Produit de formation pour les bénévoles enregistrés

Bonjour et bienvenue au Programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt...

ou PCBMI, en format abrégé.

En participant à cette séance de formation virtuelle, vous aurez la confiance et les outils nécessaires pour être une partie intégrante de ce programme national.

Le temps et les efforts que vous consacrez en tant que bénévole dans le cadre de ce programme sont reconnus non seulement à l'échelle nationale, mais ici dans la communauté que vous servez.

Bon nombre de contribuables ne savent pas comment préparer leur déclaration de revenus et de prestations eux-mêmes.

En tant que bénévole du PCBMI, vous préparerez et produirez des déclarations de revenus pour des particuliers admissibles qui ont un faible revenu et une situation fiscale simple.

Certains clients ne sont pas admissibles à ce service.

Prenez soin de vous familiariser avec les critères du programme.

Chaque année, plus d'un demi-million de Canadiens de divers horizons dépendent de bénévoles comme vous pour obtenir de l'aide.

L'Agence du revenu du Canada se réjouit de votre dévouement et s'engage à vous offrir la formation et le soutien en matière d'impôt dont vous avez besoin.

Elle vous fournira aussi un logiciel de préparation de déclarations de revenus grâce auquel remplir et produire avec exactitude les déclarations de vos clients sera une tâche simple et rapide.

Vous serez exposé à beaucoup de renseignements tout au long de cette présentation, et il se peut que vous ayez des questions lorsque nous aurons terminé.

Nous sommes certains que, à la fin de cette présentation, vous aurez une solide compréhension de votre rôle en tant que bénévole du PCBMI et saurez comment accéder facilement aux renseignements dont vous avez besoin.

Le PCBMI, mis sur pied en 1971, aide plus d'un demi-million de Canadiens chaque année, grâce à plus de dix-sept mille bénévoles (comme vous) qui offrent ce précieux service.

Pour aider les bénévoles, l'ARC produit une publication qui sert d'excellent guide pour les nouveaux membres et ceux qui reviennent; il s'agit de la publication TIS5, Programme communautaire des bénévoles en matière d'impôt - Manuel pour les bénévoles.

On vous encourage à examiner le Manuel pour les bénévoles et à vous familiariser avec son contenu ainsi qu'avec vos rôles et responsabilités en tant que bénévoles du PCBMI.

Vous devez respecter la confidentialité des renseignements des contribuables.

Ceux-ci doivent avoir l'assurance que les renseignements qu'ils vous fournissent (numéro d'assurance sociale, feuillets de renseignements et reçus) sont gardés confidentiels et sont protégés.

Dans l'esprit de confiance et de collaboration que représente le PCBMI, nous vous demandons de : respecter la Loi canadienne sur les droits de la personne et la Charte canadienne des droits et libertés; protéger la vie privée et les renseignements personnels des contribuables; offrir gratuitement vos services et refuser toute récompense en argent que l'on pourrait vous offrir; respecter les critères d'admissibilité pour les particuliers.

En suivant ces lignes directrices, nous pouvons continuer ensemble à fournir aux contribuables le service le plus courtois, le plus professionnel et le plus utile possible.

Pour en savoir plus sur vos responsabilités, reportez-vous au Manuel pour les bénévoles.

Chaque année, tous les bénévoles doivent remplir le formulaire T242, Fiche de renseignements sur le bénévole et contrat de droits d'utilisation de logiciel, le signer et le retourner à leur coordonnateur local de l'ARC.

Ce formulaire confidentiel nous donne vos coordonnées et constitue votre accord avec les conditions du programme et l'utilisation du logiciel.

La section du contrat de droits d'utilisation de logiciel présente les conditions pour l'obtention du logiciel d'impôt gratuit à utiliser dans le cadre du programme.

Vous acceptez de : préparer seulement des déclarations pour des contribuables admissibles; ne pas utiliser le logiciel d'impôt pour des gains financiers; ne pas copier le logiciel d'impôt et ne pas permettre qu'on en fasse des copies; sauvegarder les copies électroniques des déclarations des contribuables sur une clé USB ou un CD réinscriptible seulement; et supprimer toutes les copies électroniques de la déclaration d'un contribuable au plus tard 48 heures après qu'elle a été préparée.

Un autre formulaire de grande importance est le formulaire TIS60, Autorisation du contribuable.

Vos clients doivent signer deux exemplaires de ce formulaire pour chaque déclaration que vous produisez pour eux.

En signant ce formulaire, votre client autorise un bénévole du programme à préparer et à produire électroniquement sa déclaration et reconnaît que sa déclaration a été ainsi préparée et transmise.

Des signatures sont requises aux sections B et D de chaque formulaire.

Un exemplaire va à l'ARC et le client en garde un pour ses dossiers.

Le logiciel de préparation de déclarations de revenus qui vous est fourni simplifie la création et l'impression du formulaire TIS60.

Enfin, il est important de tenir un registre du nombre de déclarations que vous préparez tout au long de la période de production, puisque ces données sont déclarées à l'ARC.

