Séances de consultation sur la réingénierie
de la Direction des régimes enregistrés
18 février au 3 mars 2004

Dans le cadre de sa restructuration, la Direction des régimes enregistrés (DRE) a tenu des séances de consultation avec certains de ses clients du secteur des régimes de pension agréés (RPA). Les séances ont eu lieu à Vancouver, à Calgary, à Toronto et à Montréal, du 18 février au 3 mars 2004. Nous vous présentons ci-dessous un sommaire de ces séances. Veuillez noter que nous avons indiqué les questions en jaune, suivies d'un sommaire des réponses et des commentaires faits par les participants.

Systèmes, commerce électronique et utilisation d'Internet

Réponses et commentaires sur les systèmes, le commerce électronique et l'utilisation d'Internet

• Les clients préféreraient recevoir l'information de la DRE par voie électronique. Ils souhaiteraient aussi pouvoir obtenir sur le site Web le nom de l'employé à qui un régime, une modification, une question ou un problème a été assigné.
• Ils aimeraient aussi que les employés de la DRE puissent récupérer la copie électronique d'une modification déjà présentée, sans avoir à demander le dossier papier, pour pouvoir en discuter.
• La DRE devrait avoir une adresse électronique générale, que les clients pourraient utiliser pour communiquer avec elle afin d'obtenir divers renseignements.
• Si la DRE décidait d'utiliser davantage le dépôt électronique, les clients préféreraient que celle-ci définisse les normes pour le secteur et le protocole pour les systèmes partagés (avec l'aide d'experts en informatique).
• La DRE devrait établir un site sûr pour le transfert de l'information et des documents, comme ceux qu'utilisent les banques pour leurs clients ou celui de Postes Canada.
• Les attestations pourraient poser problème au moment de produire une déclaration par voie électronique. La DRE devra être en mesure d'accepter les signatures électroniques. Une transmission suivie de l'envoi du document papier représenterait trop de travail. Les clients pourraient envoyer un document électronique et conserver une copie papier signée en cas de vérification.
• On devrait pouvoir obtenir et remplir tous les formulaires sur le site Web.
• On pourrait fournir à l'ARC les formulaires T3P et T244 sur CD-ROM (ce qui serait utile aux fiducies qui ont beaucoup de documents à soumettre).
• Les clients souhaiteraient pouvoir utiliser la transmission électronique pour soumettre les facteurs d'équivalence pour services passés, les facteurs d'équivalence rectifiés et les déclarations de renseignements annuelles (formulaire T244).

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Autocotisation

Les clients pourraient produire des documents sans l'examen immédiat de la DRE.

Réponses et commentaires sur l'autocotisation

• Les clients savent quel régime la DRE finira par approuver (après qu'elle aura demandé certaines modifications, par exemple).
• La rétroaction de la DRE est essentielle, surtout en ce qui a trait à la conception d'un nouveau régime. Si les clients élaborent de nouveaux concepts, ils n'iront pas de l'avant tant que la DRE n'aura pas approuvé les concepts.
• Bon nombre d'organismes de réglementation provinciaux se fient désormais à l'autocotisation.
• La DRE pourrait cesser de passer en revue au complet les documents relatifs aux régimes s'il existait un processus semblable à celui des décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu.
• Certains clients aiment être rassurés au moyen d'une lettre d'approbation de la DRE.
• La DRE doit fournir assez de renseignements à ses clients pour que ceux-ci comprennent bien ce que l'autocotisation signifie réellement. À qui incombe la responsabilité : l'administrateur? le tiers administrateur?
• Au début, il pourrait y avoir plus de problèmes de non-conformité. Toutefois, cela devrait diminuer en fonction de l'accessibilité, de l'utilité et de l'exactitude de l'information fournie par la DRE.
• Les clients s'attendent à avoir des problèmes sérieux si la DRE leur demande plus tard des modifications rétroactives. Ils proposent que la DRE distingue les problèmes majeurs des problèmes mineurs, et que ces derniers soient réglés seulement la prochaine fois que le régime est modifié.

Réponses et commentaires sur les autres formes d'aide que la DRE pourrait fournir

• Ce serait particulièrement utile de recevoir des communications de la part de la DRE concernant les sujets communs de préoccupation. Celle-ci devrait communiquer avec les clients dès le début du processus s'il faut régler certaines questions.
• Les clients veulent aussi connaître tout ce qu'il y a de nouveau au sujet des régimes de pensions (p. ex., toute modification requise suite à un changement apporté à la loi).
• Les clients suggèrent que la DRE établisse une foire aux questions complète sur le site Web.
• Ce serait pratique si les employés de la DRE pouvaient passer en revue les versions préliminaires des documents.

