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Directive sur la gestion des dépenses d'accueil
2002/01/17
| Manuel des finances et de l'administration | POLITIQUE |
| Volume : | Administration financière | Section 9 : | Accueil; rafraîchissements ou repas à l'occasion d'activités liées au travail |
| Chapitre 9 : | Politiques financières diverses | Sous-section : | |
| Liens : | Lignes Directrices/ Procédures |
Appendice : | Bulletin/Autre |
Table des matières
1. Énoncé de la politique
2. Application
3. Exigences de la politique
4. Recours
5. Examen
6. Rôles et responsabilités
7. Définitions
8. Demandes de renseignements
PROCÉDURES
1. Approbation préalable et engagement des dépenses
2. Vérification, comptabilisation et paiement des dépenses
3. Rapports de fin d'exercice
VUE D'ENSEMBLE
La présente politique remplace l'ancienne politique de gestion de l'ADRC sur l'accueil qui a été publiée le 1novembre 1999 dans le volume de l'administration financière du Manuel des finances et de l'administration.
La politique sur l'accueil a été révisée pour tenir compte des modifications approuvées par le Commissaire, avec effet rétroactif au 1er avril 2001. Ces modifications se rapportent à l'approbation et à la comptabilisation des frais engagés pour la fourniture de rafraîchissements ou de repas ailleurs que dans des restaurants et plus précisément à l'occasion d'activités liées au travail (telles que les réunions, les conférences et les cours de formation, etc.), et également sur les exigences relatives aux rapports de fin d'exercice.
D'autres modifications ont aussi été apportées pour :
a) préciser la nature des activités spéciales ou sociales qui peuvent être considérées comme des activités d'accueil par l'Agence;
b) indiquer clairement les coûts connexes à inclure dans les dépenses engagées pour fournir des rafraîchissements ou des repas;
c) mentionner qu'une lettre ou une note de service peuvent être utilisées, au lieu du formulaire d'approbation exigé en vertu de l'ancienne politique, pour demander l'approbation préalable requise à un gestionnaire de niveau supérieur;
d) indiquer les formulaires de renseignements (annexes B et C de cette politique) à utiliser pour fournir des précisions sur les dépenses engagées.
Énoncé de la politique
1. Des frais peuvent être engagés de façon professionnelle, aux meilleurs coûts et avec probité pour la fourniture de rafraîchissements ou de repas et l'organisation d'autres activités d'accueil exceptionnelles lorsque les circonstances le justifient.
Application
2. La présente politique s'applique :
a) aux gestionnaires de l'ADRC pour l'exercice du pouvoir de dépenser qui leur a été délégué;
b) au personnel administratif et financier désigné par les gestionnaires pour s'occuper des processus de comptabilisation ou de paiement.
Exigences de la politique
3.1 Généralités
3.1.1 Les frais d'accueil doivent être approuvés et comptabilisés conformément à la section 3.2.
3.1.2 La fourniture de rafraîchissements ou de repas à l'occasion d'activités liées au travail (réunions, conférences, cours de formation, etc.) ailleurs que dans des restaurants n'est pas considérée comme une fonction d'accueil. Par conséquent, les frais engagés dans ce cas doivent être approuvés et comptabilisés conformément à la section 3.3.
3.1.3 Le Commissaire exige la présentation de rapports annuels sur :
a) tous les repas au restaurant dont seuls les employés du gouvernement sont présents;
b) les frais d'accueil imputés au budget de chaque Sous-Commissaire (SC) (c.-à-d. les transactions pour lesquelles le centre de coûts et le code de section de travail utilisés pour l'inscription sont ceux d'un SC).
3.2 Accueil
3.2.1 Les fonctions d'accueil comprennent les circonstances dans lesquelles l'Agence offre des rafraîchissements ou des repas à l'occasion d'activités spéciales ou sociales mentionnées à la section 3.2.2, ou dans des restaurants, quelle que soit l'occasion.
Certaines activités d'accueil exceptionnelles (autres que la fourniture de rafraîchissements ou de repas) peuvent être autorisées par l'Agence si elles ont été explicitement approuvées par le Commissaire ou le Commissaire adjoint. Toutefois, leur approbation ne sera envisagée que si les circonstances, p. ex. la participation de dignitaires à une conférence internationale, le justifient.
Les dépenses susmentionnées doivent être inscrites à titre de « frais d'accueil » dans le compte 74745 du Grand livre général (GLG).