Pour plus de commodité, vous pouvez utiliser le formulaire Relevé statistique pour consigner ces données.

À la fin de la période de production des déclarations de revenus, veuillez remettre ce formulaire à votre coordonnateur local de l'ARC.

En tant que bénévole du PCBMI, vous avez choisi de donner un coup de main.

Explorons ensemble ce processus, où nous apprenons comment préparer et produire une déclaration de revenus en utilisant le logiciel d'impôt.

Nous vous encourageons, en tant que bénévole, à utiliser le logiciel d'impôt que nous fournissons pour préparer les déclarations des contribuables.

Ce logiciel gratuit est destiné à l'utilisation exclusive des bénévoles du programme.

Il est rapide et simple d'utilisation.

Pour cette présentation, nous examinerons comment préparer une déclaration de revenus et la transmettre électroniquement au moyen du logiciel.

Nous vous encourageons à utiliser ce logiciel, puisqu'il s'agit d'un outil puissant, exact et polyvalent; il est à jour avec les derniers faits saillants et changements du régime fiscal canadien et facilitera votre travail! La TED est aussi la méthode de production de premier choix pour les bénévoles du PCBMI, puisqu'elle élimine le besoin de produire une déclaration en format papier.

Grâce à la TED, la déclaration de votre client est traitée plus vite et les remboursements auxquels il peut avoir droit sont émis plus rapidement! (Pour des directives sur la production d'une déclaration traditionnelle en format papier, consultez votre Manuel pour les bénévoles ou les ressources disponibles sur le site Web de l'ARC.) Commençons : On vous donnera un lien de téléchargement ou un disque du logiciel qui devra être installé sur un ordinateur.

L'installation du logiciel d'impôt est facile, vous n'avez qu'à insérer le disque dans l'ordinateur que vous utiliserez, à suivre les directives et vous serez en mesure de préparer votre première déclaration de revenus en quelques minutes.

Si vous téléchargez le logiciel directement d'Internet, sélectionnez l'option de téléchargement appropriée et suivez les messages-guides...

ce lien de téléchargement vous sera donné par votre coordonnateur local de l'ARC.

Si vous rencontrez un problème durant le processus, consultez la documentation ou le site Web du fabricant du logiciel pour obtenir du soutien technique et trouver de bons tutoriels.

Lorsque vous chargez le disque dans l'ordinateur, le programme d'installation s'exécutera automatiquement; un assistant à l'installation apparaîtra et vous guidera dans le processus.

Suivez les messages-guides et laissez le logiciel suivre son cours.

Pendant l'installation, on vous demandera d'entrer vos renseignements, y compris l'emplacement où les dossiers seront temporairement sauvegardés; vous devrez aussi fournir votre numéro et mot de passe de la TED (dont nous parlerons plus tard), de même que des renseignements sur votre organisme communautaire.

Souvenez-vous d'indiquer que vous êtes un bénévole sur invitation de l'ARC lorsqu'on vous le demandera.

Une fois le logiciel installé, on vous demandera d'inscrire une clé d'activation qui enregistre le programme pour votre utilisation.

Cette clé d'activation vous sera transmise par votre coordonnateur local de l'ARC ou sera incluse avec le disque du logiciel.

Une fois installé et enregistré, le programme sera ensuite déverrouillé et entièrement fonctionnel pour votre utilisation.

Ce processus est très simple jusqu'à maintenant, et l'utilisation du programme pour préparer une déclaration de revenus l'est tout autant.

Laissez-moi vous le montrer...

Si vous avez choisi d'installer un raccourci sur votre bureau ou dans un dossier précis, double-cliquez sur l'icône.

Autrement, lancez le logiciel à partir de la liste des programmes installés sur votre ordinateur.

Cela vous ouvre à un monde de possibilités...

Vous pouvez ainsi créer une déclaration personnalisée pour chacun de vos clients en fonction des renseignements qu'il vous a donnés, entrer tous leurs renseignements pertinents - et ceux de leurs personnes à charge - pour l'année, examiner diverses options de déclaration et de prestations comme le suggère la fonction << maximisation >> du logiciel, transmettre électroniquement la déclaration et l'imprimer...

tout cela en une fraction du temps qui serait nécessaire pour préparer une déclaration traditionnelle en format papier! Si vous n'êtes pas en mesure d'utiliser la TED ou d'imprimer la déclaration, vous pouvez toujours transcrire les renseignements sur un formulaire papier et demander à votre client de l'envoyer par la poste.

Une fois que vous avez choisi de créer une nouvelle déclaration de revenus, vous êtes prêt à commencer à recueillir les renseignements de votre client.

L'étape de l'entrevue est la première et la plus importante du processus.

Il est important de recueillir le plus de renseignements possible de votre client, y compris des données personnelles et toutes les sources de revenus et de déductions.

Cela facilitera votre travail et vous permettra de préparer une déclaration exacte tout en évitant certains problèmes qui pourraient surgir une fois la déclaration produite.

Tout comme vous le feriez avec une déclaration en format papier, commencez par les renseignements d'identification de votre client : son nom, sa date de naissance et son numéro d'assurance sociale.

