Procès-verbal de la séance de consultation sur les régimes enregistrés d'épargne-études (REEE)
Le 30 octobre 2001

Mot d'ouverture

Fred O'Riordan, directeur général de la Direction des régimes enregistrés (DRE), a souhaité la bienvenue à tous les participants de la première séance de consultation sur les régimes enregistrés d'épargne-études (REEE). Il a présenté les personnes de la table principale.

Rapports des directeurs

Les directeurs des divisions de la DRE ont donné un aperçu de leurs responsabilités au sein de la Direction et plus particulièrement en ce qui a trait aux REEE. Des personnes ont fait des exposés, notamment :

Patricia Spice, directrice de la Division des politiques et des communications
Annelisa Gillespie, directrice de la Division de l'enregistrement
Janice Laird, directrice de la Division de l'actuariat
John O'Meara, directeur de la Division de l'observation

Échéance du NAS - Incidence sur les régimes d'épargne-études (REE) non enregistrés de 1999 et 2000

Mark Legault de la DRE a présenté un aperçu du problème que posent les régimes d'épargne-études (REE) conclus en 1999 et 2000 qui n'ont pas été enregistrés, parce que les numéros d'assurance sociale (NAS) des bénéficiaires n'ont pas été fournis avant l'échéance du 31 décembre 2000. Dans le but d'enregistrer ces régimes conclus en 1999, la DRE a reporté au 31 décembre 2001 la date limite pour fournir les NAS manquants. Les promoteurs doivent demander l'enregistrement de ces REE au plus tard le 1^er  mars 2002. La DRE a annoncé ces mesures dans une lettre du 3 avril 2001. Cette lettre incluait également les exigences de déclaration initiales des T3 qui s'appliquent à ce genre de régime. Les exigences de déclaration révisées ont été mentionnées dans une lettre du 22 mai 2001. (Des copies de ces deux lettres et des documents d'information qui s'y rapportent ont été distribuées lors de la séance de consultation.)

En ce qui concerne les REE conclus en 2000, la DRE a également reporté au 1^er  mars 2002 la date limite pour en demander l'enregistrement. Cette mesure a été annoncée dans une lettre du 27 juillet 2001. M. Legault a lu un document d'information préparé par Ed Williams, de la Direction générale des cotisations et des recouvrements, dans lequel on trouve un aperçu des exigences de déclaration qui s'appliquent aux REE conclus en 1999 et 2000 si les promoteurs n'ont pas fait de demande d'enregistrement avant la date limite.

Si le souscripteur a transmis le NAS du bénéficiaire et que le régime sera enregistré rétroactivement, il n'y aura aucune exigence de produire une déclaration de revenus T3.

Vous trouverez des renseignements sur les conséquences fiscales associées à ces régimes aux adresses suivantes:

www.cra-arc.gc.ca/tax/trusts/esp-f.html
www.cra-arc.gc.ca/tax/registered/resp/resp_new-f.html

Gail Kuchma, Kevin Stackhouse, et Ed Williams de la Direction générale des cotisations et des recouvrements, ont répondu au pied levé à des questions provenant des participants à la séance. L'un d'eux a posé les questions suivantes : Pourquoi les bénéficiaires des régimes conclus avant 1999 ont-ils besoin de fournir leur NAS pour que des paiements d'aide aux études leur soient versés? Et en vertu de quelle autorité législative l'ADRC exige-t-elle le NAS pour ces particuliers?

Le paragraphe 237(1.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu exige que tout particulier fournisse son NAS à la personne tenue de remplir une déclaration de renseignements en vertu de la Loi. Tout particulier qui ne fournit pas son NAS est passible d'une pénalité de 100 $ pour chaque défaut de fournir ce renseignement en vertu du paragraphe 162(6) de la Loi. En vertu du paragraphe 237(2), toute personne tenue de remplir une déclaration de renseignements qui doit comporter le NAS d'un particulier doit s'appliquer raisonnablement à obtenir du particulier qu'il lui fournisse le numéro.

