Procès-verbal - session de consultation 1999

1. Le mot de bienvenue et le processus de consultation
2. Les résultats du groupe d'analyse de 1998
3. Les rapports sur la Division
   • Rapport de la Section des services à la clientèle (SSC)
   • Rapport de la Section des politiques et systèmes (SPS)
   • Rapport de la Section des conseils actuariels (SCA)
   • Rapport de la Section des services techniques (SST)
   • Rapport de la Section de la vérification
   • Rapport - Direction générale des cotisations et des recouvrements (DCR)
4. Questions se rapportant au ministère des Finances
5. Questions et réponses techniques
6. Production au moyen de systèmes électroniques
7. Le mot de la fin

1. Le mot de bienvenue et le processus de consultation

Le directeur de la Division des régimes enregistrés (DRE), M. Bob D'Aurelio, a souhaité la bienvenue à tous les participants. Chacun des participants s'est présenté et le directeur a fait la lecture de l'ordre du jour.

Le directeur a décrit la méthode utilisée cette année pour choisir les participants de la réunion. Dans le but d'assurer une consultation plus large, la DRE a décidé d'inclure d'autres organismes, en tenant compte de certains éléments tels que la nature des problèmes, le volume du courrier, ainsi que de la représentation par région. Le directeur a confirmé l'intention de la DRE de maintenir une relation de travail avec le Comité de révision des pensions (CRP) au moyen de commentaires sur des publications en ébauche.

Le directeur a demandé les commentaires des participants sur le processus de consultation. Certains d'entre eux ont félicité l'initiative de la DRE de tenir une telle consultation. Toutefois, l'un des participants a soulevé la question portant sur le temps que prend la DRE pour régler des questions (par ex. l'approbation des modifications aux régimes, la production plus rapide de publications, l'élaboration de politiques, etc.). Le directeur a indiqué que la DRE admet que cette situation doit être améliorée. De plus, il a mentionné que les gestionnaires allaient apporter des commentaires sur cette question dans leur présentation respective.

Le directeur a confirmé l'intention de la DRE de demander la collaboration de certains participants de ce groupe de consultation pour commenter des projets de publications. Il a rappelé que le Comité de révision des pensions est invité à présenter ses commentaires à titre de groupe.

2. Les résultats du groupe d'analyse de 1998

Le directeur a décrit brièvement les résultats du groupe d'analyse de 1998. De façon générale, ces résultats indiquent une amélioration des services offerts par la DRE. Voici quelques mesures que la DRE a prises au cours de cette année pour améliorer ses services : la création d'un nouveau programme de formation pour tous les employés (programmes de formation technique et informatique), offrir plus de renseignements aux clients (la foire aux questions (FAQ) et les publications dans notre site Web), effectuer des vérifications ciblées, répondre aux préoccupations des clients et établir un meilleur système de communication dans la Division. Le directeur a indiqué que les gestionnaires apporteront leurs commentaires sur certaines de ces questions lors de leur présentation respective.

Le directeur a demandé aux participants s'ils avaient d'autres commentaires à ce sujet.

L'un des participants a soulevé le fait que ses clients se préoccupaient du temps que prend la DRE pour approuver des modifications à un régime. Le directeur a indiqué que la DRE se préoccupe également de cette question et que la Division a reçu l'approbation pour embaucher 20 autres personnes. Un autre participant a suggéré que l'idée d'un forum structuré (c.-à-d. davantage de commentaires écrits provenant de groupes d'analyse versus la réunion de groupes de personnes) soit envisagée. Le directeur a pris note de cette suggestion et a précisé que la DRE y donnerait suite.

3. Les rapports sur la Division

Rapport de la Section des services à la clientèle (SSC)

M^me Annelisa Richardson, chef de la SSC, a expliqué que le programme sur les REER, les programmes de formation, la réduction du personnel, les questions portant sur l'an 2000, ainsi que le changement du ministère au statut d'agence sont tous des facteurs qui ont eu des répercussions sur l'agrément des RPA et l'approbation des modifications à ces derniers.

