Numéro d'assurance social (NAS)

Comme employeur, vous devez obtenir le NAS de chaque employé qui tient un emploi ouvrant droit à pension ou un emploi assurable.

En vertu des Règlements sur le régime de pensions du Canada, vous devez expliquer à vos employés qui n'ont pas de carte d'assurance sociale comment obtenir un NAS, et ce, dans les trois jours qui suivent le premier jour de leur emploi.

Remarque
Une personne qui n'est ni un citoyen canadien ni un résident permanent et qui demande un numéro d'assurance sociale se verra attribuer un NAS débutant avec le chiffre « 9 ».

Assurez-vous que vous utilisez toujours le NAS et le nom exact de l'employé, tels qu'ils figurent sur sa carte d'assurance sociale. Un NAS incorrect peut affecter:

• le dossier du Registre des gains d'un employé et le montant des prestations du RPC auquel il aura droit, si vous déclarez un NAS erroné sur le relevé d'emploi;
• le maximum annuel qu'un employé peut déduire comme cotisations à un REER, si vous déclarez un NAS erroné sur le feuillet T4 de l'employé dont un facteur d'équivalence (FE) est indiqué;
• les renseignements sur l'avis de cotisation de l'employé.

Qu'arrive-t-il si l'employé refuse de vous donner son NAS ou d'en faire la demande ?

Vous devez pouvoir démontrer que vous avez fait un effort raisonnable pour l'obtenir.

Exemple d'un effort raisonnable
Après avoir fait plusieurs demandes à un employé pour son NAS, vous décidez de lui envoyer une lettre pour lui demander son NAS. Inscrivez dans un registre les dates de vos demandes initiales et conservez une copie de votre lettre ainsi que toute correspondance qui s'y rapporte.

Si vous ne faites pas un effort raisonnable pour obtenir le NAS d'un employé, vous pourriez être passible d'une pénalité.

Si vous ne pouvez pas obtenir le NAS d'un employé, vous êtes quand même responsable de calculer les retenues sur la paie et de produire votre déclaration de renseignements dans les délais prescrits. Si vous omettez de faire les retenues ou de produire votre déclaration de renseignements, nous pourrions vous imposer des pénalités.

Formulaires et publications

• IC82-2, Dispositions législatives relatives au Numéro d'assurance sociale et établissement des feuillets de renseignements

Sujets connexes

• Numéro d'assurance sociale - Service Canada