Traitement des régimes types

Robin Stong a passé en revue le traitement des régimes types pour les REEE.

En raison de la nouvelle méthode pour enregistrer les contrats REE, nous avons dû examiner le système de traitement des régimes types existant dans la DRE. Tel que nous l'avons indiqué dans notre lettre du 17 octobre 2001, la Loi ne traite pas du concept de régime type. Elle exige que le ministre examine chaque contrat REE vendu. Afin d'alléger ce fardeau administratif, nous avons élaboré un système de traitement des régimes types pour nous assurer que les contrats REE sont conformes aux dispositions de laLoi et à la circulaire d'information 93-3.

Dans le cadre du traitement des régimes types, les régimes présentés pour enregistrement doivent être conformes au plus récent régime type que la DRE a approuvé et qu'elle garde au dossier. Afin d'assurer au ministre que cette condition est remplie, nous avons ajouté une exigence de production selon laquelle la copie imprimée commercialement du régime type approuvé doit nous être envoyée dans les 30 jours suivant l'approbation du régime type par l'ADRC. La DRE s'est engagée à examiner ces documents en priorité.

La DRE a demandé à tous les promoteurs de lui fournir une copie imprimée commercialement de la plus récente version approuvée du régime type au plus tard le 31 décembre 2001. Les promoteurs qui utilisent des contrats produits par ordinateur sont invités à nous les transmettre.

On a informé les participants que, contrairement aux REER et aux FERR, le fiduciaire n'est pas le seul responsable de l'administration d'un REEE. Cette responsabilité relève du promoteur. On a rappelé aux promoteurs qu'ils doivent fournir à la DRE une lettre d'autorisation lui permettant de traiter avec des tiers qui déposent les documents du nouveau promoteur ou pour son compte. La DRE exige aussi le nom, l'adresse et le numéro de téléphone d'une personne-ressource pour le promoteur et le fiduciaire.

Nous avons rappelé aux participants que l'impression et la mise en marché des régimes types ne peuvent pas commencer avant que toutes les étapes du processus d'approbation ne soient terminées et qu'une lettre d'approbation de la copie imprimée commercialement du plus récent régime type approuvé ne soit reçue. Le respect de cette mesure évitera le rappel de documents non approuvés.

La DRE a relevé deux problèmes fréquents dans la mise en marché des régimes types. Le premier, c'est l'utilisation du terme « enregistré » quand il est question des REE. Le régime n'est enregistré que si le souscripteur fait une demande d'enregistrement et que si l'enregistrement est approuvé par le ministre. Le second, c'est l'utilisation des copies imprimées commercialement dans lesquelles sont regroupées dans un seul document les modalités d'un régime familial et d'un régime non familial. Cette pratique a donné lieu à des erreurs, parce que le souscripteur ne précise pas clairement le genre de REE qui est acheté. La DRE permet l'utilisation d'un formulaire combiné, pourvu qu'il prévoit des parties distinctes pour désigner le bénéficiaire d'un régime familial et le bénéficiaire d'un régime non familial. Le formulaire doit clairement indiquer le genre de régime dont il est question.

M^me Stong a informé les participants qu'un projet pilote a été lancé par le Groupe des REEE pour examiner les régimes types en ligne. Les participants seront tenus au courant des progrès réalisés.

Méthode d'enregistrement des nouveaux REE

Susan McIntyre a passé en revue la méthode d'enregistrement des REE.

Avant 1999

Les demandes d'enregistrement des REE avant 1999 étaient faites à partir de listes sur papier. Ces listes sur papier comprenaient les régimes conclus au cours d'une année civile. Ces dernières devaient être présentées au plus tard 90 jours suivant la fin de l'année civile et devaient être accompagnées d'un formulaire T550 signé par un agent du promoteur. Les renseignements que la DRE exigeait dans ces listes étaient le nom, l'adresse et le NAS du souscripteur, le numéro du contrat et la date à laquelle le régime a été conclu.