Le chef de la SSC a distribué aux participants un organigramme de sa section qui montre les rôles et responsabilités de chaque groupe. Elle a expliqué que pour offrir un meilleur service à nos clients, les demandes de renseignements généraux (toute question n'ayant pas trait aux dossiers des régimes) doivent être transmises aux groupes responsables des demandes de renseignements généraux. Quant aux demandes plus précises, elles doivent porter le numéro de dossier approprié et être transmises aux groupes spécialisés. De plus, on a suggéré que si un client propose l'application d'une disposition particulière de la loi en réponse à sa demande de renseignements (c.-à-d. offre une réponse possible à la question posée), cette mesure entraînera un réduction du temps de réponse.

Le chef de la SSC a fait remarquer que sa section a reçu dernièrement l'approbation pour embaucher 20 employés supplémentaires. Elle a aussi indiqué que la SSC comprend 77 employés (comparativement à 88 employés, l'an dernier) et un inventaire de 16 500 présentations (une augmentation approximative de 1 000 présentations comparativement à l'an dernier). Un pourcentage de 50 % des demandes écrites obtiennent une réponse dans les 60 jours (ce qui représente une diminution comparativement à l'an passé alors que le pourcentage était près de 70 %). Un pourcentage de 90 % des présentations concernant l'agrément de nouveaux régimes sont traitées dans les six mois; 80 % des régimes qui prennent fin sont traités à l'intérieur d'une année, alors que le temps moyen de traitement des modifications est de 300 jours civils. M^me Richardson a indiqué qu'elle était très préoccupée au sujet de cette question et que la DRE allait porter une attention particulière à cette situation.

Rapport de la Section des politiques et systèmes (SPS)

M. Pierre Cloutier, chef de la SPS, a expliqué que sa section a accepté au cours de l'année dernière des responsabilités supplémentaires portant sur d'autres régimes à revenu différé (REER, REEE, FERR, RPDB, RPSC et PE). Le programme des REEE a reçu un accueil important de la part du publique. La SPS a participé du point de vue des politiques à l'élaboration de la législation portant sur les REEE. De plus, elle a participé étroitement au programme de subvention canadienne pour l'épargne-études de Développement des ressources humaines Canada (DRHC). La SPS est également responsable du programme de formation de la DRE; le personnel de la Division a assisté à 15 ateliers techniques différents.

Les réalisations de la SPS de l'année dernière comprennent la mise en place du site Web de la DRE, sa collaboration avec le ministère des Finances pour réviser les notes explicatives à la loi proposée sur le FER, la publication des guides sur le FER et le FESP, la négociation réussie du protocole d'entente avec le gouvernement de Terre-Neuve et le BSIF portant sur la coordination de la déclaration des renseignements annuelle (DRA).

Un des participants a proposé que des documents de travail sur les politiques soient mis en circulation dans le secteur des pensions, pour fins de commentaires. Le chef de la SPS a indiqué qu'en raison de la nature des documents que nous traitons, des restrictions sont imposées sur les renseignements que nous pouvons publier.

Les objectifs de la SPS pour l'année qui vient incluent la révision de différents bulletins de nouvelles (les régimes de pension flexibles, les rachats, les spécimens) et des guides (le guide sur l'agrément d'un régime de pension, le guide sur les RPSC, les circulaires d'information sur les FERR et les REEE), la publication d'un bulletin de nouvelles sur les transferts, la coordination de la DRA avec le gouvernement du Québec, la coordination du sommaire sur les renseignements actuariels, des améliorations à notre site Web et l'amélioration du lien électronique avec DRHC et avec nos clients.

L'un des participants a demandé si le bulletin de nouvelles portant sur les services à l'étranger ferait l'objet de révisions. M. Cloutier a mentionné que le ministère des Finances examine présentement la question.

