Imagerie

L'imagerie consiste à utiliser la représentation lisible d'une pièce justificative en format papier pour générer une reproduction intelligible de celle ci. L'imagerie peut être créée en balayant la pièce justificative en format papier dans le but de la transformer en fichier électronique ou de la transférer sur microfiche ou microfilm.

Le transfert d'une pièce justificative en format papier sur une image électronique implique généralement:

• qu'une reproduction exacte est effectuée dans le but de remplacer le document original;
• que l'interprétation de la reproduction, pour l'usage auquel elle est destinée, fournit les mêmes renseignements que le document original;
• que la reproduction est bien définie, malgré certaines contraintes (par exemple, la résolution, les tons ou les teintes) et qu'elle permet d'en distinguer les détails importants.

Exigences par rapport au programme d'imagerie

Vous devez conserver la version originale de vos registres. Toutefois, vous pouvez créer une image électronique à partir d'un document papier et celle-ci pourra alors être acceptée comme registre original, à condition que vous suiviez certaines procédures. Les reproductions de journaux et de pièces justificatives au moyen d'images électroniques, de microfilms et de microfiches doivent être faites, vérifiées et conservées en conformité avec les plus récentes normes établies par l'Office des normes générales du Canada. Pour en savoir plus, consultez la circulaire d'information IC78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables ou le mémorandum sur la TPS/TVH 15.1, Exigences générales relatives aux livres et registres.

Les entreprises qui utilisent des logiciels commerciaux pour le balayage par scanneur à petite échelle de leurs registres en papier et de leurs pièces justificatives doivent s'assurer que ces logiciels respectent les critères et les directives selon les plus récentes normes canadiennes.

Vous pouvez détruire les journaux et pièces justificatives en papier s'ils ont été reproduits sur image électronique conformément à la publication des normes établies par l'Office des normes générales du Canada. Dans le doute, vous devriez obtenir une opinion légale.

Formulaires et publications

• Guide RC4409, Conservation de registres
• Circulaire d'information IC78-10R5, Conservation et destruction des registres comptables
• Mémorandum sur la TPS/TVH 15.1, Exigences générales relatives aux livres et registres

Sujets connexes

• Office des normes générales du Canada