1999 et 2000

Pour les régimes conclus en 1999 et 2000, la DRE exigeait également le nom, l'adresse et le NAS du bénéficiaire.

En raison des difficultés pour obtenir le NAS du bénéficiaire, on a reporté au 31 décembre 2001 la date limite pour l'enregistrement des REE conclus en 1999. On a également prévu la même date limite pour les régimes conclus en 2000. Une méthode d'enregistrement rétroactif de ces régimes a été mise en place, si les NAS sont fournis au promoteur au plus tard le 31 décembre 2001 et si les listes de contrats sont envoyées à la DRE avant le 1^er mars 2002.

Pour la transmission des listes des contrats conclus en 1999 et 2000 à être enregistrés, nous exigeons les documents suivants :

• le formulaire T550 rempli et signé par le promoteur du régime;
• une liste qui comprend tous les renseignements exigés au sujet de chaque contrat. Pour les régimes conclus en 1999 seulement, indiquez sur le formulaire T550, sur la liste ou sur la lettre d'accompagnement, que votre demande se rapporte à l'enregistrement rétroactif du régime.

Veuillez transmettre que les contrats qui contiennent tous les renseignements exigés. Ces renseignements sont les suivants :

• le nom, l'adresse et le NAS de chaque souscripteur,
• le nom, l'adresse et le NAS de chaque bénéficiaire,
• le numéro du contrat et la date d'entrée en vigueur du contrat.

Veuillez ne pas transmettre ces documents à votre bureau des services fiscaux, mais envoyez-les plutôt à l'adresse suivante :

Direction des régimes enregistrés
Agence des douanes et du revenu du Canada
112, rue Kent, 16^e étage
Place de Ville, tour B
Ottawa ON K1K 5P2

2001 et les années suivantes

Dans le cas des régimes conclus en 2001 et après, tous les renseignements requis pour l'enregistrement des contrats REE doivent être envoyés par voie électronique au système du Programme de la subvention canadienne pour l'épargne-études (SCEE).

Les renseignements sur les contrats sont envoyés mensuellement au système de la SCEE pour traitement. À la fin du mois, la DRE reçoit du système de la SCEE les renseignements validés se rapportant aux contrats. La DRE s'assure que le contrat présenté pour enregistrement est conforme à un régime type approuvé et vérifie qu'une copie imprimée commercialement a été versée au dossier. Le promoteur qui enregistre les régimes recevra une lettre qui indique le mois où le contrat a été transmis et le type de dossier 200 approprié pour les bénéficiaires et les souscripteurs.

Circulaire d'information 93-3R, Régimes enregistrés d'épargne-études

M. Legault a mentionné que Michel Cronier, de la Division des politiques et des communications, travaille présentement sur l'ébauche de la circulaire d'information qui traite des REEE. On a demandé aux participants de faire leurs commentaires sur la circulaire pour en faire un document de qualité supérieure. La dernière mise à jour de la circulaire remonte à 1993.

Voici quelques éléments qui ont été ajoutés dans la version révisée de la circulaire :

• Les paragraphes 20 et 21 expliquent en détail la distinction entre un étudiant à temps plein et un étudiant à temps partiel qui fréquente un établissement d'enseignement agréé.
• Le plafond de 5 000 $, qui s'applique au total des paiements d'aide aux études versés durant les 13 premières semaines où le bénéficiaire est inscrit à un programme de formation admissible, est expliqué au paragraphe 26. Les autres dispositions à ce sujet, telle que la dispense du plafond dans certains cas, sont expliquées au paragraphe 27.
• Les paiements de revenu accumulé sont décrits aux paragraphes 28 à 32, et les conditions qui permettent ces paiements sont expliquées à l'alinéa 36c).
• Le paragraphe 35 explique que les paiements à un établissement d'enseignement agréé sont permis, si les conditions se rattachant aux paiements d'aide aux études et aux paiements de revenu accumulé ne sont pas remplies (c.-à-d. lorsqu'il y a peu de fonds dans le régime).
• Le plafond annuel de REEE (4 000 $) et le plafond cumulatif de REEE (42 000 $) sont décrits à l'alinéa 36k) et au paragraphe 40 respectivement.
• Les clauses de droits acquis sont décrites au paragraphe 42.
• La date d'entrée en vigueur de l'enregistrement (pour 2001 et les années suivantes) est indiquée au paragraphe 50. La date d'entrée en vigueur de l'enregistrement est la date à laquelle le régime a été conclu, si tous les renseignements requis du régime sont transmis électroniquement et validés avant le premier jour du 13^e mois suivant cette date.
• Le Programme de la SCEE est décrit aux paragraphes 64 à 70.