Rapport de la Section des conseils actuariels (SCA)

M. John O'Meara, chef de la SCA, a décrit les ressources de sa section. Cette section compte présentement neuf membres : un gestionnaire, deux actuaires, cinq analystes et un commis de bureau. La SCA a subi une importante réduction de personnel l'an dernier. La SCA a récemment embauché un autre actuaire qui entrera en fonction en janvier 2000; elle envisage d'en embaucher un autre.

Les objectifs de la SCA pour l'année 2000 visent à offrir plus rapidement des avis actuariels sur le financement et les transferts, à répondre aux demandes des clients portant sur des questions d'ordre actuariel, à offrir une analyse actuarielle des propositions provenant du ministère des Finances, des organismes de réglementation relevant de la LNPP et de la LPP, et à élaborer des politiques actuarielles.

La SCA envisage également d'intégrer le processus d'approbation des rapports d'évaluation actuarielle directement avec le processus de modification de la SSC. Cette méthode contribuera à accélérer le temps de réponse aux clients et à améliorer l'efficacité de la Division.

Rapport de la Section des services techniques (SST)

M. Mike Godwin, chef de la SST, a décrit les ressources et le mandat de sa section. La SST compte un gestionnaire et cinq conseillers techniques. Le mandat de la SST comporte trois volets : offrir un soutien technique à la Division, traiter des questions politiques délicates et assurer la liaison avec les groupes responsables des demandes de renseignements généraux de la DRE sur les renonciations et les questions relevant de la discrétion du ministre.

De plus, la SST assure la liaison avec les Décisions et les Services juridiques sur différents sujets, offre des commentaires sur la conception de nouveaux régimes dans le cadre actuel de la loi, traite le courrier ministériel qui porte sur les pensions, prépare des notes de breffage pour le ministre, le commissaire ou le commissaire adjoint, et prépare des documents de questions posant problème et des documents de questions et réponses au nom du ministre aux fins de la période de questions.

En ce qui concerne la direction à venir de cette Section, la STS tente de mettre en place un système aléatoire d'examen de la qualité des présentations traitées par la SCC et de jouer un rôle plus important dans la formation du personnel.

Un participant a demandé si la SST envisage de publier un résumé des renonciations qui ont été acceptées. Le chef de la SST a indiqué que même si la discrétion du ministre ne peut pas être appliquée à toutes les situations, nous allions examiner la possibilité d'inclure ce type de sujet dans notre site Web.

Rapport de la Section de la vérification

M. Phil Kohnen, chef de la Section de la vérification, a présenté un aperçu des réalisations de sa section. Des cours de formation ont été créés et offerts aux vérificateurs sur place pour augmenter leurs connaissances du travail sur les régimes de pension. De plus, des projets de formation personnalisée ont été élaborés avec la plupart des membres de la section pour améliorer leur habilité technique. Les renseignements obtenus à la suite de l'analyse des caractéristiques des vérifications effectuées par la Section ont été utiles pour déterminer les candidats appropriés en vue des vérifications à venir.

Le chef de la Section de la vérification a décrit brièvement le partenariat entre sa section et la Direction générale de la validation, de l'exécution et des recherches sur l'observation (VERO). Cette dernière est responsable de l'allocation des vérificateurs sur place. La Section de la vérification, de son côté, joue un rôle de consultant pour aider les vérificateurs sur place sur des questions relatives aux régimes de pension et pour administrer le programme de vérification.

Les examens au bureau ont porté principalement sur les régimes à PD qui prennent fin et les résultats obtenus sont plutôt satisfaisants. On envisage d'élargir ce programme dans l'avenir pour y inclure d'autres éléments tels que les cotisations versées par l'employeur et les prestations versées provenant de régimes qui se poursuivent.

