès, les renseignements sur les études, les renseignements financiers, les renseignements médicaux, le numéro d’identification temporaire (NIT), le numéro d’identification-impôt (NII), le numéro individuel du syndic, le numéro d’entreprise (NE), le numéro d’identification des contribuables fédéral des États-Unis (É.-U.), comme un numéro d’identification impôt ou un numéro d’assurance sociale des É.-U., d’autres numéros d’identification, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS), la préférence linguistique.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits par ce fichier peuvent être tenus de fournir le NAS, le NIT, le NII et/ou l’autorisation légale pour ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou de la succession. Le présent FRP a été mis à jour en 2016. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou systèmes internes suivants : Système de déclarations de renseignements (INFODEC), base de données Identification des particuliers T1, Système d’accès aléatoire aux renseignements personnels (RAPID).
Catégorie de particuliers : Les contribuables, y compris les non-résidents; les membres de la famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait); les entreprises à propriétaire unique; les associés dans des sociétés de personnes; les représentants; les particuliers qui agissent comme personnes-ressources pour les employeurs, les institutions financières, les sociétés de fiducie, les fiduciaires au nom d’un particulier qui est en faillite et les institutions gouvernementales; les personnes des É.-U. détenant des comptes financiers canadiens ou les personnes des É.-U. contrôlant des comptes financiers d’entités non américaines.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’autorité de l’article 150 de la Loi de l’impôt sur le revenu et l’article 7 de la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces; et sont utilisés afin de traiter les déclarations de revenus des contribuables particuliers, y compris les cotisations initiales, le traitement des paiements, les validations, la comptabilité et les redressements, pour le gouvernement fédéral et pour la plupart des provinces et territoires, y compris la détermination de l’admissibilité aux différents crédits d’impôt, prestations et remboursements. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification. Les renseignements sont également recueillis en vertu de l’autorité de la partie XVIII de la Loi de l’impôt sur le revenu aux fins du processus élargi de déclaration de renseignements en vertu de l’Accord intergouvernemental (AIG) entre le gouvernement du Canada et le gouvernement des États-Unis aux fins de l’échange amélioré de renseignements fiscaux en vertu de la Convention fiscale Canada-États-Unis.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément aux lois, y compris à Statistique Canada (données administratives longitudinales STC PPU 112 et base de données longitudinales sur l’immigration STC PPU 135), le ministère de la Justice Canada (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010, Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales, JUS PPU 125, et Greffe de la saisie-arrêt, JUS PPU 150), le Service des poursuites pénales du Canada (Poursuites et activités connexes, SPPC PPU 002), Emploi et Développement social Canada (Programme canadien d’épargne-invalidité EDSC PPU 038, Prestation universelle pour la garde d’enfants EDSC PPU 102, Inscription pour avoir droit à des mesures transitoires de l’assurance-emploi pour les travailleurs autonomes, EDSC PPU 323, et Régime de pensions du Canada – Prestations de retraite, d’invalidité, de survivant et de décès, EDSC PPU 146) et avec Travaux publics et services gouvernementaux du Canada (Paiements du receveur général, TPSGC PCU 712). Les renseignements (ou une partie de ceux-ci) peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues et les renseignements sur les personnes des É.-U. peuvent également être communiqués avec l’Internal Revenue Service des É.-U. Les renseignements peuvent également être communiqués avec des tiers avec le consentement du contribuable pour des fins de vérification. Les renseignements peuvent également être communiqués, selon le cas, aux programmes internes de l’ARC, y compris : Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047), Crédit pour la taxe sur les produits et services/ taxe de vente harmonisée (Crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140), Programme d’allègement pour les contribuables (ARC PPU 580), l’Observation des employeurs, de la TPS/TVH et des entreprises (ARC PPU 120), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), la Vérification et l’examen de l’impôt sur le revenu du secteur international et des grandes entreprises (ARC PPU 035), Divulgations volontaires (ARC PPU 220), Mesures de recouvrement (ARC PPU 050), Programme de l’autorité compétente (ARC PPU 085), le Programme des organismes de bienfaisance (ARC PPU 200) et le Service de gestion de l’authentification et des justificatifs (ARC PPU 607). Le cas échéant, les renseignements concernant les dettes d’un particulier peuvent être communiqués aux débiteurs d’un déclarant et aux tribunaux afin de faciliter la saisie. Finalement, les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins organisationnelles de l’ARC, y compris l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans le cadre de l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion du risque en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies, et peuvent être utilisés aux fins de rapprochement des données, d’établissement de rapports et de sondage ou autres analyses statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés à l’installation de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période maximale de 10 ans, selon le type de renseignement. Certains documents seront ensuite transférés à Bibliothèque et Archives Canada en tant que documents archivés. Les documents ayant trait aux paiements seront conservés pendant sept ans, à l’exception des demandes relatives aux prélèvements automatiques, qui seront conservées dans une installation de stockage de documents appartenant un entrepreneur du secteur privé pendant 10 ans et détruites ensuite.
Numéro ADD : 92/005 et 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 217
Enregistrement SCT : 002014
Numéro du fichier : ARC PPU 005

Mesures de recouvrement

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs au recouvrement de montants dus à la Couronne qui se rapportent à l’impôt, aux taxes, aux programmes gouvernementaux, aux douanes, aux droits pour la sécurité des passagers du transport aérien, à l’exportation de produits de bois d’œuvre et à des dettes fiscales qui ont été jugées irrécouvrables soumises aux fins de radiation ou de réduction de valeur. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : nom, coordonnées, renseignements biographiques, statut de citoyenneté, renseignements sur les cartes de crédit, antécédents en matière de crédit, vérifications judiciaires et antécédents criminels, date de naissance, date du décès, renseignements financiers, numéro d’identification de l’employé, sexe, langue, renseignements médicaux, numéro d’assurance sociale (NAS), autres numéros d’identification (p. ex. numéro d’entreprise [NE], numéros de permis de conduire et de plaques d’immatriculation, numéro de compte de société de personnes, numéro d’imposition à l’étranger) et signature.
Remarque : En plus des exigences énoncées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir un NAS, un NE ou une autorisation, ou une combinaison de ceux-ci. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou les systèmes internes de l’Agence du revenu du Canada (ARC) suivants : le Grand livre auxiliaire automatisé (GLAA), le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS), la Plateforme des comptes clients (PCC), le Système de retenues sur la paie, de comptabilisation et de recouvrements (PAYDAC), le Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l’observation (SGSRO), le Système ministériel des comptes débiteurs (SMCD), le système Random Access Personal Information Database (RAPID), le Système universel DELPAC (SUDS) et l’Intégration du recouvrement des recettes (IRR). Ce FRP a été mis à jour en 2014; il était anciennement intitulé « Arriérés de l’impôt sur le revenu des particuliers – Mesures de recouvrement ». Le présent FRP comprend également des renseignements personnels décrits dans l’ancien FRP intitulé « Dettes radiées en tant que dettes irrécouvrables » (ARC PPU 060).
Catégorie de particuliers : contribuables, membres de la famille (époux, conjoints de fait, personnes à charge), propriétaires uniques, associés de sociétés de personnes, importateurs et exportateurs, voyageurs, courtiers en douanes, concessionnaires, transporteurs, représentants autorisés.
But : La collecte de renseignements personnels est effectuée en vertu de différentes lois fiscales dont la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur la taxe d’accise et la Loi de 2001 sur l’accise, et elle sert à administrer et exécuter le recouvrement des créances dues à la Couronne. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu, de la Loi sur la taxe d’accise, de la Loi de 2001 de l’accise ainsi que de la Loi sur les douanes, du Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l’assurance-emploi, et il sert à des fins d’identification.
Usages compatibles : Certains comptes peuvent être renvoyés au Comité interne d’examen des créances irrécouvrables. Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral, conformément à la loi et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues, y compris Emploi et Développement social Canada (Aide financière aux étudiants, EDSC PPU 030), l’Agence des services frontaliers du Canada (Programme de remboursement pour les importations occasionnelles, ASFC PPU 1201) et le ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010). Les renseignements peuvent également être communiqués aux gouvernements provinciaux et territoriaux, conformément à la loi et aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent également être communiqués, le cas échéant, aux programmes et aux activités internes de l’ARC, y compris les suivants : Décisions anticipées en matière d’impôt et interprétations techniques (ARC PPU 090), Bureau de l’ombudsman des contribuables (ARC PPU 222), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), Oppositions, déterminations et appels devant le tribunal relatifs à l’impôt sur le revenu et aux organismes de bienfaisance (ARC PPU 172), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), Banque de données du Système d’identification du représentant du contribuable (SIRC) (ARC PPU 175), Observation des comptes de fiducies (ARC PPU 120), Inscription au registre des numéros d’entreprise (ARC PPU 223), Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047), et Plaintes liées au service - Fichier de renseignements personnels (ARC PPU 571). Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), l’évaluation de programme (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, l’élaboration de stratégies et les rapports. Avec le consentement, les renseignements peuvent également être utilisés aux fins d’enquête de sécurité sur le personnel pour l’embauche à l’ARC.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant six ans après qu’une mesure a été prise, puis ils sont détruits. Des copies du formulaire T1520, Recommandation de radiation d’une somme irrécouvrable, sont conservées pendant deux ans suivant la date de la dernière mesure administrative, puis elles sont détruites. Les dossiers électroniques sont conservés pendant sept ans avant d’être détruits.
Numéros ADD : 92/005 et 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 190
Enregistrement au SCT : 002017
Numéro de fichier : ARC PPU 050