On a demandé aux participants d'envoyer leurs commentaires sur la circulaire au plus tard le 15 novembre 2001 à Michel Cronier, à Michel.Cronier@cra-arc.gc.ca

L'un des participants a demandé pourquoi la circulaire ne traite pas des incidences sur l'impôt des particuliers, par exemple l'impôt relatif aux cotisations excédentaires. La circulaire d'information sur les REEE a pour but d'expliquer les exigences d'enregistrement des régimes d'épargne-études. L'introduction de la circulaire sera modifiée pour clarifier cette question.

Questions et réponses

Veuillez trouver des questions et réponses additionnelles associées à ces régimes à l'adresse suivante:

www.cra-arc.gc.ca/tax/registered/resp/faq-f.html

La Direction a reçu un grand nombre de questions provenant de l'industrie. Nous avons d'abord éliminé les questions en double et les autres questions beaucoup trop spécifiques pour cette séance. Nous avons ensuite répondu aux questions énoncées ci-dessous. Mark Legault a fait la lecture des questions et réponses en anglais; Lyne Aubin-Morisset en a fait la lecture en français. Notre groupe de demandes de renseignements répondra aux questions présentées avant la séance de consultation et auxquelles nous n'avons pas répondu lors de la séance.

1. Quelles sont les modifications à un régime type REE qui doivent être examinées par l'ADRC? Y a-t-il des modifications qui sont exemptées d'examen?

Toutes les modifications à un régime type REE doivent être examinées par l'ADRC avant que le régime type puisse être mis en marché.

Le processus d'examen est nécessaire pour garantir que tous les contrats qui sont enregistrés et qui pourraient donner droit à la subvention canadienne pour l'épargne-études (SCEE) sont conformes à tous égards à la Loi de l'impôt sur le revenu et aux règles administratives indiquées dans la circulaire d'information 93-3, Régimes enregistrés d'épargne-études.

2. Quelles sont les lignes directrices concernant les demandes d'allégement administratif pour un REE?

La Direction des régimes enregistrés n'offre pas d'allégement administratif pour un REEE.

Un régime doit toujours remplir les conditions d'enregistrement prévues au paragraphe 146.1(2) de la Loi de l'impôt sur le revenu.

3. Quelle est la pénalité de la partie X.4 pour les cotisations excédentaires versées à un REEE?

Les cotisations excédentaires versées pour un bénéficiaire sont établies selon le total des cotisations versées (sauf les paiements versés au REEE dans le cadre du Programme de la SCEE) par tous les souscripteurs ou pour leur compte. La pénalité fiscale s'applique à la fin du mois au total des cotisations versées à tous les REEE par tous les souscripteurs pour un bénéficiaire, lorsque le total dépasse le plafond annuel ou le plafond cumulatif pour le bénéficiaire.

Pour chaque bénéficiaire, le « plafond annuel de REEE », tel qu'il est défini dans le paragraphe 146.1(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu, et le « plafond cumulatif de REEE », comme défini dans le paragraphe 204.9(1) de la Loi, sont de 4 000 $ et de 42 000 $ respectivement.

Lorsque les cotisations versées à un REEE excèdent les plafonds indiqués ci-dessus, le régime devient révocable.