Si le client a avec lui un exemplaire de son plus récent avis de cotisation, c'est une bonne idée de vérifier que l'orthographe du nom correspond à ce que vous avez inscrit à l'écran, puisque toute inexactitude pourrait vous empêcher de transmettre la déclaration électroniquement.

Si votre client vous laisse ses renseignements pour que sa déclaration soit préparée plus tard, assurez-vous qu'il vous a donné sa date de naissance, puisque ce renseignement ne figure pas sur la plupart des feuillets de renseignements.

Le logiciel continuera à vous demander d'inscrire tous les renseignements pertinents, y compris l'adresse postale, les détails sur l'époux ou le conjoint de fait, le lieu de résidence et les renseignements d'Élections Canada.

Si vous oubliez accidentellement une zone, le programme vous l'indiquera en rouge.

C'est toujours d'une bonne idée, lorsqu'on vous le demande, de laisser le logiciel maximiser la déclaration.

Cela assure la meilleure utilisation de tout crédit de fractionnement du revenu et de prestations auxquels votre client pourrait avoir droit...

ces choix peuvent être remplacés, au besoin.

Pendant ce processus d'introduction, on vous demandera de présenter les types de revenus et de déductions que votre client demandera dans sa déclaration.

C'est une bonne idée de passer en revue la liste de contrôle avec votre client et de demander si les divers revenus et déductions s'appliquent.

Cela peut rappeler au client un revenu (comme le revenu d'emploi sur un feuillet T4, les prestations d'assurance-emploi, le revenu d'intérêts ou les revenus de pension étrangers) ou une déduction, comme les dons de bienfaisance ou les frais médicaux, qu'il pourrait avoir oublié de demander ou n'avait pas pensé demander.

Si votre client n'avait pas de revenus dans l'année d'imposition, assurez-vous de sélectionner l'élément correspondant.

S'il manque un feuillet de renseignements à votre client, son revenu doit tout de même être déclaré et la déclaration doit être produite à temps.

Si vous remplissez une déclaration papier, joignez une note indiquant le nom et l'adresse du contribuable, le type de revenu en question et les démarches de votre client pour obtenir le feuillet.

Utilisez les talons de chèque de paie ou les relevés que possède votre client pour calculer le revenu gagné ainsi que tous les crédits et déductions demandés.

Joignez les talons de chèque de paie ou les relevés à la déclaration papier.

Si vous produisez la déclaration par voie électronique, dites à votre client de garder tous ses documents au cas où l'ARC demanderait à les voir.

Une fois que vous avez inscrit tous les renseignements personnels et que vous avez vérifié tous les revenus et toutes les déductions appropriés qui doivent être inscrits dans la déclaration en les ayant fait correspondre aux feuillets et aux documents à l'appui fournis par votre client, vous pouvez vous croiser les bras et laisser le logiciel produire un modèle personnalisé pour votre client en fonction de ses renseignements.

Cela signifie que vous aurez seulement à remplir les écrans qui correspondent aux scénarios de revenus et de déductions de votre client pour l'année d'imposition, sans avoir à vous soucier des numéros de lignes ou des montants à reporter à d'autres cases.

En quelques minutes, vous serez ainsi prêt à transmettre en toute confiance par voie électronique la déclaration de revenus de votre client.

En utilisant les documents et les renseignements que le client vous a fournis, y compris les copies de feuillets de renseignements et de reçus qu'il a apportés, c'est maintenant le temps d'inscrire son revenu et ses déductions, y compris les contributions.

Le revenu comprend, entre autres, tout argent gagné ou reçu dans le cadre d'un emploi, les pourboires, les pensions et les prestations.

Les types de feuillets de renseignements les plus communs que vous verrez sont : le T4 - État de la rémunération payée, que les employeurs fournissent à leurs employés.

Ce feuillet indique combien un employé a été payé par l'employeur au cours de l'année - y compris les déductions pour les cotisations au Régime de pensions du Canada ou au Régime des rentes du Québec, les cotisations à l'assurance-emploi et l'impôt sur le revenu; le T4A - État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d'autres sources, est semblable à un feuillet T4, mais il est fourni aux pensionnés et à certains travailleurs à contrat ou indépendants; le T4A(P) - État des prestations du régime de pensions du Canada, envoyé aux bénéficiaires du RPC; le T4E - État des prestations d'assurance-emploi et autres prestations, pour les clients qui pourraient avoir reçu des prestations d'assurance-emploi au cours de l'année; le T4(OAS) - Relevé de la sécurité de vieillesse, qui indique les prestations reçues; le T5007 - État des prestations, qui indique les prestations d'aide sociale reçues; le T4RSP - État du revenu provenant d'un REER; le RC62 - État de la Prestation universelle pour la garde d'enfants.

Ce ne sont que quelques exemples des types de feuillets de renseignements que vous verrez.

Il se peut que certains clients aient reçu un revenu de dividendes ou d'intérêt de sources d'investissement habituellement déclarés sur le feuillet de renseignements T3 ou T5, ou provenant d'autres sources comme les subventions ou les prestations consécutives au décès.