Données sur les non-déclarants

Données sur les non-déclarants
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels liés aux déclarations de revenus et de renseignements des non-déclarants (particuliers, sociétés, fiducies) ayant comme but de faciliter les enquêtes et les autres mesures d’observation prises en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu en vue d’assurer l’observation des particuliers, des sociétés et des fiducies en ce qui a trait à la production des déclarations requises, de déterminer et d’analyser les tendances en matière d’observation, les nouvelles questions et les facteurs qui sont à l’origine du comportement d’inobservation. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : noms, des renseignements financiers, le numéro d’assurance sociale, les coordonnées, le numéro d’entreprise, la date de décès et la date de naissance.
Remarque : En plus des exigences stipulées dans la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes demandant l’accès aux renseignements de ce fichier doivent fournir les pièces d’identité nécessaires, le numéro d’assurance sociale, le numéro d’entreprise, la date de naissance ou un document signé autorisant un tiers à agir au nom du détenteur d’un compte. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC suivants : le Système Universal Delpac System (SUDS), le Système de déclaration des paiements contractuels (SDPC), le Système d'info Contribuables (RAPID), le système de composition électronique de lettres (SCEL), le système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), le Menu pour les entreprises (BMENU), le Système automatisé des fiducies (SAF) et le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS).  Le présent FRP, anciennement intitulé Données de recherche sur la détermination de cas d'inobservation, a été mis à jour en 2014.
Catégorie de personnes : Contribuables (y compris les particuliers, les entreprises à propriétaire unique, les associés d’une société et les fiducies).
But : Les renseignements personnels sont recueillis selon l’article 150 de la Loi de l’impôt sur le revenu et sont utilisés pour trouver et identifier les contribuables non conformes, s’assurer que les contribuables continuent de respecter les exigences de production en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et prendre des mesures adéquates dans le but d’encourager l’observation volontaire. Le NAS est recueilli selon l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages Compatibles: Les renseignements peuvent être divulgués conformément aux ententes signées d’échange de renseignements sur les contribuables auprès d’autres institutions fédérales applicables (comme le Service des poursuites pénales du Canada) et provinciales ou territoriales, ou des parties de ces dernières, comme la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail. Le cas échéant, les renseignements peuvent également être échangés avec les programmes et les activités de l’ARC internes relativement aux activités d’observation, y compris les suivants : la Détection et enquêtes (ARC PPU 095),  le Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047) et Traitement des déclarations de revenus des particuliers et traitement des paiements (ARC PPU 005).
Normes de conservation et de destruction: Les dossiers sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant 7 ans après la dernière mesure administrative ou la date d'expiration de toutes les périodes d'appel et sont ensuite détruits.
No. ADD : 93/004
Numéro de renvoi au document  : ARC DGRV 181
Enregistrement (SCT) : 003542
Numéro de fichier : ARC PPU 025

Programme des retenus d'impôt des non-résidents, Partie XIII

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs à la retenue, au versement et à la déclaration de l’impôt de la partie XIII. La Partie XIII de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR) exige que l’impôt de la partie XIII soit retenu sur certains types de revenus passifs ou revenus d’investissement payés à des non-résidents par des payeurs canadiens (p.ex. des prestations de pensions, des revenus de location et des dividendes). Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, la langue, le numéro d’assurance sociale (NAS), la date de naissance, les renseignements financiers, les renseignements médicaux, les renseignements biographiques et la signature. 
Remarque : En plus des exigences précisées sur le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir : le numéro de compte, le nom complet et l’adresse indiqués au compte, et répondre aux 3 questions associées au compte (p.ex. le montant du versement précédent, la fréquence des versements, les renseignements de l’état financier). Les renseignements peuvent être entreposés dans les banques de données ou systèmes internes de l’ARC suivants : système de Retenues à la source des non-résidents (RSNR). Ce FRP, anciennement appelé le système de Retenues à la source des non-résidents (RSNR), a été mis à jour en 2016.
Catégories de particulier : les payeurs canadiens d’impôt des non-résidents (assujettis à l’impôt de la partie XIII), les contribuables non-résidents, leur époux ou conjoint de fait, leurs personnes à charge et leurs représentants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour l’objectif (principal) suivant : pour administrer la Partie III du Programme des retenues d’impôt des non-résidents, y compris en matière de choix et d’engagements. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 215 de la partie XIII de la LIR. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 et du paragraphe 220(1) de la LIR et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions fédérales conformément à la législation relative à l'impôt sur le revenu , y compris Emploi et Développement social Canada (la Sécurité de la vieillesse, le Supplément de revenu garanti, EDSC PPU 116). Les renseignements peuvent être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux et territoriaux applicables (ou à des parties de ces derniers) conformément aux ententes signées sur l’échange de renseignements sur les contribuables. Les renseignements peuvent également être divulgués, au besoin, à des programmes/activités internes de l’ARC, y compris : les mesures de recouvrement (ARC PPU 050), la détection et les enquêtes (ARC PPU 095), les petites et moyennes entreprises (ARC PPU 421); le traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005), les oppositions, déterminations et appels en matière de taxes à la consommation devant les tribunaux (ARC PPU 580). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, comme à l’évaluation et à la supervision des représentants de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (pistes de vérification), à l’évaluation du programme (assurance de la qualité, intégrité des données et formation), à la réponse aux plaintes de service et autres demandes de renseignements, à la gestion de risque en matière d’observation et d’exécution, à l’élaboration de stratégie, de statistiques et à l’établissement de rapports. Les activités en matière de gestion de risque peuvent inclure toute analyse autorisée et automatisée de renseignements, tout rapprochement des renseignements et découverte de connaissances en dehors de l’ARC afin de vérifier les renseignements au moyen de rapports et toute analyse en matière de renseignements d’entreprise et d’évaluation du risque afin de relever les rapports faisant l’objet d’inobservation.  
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés jusqu’à 7 ans (selon le type de renseignement) dans un entrepôt de dossiers d’une entreprise du secteur privé.  
Autorisation de disposition des documents : 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 189
Enregistrement (SCT) : 004464
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 094.

Bureau de l'ombudsman des contribuables

Description : Ce fichier décrit les informations relatives aux contribuables qui se sont plaints au Bureau de l'ombudsman des contribuables au sujet des services obtenus de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements personnel peuvent inclure : nom; coordonnées; citoyenneté; signature; langue; date de naissance; date du décès;  opinions et points de vue sur, ou concernant, des individus; autres numéros d’identité (numéro d’entreprise); et renseignements sur l’équité en matière d’emploi.
Remarque : Ce fichier de renseignements personnels a été mis à jour en 2014 et était anciennement intitulé Ombudsman des contribuables.
Catégorie de personnes : Contribuables, y compris les non-résidents, qui ont déposé une plainte auprès de l'ombudsman des contribuables, les membres de leur famille (à charge, les conjoints, les conjoints de fait), leurs représentants autorisés, et des employés de l'ARC.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu du Décret C.P. 2007-0828 et sont utilisés pour traiter les plaintes reçues, de mener des enquêtes indépendantes et impartiales sur les plaintes, et de fournir des recommandations pour la résolution et l'amélioration du service aux contribuables.
Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être partagés, s’il y a lieu, avec les programmes / activités internes de l’ARC, y compris le Bureau de liaison de l'ombudsman, ainsi que des fonctionnaires de correspondances ministérielles. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : faires des suivis ; créer un inventaire des plaintes ; évaluation ; et, pour identifier et analyser les tendances et les questions systémiques liées au service. Renseignements agrégés sont publiés dans le Rapport annuel au Parlement de l’Ombudsman des contribuables.
Normes de conservation et de destruction: Les documents doivent être conservés pendant cinq ans après la dernière mesure administrative et sont ensuite détruits.
No. ADD : À déterminer – en processus d’obtenir le numéro.
Numéro de renvoi au document : ARC BOC 300
Enregistrement (SCT) : 20090527
Numéro de fichier : ARC PPU 222