Rapport - Direction générale des cotisations et des recouvrements (DCR)

M. Ed Williams, agent senior des programmes de la Direction générale des cotisations et des recouvrements, a expliqué brièvement que la Direction du traitement des déclarations et des paiements des particuliers est responsable des avis de cotisations des déductions aux REER des particuliers, du FE, du FESP, du FER et de la déclaration de renseignements sur les personnes rattachées (formulaire T1007). De la documentation relative à la production des FESP et FER et sur la déclaration de renseignements sur les personnes rattachées a été distribuée.

Les membres de la réunion ont discuté de deux problèmes de déclaration les plus fréquents. Le premier porte sur les pénalités pour production tardive appliquées automatiquement en raison du fait que le formulaire T1007 accompagne le formulaire T510 (Demande d'agrément d'un RPA). Dans le formulaire T1007, on établit que la déclaration doit être produite au plus tard 60 jours suivant la date où la personne rattachée s'est jointe au régime. En ce qui concerne ces deux situations, la DCR s'est entretenue récemment avec la DRE pour discuter de la date qui doit apparaître dans la case «date à laquelle le particulier devient un participant au régime», dans la partie I du formulaire. La date doit être la plus tardive des trois dates suivantes : 1) la date d'entrée en vigueur du régime; 2) la date où le régime est présenté pour agrément; 3) la date à laquelle la personne rattachée est devenue un participant au régime.

Le deuxième problème concerne la détermination de la date du fait lié aux services passés. La Direction du traitement des déclarations et des paiements des particuliers a indiqué qu'il existe un certain nombre de cas où un nouvel avis de cotisation a dû être effectué, en raison d'une erreur dans la détermination de la date du fait lié aux services passés; en cas de doute, elle suggère de communiquer avec la DRE. M. Williams a également souligné l'importance de fournir le nom et le numéro de téléphone d'une personne-ressource dans les différents formulaires.

Une autre question sur la déclaration a été soulevée : la situation où une déclaration initiale (FESP, FER) a été produite et dans laquelle une erreur de calcul est relevée quelques jours plus tard. Il est préférable que les administrateurs des régimes attendent quelques semaines supplémentaires avant de présenter une déclaration modifiée, étant donné qu'il est possible que la déclaration modifiée pourrait être traitée avant la déclaration initiale.

La question des procédures de déclaration du FER a aussi été discutée. La confirmation a été faite que les administrateurs des régimes peuvent fournir à l'ADRC une liste des FER plutôt que les formulaires actuels, sous réserve des cinq conditions énoncées dans l'ébauche de la lettre sur la déclaration du FER. Cette mesure s'applique également à la déclaration du FESP et du FESP exempt d'attestation.

Les déclarations des FESP et les déclarations de renseignements sur les personnes rattachées seront traitées comme elles l'ont été cette année au Centre informatique d'Ottawa.

Un participant a demandé comment le FER peut être déterminé dans le cas où le FE n'a pas été déclaré adéquatement. Le FER doit être calculé en fonction du FE modifié. La déclaration des FESP et des FER au moyen de l'informatique a également fait l'objet de discussions. M. Williams a confirmé que la déclaration au moyen de l'informatique n'est pas encore une possibilité (peut-être en l'an 2003).

4. Questions se rapportant au ministère des Finances

M. Dave Wurtele du ministère des Finances a relevé quelques projets relatifs aux régimes de pension auxquels le ministère des Finances a participé depuis la réunion de l'année dernière : la promulgation des dispositions du Règlement sur le FER, la publication du bulletin de nouvelles de l'ADRC traitant de la proportionnalité des prestations, le document expliquant la position de l'ACOR sur les régimes de pension flexibles et du projet de modifications techniques de l'impôt sur le revenu du 30 novembre 1999 (Communiqué 99-102 - Finances Canada) qui comprend quatre modifications relatives aux régimes de pension.

