Politique sur l'accueil

le 1^er octobre 2003

Manuel des finances et de l'administration

POLITIQUE

Volume :	Administration financière	Section 9 :	Accueil; rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail
Chapitre 9 :	Politiques financières diverses	Sous-section :

Table des matières

1.  Objectif

2.  Contexte

3.  Principes directeurs

4.  Rôle du gestionnaire

5.  Cadeaux symboliques

6.  Liste de contrôle

7.  Problèmes courants

8.  Choses à faire et à ne pas faire

9.  Mot de la fin

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1.  Objectif

L'objectif des présentes lignes directrices consiste à clarifier le sens de la politique et à faire en sorte que les activités d'accueil aient lieu uniquement lorsqu'elles sont clairement justifiées et soient organisées de façon appropriée et professionnelle. Les présentes lignes directrices comportent des outils supplémentaires devant faciliter la réalisation de cet objectif, comme une liste de contrôle, une énumération des problèmes courants et une liste des choses à faire et à ne pas faire lorsqu'on envisage d'organiser ou d'approuver une activité d'accueil.

2.  Contexte

Comme les activités d'accueil financées par des fonds publics sont un sujet très délicat, les gestionnaires doivent s'assurer que toutes les activités d'accueil résisteraient à l'épreuve de l'examen public. Ce principe directeur général doit être appliqué encore plus rigoureusement lorsque seuls les employés du gouvernement participent à l'activité.

3.  Principes directeurs

Bon sens
L'activité est clairement justifiée pour des raisons professionnelles.

Caractère économique
Coût par participant raisonnable, coût total de l'activité raisonnable, endroit modeste, étudiez la possibilité d'organiser l'activité hors saison et faites le tour du marché pour obtenir le meilleur prix possible.

Fréquence
Examinez et limitez la fréquence des activités organisées. Ne créez pas de précédents en vous engageant à organiser l'activité à plusieurs reprises, à des intervalles réguliers si vous n'êtes pas sûr qu'on en a réellement besoin.

Participation
Limitez le nombre de participants; par exemple, envoyez un seul membre de l'équipe qui transmettra les renseignements aux autres employés à son retour. Ciblez le public particulier auquel l'activité est destinée et n'invitez pas les employés d'un autre niveau qui ne pourraient pas tirer pleinement parti de l'activité.

Modération
Limitez le nombre et le type des activités organisées, demandez-vous si deux activités séparées destinées au même public peuvent être regroupées en une seule activité, organisez des activités modestes plutôt que raffinées.

Optimisation des ressources
Examinez les avantages que vous tirerez de l'activité. Prenez également en considération le temps, les efforts et l'argent consacrés à l'activité, y compris la durée de la période pendant laquelle les organisateurs et les participants s'absenteront de leur travail.

4.  Rôle du gestionnaire

Le gestionnaire parrain (ou désigné, c.-à-d. l'organisateur de l'activité) et le gestionnaire qui approuve l'activité doivent :

• parrainer/approuver les activités qui résisteraient facilement à l'épreuve de l'examen public;
  
  
• évaluer l'activité en fonction des critères énoncés dans les Principes directeurs énumérés ci-dessus;
  
  
• se servir de la liste de contrôle fournie ci-dessous - se poser les questions qu'elle contient pour s'assurer que l'activité est justifiée et clairement compatible avec l'esprit de la politique;
  
  
• respecter les normes éthiques les plus élevées; par exemple, les déjeuners de travail ne doivent être autorisés que lorsqu'ils sont absolument nécessaires pour garder un groupe ensemble pendant la période de repas ou lorsque cela est rentable. Il faut limiter le nombre d'activités d'accueil auxquelles participent uniquement des employés du gouvernement et le nombre d'activités dont l'objet, la fréquence, le coût, le lieu, etc. pourraient être remis en question.
  
  

5.  Cadeaux symboliques

On ne peut invoquer la Politique sur l'accueil pour offrir aux employés des cadeaux symboliques comme des stylos, des tasses, des T-shirts ou d'autres cadeaux de faible valeur. Si vous désirez offrir des cadeaux symboliques pour récompenser les employés pour leur contribution sur le plan professionnel, consultez la Politique sur le Programme de reconnaissance et le Guide sur l'administration du Programme de reconnaissance à l'ADRC publiés par la Direction générale des ressources humaines, qui sont affichés sur le site de l'Agence consacré au Programme de reconnaissance.