Contrôle de sécurité du personnel – Agence du Revenu du Canada

Description : Ce fichier décrit les renseignements liés aux enquêtes de sécurité sur le personnel des personnes qui travaillent pour l’Agence du revenu du Canada ou qui présentent une demande d’emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements biométriques (p. ex. les empreintes digitales, les photographies numériques, etc.), les évaluations de la personnalité (p. ex. la loyauté, la fiabilité, etc.), le statut de citoyenneté, les renseignements sur le crédit, les vérifications judiciaires ou les antécédents criminels, les vérifications judiciaires par la police, l’association criminelle, le renseignement de sources ouvertes, la date de naissance, le sexe, l’information sur la scolarité, le numéro d’identification d’un employé, les renseignements personnels d’un employé, les renseignements financiers, y compris les renseignements sur l’exécution et l’observation des mesures fiscales, d’autres numéros d’identification, les opinions de personnes ou à leur sujet, les caractéristiques physiques, le lieu de naissance, la signature et les renseignements sur le service militaire. Le fichier peut également décrire les renseignements personnels au sujet des proches, y compris leur nom, leurs coordonnées, leur date de naissance et de décès et leur relation avec le demandeur.
Remarque : Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été effectuée en 2013.
Catégorie de personnes : Le grand public, y compris les bénévoles, les employés actuels et anciens, les entrepreneurs, les proches, l’époux ou le conjoint de fait actuel ou ancien, un organisme, les employés occasionnels et les étudiants, les personnes qui donnent des références morales (y compris les voisins), les employeurs et associés actuels et anciens.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour appuyer les décisions d’accorder ou d’examiner pour un motif valable la cote de fiabilité, l’autorisation de sécurité ou l’accès à un site des personnes qui travaillent ou qui demandent à travailler au moyen d’une nomination, d’une affectation ou d’un contrat. Un examen pour un motif valable peut entraîner la révocation de la cote de fiabilité, de l’autorisation de sécurité ou de l’accès à un site de la personne. Les renseignements personnels sont recueillis selon l’alinéa 30(1)a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada et conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement.
Usages compatibles : S’il y a lieu, les renseignements, y compris les empreintes digitales, peuvent être communiqués à la GRC et au SCRS pour que soient effectuées les vérifications et/ou les enquêtes obligatoires conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement; consulter les fichiers de renseignements personnels suivants propres aux institutions : pour la GRC, Services des sciences judiciaires et de l’identité et Services canadiens d’identification criminelle en temps réel – GRC PPU 030; pour le SCRS, Évaluations de sécurité/Avis – SRS PPU 005. Le statut de l’enquête de sécurité peut être communiqué aux fonctionnaires des Ressources humaines afin de mettre à jour le dossier personnel de la personne; consulter le Fichier de renseignements personnels ordinaire Dossier personnel d’un employé – POE 901. Les renseignements peuvent être échangés avec les Programmes internes suivants de l’ARC afin de vérifier l’observation des lois fiscales par une personne : Déclaration de revenus des particuliers et Traitement des paiements – ARC PPU 005, Détection et enquêtes – ARC PPU 095, Mesures de recouvrement – ARC PPU 050. Les renseignements peuvent être communiqués à des entités à l’extérieur du gouvernement fédéral, y compris les agences d’évaluation du crédit. Certains renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction :  Les dossiers sont conservés dans les installations d’un entrepreneur du secteur privé pour une période de deux ans suivant la dernière action administrative avant d’être détruits. Un dossier est conservé pour une période de dix ans avant d’être détruit lorsqu’il contient des renseignements défavorables et/ou lorsque la cote de sécurité ou l’autorisation de sécurité de la personne concernée a été refusée ou révoquée.
No ADD : 98/001
Numéros de renvoi au document : NDP 920 et NDP PRN 931
Enregistrement (SCT) : SCT 20140040
Numéro de fichier : ARC PPU 917

Comptes d'impôt sur le revenu de production de pétrole et de gaz

Description : Ce fichier, tenu à jour au Centre fiscal d'Ottawa, renferme des dossiers sur tous les paiements d'impôt de la partie I et sur tous les intérêts et pénalités établis par cotisation conformément aux exigences de la Loi de l'impôt sur les revenus pétroliers. Ces renseignements sont conservés dans le système de Grand livre auxiliaire automatisé.
Catégorie de personnes : Particuliers déclarants.
But : Ce fichier sert à établir et à tenir à jour le registre comptable de transactions relatives à l'administration de la Loi de l'impôt sur les revenus pétroliers.
Usages compatibles : Les renseignements sont transmis aux agents de recouvrement des bureaux des services fiscaux grâce à un raccordement électronique entre le système de Grand livre auxiliaire automatisé et le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS), dans le but d'indiquer le moment où l'on doit contraindre les déclarants contrevenants à payer l'impôt. L'accès aux renseignements concernant ces comptes ne sera autorisé que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante, p. ex. le numéro de compte, la signature et/ou l'autorisation du déclarant.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements dans le grand livre auxiliaire sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de sept ans après que le solde du compte devient nul.
No. ADD : à déterminer
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 192
Enregistrement (SCT) : 002203
Numéro de fichier : ARC PPU 068

Déclarations des revenus pétroliers

Description : Ce fichier renferme tous les renseignements fournis par les déclarants dans leur déclaration annuelle des revenus pétroliers ainsi que la correspondance, les renseignements fournis par des tiers et les documents de travail connexes de l'Agence. Le déclarant peut être un particulier, une fiducie, une société ou une autre entreprise.
Catégorie de personnes : Particuliers ou sociétés produisant une déclaration des revenus pétroliers.
But : Ce fichier sert à fournir les renseignements financiers nécessaires à l'administration et à l'application des dispositions de la Loi de l'impôt sur les revenus pétroliers. Les déclarations de l'année d'imposition en cours et des quatre années précédentes sont conservées dans le fichier.
Usages compatibles : Ce fichier sert principalement à faciliter l'exécution des programmes de vérification, des procédures d'application de la loi et des mesures de recouvrement nécessaires ainsi qu'à répondre aux demandes de renseignements des déclarants au sujet de leur situation fiscale et des revenus pétroliers. L'accès à ce fichier ne sera autorisé que sur présentation d'une pièce d'identité suffisante, dont le numéro de compte, une signature ou une autorisation.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant cinq ans.
No. ADD : à déterminer
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 139
Enregistrement (SCT) : 003535
Numéro de fichier : ARC PPU 011