Chaque souscripteur doit payer un impôt de 1 % par mois pour sa part des cotisations excédentaires non retirées à la fin du mois. L'impôt est payable dans les 90 jours suivant la fin de l'année où il y a eu des cotisations excédentaires. Celles-ci existent tant qu'elles ne sont pas retirées.

Tous les souscripteurs sont tenus de déclarer leur part des cotisations excédentaires versées à tous les REEE pour un bénéficiaire. Pour établir le montant de la pénalité fiscale à payer sur leur part des cotisations excédentaires, ils doivent remplir le formulaire T1E-OVP, Déclaration de revenus des particuliers pour 1996 et les années suivantes-Cotisations excédentaires à des REEE. Pour 1995 et les années précédentes, ils doivent utiliser le formulaire T1E-OVP (93), Déclaration de revenus des particuliers relative aux versements excédentaires aux régimes enregistrés d'épargne-études. On peut se procurer ces formulaires à un bureau des services fiscaux (ils ont été distribués lors de la séance de consultation).

Veuillez noter que tout retrait de cotisations excédentaires réduit l'excédent assujetti à l'impôt. Toutefois, un tel retrait ne réduit pas le total des paiements versés à des REEE pour un bénéficiaire, et il doit quand même être inclus dans le total des cotisations pour le calcul du plafond cumulatif.

Nous vous suggérons de vous référer au document d'information RC4092(F) Rev.01, Les régimes enregistrés d'épargne-études (REEE), pour les autres questions relatives à l'impôt (le document d'information a été distribué lors de la séance sur les REEE).

4. Est-il possible de verser un paiement de revenu accumulé (PRA) à un REER au profit du conjoint si le maximum déductible au titre des REER le permet?

Un paiement de revenu accumulé (PRA), tel qu'il est défini dans le paragraphe 146.1(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu, est un montant versé à partir du régime d'épargne-études qui n'est pas l'un des paiements suivants :

• un remboursement de paiements (tel qu'il est défini dans le paragraphe 146.1 (1) de la Loi);
• un remboursement de montants au Programme de subvention canadienne pour l'épargne-études;
• un paiement d'aide aux études (tel qu'il est défini dans le paragraphe 146.1 (1) de la Loi);
• un paiement à un établissement d'enseignement agréé au Canada;
• un transfert à un autre REEE.

Un PRA est un paiement qu'il est permis de faire à partir du régime après 1997 si les conditions suivantes de l'alinéa 146.1(2)d.1) de la Loi sont réunies. Au moment du paiement :

• le destinataire doit être un résident du Canada et remplir l'une des conditions suivantes :
  • il est un souscripteur du régime,
  • il a droit au paiement parce que le souscripteur est décédé;

• tous les bénéficiaires pour qui les cotisations ont été versées dans le cadre du régime remplissent l'une des conditions suivantes :
  • ils ont atteint 21 ans et n'ont pas droit aux paiements d'aide aux études,
  • ils sont décédés;

• l'une des conditions suivantes est remplie :
  • le REEE existe depuis au moins dix ans,
  • chaque bénéficiaire pour qui les cotisations ont été versées au REEE est décédé et était lié au souscripteur (était notamment son neveu, sa nièce, son petit-neveu ou sa petite-nièce).

  Le souscripteur initial, ou la personne devenue le souscripteur en raison de la rupture du mariage ou de l'union de fait du souscripteur initial, a la possibilité de réduire l'impôt supplémentaire de 20 % en versant le PRA, ou une partie de celui-ci, à son REER ou à un REER au profit de son conjoint. Le montant maximum qu'un souscripteur peut verser à son REER ou à un REER au profit de son époux ou conjoint de fait est le moins élevé des montants suivants : le maximum déductible au titre des REER du souscripteur ou 50 000 $.

  Si le souscripteur est décédé et qu'il n'y a pas d'autres souscripteurs au régime, le conjoint du souscripteur décédé peut recevoir un PRA et le verser à son REER.

