Agence du revenu du Canada
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Types de registres
Les types de registres qui peuvent être maintenus sont :
- les livres, registres et pièces justificatives produits et conservés sur papier;
- les livres, registres et pièces justificatives qui ont d'abord été produits sur papier pour ensuite être convertis et entreposés dans un format électronique accessible et intelligible;
- les registres électroniques et pièces justificatives qui sont produits et conservés dans un format électronique accessible et intelligible.
Des pièces justificatives sont requises dans chacun des cas énumérés ci-dessus et elles doivent être gardées en format papier ou électronique (y compris en format d'image électronique).
Vos livres et registres :
- doivent être conservés au Canada, à moins que vous obteniez la permission de les conserver ailleurs;
- doivent être mis à la disposition de nos représentants, sur demande;
- comprennent les fichiers électroniques tenus et créés par le biais d'un sytème de comptabilité informatisé.
Pour plus de renseignements sur les sociétés, les fiducies, les organismes de bienfaisance enregistrés, les associations canadiennes enregistrées de sport amateur, les agents enregistrés d'un parti politique enregistré et les agents officiels d'un candidat à une élection fédérale, les agents autorisés en vertu de la Loi sur les consultations concernant la nomination des sénateurs, les hôpitaux et les organismes sans but lucratif, consultez le Guide RC4409, Conservation de registres.
Vous devez conserver tous les registres qui existent sur papier, sauf si vous les conservez dans un format acceptable de microfiche, de microfilm ou d'image électronique. Les logiciels d'imagerie électronique sont une méthode populaire qui permet de conserver des documents, livres et registres en papier sur des images balayées par scanneur.
Nous considérons que vous avez des registres électroniques si vous produisez, traitez, tenez à jour et entreposez vos renseignements en format électronique.
Vous êtes tenu de conserver vos registres électroniques dans un format électronique intelligible, même si vous avez en main des copies imprimées de vos registres électroniques.
Si vos pièces justificatives ont initialement été produites, transmises ou reçues électroniquement, elles doivent être conservées dans un format électronique.
Les documents, livres comptables et registres en papier que vous transférez sur images balayées par scanneur et que vous conservez en format électronique sont acceptables si les procédures appropriées d'imagerie sont respectées et documentées.