Services de gestion de l'identité et des justificatifs internes de l'ARC

Description : Ce fichier décrit des renseignements personnalisés liés aux services d’identification et d’authentification en ce qui a trait à la validation des justificatifs des utilisateurs internes de l’infrastructure informatique de l’Agence du revenu du Canada (ARC), y compris la gestion des mots de passe, l’émission des certificats de l’infrastructure à clé publique (ICP) fondée sur l’identité. Les certificats sont utilisés pour le chiffrement des données, de même que l’identification et l’authentification des personnes. Certains certificats peuvent être utilisés à des fins de signature numérique. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : coordonnées, code d’identification de dossier personnel (CIDP) ou code d’employé non gouvernemental (ENG), code d’identification unique (ID utilisateur), nom d’utilisateur, dates de naissance partielle, statut d’emploi, type de mandat, mot de passe et questions de récupération de mot de passe (questions secrètes pour récupérer le mot de passe), et signature. Les renseignements concernant la gestion de l’identité et de l’accès peuvent être obtenus du dossier personnel de l’employé comme l’indique Dossier personnel d’un employé – POE 901.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits par ce fichier doivent fournir leur CIDP. Les certificats sont stockés sur des ordinateurs, des cartes à puce et d’autres supports sécurisés. Ce FRP a été mis à jour en 2016. Il s’appelait auparavant l’Identification des clients externes de l’Infrastructure à clé publique (ICP) (ARC PPU 165), mais il contient désormais des renseignements décrits dans l’ancien Identification des clients internes de l’Infrastructure à clé publique (ICP) (CRA PPU 216) du FRP.
Catégorie de personnes : les employés de l’ARC, les consultants, les employés temporaires, les étudiants et les personnes embauchées conformément à un contrat de travail au nom de l’ARC, ainsi que d’autres personnes qui sont inscrites dans les applications de l’ARC et/ou communiquent avec les employés de l’ARC.
But : Les renseignements personnels sont utilisés afin d’authentifier l’identité des personnes, inscrire et d’attribuer un code d’identification numérique unique pour les utilisateurs, et autoriser, accorder, examiner, réviser ou retirer les privilèges d’accès aux systèmes et aux applications de l’ARC. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’alinéa 31(1)a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui octroie à l’ARC la responsabilité des « grandes orientations administratives » à l’Agence. Les renseignements personnels sont également recueillis tel que cela est requis conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement, en harmonie avec l’entente convenue avec le Président du Conseil du Trésor.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés à des fins de contrôle des réseaux électroniques (voir le FPR ordinaire – Contrôle des réseaux électroniques – POU 905). Dans les cas d’infractions présumées à la sécurité ou de violations de la confidentialité, les renseignements peuvent être communiqués aux services ministériels de sécurité et aux agents de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (voir le FRP ordinaire – Incidents de sécurité et atteintes à la vie privée – POU 939). Lorsqu’il y a présomption d’activité criminelle, les renseignements peuvent aussi être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada aux fins d’enquête – voir le FRP propre à l’institution – Dossiers opérationnels – GRC PPU 005. Les renseignements peuvent aussi être utilisés à des fins statistiques, de recherche, de planification, d’établissement de rapports, de vérification et d’évaluation. Les renseignements comprenant le prénom, le nom de famille et l’adresse de courriel sont affichés dans le répertoire public Répertoire x.500 dans l’Infrastructure à clé publique et les listes de révocation des certificats peuvent y faire référence. On peut accéder à ce répertoire public à partir d’Internet en utilisant un navigateur Lightweight Directory Application Protocol.
Normes de conservation et de destruction : Le certificat émis à des fins de chiffrement et d’authentification est conservé pendant dix (10) ans à la suite de l’élimination progressive du programme des certificats. Les certificats émis à des fins d’authentification uniquement seront conservés pendant au moins deux (2) ans suivant l’expiration ou la révocation des certificats. Cela est fait conformément aux politiques de certification en matière de signatures numériques et de confidentialité de l’ICP, version 4.0, du gouvernement du Canada (3 avril 2006) et les politiques de certification en matière de signatures numériques et de confidentialité de l’IPC de l’Agence du revenu du Canada, version 4.0 (25 août 2006). Tous les renseignements personnels recueillis aux fins d’émission ou de révocation de tout certificat seront conservés pendant au moins deux (2) ans à la suite de l’expiration ou de la révocation des certificats. La conservation du mot de passe et les questions de récupération du mot de passer sont en cours d’élaboration.
Autorisation de disposition de documents : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 932
Numéro d’enregistrement du SCT : 004486
Numéro du fichier de renseignements personnels : ARC PPU 165

Comptes d'impôt remboursable relatifs aux conventions de retraite

Description : Ce fichier, tenu à jour au Centre fiscal de Winnipeg, renferme des dossiers sur tous les paiements et cotisations en vertu de la partie XI.3 de la Loi de l'impôt sur le revenu, y compris tous les intérêts et pénalités imposés selon les exigences de la Loi. Ces renseignements sont conservés dans un système de Grand livre auxiliaire automatisé.
Catégorie de personnes : Particuliers déclarants.
But : Ce fichier sert à établir et à tenir à jour le registre comptable de transactions relatives à l'administration de la Loi de l'impôt sur le revenu, particulièrement de la partie XI.3.
Usages compatibles : Les renseignements sont transmis aux agents de recouvrement des bureaux des services fiscaux grâce à un raccordement électronique entre le système de Grand livre auxiliaire automatisé et le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS), dans le but d'indiquer le moment où l'on doit contraindre les déclarants contrevenants à payer l'impôt. L'accès aux renseignements concernant ces comptes ne sera autorisé que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante, p. ex. le numéro de compte, la signature et/ou l'autorisation du déclarant.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements dans le grand livre auxiliaire sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant une période de sept ans après que le solde du compte devient nul.
No. ADD : 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 192
Enregistrement (SCT) : 002204
Numéro de fichier : ARC PPU 061

Petites et moyennes entreprises

Description: Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à la vérification de l’observation ainsi qu’à l’application et à l’exécution des dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu, y compris la détermination de cas d’inobservation, les activités de vérification et d’exécution, et l’aide et l’information aux contribuables, en ce qui concerne les petites et les moyennes entreprises et les contribuables non-résidents. Les renseignements sont reçus des particuliers, des fiducies, des sociétés de personnes et des sociétés et comprennent, sans toutefois s’y limiter, les renseignements reçus au moyen des déclarations de revenus, des déclarations des renseignements et des formulaires. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : les coordonnées, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, les renseignements financiers, le sexe, le nom, le numéro d’entreprise, la signature et le numéro d’assurance sociale (NAS).
Remarque : En plus des exigences stipulées dans la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les personnes demandant l’accès aux renseignements de ce fichier peuvent devoir fournir le NAS, le NE et/ou l’autorisation légale des personnes agissant au nom du détenteur d’un compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être conservés dans les bases de données ou systèmes internes suivants de l’ARC :  Système d’information de gestion de la vérification (SIGV), Inscription des numéros d’entreprise (NE), Système de contrôle des certificats de décharge (SCCD), Système des tiers autorisés, Cognos, Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), Système de Dispenses de retenue d’impôt électronique (DRIE), Système des actions accréditives, Crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (crédit pour la TPS/TVH), Système de traitement des déclarations de TPS/TVH et des rajustements (STDTTR), Traitement des déclarations et des paiements des particuliers, Système de traitement des déclarations de renseignements (InfoDec), outil de déclaration de l’Initiative relative aux agents de liaison, Base de données des dispositions des non-résidents et des émigrants (BDDNE), Autres prélèvements (AL), base de données sur les sociétés de personnes en format MS Access, Système d’information sur les comptes de programme (SICP), Integras – Case, la base de données de l’assurance de la qualité, Système de traitement des remboursements (STR), Institutions financières désignées particulières (IFDP), micro application des institutions financières désignées particulières (IFDP), Comptabilité normalisée (CN), Fichier maître des Cotisations T1, Ident T1, Cas d’évitement fiscal, Déclaration de renseignements et déclaration d’impôt sur le revenu des fiducies T3, Système d’identification du représentant du contribuable (SIRC) et Système de vérification sur ordinateur portatif pour Windows (SVP/Win). Ce FRP a été créé en 2014 et contient maintenant des informations personnelles qui étaient décrites dans les anciens FRP : Base de données des dispositions des non-résidents et des émigrants (BDDNE) ARC PPU 111 et Système des dispenses de retenue d’impôt électronique (DRIE) ARC PPU 098.
Catégorie de personnes: Les contribuables particuliers, y compris les non-résidents, les membres de la famille (personnes à charge, époux, conjoints de fait), les propriétaires uniques, les associés d’une société de personnes, les autres propriétaires d’entreprise, les dirigeants de sociétés, les représentants et les autorités désignées, les agents, les fiduciaires, les disposants et les bénéficiaires.
But: Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 220, et 230 à 232 de la Loi de l’impôt sur le revenu et ils sont utilisés afin d’administrer le programme des Petites et moyennes entreprises, y compris la détermination de cas d’inobservation, les activités de vérification et d’exécution, l’aide et l’information aux contribuables. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles: Les renseignements peuvent être échangés avec d’autres institutions fédérales conformément à la législation en matière d’impôt sur le revenu, y compris l’Agence des services frontaliers du Canada (Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires, ASFC PPU 001), le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (aux fins du commerce), le ministère des Finances Canada (aux fins de la politique fiscale), Statistique Canada (aux fins des données statistiques), Industrie Canada (Dossiers d’insolvabilité en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité, IC PPU 058), ministère de la Justice (Procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010), et  le Service des poursuites pénales du Canada (Programme national de recouvrement des amendes, SPPC PPU 001) Les renseignements peuvent également être échangés avec les gouvernements provinciaux et territoriaux conformément aux protocoles d’entente signés. Le cas échéant, les renseignements peuvent également être échangés avec les programmes et activités de l’ARC, y compris : Traitements des déclarations et paiement des particuliers (ARC PPU 005), Traitement des déclarations et paiement des entreprises (ARC PPU 047), crédits pour la TPS et la TVH (ARC PPU 140), programmes des Appels (ARC PPU 177 et ARC PPU 172), Programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580) et les Programmes d’observation, y compris les Non-déclarants ou non-inscrits, Observation des comptes de fiducies (ARC PPU 120), Détection et enquêtes (ARC PPU 095), Administration des programmes de l’autorité compétente (ARC PPU 085), Cas d’évitement fiscal (ARC PPU 035) et Divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués en vue de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), élaboration de stratégies et rapports. Le NAS peut être divulgué à d’autres institutions fédérales pour l’application et l’exécution de la Loi de l’impôt sur le revenu conformément aux conditions prévues dans les accords de collaboration écrits (ACE).
Normes de conservation et de destruction: Les dossiers seront conservés pour un minimum de deux ans après la dernière mesure administrative avant d’être détruits.  
No. ADD : 92/007
Numéros de renvoi au document :  ARC DGPO 257, ARC DGPO 231, ARC DGPO 189, ARC DGPO 452, ARC DGPO 451
Enregistrement (SCT) : 20140083
Numéro de fichier : ARC PPU 421

