Agence du revenu du Canada
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Allocations de déplacement
Vendeurs et membres du clergé
Une allocation raisonnable pour frais de déplacement que vous versez à un vendeur ou à un membre du clergé, autre que pour l'utilisation d'une automobile (p. ex., pour les repas, le logement, les indemnités journalières), n'est pas incluse dans le revenu de l'employé si l'allocation était pour des dépenses se rapportant à l'exercice de la charge ou de l'emploi et que l'employé est, selon le cas :
- un agent commercial qui vend des biens et négocie des contrats pour le compte de l'employeur;
- un membre du clergé.
Autres employés
Vous devez inclure l'allocation raisonnable pour frais de déplacement dans le revenu d'un employé, autre qu'un vendeur ou un membre du clergé, qui voyage pour accomplir les fonctions de sa charge ou de son emploi. Cette règle ne s'applique pas à une allocation raisonnable reçue par l'employé pour voyager à l'extérieur de la municipalité ou de la région métropolitaine où est situé l'établissement de l'employeur et où l'employé travaille habituellement ou doit se présenter.
Dans certains cas, il se peut que vous fournissiez une allocation à votre employé pour voyager (autre qu'une allocation liée à l'utilisation de véhicules) dans une municipalité ou une région métropolitaine afin que votre employé puisse remplir ses fonctions d'une manière plus efficace au cours d'un quart de travail.
Cette allocation n'est pas un avantage imposable et peut être exclue du revenu de l'employé si toutes les conditions suivantes sont remplies :
- le salarié voyage à l'extérieur du bureau;
- l'allocation est raisonnable. Nous considérons généralement comme raisonnable une valeur pouvant aller jusqu'à 17 $ pour la portion de l'allocation de voyage qui a trait aux repas;
- vous êtes le principal bénéficiaire de l'allocation;
- l'allocation n'est pas une forme de rémunération supplémentaire.
Cela signifie que vous n'avez pas à inclure ce genre d'allocation de voyage si sa principale justification est qu'elle permet à vos employés d'exécuter leurs tâches d'une manière plus efficace au cours d'un quart de travail.
Il n'y a pas de TPS/TVH à inclure dans la valeur de cette allocation.
Allocations de voyage raisonnables
Pour déterminer si une allocation de voyage est raisonnable, il faut avant tout considérer les faits. Vous devriez comparer les coûts raisonnables des frais de voyage que vous estimez que vos employés vont engager avec l'allocation que vous leur payez pour le voyage.
Si l'indemnité de voyage est raisonnable, vous n'avez pas à l'inclure dans le revenu de vos employés. Si l'indemnité n'est pas raisonnable, elle doit être incluse dans le revenu de vos employés.
Pour en savoir plus, lisez le paragraphe 48 du bulletin d'interprétation IT522, Frais afférents à un véhicule à moteur, frais de déplacement et frais de vendeurs engagés ou effectués par les employés.
Vos employés pourraient être en mesure de demander le remboursement de certaines dépenses d'emploi dans leur déclaration de revenus et de prestations. Pour en savoir plus, consultez Dépenses d'emploi admissibles pour les employés.
Retenues sur la paie
Si l'allocation est imposable, elle ouvre aussi droit à pension et est assurable. Faites des retenues de cotisations au RPC, à l'AE, et d'impôt.
Comment remplir le feuillet T4
Si l'allocation de déplacement donne lieu à un avantage imposable, déclarez l'allocation à la case 14 "Revenus d'emploi" et dans la section "Autres renseignements" sous le code 40, au bas du feuillet T4 . Pour en savoir plus, consultez T4 - Information pour les employeurs.
Exemples
Pour savoir comment appliquer cette politique, consultez les Exemples.
