Exigences

Vos registres, qu'ils soient en format papier ou électroniques, doivent:

• être fiables et complets;
• fournir les renseignements exacts dont vous avez besoin pour remplir vos obligations fiscales et calculer les crédits auxquels vous avez droit;
• être appuyés par des pièces justificatives qui confirment les renseignements contenus dans les registres;
• inclure divers documents, tels que les livres de rendez-vous, les carnets de route, les déclarations de revenus et de taxe sur les produits et services et taxe de vente harmonisée (TPS/TVH), les pièces justificatives et registres se rapportant à la recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE), et certains documents de travail des comptables, qui peuvent vous aider à déterminer vos droits et obligations.

Remarque
Les personnes qui exploitent plus d'une entreprise doivent conserver les registres de chaque entreprise séparément.

Registres en format électronique (y compris le commerce électronique)

Nous considérons que vous avez des registres électroniques si vous produisez, traitez, tenez à jour et entreposez vos renseignements en format électronique.

Vous êtes tenu de conserver vos registres électroniques dans un format électronique intelligible, même si vous avez en main des copies imprimées de vos registres électroniques.

Si vos pièces justificatives ont initialement été produites, transmises ou reçues électroniquement, elles doivent être conservées dans un format électronique.

Si vous inscrivez des transactions ou des renseignements d'affaires sur un système informatisé vous devez vous assurer que :

• votre système de conservation de registres électroniques a la capacité de saisir, de produire et de conserver assez de détails pour vous permettre de calculer vos obligations fiscales et les crédits auxquels vous avez droit;
• vos registres informatisés sont gérés et soutenus par un système capable de produire des registres faciles d'accès pour les représentants de l'ARC et intelligibles par les logiciels de l'ARC;
• vos registres sont conservés dans un format électronique intelligible même si :
  • vous conservez des copies papier de vos registres électroniques;
  • vos pièces justificatives électroniques originales ont été transférées sur un autre support tel que le papier, le microfilm ou les images balayées par un scanneur;
• vous avez des copies de sauvegarde de vos registres accessibles en tout temps que vous entreposez au Canada, préférablement dans un local autre que celui de votre entreprise;
• vos registres électroniques sont conservés dans un format électronique accessible et intelligible, même si vous avez effectué des changements à vos opérations ou à votre système d'entreprise électronique, ou aux deux;
• si des registres électroniques que vous devez tenir sont perdus, détruits ou endommagés, vous composez le
  1 800 959 7775 pour nous en informer et vous produisez ces fichiers de nouveau dans un délai raisonnable;
• si vos registres ont été cryptés, ils peuvent être décryptés et reproduits en format électronique accessible et intelligible pour les représentants de l'ARC.
  

Formulaires et publications

• Guide RC4409, Conservation de registres
• Circulaire d'information IC05-1R1, Tenue de registres électroniques
• Circulaire d'information IC78-10R5, Conservation et destruction des livres et des registres

Sujets connexes

• Commerce électronique