En cas de doute, n'hésitez pas à visiter le site Web de l'ARC à www.arc.gc.ca ou à téléphoner à l'ARC pour obtenir de l'aide.

Avec ce logiciel, vous n'avez qu'à copier les renseignements qui se trouvent dans les diverses cases de chaque feuillet de renseignement dans la zone numérotée correspondante à l'écran de l'ordinateur.

Chaque source de revenus individuelle est entrée séparément.

Vous pouvez créer tous les éléments différents dont vous avez besoin, vous n'avez qu'à << ajouter un autre feuillet >> en sélectionnant l'option appropriée.

Vous pouvez facilement retourner à chaque élément individuel pour révision ou correction, s'il y a lieu.

Lorsque le logiciel aura terminé d'ajouter automatiquement tous les montants correspondant aux renseignements que vous avez inscrits selon les divers feuillets, il calculera les totaux pour chaque ligne de la déclaration terminée.

Une fois que vous avez inscrit tous les revenus de toutes les sources, continuez de suivre les messages-guides du logiciel à la prochaine partie de la déclaration de revenus.

De la même façon dont vous avez inscrit tous les revenus du client pour l'année, vous inscrirez maintenant les déductions et les crédits auxquels il a droit.

Ces déductions et ces crédits d'impôt non remboursables peuvent réduire le montant de l'impôt à payer et donner lieu à un remboursement.

Encore une fois, il est important que vos clients vous donnent tous les reçus pour ces cotisations et déductions, qui comprennent notamment : les feuillets émis par les institutions financières pour les cotisations versées dans les régimes enregistrés d'épargne-retraite (REER) ou dans des régimes de pension agréés (RPA); le remboursement pour l'achat des laissez-passer de transport en commun; le montant pour l'achat d'une habitation; et les dons à des organismes de bienfaisance ou organisations politiques.

Bon nombre de vos clients peuvent avoir des frais médicaux à déclarer, pour eux-mêmes, leur époux ou conjoint de fait et leurs enfants à charge.

Puisque le logiciel vous demandera plus tard de saisir des renseignements pour une personne à charge, il peut automatiquement configurer les déclarations pour optimiser les remboursements ou réduire l'impôt à payer en fonctions du ménage, plutôt que du particulier.

Les frais médicaux ne nécessitent pas d'attestation d'un médecin, mais seulement certaines dépenses sont admissibles.

Consultez le site Web de l'ARC à www.arc.gc.ca/medicaux pour obtenir une liste détaillée des frais médicaux admis.

Pour demander les montants pour personnes handicapées, votre client doit avoir dans son dossier à l'ARC un formulaire T2201, Certificat pour le crédit d'impôt pour personnes handicapées.

Pour en savoir plus sur la demande de remboursement de frais médicaux ou le crédit d'impôt pour personnes handicapées, consultez le site Web de l'ARC, les ressources imprimées ou composez le numéro sans frais de l'ARC.

Une fois que vous avez comptabilisé toutes les déductions, continuez à suivre les messages-guides dans les diverses pages du logiciel, en prenant soin d'examiner et de remplir toute demande diverse qui pourrait être faite au nom de votre client.

Il y a divers crédits et programmes provinciaux qui pourraient s'appliquer, selon le lieu de résidence de votre client; le logiciel vous avisera de ceux-ci et vous guidera vers les formulaires additionnels à remplir.

Si vous avez besoin de plus de renseignements sur ces programmes provinciaux, consultez les ressources du logiciel et de l'ARC.

Lorsque vous avez atteint la fin de cette section, vous pouvez continuer à la section des résultats finaux si votre client est un particulier célibataire, ou sélectionner, à partir de la liste, l'option d'inscrire les renseignements pour un époux ou conjoint ou une personne à charge.

Si vous avez indiqué que votre client est marié ou vit en union de fait, vous inscrirez maintenant les renseignements de son époux ou conjoint.

Il s'agit essentiellement du même processus que vous avez effectué avec votre client.

Vous inscrirez tous les renseignements d'identification, de revenus et de déductions lorsque le logiciel vous le demandera, tout en vérifiant tous les documents à l'appui.

Cela produit une déclaration distincte pour l'époux ou conjoint, tout en maximisant le fractionnement du revenu et les demandes de prestations ou de crédits entre les époux.

Vous pourrez transmettre ou imprimer ces déclarations individuellement.

Une personne à charge est un enfant ou un petit-enfant, un parent ou un grand-parent, un frère ou une soeur ou tout autre membre de la famille de votre client qui dépend de lui pour du soutien.

Votre client pourrait être en mesure de demander des montants admissibles pour une personne à charge.

Ceux-ci comprennent certains frais d'études ou de garderie, les frais liés à une personne handicapée - si un certificat pour le crédit d'impôt pour personnes handicapées figure au dossier - et les frais médicaux.

Dans certains cas, la prestation universelle pour la garde d'enfants peut être déclarée comme revenu pour une personne à charge, afin de réduire le revenu imposable d'un parent ou d'un gardien.