Le ministère des Finances a fait remarquer les progrès significatifs réalisés dans le travail portant sur les modifications techniques aux dispositions du Règlement sur les régimes de pension. L'on s'attend à ce qu'un document de consultation provisoire soit publié tôt en l'an 2000. Certaines des modifications que le ministère des Finances propose comprennent ce qui suit :

• Prestations payables suite à la cessation ou au décès d'un participant à un RID égales aux cotisations de l'employé et de l'employeur.
• Nouvelles exceptions à la règle des paiements périodiques égaux :
• abaisser ou éliminer la réduction à la préretraite, mais seulement dans la mesure où la réduction n'était pas exigée en vertu de l'alinéa 8503(3)c) du RIR;
• éliminer la déduction des prestations pour invalidité de l'État, des indemnisations pour accidents de travail et des prestations pour autres accidents, la maladie ou l'assurance-invalidité;
• abaisser ou éliminer la réduction de la pension réversible lorsque la pension au survivant ne sera pas versée (par ex. décès du conjoint ou échec du mariage);
• déterminer de nouveau les prestations pour prévoir une pension au conjoint (pour tenir compte des cas de mariage après le début du versement des prestations);
• paiement partiel des prestations à la reprise d'un emploi ou au moment d'une retraite différée pour tenir compte de la rémunération;
• augmentations futures de la pension qui a déjà commencé à être versée énoncées dans les modalités du régime.
• Changements pour permettre le crédit des intérêts au moment du rachat tardif des prestations déterminées.
• Changements aux règles sur les prestations de raccordement pour permettre les dispositions portant sur les rentes temporaires dans la loi du Québec :
• permettre des prestations de raccordement supplémentaires maximales de 40 % du MGAP sur la base d'équivalence actuarielle;
• permettre au participant de renoncer à toutes ses prestations viagères en remplacement d'une prestation de raccordement;
• permettre des prestations de raccordement au conjoint.
• Règles spéciales d'interprétation pour s'assurer que dans la situation où deux conjoints participaient au même régime, le droit de l'un des conjoints aux prestations au survivant n'aura aucune incidence sur sa pension régulière (ces règles ont des conséquences sur l'alinéa 8503(3)b) et l'article 8504 du RIR, ainsi que sur le calcul du FER).

Le ministère des Finances a indiqué qu'il n'existe aucun progrès concernant le projet de modifications des régimes à cotisations déterminées auto-assurés ou sur l'utilisation du contenu du bulletin de nouvelles traitant des services à l'étranger dans le but de l'inclure dans le Règlement. Cependant, il considère sérieusement augmenter la limite de trois ans applicable aux services à l'étranger pour la faire passer à cinq ans, tout au moins.

5. Questions et réponses techniques

Le directeur a expliqué que la DRE a demandé aux participants de nous présenter des questions techniques avant la tenue de la session de consultation. Nous avons reçu des questions diverses. Après avoir élimé les questions en double et celles qui étaient trop spécifiques pour ce type de réunion, nous avons retenu 18 questions. Chacun des chefs de section a lu les questions et a donné verbalement une réponse à chacune d'elle. Le directeur a souligné qu'une réponse serait donnée à toutes les questions présentées par les participants. Le document joint à la présente comprend les questions et les réponses auxquelles les chefs de section ont répondu.

6. Production au moyen de systèmes électroniques

Le chef de la SPS a décrit brièvement l'élaboration de normes applicables à la production de listes de REER au moyen de systèmes électroniques.

Le chef de la SPS a décrit deux mesures importantes qui seront prises pour l'avenir : l'amélioration des capacités de gestion des documents de la Division et l'amélioration des bases de données de recherche (par ex. capacités de rechercher des précédents, de suivre à la trace notre correspondance, etc.). Le plus important objectif de la Division pour l'avenir est de recevoir les présentations de ses clients au moyen de systèmes électroniques.

7. Le mot de la fin

Le directeur a remercié les participants pour leur présence à cette réunion. Les participants ont mentionné que la réunion avait été un succès en tous points et ils ont apprécié particulièrement le rétablissement de la période de questions et réponses.