6.  Liste de contrôle

• À quelle fréquence l'activité est-elle organisée?
  Énumérez et chiffrez les avantages que vous espérez tirer de l'activité. Examinez une activité semblable qui a eu lieu dans le passé - pouvez-vous démontrer avec certitude qu'elle a été rentable? Si non, modifiez vos plans, remettez l'activité à plus tard ou annulez-la. Le fait qu'une activité ait eu lieu dans le passé n'implique pas nécessairement qu'elle doive être tenue périodiquement dans l'avenir; chaque activité doit être évaluée indépendamment! À la fin d'une activité comme une réunion annuelle ou une séance de formation, évaluez la rétroaction reçue des participants et des organisateurs; l'activité pourrait-elle avoir lieu moins souvent? Ou seulement lorsqu'un changement important se produit et l'activité est clairement nécessaire et justifiée?
  
  
• L'endroit où l'activité doit avoir lieu est-il modeste au lieu d'être luxueux?
  L'endroit se trouve-t-il à proximité, ou la plupart des participants devront-ils engager des frais de déplacement qui feront augmenter considérablement le coût de l'activité? Utilisez des installations du gouvernement lorsque cela est possible. Négociez un prix avantageux en faisant preuve de flexibilité quant à la période de l'année pendant laquelle l'activité aura lieu, quant au type d'hébergement, etc., et en tirant parti de tarifs de groupe ou de tarifs réduits.
  
  
• Le coût total de l'activité est-il raisonnable?
  Optez pour des activités qui durent une journée plutôt que deux ou trois jours. Les évaluations que vous recevrez pourraient vous permettre de constater que certaines personnes ne peuvent pas participer à des activités d'une durée de deux à trois jours car elles entravent le travail des participants et ne permet pas aux autres de participer. Des activités plus courtes pourraient s'avérer plus efficaces et plus rentables.
  
  
• Le coût par personne est-il raisonnable?
  Examinez les diverses allocations de repas quotidiennes prévues dans la Politique sur les voyages d'affaires pour répondre à cette question.
  
  
• Accepteriez-vous que les modalités de l'activité soient rendues publiques?
  L'épreuve de l'examen public constitue un test universel qui doit servir à évaluer chaque activité prévue; si vous n'êtes pas sûr de pouvoir répondre par l'affirmative et sans hésitation à cette question, l'activité envisagée ne devrait pas avoir lieu.

7.  Problèmes courants

• Codages à utiliser - utilisez le code GL 74745 (Frais d'accueil) pour comptabiliser les frais d'accueil engagés à l'occasion d'activités de reconnaissance des employés (comme la remise des primes au mérite et des primes pour longs services, la promotion du travail d'équipe), des cérémonies d'inauguration publiques et d'autres cérémonies prestigieuses comme l'accueil de visiteurs étrangers. Utilisez le code GL 74746 (Rafraîchissements/repas - activités liées au travail) pour consigner les dépenses liées à des fonctions comme les cours de formation, les réunions, les conférences, etc. De plus, lisez les explications ci-dessous concernant la comptabilisation des dépenses liées aux repas au restaurant.
  
  
• Total des coûts - si une fonction tombe dans la catégorie « Frais d'accueil » (compte 74745), son coût total est inscrit dans ce compte du Grand livre, y compris le coût de la location de la salle, de la location d'équipement, etc. Pour ce qui est des fonctions liées au travail, seul le coût des repas/des rafraîchissements est inscrit dans le compte 74746; les autres coûts connexes comme la location de la salle de réunion, sont comptabilisés sous le code « Location d'une salle ».
  
  
• Repas au restaurant - ils sont toujours comptabilisés sous le code « Frais d'accueil » (GL 74745) et la présence d'un gestionnaire de niveau de gestion 1 ou 2 est nécessaire.
  
  
• Rapports annuels à l'intention du commissaire - des rapports annuels doivent être présentés au commissaire concernant : a) les dépenses engagées à l'occasion d'activités d'accueil auxquelles a assisté un sous-commissaire; b) toutes les activités d'accueil qui ont entraîné des dépenses de 500 $ ou plus (accompagnés de renseignements détaillés sur la date et l'endroit où a eu lieu l'activité, le nombre de participants, la description de l'activité et la raison pour laquelle celle-ci a été organisée); et c) tous les repas au restaurant auxquels seuls les employés du gouvernement et de l'ADRC ont participé.
  