Souvenez-vous que toutes les demandes doivent être appuyées par les reçus appropriés.

Pour en savoir plus sur les déductions admissibles pour les personnes à charge, consultez le site Web de l'ARC et les ressources imprimées.

Lorsque vous préparez des déclarations pour divers types de clients, il y a certains éléments communs à retenir.

Voici quelques conseils d'anciens bénévoles du PCBMI...

Les aînés de 65 ans ou plus reçoivent normalement la Sécurité de la vieillesse.

Assurez-vous qu'ils vous ont fourni une copie de leur feuillet de renseignements T4(OAS).

S'ils ont reçu la Subvention aux personnes âgées propriétaires pour l'impôt foncier, vous devrez entrer ce montant pour vous assurer de son admissibilité dans la présente production.

Les aînés peuvent aussi recevoir un revenu du régime de pensions du Canada et/ou de pensions étrangères, et demanderont souvent un remboursement de leurs frais médicaux.

De plus, les aînés peuvent avoir droit au fractionnement du revenu de pension entre époux...

Pour en savoir plus, allez à www.arc.gc.ca/aines.

Les étudiants peuvent ne pas être au courant des avantages fiscaux possibles qui sont associées à leur fréquentation d'un établissement d'enseignement.

Ils pourraient par exemple demander l'intérêt payé sur les prêts d'études ainsi que certains frais de déménagement, de même que les frais de scolarité, le montant relatif aux études et le montant pour manuels.

L'étudiant doit avoir un formulaire T2202A, Certificat pour frais de scolarité, montant relatif aux études et montant pour manuels, rempli par l'établissement d'enseignement.

Bon nombre d'étudiants ont également droit au crédit pour la TPS/TVH.

Les déclarations de revenus pour les nouveaux arrivants au Canada peuvent être complexes, particulièrement dans les situations où l'époux réside dans un autre pays.

Le logiciel a quelque peu facilité cette tâche, mais il se peut que vous souhaitiez renvoyer votre client à une institution ou à une personne qui se spécialise dans de telles situations.

Un parent qui n'est pas autrement tenu de produire une déclaration doit en produire une pour commencer ou continuer à recevoir les paiements de la prestation fiscale canadienne pour enfants et/ou le crédit pour la TPS/TVH.

Produire une déclaration peut aussi être nécessaire pour avoir droit à d'autres prestations sociales.

Il y a divers crédits offerts aux parents, y compris des crédits fédéraux et/ou provinciaux pour la condition physique et les activités artistiques.

De plus, les paiements de soutien payés ou reçus doivent être comptabilisés dans la déclaration, ainsi que toute prestation universelle pour la garde d'enfants reçue ou remboursée, selon les renseignements du feuillet RC62, État de la Prestation universelle pour la garde d'enfants.

Presque tout le monde peut tirer profit de la production d'une déclaration de revenus ou être tenu d'en produire une.

Les contribuables peuvent inscrire toute adresse postale à laquelle ils souhaitent recevoir la correspondance de l'Agence du revenu du Canada.

Certains organismes qui offrent de l'aide aux sans-abri accepteront la livraison de courrier adressé à ces personnes au bureau de l'organisme.

Pour plus de renseignements, allez au site Web de l'ARC à www.arc.gc.ca/preparezvous.

Pour référence future, une liste de contrôle est incluse sur ce disque de formation; vous pouvez y accéder à partir de votre ordinateur.

Elle comprend les exemples les plus communs de formulaires ainsi que des questions à poser sur les divers types de particuliers pour lesquels vous préparerez des déclarations.

Finalement, une fois que vous avez rempli toutes les sections sur l'époux ou conjoint de votre client et/ou ses personnes à charge, vous êtes prêt à générer leurs déclarations de revenus.

Comme vous l'avez vu jusqu'à présent, il est très facile d'inscrire tous les renseignements nécessaires en suivant simplement les étapes du logiciel et en les comparant aux renseignements que les clients vous ont donnés.

Le logiciel vous avertira s'il soupçonne qu'une omission ou qu'une erreur a été faite par inadvertance à un endroit dans la déclaration.

Vous pouvez facilement naviguer entre les diverses pages de la déclaration, afin de réviser et de modifier toute section qui doit être corrigée.

En fait, vous pouvez continuer de modifier la déclaration jusqu'à ce qu'elle soit transmise par voie électronique, après quoi le client devra s'adresser à l'ARC pour faire toute modification additionnelle à sa déclaration.

Une version électronique de la déclaration T1 et une page de sommaire sont produites.

Le sommaire donne une vue concise ligne par ligne de la déclaration de votre client.

Cette page indique, entre autres, le total du revenu net et du revenu imposable, les déductions et les cotisations, les paiements et les crédits.

Le sommaire indique aussi clairement tout solde à payer ou remboursement.

C'est toujours une bonne idée d'examiner rapidement cette page pour vous assurer qu'il n'y a pas d'omissions qui pourraient être corrigées avant de produire la déclaration.