  L'alinéa 146.1(2)i.1) de la Loi exige que lorsqu'un PRA est effectué à partir d'un REEE, on doit mettre fin au régime avant mars de l'année suivant celle au cours de laquelle le premier paiement du genre est effectué à partir du régime.

5. Est-ce que l'ADRC ou Développement des ressources humaines Canada (DRHC) établira une liste exhaustive des établissements d'enseignement postsecondaire qui sont admissibles en vertu des dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu?

L'alinéa 146.1(2)g.1) de la Loi exige que le régime limite les « paiements d'aide aux études » à verser au bénéficiaire inscrit à un « programme de formation admissible » à temps plein dans un « établissement d'enseignement postsecondaire » (ces trois termes sont définis au paragraphe 146.1(1) de la Loi). DRHC a un lien qui mène à une liste des établissements d'enseignement postsecondaire admissibles que vous trouverez dans la page Web suivante :

www.canlearn.ca/francais/pec/master/index.cfm?var=liste

Cependant, si vous désirez vérifier l'admissibilité d'un établissement d'enseignement postsecondaire, veuillez communiquer avec votre guichet d'affaires de l'ADRC ou composer le 1 800 959-7775. Au besoin, demandez à l'agent de renseignements de consulter le document OTHSTUDENT98 dans la BIDR.

6. Est-ce que l'ADRC considère les renseignements fournis électroniquement par les établissements d'enseignement postsecondaire ou par les clients comme acceptables pour établir l'admissibilité aux paiements d'aide aux études ou aux paiements de revenu accumulé?

L'ADRC n'accepte d'enregistrer un REE que si certaines conditions sont remplies en application du paragraphe 146.1(2) de la Loi de l'impôt sur le revenu. Ni les paiements de revenu accumulé ni les paiements d'aide aux études ne peuvent être versés sans que certaines conditions ne soient remplies. Le promoteur a la responsabilité de veiller à ce que ces conditions soient remplies. L'ADRC n'a pas d'objections à ce que les promoteurs obtiennent les renseignements nécessaires par voie électronique. Cependant, ces renseignements doivent être gardés en cas de vérification du régime.

D'autres questions ont été posées à M. John O'Meara, directeur de la Division de l'observation. Au paragraphe 19 de l'ébauche de la circulaire d'information sur les REEE, il est indiqué que, avant de verser un PAE au bénéficiaire, le promoteur n'est pas tenu d'obtenir des reçus. La circulaire précise que c'est le promoteur qui détermine si le PAE permet au bénéficiaire de poursuivre sa formation et s'il est raisonnable. Un nombre de participants ont demandé à obtenir les lignes directrices de l'ADRC qui définissent ce qu'est un PAE raisonnable. M. O'Meara a indiqué qu'il est impossible d'offrir ce genre de lignes directrices. La création de telles lignes directrices est difficile en raison des coûts variés des programmes offerts et des fluctuations du coût de la vie dans les différentes provinces canadiennes.

7. Est-ce qu'il a été envisagé de permettre de façon continue l'enregistrement rétroactif de REE qui ne respectent pas les délais en ce qui concerne l'indication du NAS?

Le 31 décembre 2001 est la date limite fixée aux souscripteurs pour fournir aux promoteurs le NAS du bénéficiaire d'un REE qui a été conclu en 1999. Une fois que le souscripteur a fourni les renseignements requis au promoteur, un REE existant ou de remplacement peut être enregistré rétroactivement à 1999. L'ADRC doit recevoir les listes de contrats pour ces REE conclus en 1999 au plus tard le 1^er mars 2002. La date limite pour soumettre les listes des REE conclus en 2000 a aussi été reportée au 1^er mars 2002. L'ADRC n'envisage pas d'autre prolongation de délai. (Les lettres annonçant ces prolongations de délai ont été distribuées lors de la séance de consultation.).