Plaintes liées au service - Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés au traitement des plaintes liées au service, des renvois au Programme de solution de problèmes, et des renvois au Bureau de liaison de l’ombudsman concernant différentes questions qui n’ont pas été résolues dans le cadre des procédures normales, y compris la qualité et la rapidité du service fourni par l’ARC. Les renseignements personnels peuvent comprendre ce qui suit : le nom, les coordonnées, la langue, le statut de citoyen, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date du décès, les renseignements financiers, les renseignements médicaux, les renseignements sur l’emploi, les vérifications judiciaires ou les antécédents criminels, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (NE), d’autres numéros d’identification, et les points de vue et opinions des particuliers ou à leur sujet.
Remarque : En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir les renseignements suivants : une preuve d’identité indiquant le nom, l’adresse et le numéro d’identification du particulier ou de l’entreprise et/ou, dans le cas d’un représentant, une preuve d’autorisation. Les renseignements peuvent être stockés dans les bases de données ou systèmes internes de l’ARC suivants : Système de gestion des cas T1 et des prestations (T1PRE), Système de gestion de la correspondance et des dossiers sur le Web (SGCD Web) et FileNet. Ce FRP a été mis à jour en 2015 et était anciennement intitulé « Programme de solution de problèmes » (ARC PPU 115). Il contient les renseignements personnels décrits dans l’ancien FRP « Plaintes liées au service » (ARC PPU 174).
Catégorie de personnes : Les contribuables, les entreprises et les bénéficiaires de prestations, y compris les non‑résidents, ou leurs représentants autorisés, qui déposent une plainte formelle liée au service à l’ARC ou au Bureau de l’ombudsman des contribuables, ou demandent de l’aide concernant une question qui n’a pas été résolue dans le cadre des procédures normales.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des pouvoirs conférée par l’article 5 de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada, qui donne à l’ARC le mandat d’appuyer l’administration et l’exécution de la loi sous la responsabilité du ministre du Revenu national, y compris la Partie I du Régime de pensions du Canada, la Partie IV de la Loi sur l’assurance‑emploi, et le recouvrement des créances en vertu de la Loi fédérale sur l’aide financière aux étudiants et de la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants. Plus particulièrement, l’article 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu et l’article 275 de la Loi sur la taxe d’accise autorisent l’ARC à recueillir des renseignements personnels à des fins liées à l’administration et à l’exécution de ces lois. Les renseignements personnels recueillis sont utilisés pour administrer le programme des plaintes liées au service. Le numéro d’assurance sociale est recueilli conformément à l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément au consentement écrit du contribuable (particulier ou entreprise), du bénéficiaire de prestations et/ou de son représentant, y compris les députés. Les renseignements peuvent aussi être communiqués, au besoin, aux responsables de programmes ou d’activités internes de l’ARC, y compris les secteurs de programme et les bureaux régionaux de l’ARC concernés par la plainte, ainsi qu’aux agents de la correspondance ministérielle aux fins de l’acheminement d’une réponse et au Bureau de l’ombudsman des contribuables (ARC PPU 222). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, telles que les suivantes : un suivi, la création d’un inventaire de plaintes, l’établissement de rapports d’entreprise, une évaluation, ainsi que la détermination et l’analyse des enjeux et tendances généralisés relatifs au service. Les renseignements peuvent également être divulgués aux gouvernements provinciaux et territoriaux applicables (ou à des parties de ces derniers) conformément aux accords d’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été conclus.
Normes en matière de conservation et de disposition : Le programme des plaintes liées au service comprend différentes normes de conservation en vertu des Normes en matière de conservation et de disposition 93/020 pour les documents papier et les copies électroniques des cas pour les activités respectives, comme les Plaintes liées au service (PS), le Programme de solution de problèmes (PSP) et le Bureau de liaison de l’ombudsman (BLO) :
Plaintes liées au service (PS) : Dossiers – 7 ans après la décision rendue pour la résolution de la plainte liée au service : Dossiers – 6 ans après la dernière mesure administrative : Procédures – 3 ans après le remplacement : Rapports et plans d’action – 7 ans après la dernière mesure administrative, avant d’être détruits. Programme de solution de problèmes (PSP) : 2 ans après la dernière mesure administrative, sauf indication contraire : Dossier du Programme de solution de problèmes – 2 ans après la décision rendue pour la résolution de problèmes, avant d’être détruits. Bureau de liaison de l’ombudsman (BLO) : 5 ans après la dernière mesure administrative, sauf indication contraire : Dossiers – 5 ans après la fermeture du cas, avant d’être détruits.
Autorisation de disposition de documents : 93/020, 92/006 et 92/005
Numéro de renvoi au document : ARC APP 575
Numéro d’inscription du SCT : 002024
Numéro de fichier de renseignements personnels : ARC PPU 571

Déclarations spécialisées des entreprises – Fichier de renseignements personnels

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels relatifs au traitement, à l’évaluation, à l’avenant, à la validation et à l’affichage de renseignements fournis dans les déclarations des entreprises (y compris, sans toutefois s’y limiter, les déclarations des droits d’accise, les déclarations de la taxe d’accise, les déclarations des droits à l’exportation de produits de bois d’œuvre, les déclarations des droits pour la sécurité des passagers du transport aérien) et les déclarations de renseignements (T5013 FIN, Déclaration financière des sociétés de personnes) ainsi que dans l’administration des dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu, de la Loi sur la taxe d’accise, de la Loi sur l’accise, de la Loi de 2001 sur l’accise, de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et de la Loi de 2006 sur les droits à l’exportation de produits de bois d’œuvre. Ce fichier donne également des renseignements concernant les options du traitement des paiements des contribuables, y compris les prélèvements automatiques. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, la signature, la langue, la citoyenneté, le numéro d’assurance sociale (NAS), le numéro d’entreprise (le NE) et le numéro de fiducie.
Remarque : En plus des exigences énoncées sur le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits  dans ce fichier doivent fournir leur NAS, leur NE, leur numéro de fiducie et/ou l’autorité compétente dans le cas de ceux qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être conservés dans les systèmes ou les bases de données internes suivantes de l’ARC : Système du numéro d’entreprise, base de données d’Identification des particuliers T1, Comptabilité normalisée (CN) et Autres prélèvements (AP). Ce FRP a été mis à jour en 2015 et s’appelait auparavant Demandes de remboursement de la taxe d’accise fédérale sur l’essence (ARC PPU 052). Ce FRP renferme maintenant une partie des renseignements antérieurement décrits dans le fichier Traitement des déclarations et paiements des entreprises (ARC PPU 047) ainsi que les renseignements inclus dans les anciens FRP suivants : Demandes de remboursements des taxes payées en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (ARC PPU 046), Demandes de remboursement de la taxe d’accise fédérale sur l’essence (ARC PPU 051),Demandes de remboursement de la taxe d’accise fédérale sur l’essence (ARC PPU 052) et système de prélèvement automatique (PA) (ARC 185).
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques, associés dans une société de personnes, autres propriétaires de sociétés et leurs employés, actionnaires, dirigeants d’entreprise, représentants et autorités désignées, agents, courtiers, assureurs et assures et mandataires.
But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’article 150 de la Loi de l’impôt sur le revenu, au paragraphe 229(1) du Règlement de l’impôt sur le revenu, à l’article 221 de la Loi de l’impôt sur le revenu, aux paragraphes 5(2) et 5(3) de la Loi sur la taxe d’accise, à l’article 78 de la Loi sur la taxe d’accise, à l’article 36 de la Loi sur l’accise, aux articles 160 et 161 de la Loi de 2001 sur l’accise, à l’article 17 de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien et à l’article 26 de la Loi de 2006 sur les droits à l’exportation des produits du bois d’œuvre. Les renseignements personnels sert à administrer les déclarations des entreprises et de renseignements et le traitement des paiements pour le compte du gouvernement du Canada et de la plupart des provinces et territoires, y compris la détermination d’admissibilité aux crédits d’impôt et aux remboursements. Le NAS est recueilli en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et à la partie IX de la Loi sur la taxe d’accise; il est utilisé aux fins d’identification et d’authentification.
Utilisations compatibles: Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions gouvernementales conformément aux dispositions législatives de l’impôt sur le revenu et de la taxe sur l’accise, y compris l’Agence des services frontaliers du Canada, le Programme du régime de sanctions administratives pécuniaires (ASFC PPU 001), le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (à des fins commerciales), le ministère des Finances, Analyse des politiques fiscales (FIN PPU 100), Statistique Canada (à des fins statistiques), Industrie Canada, Dossiers de succession en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité (IC PPU 058), le ministère de la Justice, Procédures civiles et services juridiques (JUS PPU 010) et le Service des poursuites pénales du Canada, Programme national des recouvrements des amendes (SPPC PPU 001). Les renseignements peuvent également être communiqués à des gouvernements provinciaux et territoriaux (ou aux parties de ceux-ci), conformément aux ententes sur l’échange de renseignements qui ont été conclues. Les renseignements peuvent également être communiqués, s’il y a lieu, aux responsables des programmes et des activités internes à l’ARC, y compris le Traitement des déclarations et des paiements des particuliers (ARC PPU 005); le Crédit pour la taxe sur les biens et services/taxe de vente harmonisée (Crédit pour la TPS/TVH) (ARC PPU 140); le programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580); les Données sur les non-déclarants (ARC PPU 025), l’Observation des comptes de fiducie, TPS/TVH (ARC PPU 120), la Détection et enquêtes (ARC PPU 095), l’Administration du programme de l’autorité compétente (ARC PPU 085), les Cas d’évitement fiscal (ARC PPU 035) et les Divulgations volontaires (CRA PPU 220). Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués pour l’évaluation et la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’exercice de leurs fonctions conformément aux lois applicables (p. ex. pistes de vérification), dans le cadre de l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), de l’observation, de l’exécution, de la gestion des risques, de l’élaboration de stratégies ainsi qu’aux fins du rapprochement des données et de rapports.
Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés dans une installation d’entreposage des documents appartenant à un entrepreneur privé pendant 20 ans pour les entreprises qui exercent des activités ayant trait à l’importation, à la fabrication et à la distribution des produits du tabac. Les documents concernant les formulaires T5013 pour les sociétés de personnes seront conservés pendant 5 ans. Les documents relatifs aux déclarations des droits d’accise, aux déclarations de la taxe d’accise, aux déclarations des droits à l’exportation de produits du bois d’œuvre et aux déclarations des droits pour la sécurité des passagers du transport aérien seront conservés pendant 21 ans. Les documents relatifs aux paiements seront conservés pendant 7 ans à l’exception des demandes ayant trait aux prélèvements automatiques qui seront conservées dans une installation d’entreposage de documents appartenant à un entrepreneur privé pendant 10 ans et qui seront par la suite détruites.
Numéro ADD : 92/005 et 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 228
Numéro d’enregistrement du SCT : 000014
Numéro de fichier : ARC PPU 224

