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Registres de retenues sur la paie
Si vous êtes un employeur ou un payeur qui doit retenir l'impôt et les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et à l'assurance-emploi (AE) sur les salaires ou autres paiements, vous devez conserver des registres qui confirment :
- le nombre d'heures travaillées par chaque employé;
- le montant des cotisations au RPC, des cotisations à l'assurance-emploi et de l'impôt retenu.
Vous devez aussi conserver les registres suivants :
- le formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels, qui est rempli par tous les employés;
- le formulaire TP1015.3, Déclaration pour la retenue d'impôt, doit aussi être rempli si vos employés travaillent au Québec. Ce formulaire est disponible sur la site de Revenu Québec;
- les lettres de l'Agence du revenu du Canada qui vous autorisent à réduire les retenues d'impôt de certains employés, pour une année en particulier;
- tous les feuillets de renseignements émis et toutes les déclarations produites.
Vous devez conserver tous ces registres de retenues sur la paie pour permettre à nos représentants de les examiner ou de les vérifier sur demande.
Les entreprises qui font appel aux services d'un tiers pour s'occuper des retenues sur la paie sont tout de même responsables de garder leurs registres pour la période de temps indiquée, en général six ans. Les registres de retenues sur la paie peuvent être conservés sur papier ou en format électronique. Nous vous recommandons de conserver les copies électroniques de vos registres sur les lieux de votre entreprise.
Formulaires et publications
- Formulaire TD1, Déclaration des crédits d'impôt personnels
- le formulaire TP1015.3, Déclaration pour la retenue d'impôt
- Guide RC4409, Conservation de registres
- Circulaire d'information IC05-1R1, Tenue de registres électroniques
- Circulaire d'information IC78-10R5, Conservation et destruction des livres et des registres
- T4001 Guide de l'employeur - Les retenues sur la paie et les versements