3.2.2 Des frais d'accueil ne peuvent être engagés qu'à l'occasion d'activités spéciales ou sociales se rapportant aux affaires de l'Agence, telles que :
- les activités de reconnaissance des employés - p. ex. primes au mérite et primes pour longs services, activités de la Semaine nationale de la fonction publique (SNFP) et Jour commémoratif national des policiers et des agents de la paix;
- les activités de promotion du travail d'équipe;
- les cérémonies d'inauguration publiques et les cérémonies prestigieuses;
- le lancement de la Campagne de Partenaire Santé/Centraide;
- la visite au Canada de personnes qui sont membres d'organisations nationales ou internationales engagées dans des activités apparentées à celles de l'ADRC ou qui désirent se familiariser avec la vie et le développement au Canada ou avec le travail de l'ADRC.
Exclusions : Il est interdit de fournir des rafraîchissements, des repas ou des cadeaux aux frais de l'Agence pour célébrer des événements sociaux tels qu'un mariage, la naissance ou l'adoption d'un enfant, un anniversaire de naissance, une promotion, une mutation ou une retraite; et la fête de Noël ou d'autres fêtes saisonnières de ce genre.
3.2.3 Les activités d'accueil doivent être approuvées au préalable par un gestionnaire investi du pouvoir délégué de dépenser, conformément aux règles énoncées à l'annexe A dans le « Tableau récapitulatif des pouvoirs en matière d'accueil ».
Les limites du pouvoir délégué qui sont indiquées dans le tableau de l'annexe A s'appliquent au coût total (TPS incluse) des frais d'accueil engagés à l'occasion d'une activité spéciale ou sociale organisée par un groupe particuliers de personnes ou à l'intention d'un tel groupe (p. ex. une activité de reconnaissance organisée dans le cadre de la SNFP pour les employés du Bureau des services fiscaux).
Dans le cas d'une activité spéciale ou sociale, la somme totale des frais d'accueil comprend tous les frais engagés par l'Agence (coût de location des locaux, coût des accessoires et des fournitures, etc.) à cette occasion. Toutefois, le coût des primes pour longs services et des autres prix décernés à des employés dans le cadre d'une activité de reconnaissance doit être comptabilisé comme dépense liée aux primes.
3.2.4 Les repas au restaurant offerts uniquement à des employés de l'ADRC ou à d'autres employés du gouvernement sont à éviter à moins que ces frais ne soient clairement justifiés pour des raisons professionnelles. Il faudrait qu'au moins un gestionnaire de niveau 1 ou 2 participe à une activité de ce genre pour qu'elle soit autorisée comme activité d'accueil.
3.3 Rafraîchissements ou repas fournis à l'occasion d'activités liées au travail (p. ex. réunions, conférences, cours de formation, y compris les séances de sensibilisation à l'équité en matière d'emploi, etc.) ailleurs que dans des restaurants
3.3.1 La fourniture de rafraîchissements ou de repas n'est autorisée qu'en des circonstances exceptionnelles, lorsqu'elle est nécessaire pour garder un groupe ensemble au cours de la pause-café ou de la période de repas habituelle et faciliter ainsi l'expédition d'affaires de l'ADRC (p. ex. lorsque le délai imparti pour une activité liée au travail est trop serré ou lorsque les établissements acceptables qui pourraient offrir les rafraîchissements ou le repas en question sont mal situés).
3.3.2 Les dépenses liées aux rafraîchissements ou aux repas offerts à l'occasion d'une activité liée au travail ailleurs que dans un restaurant doivent être inscrites sous « Rafraîchissements/repas - Activités liées travail » dans le compte 74746 du GLG.
3.3.3 Les gestionnaires de tous les niveaux, auxquels le pouvoir d'engager des dépenses pour des produits et des services a été délégué, peuvent approuver la fourniture de rafraîchissements ou de repas à l'occasion d'une activité liée au travail à condition que le coût total ne dépasse pas 3 000 $ par activité. Si le total des coûts dépasse cette somme, ils devront demander l'approbation du Commissaire au préalable en lui envoyant une lettre ou une note de service indiquant le coût total de l'activité et contenant d'autres renseignements détaillés à cet égard, comme il est précisé à l'alinéa 1c) des procédures.
Le plafond du pouvoir délégué pour les coûts associés à la fourniture de rafraîchissements ou de repas à l'occasion d'une activité liée au travail s'applique au coût total (TPS incluse) de cette fourniture, comme il est précisé plus loin.
Éléments à inclure dans le coût total
L'activité liée au travail peut se dérouler au cours d'une seule journée ou de plusieurs jours s'il s'agit d'une conférence ou d'une autre activité de ce genre. Dans ce cas, le coût total des rafraîchissements ou des repas et les coûts connexes uniquement liés à leur fourniture doivent être approuvés et inscrits dans le compte 74746 du GLG.