Vous pouvez discuter de ces résultats avec vos clients et vous reporter aux pages précédentes s'ils ont des questions.

Si votre client demande des renseignements qui sont hors de votre domaine d'expertise, renvoyez-le au site Web de l'ARC ou téléphonez à l'ARC.

En tant que préparateur bénévole de déclarations de revenus, vous préparez les déclarations de vos clients en fonction des renseignements qu'ils vous ont fournis.

Par conséquent, on ne s'attend pas à ce que vous puissiez répondre à des questions exigeantes liées à l'impôt, ou que vous prépariez une déclaration complexe qui est au-delà de votre niveau d'aisance et des critères du programme.

Et maintenant que vous avez préparé la déclaration de votre client, vous êtes prêt à la transmettre à l'ARC.

Le programme des bénévoles encourage les bénévoles et les organismes à utiliser la TED comme moyen préféré pour la production de déclarations de l'année en cours.

Il s'agit d'un moyen efficace et sans papier qui assure le traitement le plus rapide de la déclaration de vos clients et de tout remboursement d'impôt.

De plus, grâce à son interaction avec votre logiciel de préparation d'impôt, la TED s'avère une solution facile pour les groupes du PCBMI.

Beaucoup de contribuables produisent leur déclaration de revenus des particuliers par Internet au moyen d'IMPÔTNET.

Il ne s'agit pas du même processus de transmission électronique que celui utilisé dans le cadre du PCBMI.

Pour devenir un transmetteur bénévole de la TED, vous devez vous inscrire auprès de l'ARC pour obtenir un numéro de transmetteur électronique et un mot de passe précisément pour le PCBMI.

C'est simple à faire et nous regarderons ce processus dans un instant.

La transmission électronique des déclarations nécessite une connexion Internet.

S'il n'y a pas de connexion à votre organisme communautaire, vous devrez choisir un autre moyen pour produire les déclarations, y compris IMPÔTEL et la transcription sur une déclaration papier; vous pourrez aussi demander à votre client de poster à son centre fiscal la version de la déclaration imprimée et préparée par le logiciel.

Pour en savoir plus sur ces options, consultez le site Web de l'ARC ou la plus récente version du Guide général d'impôt et de prestations.

Vous êtes tenu de remettre une copie du sommaire de la déclaration à votre client.

Diverses options sont offertes pour l'impression de la déclaration, allant de l'impression complète qui contient toutes les pages, les annexes, etc., à divers sommaires.

Souvenez-vous que vous devez aussi imprimer et faire signer par votre client deux exemplaires du formulaire TIS60, Autorisation du contribuable, un pour le client et un pour l'ARC.

Les deux copies doivent être remplies et signées avant la production de la déclaration.

Si vous ne vous êtes jamais inscrit auparavant en tant que transmetteur bénévole de la TED, vous devrez premièrement présenter une demande en ligne.

Sur Internet, allez à www.ted.arc.gc.ca et choisissez << Nouvelle inscription >> dans la colonne à la gauche de votre écran.

Vous serez renvoyé à une page qui explique le processus d'inscription et contient le formulaire d'inscription en ligne.

Remplissez toutes les zones applicables du formulaire en n'oubliant pas de sélectionner << Bénévole sur invitation de l'ARC seulement >> à la rubrique << Genre d'entreprise >>.

Une fois que vous avez soumis le formulaire, votre demande sera examinée.

Ce processus peut prendre jusqu'à 30 jours; il est donc indiqué de s'inscrire dès que possible.

Si vous renouvelez votre compte de la TED pour la prochaine période de production des déclarations, sélectionnez << Renouvellement >> dans la colonne de gauche.

Vous aurez à ouvrir une session avec votre numéro de la TED et votre mot de passe existants et à suivre les messages-guides pour renouveler votre compte.

Vous recevrez un nouveau mot de passe pour le reste de la période de production.

Vous pouvez aussi mettre à jour ou modifier les renseignements de votre compte personnel de la TED à la page << Mise à jour du registre >>.

Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez en tout temps pendant le processus d'inscription ou de renouvellement communiquer avec l'équipe de soutien de la TED.

En choisissant << Soutien >> dans la colonne de gauche, vous obtiendrez les coordonnées pour toutes les régions; téléphonez au bureau d'aide de votre secteur.

Les employés du bureau d'aide peuvent seulement répondre aux questions techniques concernant la TED et ne peuvent pas vous aider à régler les problèmes liés au logiciel ou à l'impôt.

Votre accréditation à la TED est déterminée par votre signature sur le formulaire T242, Fiche de renseignements sur le bénévole et contrat de droits d'utilisation de logiciel.

La capacité d'utiliser la TED est intégrée au logiciel de préparation d'impôt et elle est facile à utiliser.

Bien que la plupart des déclarations de vos clients puissent être produites au moyen de la TED, certains pourraient ne pas l'être.

C'est le cas, par exemple, des déclarations de personnes produisant une déclaration pour la première fois, des déclarations des années précédentes et des déclarations de nouveaux arrivants au Canada.