  
• Distinction entre l'accueil et les voyages - avant d'organiser une réunion ou une séance de formation dans un centre de congrès, l'organisateur de l'activité négocie habituellement un tarif « global » comprenant les repas. Si les repas sont fournis aux employés dans le cadre de l'activité, les codes sous lesquels seront classés les frais de repas seront régis par la Politique sur l'accueil et non pas par la Politique sur les voyages d'affaires. L'organisateur de l'activité doit demander au fournisseur d'établir la facture au nom de l'Agence, et de répartir les frais entre les catégories comme l'hébergement, les repas, l'équipement, la location de la salle de réunion, etc. afin que les dépenses puissent être classées sous des codes appropriés. Le fait que la facture soit établie au nom de l'Agence permettra également de réaliser des économies considérables étant donné que l'Agence est exonérée de la taxe de vente provinciale (TVP). Si la facture est établie au nom de l'individu, on doit ajouter la TVP.
  
  La demande d'indemnité de déplacement doit être utilisée seulement lorsque l'employé a droit à une allocation de repas. Si les repas sont fournis dans le cadre de l'activité, on doit appliquer la Politique sur l'accueil et utiliser les comptes appropriés du Grand livre. En résumé, les employés ne peuvent pas demander qu'on leur rembourse les frais au tarif global au moyen de la demande d'indemnité de déplacement.
  
  
• Mode de remboursement - Que les frais d'accueil soient engagés par le biais d'une carte d'achat ou remboursés par chèque ou à même la petite caisse, on doit appliquer les mêmes règles que celles qui régissent l'approbation préalable, les limites d'approbation et la prestation de renseignements à l'appui.

8.  Choses à faire et à ne pas faire

• N'organisez pas d'activités qu'il est difficile de justifier en invoquant des raisons professionnelles, comme des journées de réflexion, des conférences ou des fêtes raffinées, surtout si elles ont lieu périodiquement ou chaque année;
  
  
• Organisez des activités d'accueil simples pour souligner des événements comme la remise des primes au mérite et des primes pour longs services;
  
  
• N'engagez pas de dépenses d'accueil automatiquement ou fréquemment à l'occasion de réunions, de séminaires, etc. N'oubliez pas que les activités d'accueil auxquelles ne participent que les employés du gouvernement sont un sujet délicat et que la fréquence de telles activités et les coûts liés à ces dernières doivent être limités;
  
  
• Offrez des rafraîchissements lorsque des circonstances liées au travail le justifient clairement (p. ex. dans les cas où un travail doit être accompli rapidement pendant la période de repas et où le fait d'offrir des rafraîchissements permettra d'économiser un temps précieux et facilitera l'achèvement du projet). Des cas de ce genre sont habituellement exceptionnels;
  
  
• N'organisez pas d'activités d'accueil dans des résidences privées ou dans des centres de loisirs sauf en présence de circonstances très exceptionnelles et avec l'approbation du commissaire ou du commissaire adjoint;
  
  
• Utilisez les installations qui appartiennent à l'ADRC/au gouvernement lorsque cela est approprié et disponible;
  
  
• N'approuvez pas les repas au restaurant auxquels participent uniquement des employés de l'ADRC ou du gouvernement, à moins que cela ne soit clairement justifié pour des raisons professionnelles;
  
  
• Récompensez vos employés et offrez des rafraîchissements lors d'activités sporadiques visant à promouvoir le travail d'équipe ou à souligner les efforts exceptionnels d'une équipe qui a franchi une étape clé;
  
  
• N'organisez pas d'activités d'accueil à l'occasion de fêtes ou de rencontres pour souligner des événements sociaux ou personnels comme des départs, des retraites ou la naissance d'un enfant. Dans le même ordre d'idées, n'offrez pas de cadeaux, de fleurs ou de cartes de souhaits à vos employés - qu'il s'agisse d'une promotion, d'une maladie, d'un anniversaire, de Noël ou d'autres occasions. La Politique sur l'accueil ne peut pas être invoquée à de telles fins.

9.  Mot de la fin

Vous devez vous assurer que toutes les activités d'accueil facilitent la conduite des affaires du gouvernement, qu'elles conviennent à l'occasion et qu'elles peuvent donc résister à l'épreuve d'un examen public rigoureux. N'oubliez pas que le fait d'engager des dépenses d'accueil dont l'objet ou le montant est remis en question par le public, risque de porter atteinte à la réputation de l'Agence et du gouvernement.

Adoptez de saines pratiques de gestion de manière économique, uniforme, responsable et appropriée au chapitre de la tenue des activités d'accueil, et portez une attention particulière à l'optimisation des ressources.

La modernisation de la fonction de contrôleur implique une saine gestion des fonds publics dans le but de réaliser les résultats opérationnels, ainsi que la responsabilisation à l'égard de ces deux éléments. Les gestionnaires sont tenus de faire preuve d'un jugement sûr et de prudence dans la mise en application de la politique, tout en gardant à l'esprit le fait que les dépenses d'accueil sont une question ayant une grande visibilité dont ils assument la responsabilité devant le commissaire et le public.