Par exemple, ces coûts supplémentaires connexes pourraient comprendre les services d'un traiteur, le matériel utilisé pour le service et les pourboires. Toutes les autres dépenses (autres que rafraîchissements et repas) devront être inscrites dans le compte pertinent du GLG, selon la nature des frais engagés (location d'une salle, frais de déplacement des participants, etc.).
3.4 Lieu
3.4.1 Des installations de l'ADRC ou de l'État doivent être utilisées lorsque de telles installations sont appropriées et disponibles. Dans le cas contraire, on pourra utiliser les installations d'un établissement commercial tel qu'un centre de conférence pour la fourniture des rafraîchissements et des repas à condition d'avoir obtenu l'approbation préalable d'un gestionnaire investi du pouvoir de dépenser, compte tenu du plafond des dépenses et des autres restrictions régissant le processus d'approbation.
3.4.2 La fourniture de rafraîchissements ou de repas dans des résidences privées n'est justifiée qu'en des circonstances exceptionnelles et exige l'approbation préalable du Commissaire ou du Commissaire adjoint.
3.5 Conjoint (ou personne qui accompagne)
3.5.1 Les frais d'accueil engagés pour le conjoint d'une personne participant officiellement à une activité (ou pour la personne qui l'accompagne) doivent être compatibles avec les bonnes habitudes d'affaires.
3.5.2 La fourniture de rafraîchissements ou de repas au conjoint d'un participant à une activité de l'Agence (ou à la personne qui l'accompagne) doit être approuvée au préalable par un gestionnaire du niveau 1. Seul le Commissaire ou le Commissaire adjoint peuvent autoriser des frais d'accueil exceptionnels tels que les frais de déplacement ou le coût de billets de théâtre ou d'excursions.
3.5.3 Les frais de déplacement du conjoint de l'employé ou de la personne qui l'accompagne sont remboursés à l'employé et non à ces derniers.
Recours
4.1 L'employé qui s'estime lésé à cause d'une mauvaise interprétation ou d'une mauvaise application de la présente politique peut présenter un grief en suivant la procédure de règlement des griefs de l'ADRC.
4.2 Avant d'amorcer toute procédure interne relative à un grief, l'employé et le gestionnaire devraient discuter de la question en vue de trouver une solution mutuellement satisfaisante. S'ils ont besoin d'aide, ils pourront recourir aux services d'assistance mis à leur disposition pour faciliter ce dialogue.
Examen
5. L'ADRC procédera à des examens et à des vérifications internes pour contrôler l'application de la présente politique et en évaluer l'efficacité.
Rôles et responsabilités
6.1 Les gestionnaires ont les responsabilités suivantes :
a) exercer le pouvoir de dépenser qui leur est délégué ou demander l'approbation préalable des dépenses à un gestionnaire de niveau supérieur dans les circonstances où la présente politique l'exige;
b) vérifier les demandes de paiement et exercer le pouvoir de signature conféré par l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
c) prendre les dispositions nécessaires à la comptabilisation et à l'acquittement des frais.
6.2 Le personnel administratif, dans les bureaux où l'introduction des données dans le SAE est décentralisée, doit inscrire les dépenses et introduire les montants à payer dans le SAE, obtenir le rapport du SAE exigé en vertu de l'article 34 de la LGFP (généralement pour des paiements multiples), joindre les pièces justificatives à ce rapport et transmettre les documents au gestionnaire ou au superviseur responsable de la signature prévue à l'article 34.
6.3 Les unités locales des Services financiers (USF) doivent vérifier les comptes et procéder au traitement en vue du paiement. Dans les bureaux où l'introduction des données dans le SAE n'est pas décentralisée, l'USF introduira les transactions dans le SAE et procédera ensuite au traitement en vue du paiement.
6.4 La Division de la comptabilité intégrée, Direction de l'administration financière, doit établir les rapports annuels sur les activités d'accueil et prendre les dispositions nécessaires en vue de leur présentation au Commissaire.
Définitions
7. a) Employé du gouvernement - toute personne employée par l'ADRC ou par un autre ministère ou organisme de l'administration fédérale et toute personne dont la rémunération provient du Trésor et qui lui est versée sous la forme d'une rétribution ou d'une indemnité journalière ou sous forme d'honoraires.
b) Rafraîchissements - aliments ou boissons.