Déclarations spéciales de fiducies régies par des régimes (T3ATH-IND, T3D, T3P, T3M, T3RI, T3RIF-IND, T3S, T3GR)

Description : Ce fichier décrit les renseignements qui ont trait à et sont utilisés pour rendre plus facile l’établissement de cotisations et la perception des impôts relatifs aux fiducies, y compris : T3ATH-IND, Déclaration de revenus d'une fiducie au profit d'un athlète amateur; T3D, Déclaration de revenus T3D pour les régimes de participation différée aux bénéfices (RPDB) ou les régimes dont l'agrément a été retiré; T3M, Déclaration de revenus des fiducies pour l'environnement; T3P, Déclaration de revenus pour les régimes de pension des employés; T3R-IND, Déclaration de revenus concernant un régime enregistré d'épargne retraite; T3RI, Déclaration d'impôt sur le revenu de placements enregistrés; T3RIF-IND, Déclaration de revenus concernant un fonds enregistré de revenu de retraite; T3S, Déclaration de revenus concernant un régime de prestations supplémentaires de chômage; correspondance et annexes connexes et pour appuyer les programmes de vérification et les procédures d’exécution en ce qui a trait aux investissements effectués par ces fiducies. Les renseignements personnels comprennent le nom, le nom de la personne ressource, les données financières, la signature, le numéro d’assurance sociale (NAS) et le numéro du compte de fiducie.
Remarque : En plus des exigences indiquées dans le formulaire de demandes de renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits par cette banque doivent fournir le numéro du compte de fiducie, la signature et/ou l’autorisation.
Catégorie de personnes : Particuliers, représentants.
But : Les renseignements personnels servent à administrer le programme de traitement des déclarations des fiducies, faciliter l'établissement des cotisations et le recouvrement des impôts payables par les fiducies ainsi qu'à l'exécution des programmes de vérification et des procédures d'application de la loi ayant trait aux placements faits par les fiducies. L'accès au fichier ne sera autorisé que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante, dont le numéro de compte, une signature ou une autorisation.
Usages compatibles : Ce fichier sert principalement à faciliter l'exécution des programmes de vérification, des procédures d'application de la loi et des mesures de recouvrement nécessaires ainsi qu'à répondre aux demandes de renseignements des déclarants concernant leur situation fiscale. Certains renseignements tirés de ce fichier sont échangés avec diverses autorités provinciales et fédérales selon des accords de partage approuvés. Les renseignements obtenus des employeurs et d'autres sources servent à vérifier les renseignements fournis par le déclarant concernant son revenu et ses déductions et à apporter les redressements qui s'imposent, le cas échéant.
Normes de conservation et de destruction : Les déclarations de l'année d'imposition en cours et des quatre années précédentes sont conservées dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé, puis elles sont détruites.
No. ADD : 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 139
Enregistrement (SCT) : 003534
Numéro de fichier : ARC PPU 020

Déclarations de renseignements et déclarations de revenus des fiducies T3

Description : Ce fichier renferme tous les renseignements fournis par les personnes qui remplissent des fonctions à titre fiduciel, comme les exécuteurs testamentaires, les fiduciaires et les administrateurs d'une fiducie, ainsi que la correspondance et les documents de travail connexes de l'Agence.
Catégorie de personnes : Fiducies.
But : Ce fichier sert à fournir des renseignements financiers et à appliquer les dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu et de son Règlement qui concernent les fiducies. Il sert principalement à faciliter l'exécution des programmes de vérification, des procédures d'application de la loi ou des mesures de recouvrement nécessaires ainsi qu'à répondre aux demandes de renseignements des exécuteurs testamentaires, des fiduciaires ou des administrateurs d'une succession ou d'une fiducie. L'accès au fichier ne sera autorisé que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante, dont le numéro d'assurance sociale, une signature et/ou une autorisation.
Usages compatibles : Ce fichier sert principalement à faciliter l'exécution des programmes de vérification, des procédures d'application de la loi ou des mesures de recouvrement nécessaires ainsi qu'à répondre aux demandes de renseignements des exécuteurs testamentaires, des fiduciaires ou des administrateurs d'une succession ou d'une fiducie. L'accès au fichier ne sera autorisé que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante, dont le numéro d'assurance sociale, une signature et/ou une autorisation.
Normes de conservation et de destruction: Les déclarations de l'année d'imposition en cours et des quatre années précédentes sont conservées dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé, puis elles sont détruites.
No. ADD : 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 139
Enregistrement (SCT) : 003536
Numéro de fichier : ARC PPU 015

Cas d'évitement fiscal

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur des contribuables ayant pris part à des arrangements qui font ou ont fait l'objet d'un examen afin de déterminer s'il y a eu évitement fiscal. Il renferme des documents sur le statut des enquêtes en cours et sur l'issue des cas réglés. L'accès au fichier ne sera accordé que sur présentation de l'autorisation requise ou d'une preuve d'identité suffisante, dont le code d'identification de dossier personnel (CIDP) et une signature.
Catégorie de personnes : Contribuables faisant ou ayant fait l'objet d'un examen pour évitement fiscal.
But : Les renseignements sont obtenus afin de repérer et d'examiner les mécanismes d'évitement fiscal et de prendre les mesures correctives nécessaires, soit en établissant une nouvelle cotisation en vertu de la loi en vigueur, soit en recommandant des modifications à la loi ou aux procédures et pratiques administratives.
Usages compatibles : Les dossiers pourront ou pourraient aussi être utilisés par la Direction générale des appels pour diverses raisons : dans les cas d'opposition ou de litige devant les tribunaux; pour recueillir des renseignements dont se servira le ministère des Finances au moment de justifier ou d'examiner des modifications aux dispositions législatives; pour recueillir des renseignements qu'utilisera la fonction de l'Évitement fiscal ou la Direction de la formation et de l'apprentissage au moment d'élaborer du matériel de formation ou des cours destinés aux vérificateurs; pour l'établissement ou la révision de politiques ou procédures par la fonction de l'Évitement fiscal ou par d'autres secteurs de la Vérification.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés dans des installations de stockage de documents d’un entrepreneur du secteur privé pendant cinq ans après la plus tardive des dates suivantes: la date de fermeture d'un cas ou la date d'expiration de toutes les périodes d'appel.
No. ADD : 93/004
Numéro de renvoi au document : ARC DGPO 256
Enregistrement (SCT) : 002016
Numéro de fichier : ARC PPU 035