8. Si, au moment où le régime cesse d'exister, le montant des cotisations retirées est moins élevé que le montant des cotisations versées, le souscripteur peut-il demander un remboursement pour perte en capital à l'égard de ces cotisations? Le cas échéant, la perte présumée peut-elle être « nulle » en vertu d'un article de la Loi de l'impôt sur le revenu?

Les « immobilisations », tel que ce terme est défini à l'alinéa 54b) de la Loi, incluent tous biens amortissables et « tous biens (autres que des biens amortissables) dont la disposition se traduirait pour le contribuable par un gain ou une perte en capital ».

D'une façon générale, un souscripteur aura certains droits dans le cadre d'un REEE, et les droits particuliers dans chaque situation seront fonction des dispositions propres au REEE. Nous sommes d'avis que, si un souscripteur a droit à un « remboursement de paiements », tel qu'il est défini au paragraphe 146.1(1) de la Loi, le droit sera considéré être un bien en immobilisation pour les fins de la Loi. Une perte en capital peut se produire lorsque la capacité de la fiducie de rembourser la totalité des cotisations versées par le souscripteur est déficiente. En conséquence, le montant de la perte est inférieur au montant de la valeur du droit (c.-à-d. le total des cotisations du souscripteur versées au REEE). Nous sommes d'avis qu'une telle perte serait présumée être « nulle », conformément au sous-alinéa 40(2)g)(ii) de la Loi.

Présentation du Web CIMS

M^meMary Glover, notre coordonnatrice de la formation, et M. Pierre Castagner, gestionnaire intérimaire de la Division des politiques et des communications, ont donné une présentation détaillée du projet pilote sur les REEE au moyen du système de gestion de la correspondance et de l'information sur le Web (Web CIMS). Les REEE ont été choisis pour ce projet pilote, parce qu'ils représentent la charge de travail la moins lourde et la plus récente de la Division de l'enregistrement.

Le WebCIMS permettra aux employés de répondre plus rapidement aux demandes de renseignements et aux présentations. Il permettra également aux employés de procéder à partir de leur poste de travail au repérage immédiat des dossiers et de faire des recherches plus exhaustives.

M^me Glover a décrit la façon dont le WebCIMS est utilisé dans cadre du projet pilote. Un fichier est établi pour conserver toute la correspondance. Tout élément de la nouvelle correspondance devient une pièce jointe au fichier. Chaque nouvelle lettre donne lieu à une tâche et est envoyée dans la boîte aux lettres d'un agent. La pièce jointe peut prendre la forme d'un document Excel, Word, PowerPoint, Sound, Image ou Access.

La nouvelle tâche comporte le code de travail, la situation, le nom de la personne à qui le travail est assigné, et la section de la Direction qui en est responsable.

M^me Glover a expliqué l'évolution d'une nouvelle tâche. La Section des dossiers reçoit la lettre et l'envoie à la Section du contrôle. Cette dernière procède à la recherche du dossier existant ou en crée un, au besoin. Elle crée une nouvelle tâche et la dépose dans la banque. Le gestionnaire sélectionne une nouvelle tâche de la banque et l'assigne à un agent. L'agent examine le document et accomplit la tâche.

WebCIMS permet aux agents de travailler dans un environnement sans papier et constitue un outil de recherche efficace qui leur permet de répondre plus rapidement aux demandes des clients. De plus, les agents peuvent lire la correspondance à partir de leur poste de travail.

Projet pilote des présentations en ligne

Le lancement du projet pilote des présentations des REEE en ligne a été annoncé. Toute personne intéressée à participer à ce projet, qui permet la transmission électronique des demandes de renseignements et des présentations à la DRE, doit envoyer un courriel à la Direction, à l'adresse suivante : RPD/DRE@cra-arc.gc.ca

La DRE est maintenant prête à recevoir les documents créés au moyen de MS office. Toute demande visant la transmission dans un format personnalisé doit être envoyée par courriel à Louise Toutant@cra-arc.gc.ca

Mot de la fin

Le directeur général a remercié les membres de son personnel et tous les participants pour leur présence à cette séance de consultation annuelle.