Demandes de renseignements
8. Personne-ressource :
Division de la politique financière, systèmes et contrôle
Direction de l'administration financière
Téléphone :
Gestionnaire - (613) 957-3564
Agent principal de projet - (613) 954-6388
Télécopieur : (613) 941-6285
PROCÉDURES
1. Approbation préalable et engagement des dépenses
Lorsqu'ils songent à autoriser la fourniture de rafraîchissements ou de repas (ou d'autres frais d'accueil exceptionnels) à l'occasion d'une activité spéciale ou sociale ou d'une activité liée au travail, les gestionnaires de l'ADRC doivent :
a) se familiariser avec la politique et ses restrictions telles que le plafond des coûts et les critères d'admissibilité des activités;
b) s'assurer que la dépense est justifiée dans les circonstances et que le coût est raisonnable;
c) veiller à ce qu'aucune dépense des fonds publics ne soit engagée sans l'approbation préalable d'un gestionnaire de niveau supérieur si la politique l'exige. La demande d'approbation dans ce cas se fait au moyen d'une lettre ou d'une note de service contenant des renseignements détaillés sur l'activité proposée, tels que :
- l'organisation de l'Agence (direction générale/région, division ou section) qui propose de tenir l'activité en question et qui inscrira les frais dans son budget;
- le genre et le but de l'activité liée au travail et de l'activité spéciale ou sociale;
- la date de l'activité (début et fin);
- le lieu de l'activité : nom de la ville, du village, etc. et nom de l'installation qui sera utilisée pour la fourniture des rafraîchissements ou des repas (immeuble de l'État, centre des congrès, salle de réunion dans un hôtel, restaurant, etc.);
- des renseignements sur les participants : nombre (employés du gouvernement, autres et total); type et niveau des employés de l'Agence (p. ex. tous les employés d'un service déterminé, cadres intermédiaires, etc.); nombre des employés de l'Agence - en déplacement dans la région de l'AC;
- le nombre et la nature des fonctions exigeant la fourniture de rafraîchissements ou de repas (p. ex. deux déjeuners, etc.);
- une brève description des frais d'accueil exceptionnels accompagnée d'une justification;
- des renseignements sur les coûts : total des coûts estimatifs ou réels de l'activité (TPS ou TVH incluses), c'est-à-dire :
a) le coût total des rafraîchissements et des repas et les coûts connexes tels que les services d'un traiteur, les pourboires, etc.;
b) le coût total des frais d'accueil exceptionnels;
c) dans le cas d'une activité liée au travail, le coût total et la (les) description(s) des autres services inclus dans la somme globale des coûts (sur les services fournis tels que la fourniture du local, la location d'équipement, etc.);
- des données justificatives à l'appui de l'activité ou des dépenses.
2. Vérification, comptabilisation et paiement des dépenses
2.1 Généralités - L'employé doit fournir au gestionnaire parrain ou à l'employé désigné (p. ex. l'organisateur de l'activité) une preuve des dépenses (c.-à-d. la (les) factures des fournisseurs ou les reçus de l'employé, accompagnés d'une demande de remboursement) engagées à l'occasion de l'activité spéciale ou sociale ou de l'activité liée au travail pour la fourniture de rafraîchissements ou de repas ou pour d'autres frais d'accueil exceptionnels.
2.2 Le gestionnaire parrain ou l'employé désigné doit, au reçu des pièces attestant des dépenses :
a) comparer la facture au document d'approbation préalable ou au contrat (le cas échéant), et la joindre au document en question;
b) vérifier la (les) transaction(s) pour s'assurer que le fournisseur a bien été payé ou que l'employé a bien été remboursé;
c) remplir le formulaire approprié de renseignements sur les dépenses (FRD), selon les indications du tableau ci-dessous, joindre à ce formulaire les originaux des pièces justificatives (factures, reçus, document d'approbation préalable, etc.) et demander au gestionnaire parrain ou à l'employé désigné de signer le FRD en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
|
Type de dépenses |
Annexe |
|---|---|
|
Frais d'accueil, y compris les rafraîchissements ou les repas fournis à l'occasion d'une activité spéciale ou sociale, les repas au restaurant, quelle que soit l'occasion, et les frais d'accueil exceptionnels (autres que les rafraîchissements et les repas) |
B Nota 1 |
|
Les rafraîchissements ou les repas fournis à l'occasion d'une activité liée au travail (ailleurs que dans un restaurant). Les activités liées au travail comprennent les réunions, les conférences, les activités se rapportant à l'équité en matière d'emploi, les cours de formation, etc. |
C Nota 2 |
Remarques :
1. Il est obligatoire de remplir le Formulaire de renseignements sur les frais d'accueil.
2. Il n'est pas obligatoire de remplir le Formulaire de renseignements sur les dépenses (FRD) présenté à l'annexe C pour les rafraîchissements et les repas fournis à l'occasion d'activités liées au travail. Toutefois, il faut présenter suffisamment de renseignements pour justifier les dépenses et en rendre compte, surtout si les transactions en cause sont élevées. Le FRD peut faciliter l'exécution de cette tâche.