Banque de données du Système d'identification du représentant du contribuable

Description : Ce système d'identification du représentant du contribuable (SIRC) dispose de deux banques de données distinctes qui servent de centres de dépôt pour les renseignements sur les représentants des déclarants. La première banque de données renferme des renseignements sur les représentants légaux et les représentants autorisés (particuliers, tiers et sociétés) avec qui l'Agence a été autorisée, par les clients concernés ou les tribunaux, à divulguer sur demande des renseignements confidentiels sur les déclarants. Pour que les coordonnées d'un représentant autorisé soient saisies dans la banque de données, les clients doivent soumettre un formulaire de consentement dûment rempli et signé ou une lettre d'autorisation. Pour que les coordonnées d'un représentant légal soient saisies dans la banque de données, le client ou le représentant doit fournir un document juridique qui identifie cette personne en tant que représentant légal (fondé de pouvoir, exécuteur testamentaire, administrateur d'une succession, etc.) La deuxième banque de données contient des renseignements précis sur les syndics de faillite et les escompteurs. Ces particuliers et sociétés ne sont pas autorisés à accéder aux renseignements confidentiels sur les déclarants, à moins d'en avoir reçu l'autorisation par leurs clients respectifs et que leur nom ait été saisis dans la première banque de données.
Catégorie de personnes : Particuliers et sociétés.
But : Les banques de données servent à tenir à jour un registre électronique sur les représentants autorisés des déclarants, les syndics de faillite et les escompteurs, à des fins d'utilisation par les employés autorisés de l'Agence.
Usages compatibles : Cette première banque de données permet aux employés autorisés de vérifier les demandes de renseignements faites par des tiers et d'y répondre en s'assurant qu'il s'agit de représentants autorisés. La deuxième banque de données est utilisée par divers employés et systèmes de l'ARC à différentes fins de traitement.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans ces banques de données seront conservés indéfiniment ou jusqu'à ce qu'un client autorise la modification ou la suppression des renseignements.
No. ADD : 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 126, ARC DGCPS 765, ARC DGCPS 139, ARC DGCPS 780, ARC DGCPS 222, ARC DGCPS 087
Enregistrement (SCT) : 004467
Numéro de fichier : ARC PPU 175

Compte d’épargne libre d’impôt

Description : Le présent fichier présente des renseignements liés au programme du compte d’épargne libre d’impôt (CELI), y compris des détails sur les opérations annuelles pour chaque compte CELI et des renseignements sur la validation, le traitement et l’évaluation des dossiers et des déclarations CELI. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées de la personne-ressource; la date de naissance; la date de décès; les renseignements financiers; la préférence linguistique; le numéro du CELI; la signature; le numéro d’assurance sociale (NAS) et le numéro d’identification temporaire (NIT).
Remarque :  En plus des exigences énoncées dans le Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements présentés dans ce fichier pourraient devoir fournir leur NAS, le NIT, le numéro du CELI et/ou leur autorisation légale pour les personnes qui agissent au nom d’un titulaire du compte ou d’une succession. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC, dont les suivants : Mon dossier, le Système des déclarations de renseignements (INFODEC), le Magasin de données Infodec, la Base de données d’accès direct aux renseignements personnels, le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS), le Système de gestion et de suivi pour les recouvrements et l’observation (SGSRO), les Services du fichier maître des déclarations Infodec (SIRM – base de données), le système du CELI, le cas T1PRE, le Magasin de données CELI, la Correspondance d’entreprise (CE), la Comptabilisation des recettes électronique (CRE). Les émetteurs (p.ex. secteur financier) détiendront, conserveront et mettront à jour les dossiers de chaque titulaire de CELI conformément aux politiques et aux procédures administratives de l’ARC.
Catégorie de particuliers : Les particuliers (autres qu’une fiducie) qui sont âgés de 18 ans ou plus, et qui possèdent un NAS ou un NIT canadien valide, leur époux ou conjoint de fait, leurs personnes à charge, leurs représentants, et d’autres personnes qui agissent à titre de personnes-ressources pour leurs émetteurs.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 146.2 de la Loi de l’impôt sur le revenu et de l’article 223 du Règlement de l’impôt sur le revenu et sont utilisés pour administrer le programme du CELI, y compris les mesures suivantes: déterminer l’admissibilité au CELI; s’assurer que les renseignements concernant le CELI transmis des émetteurs sont bien associés aux particuliers appropriés; s’assurer que les renseignements pertinents dans les systèmes de l’ARC sont exacts et mis à jour de façon appropriée; calculer les droits inutilisés de cotisation à un CELI; déterminer et fixer l’impôt, les pénalités et les intérêts qui pourraient éventuellement s’appliquer. Le NAS est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à d’autres institutions du gouvernement fédéral conformément à la loi et aux ententes d’échange de renseignements officiels, y compris le ministère des Finances (Données fiscales – Évaluation et formulation des politiques fiscales FIN PPU 100). Les renseignements peuvent également être communiqués à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris les suivants : les régimes enregistrés (revenu différé et régimes d’épargne ARC PPU 226); les programmes d’observation (aux fins de vérification et d’exécution) et les [Oppositions, les décisions et les appels en matière de l’impôt sur le revenu et de bienfaisance devant les tribunaux] (ARC PPU 172). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués en vue de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex. pistes de vérification), de l’évaluation des programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), de l’élaboration de stratégies et de l’établissement de rapports.
Normes en matière de conservation et de disposition : Tous les dossiers stockés par voie électronique sont conservés pendant une période de 10 ans, puis détruits. Les dossiers qui sont stockés sur copie papier seront conservés pendant une période de trois ans, puis détruits. Les dossiers de la Vérification et des Appels sont conservés pendant une période de cinq ans, puis détruits.
Autorisation de disposition des documents : 93/019
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 210
Enregistrement (SCT) : 20150053
Numéro de fichier de renseignements personnels : ARC PPU 054

Programme des allègements pour les contribuables

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux contribuables qui demandent un allègement des pénalités ou des intérêts. Des renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, des renseignements biographiques, les coordonnées, des renseignements financiers, les antécédents en matière de crédit, la date de naissance, la date de décès, la langue, des renseignements médicaux, le numéro d’assurance sociale (NAS), les numéros d’entreprise (NE) et autres numéros d’identification. Les renseignements peuvent être stockés dans les systèmes ou les bases de données internes de l’ARC, dont les suivants: Cas des appels, Registre des allègements pour les contribuables.
Remarque : Ce FRP a été mis à jour en 2016.
Catégorie de personnes : Particuliers, sociétés, employeurs, importateurs et exportateurs, successions et fiducies, déclarants de la TPS/TVH et non-résidents.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 220 de la Loi de l’impôt sur le revenu et ils sont utilisés dans le but suivant : assurer l’application appropriée et uniforme des dispositions législatives connexes au moyen des fonctions de contrôle et faciliter la production de rapports financiers et non financiers. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu et il est utilisé aux fins d’identification. Le numéro d’enregistrement aux fins de la TPS/TVH est recueilli conformément à l’article 295 de la Loi sur la taxe d’accise et il est utilisé aux fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à enregistrer les demandes d’allègement pour les contribuables, à les analyser et à prendre une décision. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, par exemple : produire divers rapports, y compris des rapports financiers pour le gouvernement fédéral ainsi que pour les provinces et les territoires, concernant les allègements accordés en vertu des dispositions de la loi, conformément à l’article 24.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres ministères fédéraux conformément à la législation relative à l’impôt sur le revenu et à la taxe d’accise, y compris le ministère de la Justice (procédures civiles et services juridiques, JUS PPU 010). Les renseignements peuvent également être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux/territoriaux (ou à leurs secteurs constitutifs), conformément aux ententes sur l’échange de renseignements sur les contribuables qui ont été signées, entre autres, avec Revenu Québec et le ministère des finances de l’Ontario. Les renseignements peuvent également être transmis, au besoin, à des programmes et à des activités internes de l’ARC, y compris d’autres secteurs de programmes de l’ARC et des bureaux locaux impliqués dans les demandes d’allègement. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de l’évaluation et de la supervision des fonctionnaires de l’ARC dans l’administration de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (p. ex., pistes de vérification), l’évaluation de programmes (assurance de la qualité et intégrité des données), la gestion des risques en matière d’observation et d’exécution, ainsi que l’élaboration de stratégies et de rapports opérationnels.
Normes de conservation et de destruction : Les documents seront conservés pour une période de deux ans suivant la date de la dernière mesure administrative. Les dossiers sont conservés pour deux ans suivant le dernier envoi d’une décision. Les documents peuvent ensuite être détruits.
Autorisation de disposition des documents : 93/020
Numéro de renvoi au document : ARC APP 585
Enregistrement (SCT) : 003943
Numéro de fichier : ARC PPU 580