Pour en savoir plus sur les exclusions, visitez le site Web de la TED ou communiquez avec le bureau d'aide de votre secteur.

Pendant le processus d'installation, le programme vous a invité à inscrire vos renseignements sur la TED.

Si vous utilisez un ordinateur partagé avec plusieurs bénévoles, allez dans les réglages TED du logiciel pour vous assurer que votre numéro et votre mot de passe sont inscrits correctement, puisque ces renseignements seront consignés avec la déclaration.

C'est pourquoi il est important que chaque bénévole s'inscrive séparément pour la TED, puisqu'il est responsable de produire individuellement chaque déclaration qu'il a préparée.

Les transmetteurs inscrits à la TED peuvent envoyer des déclarations de revenus par voie électronique à l'ARC par l'une des deux méthodes suivantes : la TED en direct ou la TED en direct plus.

La TED en direct vous permet de transmettre une déclaration à la fois par Internet.

Vous obtenez un accusé de réception instantané démontrant que la déclaration a été acceptée ou refusée.

Une déclaration peut être refusée lorsqu'elle contient une ou plusieurs erreurs.

Les déclarations refusées doivent être corrigées et transmises à nouveau, ou produites sur papier si une nouvelle transmission n'est pas possible.

La TED en direct plus vous permet de transmettre de 1 à 30 déclarations à la fois par Internet, aussi appelé un lot.

Lorsque vous envoyez un lot de déclarations, un accusé de réception sera généré, habituellement en quelques heures.

Il sera possible de l'extraire lorsque vous ouvrirez une nouvelle session sur le site de la TED en direct plus, bien que parfois ce processus puisse prendre plus de temps.

Lorsque vous soumettez un lot de fichiers, vous devrez ouvrir une nouvelle session ultérieurement dans votre compte de la TED, pour vérifier si les déclarations ont été acceptées ou refusées.

Les déclarations refusées doivent être corrigées et transmises à nouveau, ou produites sur papier si une nouvelle transmission n'est pas possible.

Vous pouvez aussi accéder à un élément du menu sur le site de la TED en direct plus qui affiche votre historique de transmission.

Lorsque vous soumettez un lot de fichiers, il est important de vous assurer que vous recevez un numéro d'accusé de réception confirmant la transmission réussie de chaque déclaration.

Il s'agit d'un numéro différent du numéro de contrôle du document que vous recevrez pour le lot entier.

Vous devez ouvrir une session dans votre compte de la TED et obtenir un numéro d'accusé de réception pour chaque déclaration produite.

Les numéros de confirmation peuvent être envoyés dans les 3 à 72 heures qui suivent.

Assurez-vous que vous avez reçu le numéro de confirmation pour la déclaration de revenus du particulier avant de supprimer celle-ci de votre disque réinscriptible ou de votre clé USB.

Les déclarations qui ne sont pas transmises avec succès dans les 48 heures de leur préparation doivent être imprimées ou transcrites sur une déclaration papier standard qui sera produite en format papier.

Sélectionnez la déclaration TED de votre client, et le logiciel vous guidera dans le processus.

Assurez-vous que la déclaration a été préparée avec exactitude et que vous avez réglé les questions éventuelles détectées par le logiciel.

Une fois que la déclaration a été produite par voie électronique, tout changement devra faire l'objet d'une demande de redressement d'une T1 par le contribuable.

Le logiciel sauvegardera la déclaration en fichier .tax, le format qui est reconnu par la TED.

Ce fichier devrait être sauvegardé sur une clé USB ou un disque réinscriptible.

Veuillez noter que lorsque la déclaration est produite par voie électronique, vous devrez la supprimer manuellement du disque réinscriptible ou de la clé USB, puisque les renseignements personnels et la déclaration de votre client ne doivent pas être entreposés sous aucun format.

Vous devez rendre au contribuable tous les documents qu'il vous a remis, car le bénévole ou l'organisme du PCBMI ne doit pas en garder de copies.

Vous êtes maintenant prêt à vous connecter au site Web de l'ARC pour la transmission électronique de la déclaration.

Sélectionnez cette fonction dans le logiciel et une boîte de dialogue s'ouvrira pour vous guider dans les étapes finales du processus.

Avant de procéder, vous devez accepter de vous conformer aux exigences et aux spécifications de déclarant par voie électronique.

Nous avons examiné ces obligations plus tôt dans la présentation.

Si vous acceptez, sélectionnez << Prêt à produire >>.

Le prochain écran vous demande de confirmer votre numéro de la TED et votre mot de passe.

Assurez-vous de toujours avoir ces renseignements en main, et souvenez-vous qu'il est important que vous utilisiez ces renseignements seulement pour produire les déclarations que vous avez vous-même préparées.

Au même écran, on vous demandera de localiser et de joindre le fichier .tax qui contient la déclaration de votre client.

C'est une autre bonne raison d'utiliser une clé USB ou un disque réinscriptible distinct pour sauvegarder les déclarations, puisque cela facilite leur repérage dans votre système.

Si vous avez de la difficulté à localiser les lecteurs ou les dossiers, consultez le guide d'aide de votre système d'exploitation.