3. Autorisation requise - Lorsque l'activité a été approuvée au préalable par un gestionnaire de niveau supérieur tel que stipulé dans la politique, l'original du document attestant de cette approbation peut être accepté comme pièce justificative à l'appui du FRD, à condition que le total des frais d'accueil réels (ou le coût des rafraîchissements ou des repas pour une activité liée au travail) ne dépasse pas de 10 % le coût estimatif initialement approuvé par ce gestionnaire.
Lorsque le coût réel dépasse de 10 % le coût estimatif initial ou lorsque l'approbation d'un cadre de niveau supérieur n'a pas été demandée, il faudra que le gestionnaire parrain demande cette approbation après coup par les voies de communication habituelles.
d) Si l'introduction des données dans le Système administratif d'entreprise (SAE) relève de l'Unité des services financiers (USF) c.-à-d. qu'elle n'a pas été décentralisée aux centres de coûts, il faut transmettre le FRD susmentionné, accompagné des pièces justificatives, à l'USF local en vue de l'introduction des données et du paiement ou remboursement ultérieur;
e) Si l'introduction des données dans le SAE a été décentralisée aux centres de coûts (CC), p. ex. l'AC :
(1) transmettre les documents au personnel administratif du CC en vue de l'introduction de la transaction dans le SAE;
(2) attendre de recevoir du personnel administratif le rapport du SAE exigé en vertu de l'article 34 de la LGFP (accompagné du FRD et des autres pièces jointes), vérifier l'exactitude des paiements inscrits et signer le rapport;
(3) prendre les dispositions nécessaires pour que le rapport produit en vertu de l'article 34 de la LGFP (accompagné des pièces justificatives) soit transmis à l'unité locale des Services financiers en vue du paiement.
2.3 Le personnel administratif (là où l'introduction des données dans le SAE a été décentralisée aux centres de coûts) doit :
a) inscrire les frais et introduire les montants à payer dans le SAE (rôle 3);
b) obtenir le rapport du SAE généralement exigé en vertu de l'article 34 de la LGFP lorsque des paiements multiples doivent être effectués (rôle 8);
c) faire une photocopie de chaque pièce justificative, la joindre au dossier et la conserver pour consultation ultérieure;
d) joindre les originaux du FRD et les pièces justificatives au rapport produit en vertu de l'article 34 de la LGFP et transmettre le tout au gestionnaire responsable de la signature exigée en vertu de cet article.
2.4 L'Unité des services financiers (USF) vérifiera le compte et procédera au traitement en vue du paiement (rôle 7 du SAE). LUSF introduira la transaction dans le SAE, si cette fonction n'a pas été décentralisée, et prendra les dispositions nécessaires en vue du paiement.
3. Rapports de fin d'exercice
3.1 À compter de l'exercice 2001-1001, la Division de la comptabilité intégrée (DCI), Direction de l'administration financière, prendra les dispositions nécessaires afin que des rapports annuels soient présentés au Commissaire à la fin de chaque exercice pour le contrôle des éléments suivants :
a) tous les repas pris au restaurant dont seuls les employés du gouvernement participent (y compris ceux qui sont mentionnés dans le rapport visé à l'alinéa b) ci-dessous);
b) tous les frais d'accueil imputés au budget de chacun des sous-commissaires (SC)
(c.-à-d. les transactions pour lesquelles le code de centre de coûts et de section de travail utilisés pour l'inscription sont ceux d'un SC).
3.2 Afin que la DCI puisse fournir au Commissaire tous les renseignement susmentionnés concernant les frais d'accueil, toutes les unités des services financiers (y compris la Division des services financiers de l'AC) devront créer, pour chaque exercice, un dossier dans lequel des copies des documents d'approbation des frais d'accueil et des formulaires de renseignements sur les dépenses se rapportant aux frais mentionnés dans les rapports prévus à la section 3.1 seront classées par ordre chronologique.
3.3 À la fin de l'exercice, la DCI fournira aux directeurs régionaux des Finances et de l'Administration et au directeur de la Division des services financiers de l'AC, des instructions détaillées dans leur rapport annuel « Transition au nouvel exercice », ainsi qu'un modèle en mode Excel.