Observation des comptes de fiducies

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés à l’inscription, les retenues, les remises, les déclarations, et les obligations en matière de production pour les retenues sur la paie, la TPS/TVH, les autres prélèvements et l’impôt des non-résidents. Les renseignements personnels peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, le numéro de l’entreprise, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance et les renseignements financiers.
Remarque : En plus des exigences précisées sur la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les particuliers qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir les autorisations nécessaires et une preuve d’identité appropriée, incluant un numéro d’entreprise, un numéro d’assurance sociale ou une date de naissance. Les renseignements peuvent être entreposés dans les banques de données ou systèmes internes de l’ARC suivants : le Système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS), le Système de traitement des déclarations de revenus des sociétés (CORTAX), le Régime offert par l'employeur (ROE), la Base de données d’accès direct aux renseignements personnels (RAPID), l'Outil de calcul des comptes de fiducie (OCCF), le Système d'information de gestion de la Vérification (SIGV), le Système de création électronique de lettres (SCEL) et le Système de la TPS/TVH. Ce FRP a été mis à jour en 2014 et était anciennement appelé TPS/TVH des examens des comptes de fiducie et comprend maintenant les renseignements décrits dans l’ancien FRP Revue et contrôle (ARC PPU 125).
Catégorie de particulier : Particuliers, propriétaires uniques, associés dans une société de personnes et leurs employés, dirigeants d’entreprise autorisés et leurs employés, et les personnes-ressources autorisées.
But : Les renseignements personnels sont recueillis selon des pouvoirs conférés par l’article 150 de la Loi de l'impôt sur le revenu et servent à examiner les livres et registres des entreprises pour s’assurer qu’elles se conforment aux exigences en matière de production, de déclaration et de retenues, et pour s’assurer que le statut du registre de la TPS/TVH et les soldes des comptes sont à jour, et pour évaluer les déficiences au besoin. De plus, les renseignements servent à examiner les comptes de retenues sur la paie en ce qui a trait aux avantages imposables et à la qualification appropriée des travailleurs. Le numéro d’assurance sociale est recueilli en vertu de l’article 237 de la Loi de l'impôt sur le revenu et sert à des fins d’identification.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués à d’autres gouvernements provinciaux et territoriaux applicables (ou à des parties de ceux-ci) conformément aux ententes sur l’échange de renseignements sur les contribuables signées, comme Revenu Québec et le ministère du revenu de l’Ontario. Des renseignements peuvent également être divulgués, au besoin, à des programmes/activités internes de l’ARC, comprenant les suivants : l’observation des non-déclarants (ARC PPU 025), le traitement des déclarations et paiement des particuliers (ARC PPU 005), le programme des décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l’assurance-emploi (ARC PPU 070), les décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu et les interprétations techniques (ARC PPU 090), les appels concernant le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l’assurance-emploi (ARC PPU 130), le programme des allègements pour les contribuables (ARC PPU 580), la vérification de l’impôt sur le revenu, les programmes de l’observation, la vérification de la TPS/TVH, la vérification internationale/non-résidents, les services aux employeurs et observation des comptes de fiducie, la détection et les enquêtes (ARC PPU 095), et les divulgations volontaires (ARC PPU 220). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à d’autres fins, comme à l’évaluation et à la supervision des représentants de l’ARC dans l'exercice de leurs fonctions en vertu des lois pertinentes (pistes de vérification), à l’évaluation du programme (assurance de la qualité, intégrité des données et formation), et à répondre aux plaintes de service et autres demandes de renseignements.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés pendant deux ou six années suivant la date de la dernière mesure prise, selon l’activité, ou suivant la date de fermeture du compte ou suivant la date à laquelle toutes les procédures d’appel sont épuisées, la date la plus tardive étant retenue. Les renseignements sont alors transférés aux [centres fédéraux de documents aux archives nationales].
Autorisation de disposition des documents : 96/052, 92/005 et 92/006
Numéro de renvoi au document : ARC DGRV 188
Enregistrement (SCT) : 001948
Numéro de fichier : ARC PPU 120

Divulgations volontaires

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les divulgations faites par des contribuables qui ont pris l'initiative de corriger des renseignements erronés ou incomplets ou encore de divulguer des renseignements qu'ils n'avaient pas déclarés auparavant à l'ARC. Les contribuables qui font une divulgation valide doivent payer l’impôt et les taxes dus et les intérêts et peuvent éviter les pénalités ou les poursuites. On peut y trouver les renseignements personnels suivants : le nom, les coordonnées, le numéro d'assurance sociale (NAS), le numéro d'entreprise, le nom et les coordonnées du représentant autorisé, l'objectif principal de l'entreprise, des renseignements sur la divulgation ou l'omission ainsi que la signature du particulier ou du représentant autorisé.
Catégorie de personnes : Contribuables qui ont fait une divulgation de non-conformité concernant l'impôt sur le revenu, la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) ainsi que les droits en vertu de la Loi de 2006 sur les droits d'exportation de produits de bois d'oeuvre ou de la Loi sur le droit pour la sécurité des passagers du transport aérien.
But : Les renseignements sont recueillis pour traiter les divulgations volontaires portant sur des données non déclarées auparavant par des contribuables, qui peuvent éviter les pénalités ou les poursuites auxquelles ils auraient autrement été assujettis en vertu des lois susmentionnées et éviter les poursuites. Le numéro d'assurance sociale (NAS) pourrait être recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Les renseignements pourraient aussi servir à des fins de vérification, d'évaluation, de recherche ou d'établissement de statistiques ainsi que dans le cadre d'initiatives liées à l'observation. Sous réserve d'une entente officielle fédérale-provinciale d'harmonisation, les renseignements contenus dans ce fichier pourraient également être partagés avec les autorités provinciales prenant part à l'exécution et à l'administration des lois fiscales.
Normes de conservation et de destruction : Les documents doivent être conservés dans des installations de stockage de documents d'un entrepreneur du secteur privé pendant sept ans et sont ensuite détruits.
Autorisation de disposition des documents : 93/004
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 264
Enregistrement (SCT) : 20090529
Numéro de fichier : ARC PPU 220

Prestation fiscale pour le revenu de travail

Description : Ce fichier renferme les renseignements utilisés pour déterminer l'admissibilité d'un particulier à la prestation fiscale pour le revenu de travail (PFRT), traiter les prestations et enregistrer toute activité subséquente dans le compte de PFRT d'un particulier (p. ex. modification du statut d'admissibilité ou des droits et émission de paiements supplémentaires). Il pourrait renfermer les renseignements personnels suivants : le nom, les coordonnées, la date de naissance, des renseignements financiers, le numéro d'assurance sociale (NAS) et la signature.
Catégorie de personnes : Particuliers qui demandent la prestation fiscale pour le revenu de travail.
But : Les renseignements servent à déterminer l'admissibilité à la prestation fiscale pour le revenu de travail (PFRT) et à consigner de façon exacte toutes les activités dans le compte de PFRT d'un particulier pour chaque année d'imposition. Le numéro d'assurance sociale est recueilli en vertu des pouvoirs conférés par la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés pour répondre aux demandes de renseignements de particuliers concernant leur demande de PFRT. Les renseignements pourraient être communiqués à d'autres programmes de l'ARC à des fins de validation pour justifier l'admissibilité et pour faciliter le calcul exact des paiements. Les renseignements pourraient être transmis à d'autres ministères fédéraux ou aux gouvernements provinciaux ou territoriaux en vertu du protocole d'entente en vigueur ou d'ententes sur l'échange de renseignements conclues avec l'ARC. Ils pourraient être utilisés à des fins d'évaluation de programme.
Autorisation de disposition des documents : En cours d'élaboration.
No. ADD : A déterminer
Numéro de renvoi au document : ARC DGCPS 346
Enregistrement (SCT) : 20091359
Numéro de fichier : ARC PPU 178

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