Une fois que vous avez localisé et joint le fichier, vous passerez au prochain et dernier écran.

Votre client a-t-il un solde dû? Si tel est le cas, dans combien de temps prévoit-il être en mesure de faire un paiement? La déclaration est-elle préparée correctement et exacte? Avez-vous obtenu un formulaire TIS60 signé vous donnant la permission de produire cette déclaration au nom de votre client? La TED peut faire des renvois au formulaire T183, qui est semblable au TIS60, mais utilisé par des préparateurs qui ne font pas partie du PCBMI...

Les bénévoles du PCBMI doivent seulement s'assurer que les formulaires TIS60 sont remplis.

Finalement, si vous estimez que la déclaration est prête à envoyer, sélectionnez << J'accepte.

Produire la déclaration >>.

Cela entamera le processus de transmission qui peut prendre quelques minutes.

Ne fermez pas la fenêtre jusqu'à ce que vous soyez informé que la déclaration a été transmise avec succès.

À ce moment, si la TED détecte des problèmes qui doivent être corrigés, vous en serez informé.

On vous demandera de les régler et de tenter de transmettre à nouveau la déclaration.

Si la déclaration a été reçue avec succès, vous obtiendrez un numéro de contrôle du document.

Prenez ce numéro en note puisque vous devrez l'inscrire avant de fermer le fichier dans le logiciel d'impôt.

Félicitations! La déclaration de votre client a été transmise avec succès.

Vous pouvez maintenant fermer le fichier.

Si vous avez préparé des déclarations pour d'autres membres de la famille, n'oubliez pas que chaque déclaration doit être produite séparément...

suivez simplement les mêmes étapes, selon les messages-guides du logiciel.

Grâce à l'efficacité et à la simplicité de la TED, votre client recevra probablement son avis de cotisation et tout remboursement auquel il a droit dans un délai de 8 à 10 jours.

Même les bénévoles les plus expérimentés du PCBMI pourraient avoir un peu de difficulté avec les premières déclarations lors de la prochaine période de production.

L'ARC, votre organisme communautaire du PCBMI, le site Web du fabricant du logiciel et les autres bénévoles peuvent vous donner tout le soutien dont vous aurez besoin en cours de route.

Voici quelques points dont il faut vous souvenir dans vos activités régulières à titre de bénévole : Le respect de la vie privée de votre client est obligatoire.

Vous devez remettre à votre client tous les renseignements à son sujet et supprimer tous les fichiers que vous avez sauvegardés sur un disque réinscriptible ou une clé USB.

Vos services sont gratuits et vous ne les offrez qu'aux clients dont la situation financière répond aux critères établis par l'ARC et votre organisme communautaire.

Assurez-vous de remplir et de retourner le formulaire T242, Fiche de renseignements sur le bénévole et contrat de droits d'utilisation de logiciel.

Vous devez aussi fournir à votre coordonnateur local de l'ARC, à la fin de la période de production, un registre du nombre de déclarations préparées (pour l'année en cours ou les années précédentes), en remplissant le formulaire T1176, Relevé statistique Si vous continuez de fournir des services bénévoles après le 30 avril, vous devrez garder et retourner un deuxième registre de statistiques pour la période du 1er mai au 31 décembre.

Assurez-vous de vous enregistrer tôt pour la TED.

Un formulaire TIS60 doit être rempli et signé pour chaque déclaration produite.

Assurez-vous d'en remettre un exemplaire à votre client et un autre à votre coordonnateur local de l'ARC.

En tant que bénévole, vous ne devez préparer que les déclarations avec lesquelles vous êtes à l'aise, et seulement en fonction des renseignements que votre client vous a donnés.

Vous devez rappeler à vos clients qu'ils doivent conserver leurs renseignements, y compris les feuillets et les reçus, pendant six ans après l'année d'imposition.

Le logiciel de préparation de déclarations de revenus et la TED sont tous deux conviviaux, exacts et permettent de gagner du temps.

Prenez le temps de vous familiariser avec les deux programmes et d'utiliser les divers tutoriels et guides d'aide disponibles en ligne et dans la section d'aide du logiciel.

N'hésitez pas à demander de l'aide et du soutien.

Certaines ressources que vous trouverez utiles sont les sites Web de l'ARC et de la TED, le site Web du fabricant du logiciel, les numéros sans frais des Demandes de renseignements sur l'impôt des particuliers et de la TED, et votre coordonnateur local de l'ARC.

Vous faites maintenant partie d'un réseau de milliers de bénévoles dans l'ensemble du Canada.

Vous aiderez des centaines de milliers de Canadiens qui autrement ne seraient pas en mesure de remplir et de produire leur déclaration de revenus de cette année.

Soyez fier de savoir que le don généreux de votre temps et de vos compétences fait bouger les choses, non seulement à l'échelle nationale, mais aussi dans votre communauté et qu'il améliore la vie de vos clients.

Le personnel de l'ARC vous remercie de vos efforts et vous souhaite le meilleur succès dans vos projets pour la prochaine période de production des déclarations.