Dispenses fondées sur une convention fiscale touchant des retenues en vertu du règlement 102

Un employé résidant dans un pays ayant une convention fiscale avec le Canada, qui exempte d'impôt le revenu de l'employé au Canada, peut faire une demande de dispense de retenue d'impôt en remplissant et en produisant le formulaire R102-R, Demande de dispense à l'article 102 du Règlement, auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Un formulaire R102-R rempli et signé doit être soumis 30 jours avant le début de la prestation de services au Canada ou du paiement initial pour les services en question. Nous déploierons tous les efforts afin de traiter les demandes de dispense R102-R dûment remplies et documentées lorsqu'elles sont reçues moins de 30 jours avant le début de, ou paiement pour, la prestation des services au Canada. La date d'entrée en vigueur de la dispense du formulaire R102-R sera la date d'approbation de la demande de dispense.

Si vous êtes résident :

• des États-Unis et prévoyez gagner un revenu n'excédant pas 10 000 $ CAN; ou
• d'un autre pays qui a conclu une convention fiscale avec le Canada et prévoyez gagner un revenu n'excédant pas 5 000 $ CAN;

Vous et votre employeur pourriez être admissibles à une dispense conjointe employeur/employé de la retenue d'impôt prévue à l'article 102 en utilisant plutôt le formulaire R102-J, Demande de dispense de l'application de l'article 102 du Règlement - Demande conjointe employeur-employé.

Le formulaire R102-J est utilisé lorsqu'un employé sera exempté d'impôt au Canada selon une convention fiscale et qu'il n'est pas pratique de faire une demande de dispense R102-R, une demande de numéro d'identification-impôt (NII) ou une demande de numéro d'assurance sociale (NAS) avant le début des services, en raison de la nature des services offerts. Le formulaire R102-J peut par exemple, être utilisé dans les circonstances décrites ci-dessous :

• l'entretien d'équipement selon les besoins;
• la consultation;
• les services pour lesquels les noms des employés entrant au Canada, et la date d'entrée, ne peuvent être connus qu'à la dernière minute.

Dans ces situations, nous pouvons émettre une dispense R102-J ayant une date d'entrée en vigueur précédant la date de la soumission du formulaire.

Les corporations qui paient leur actionnaire unique ou principal pour des services d'emploi ne peuvent pas utiliser le formulaire R102-J. Les non-résidents oeuvrant dans l'industrie cinématographique doivent utiliser le formulaire R106, Demande de dispense à l'article 102 du Règlement - industrie cinématographique.

Raison justifiant la demande de dispense R102-J

Certains secteurs d'activité et certains types d'emploi requièrent de voyager au Canada dans un court préavis. Dans le cas où l'employeur facilite la préparation des demandes de NII et de dispenses d'impôt pour plusieurs employés, cette procédure leur donnera davantage de temps pour fournir les renseignements à l'ARC.

Demande de dispense à l'aide du formulaire R102-J

Aussitôt qu'il est établit que l'employé travaillera au Canada, l'employeur et l'employé doivent conjointement remplir et soumettre le formulaire R102-J, Demande de dispense l'application de l'article 102 du Règlement - Demande conjointe employeur-employé afin d'appliquer pour une dispense auprès de l'ARC.

Les employés qui utilisent le formulaire R102-J doivent satisfaire une des conditions suivantes :

• être résident des États-Unis et prévoir gagner moins de 10 000 $ CAN dans l'année;
• être résident dans un autre pays ayant une convention fiscale avec le Canada, prévoir gagner moins de 5 000 $ CAN et être exempté d'impôt au Canada.

Lorsque vous remplissez le formulaire R102-J, les renseignements suivants seront fournis :

• le nom, l'adresse et le pays de résidence de l'employé;
• des renseignements sur le type de services qui sont offerts au Canada;
• une autorisation de la part de l'employé autorisant l'employeur à agir en son nom pour effectuer la demande de dispense et d'un NII (si l'employé ne possède pas déjà un NII ou un NAS), ainsi que l'ARC à fournir le NII à l'employeur;
• une entente de la part de l'employeur selon laquelle il s'assurera de faire ce qui suit :
  • faciliter la demande d'un NII pour chaque employé qui ne possède pas de NII ou de NAS;
  • fournir le NAS ou le NII, ou tout autre renseignement requis par l'ARC, pour créer un NII au bureau de l'ARC qui a traité la demande de dispense le plus tôt possible et avant la fin de l'année, afin que la demande de dispense puisse être mise à jour avec ces renseignements;
  • indiquer le NAS ou le NII sur le feuillet T4 de l'employé.

Lorsqu'un employeur et un employé font conjointement une demande, l'ARC s'attend à ce qui suit :

• l'employeur a discuté avec l'employé des exigences de l'obtention du NII ou du NAS, ou lui a communiqué ces renseignements;
• l'employé accepte de fournir ces renseignements à l'employeur.

Si on approuve une demande de dispense, on enverra une lettre à l'intention de l'employeur et de l'employé, autorisant l'employeur à ne pas retenir d'impôt sur les paiements faits à l'employé. L'autorisation sera en vigueur à partir de la date la plus tardive entre :

• la date de début des services fournis par l'employé au Canada durant l'année;
• soixante jours avant la date à laquelle une demande de dispense complète (sauf une demande de NII) est reçue par l'ARC.

Cependant, lorsqu'une vérification a eu lieu ou que des versements ont été faits pour une certaine période, la date d'entrée en vigueur de la lettre autorisant une dispense de la retenue d'impôt ne sera pas antérieure à cette période.

Renseignements généraux – Demande de dispense R102-J

Des versements sont requis pour toute rémunération faite pour des services fournis au Canada avant la date d'entrée en vigueur de la lettre de dispense R102-J. Vous devez déclarer toutes les rémunérations, les retenues ou les versements sur le feuillet T4 de l'employé.

L'employeur devrait avoir une procédure en place pour faire le suivi du revenu attribuable à l'emploi au Canada, le comptabiliser et en produire des rapports. La sensibilisation et la communication auprès des employés, de la part de l'employeur, est nécessaire afin de s'assurer que les employés :

• comprennent qu'une dispense de retenue d'impôt est requise pour l'emploi au Canada; et
• communiquent avec les secteurs de rémunération ou des ressources humaines pertinentes avant de venir au Canada.

Normalement, un employé devrait effectuer une demande de réduction ou de dispense 30 jours avant que ses services ne débutent au Canada, ou 30 jours avant que le premier paiement soit dû pour ces services. Afin d'assurer que l'ARC soit en mesure de traiter toutes ces demandes en temps opportun, le délai de 30 jours avant la prestation des services devrait être respecté dans la mesure du possible.

Observation – Demande de dispense R102-J

Si l'employeur ne fournit pas les NII pour 90 % de tous ses employés pour lesquels des dispenses d'impôt R102-J ont été accordées, l'ARC exigera normalement les NII avant de traiter les prochaines demandes de dispense. Avant de prendre une décision à cet égard, on prendra en considération les efforts mis de l'avant par l'employeur afin de communiquer à ses employés la nécessité d'obtenir un NII ou un NAS, de faciliter les demandes ainsi qu'à obtenir les NII ou les NAS, puis de sa volonté à les communiquer à l'ARC.

Un employé réside aux États-Unis et prévoit gagner moins de 10 000 $ CAN durant l'année civile. Une des situations suivante pourrait arriver :

1. Un changement de circonstances prolonge la durée de l'emploi au Canada, ce qui veut dire que l'employé fera plus de 10 000 $ CAN. Dans ce cas, l'employeur ou l'employé devrait nous aviser de ce changement. Si l'employé est toujours exempt d'impôt selon une convention fiscale, il peut présenter une demande de dispense R102-R incluant son NII. La demande de dispense R102-J initiale ne sera plus valide et, tant que la demande R102‑R ne sera pas approuvée, des versements seront requis à partir de la date du changement de circonstances. La date d'entrée en vigueur de la demande R102-R sera la date d'approbation de la dispense.
2. Bien que cela n'ait pas été prévu au moment de la demande initiale de dispense, l'employé retourne travailler au Canada plus tard durant le même exercice, et gagnera maintenant plus que 10 000 $ CAN. Si l'employé est toujours exempt d'impôt selon une convention fiscale, il peut présenter une demande de dispense R102-R incluant son NII. Des versements seront exigés à partir de la première journée de présence au Canada pour la seconde période d'emploi et ce, jusqu'au moment où la demande de dispense R102-R sera approuvée. La date d'entrée en vigueur de la dispense R102-R sera la date d'approbation de la dispense.

Dans les circonstances énoncées ci-dessus, la demande de dispense R102-J initiale aura été acceptée selon l'hypothèse que les renseignements donnés dans la demande étaient complets et corrects. Dans le cas d'une déclaration inexacte, les versements seront exigés pour la totalité de la durée de la présence de l'employé au Canada.

Des procédures similaires à celles énoncées plus haut devraient être suivies si un résident d'un pays autre que les États-Unis ayant une convention fiscale avec le Canada prévoit gagner moins de 5 000 $ CAN durant l'année civile, et qu'il y a un changement de circonstances.

Nous pouvons effectuer une vérification auprès d'un employeur pour des retenues exigées en vertu de l'article 102 du Règlement de l'impôt sur le revenu et découvrir des inobservations liées aux exigences de retenue, de versement ou de déclaration. Dans de tels cas, un allègement (compte tenu de la date d'entrée en vigueur d'une dispense potentielle selon la procédure administrative R102-J énoncée ci-dessus) sera accordé seulement aux employeurs qui sont en train de préparer une demande de dispense R102-J. L'employeur devra démontrer que la préparation des formulaires requis est en cours (pour les employés identifiés lors de la vérification) et que les formulaires seront soumis.

Formulaires et publications

• R102-R, Demande de dispense à l'article 102 du Règlement
• R102-J, Demande de dispense l'application de l'article 102 du Règlement - Demande conjointe employeur-employé
• R106, Demande de dispense à l'article 102 du Règlement - industrie cinématographique