Réponses et commentaires sur l'établissement d'un programme optionnel de services moyennant des frais

• Les administrateurs de régime seraient disposés à payer pour recevoir une opinion liant l'ARC. S'ils paient, ils voudront obtenir rapidement une réponse. Dans le cas des acquisitions, ils seraient disposés à payer pour régler les choses plus rapidement et une fois pour toutes.
• Le programme de services moyennant des frais serait utile entre autres dans le cas des régimes pro forma et des modèles de régime, des nouveaux types de régime et de certaines modifications.
• Au moins, un tel programme donnerait le choix au client, ce qui n'est pas le cas pour l'instant.
• Certains clients n'ont pas accueilli favorablement l'idée d'établir un programme de ce genre. À leur avis, la DRE doit passer les documents en revue parce que cela fait partie de son mandat; par conséquent, elle ne devrait pas facturer les clients pour cela.
• L'idéal serait d'établir un processus moins structuré que le système de décisions anticipées en matière d'impôt sur le revenu, et qui se ferait en ligne.
• On s'attendrait à ce qu'une opinion liant l'ARC soit reçue dans un délai maximal de trois mois.
• Certains clients ont précisé qu'une période de 30 à 60 jours serait généralement un délai raisonnable. Le délai pourrait être plus long lorsque la DRE doit consulter la Direction des décisions en matière d'impôt ou le ministère des Finances.

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Attestations de la conformité

Réponses et commentaires sur les attestations de la conformité

• Une attestation de conformité existe déjà dans la déclaration de renseignements annuelle (formulaire T244). Une autre attestation est-elle vraiment requise? On estime qu'il s'agit d'une formalité de plus qui n'est réellement pas nécessaire.
• Les administrateurs de régime ne voudraient pas être liés par une attestation de conformité. Le répondant du régime pourrait quant à lui vouloir le faire.
• Certains clients ont souligné que les administrateurs de régime doivent fournir une attestation de conformité aux provinces et au Bureau du surintendant des institutions financières, et qu'ils le font sans hésiter.
• Si ce sont des tiers administrateurs qui fournissent les attestations, les administrateurs pourraient avoir la fausse impression que les garanties sont meilleures qu'elles ne le sont réellement (p. ex., sur le plan des investissements).
• Souvent, les attestations sont signées seulement par principe. Les administrateurs ne sont pas réellement conscients de leurs obligations et responsabilités lorsqu'ils signent ce genre de document.
• La DRE ne devrait pas oublier que les interprétations peuvent varier d'une fois à l'autre. Elle prend trop de temps à régler les questions. Entre-temps, comment faut-il administrer les régimes? Dans ce cas là, comment est-il possible de fournir une attestation?
• Certains clients estimaient que ce serait plus pratique pour les régimes à cotisations déterminées que pour les régimes à prestations déterminées.
• Les experts-conseils devraient attester le fait qu'un document ou une modification a fait l'objet d'un examen de qualité visant à en déterminer la conformité avec la Loi de l'impôt sur le revenu.
• L'attestation pourrait servir à confirmer entre autres que le régime est géré tel qu'il est agréé, que les facteurs d'équivalence sont déclarés et que les investissements sont conformes aux règles. Une personne qui occupe un poste supérieur dans l'organisation devrait signer l'attestation (p. ex., un cadre supérieur).
• La DRE pourrait décider de s'assurer elle-même qu'un régime est conforme à la loi en effectuant une vérification.
• La DRE devrait plutôt se pencher sur des questions de régie. Elle pourrait cerner les points épineux et demander aux administrateurs de veiller à garantir la conformité dans ces domaines. On devait se soucier non pas tant de l'attestation proprement dite de tout le régime que de l'attestation du processus utilisé (p. ex., examen de la qualité).
• La DRE a-t-elle envisagé différents processus d'attestation selon l'ampleur du régime? Dans le cas des régimes modestes, on retient les services de tiers pour certaines activités (p. ex., les investissements). Dans certains cas, la DRE pourrait parfois décider de vérifier non pas le régime proprement dit, mais les procédures suivies par l'actuaire ou le tiers administrateur du régime.

Réponses et commentaires sur les personnes qui pourraient ou devraient fournir les attestations

• Une attestation équivaut à une opinion juridique. Les clients ne peuvent pas fournir d'attestation avant d'avoir consulté un avocat à ce sujet. Cela prend du temps et coûte cher. Certains clients ont néanmoins déclaré que ce n'est pas nécessairement un obstacle.
• Si un expert-conseil signe l'attestation, cela pourrait poser problème au cas où une vérification révélerait qu'il y a non-conformité.
• Une personne devrait pouvoir attester le tout en se fiant à l'information fournie par d'autres. Au bout du compte, c'est l'administrateur du régime qui est responsable.
• Certains clients ont souligné que la personne qui fournit l'attestation ne connaît pas toujours bien toutes les composantes du régime; par conséquent, la DRE pourrait devoir demander que différentes parties attestent les diverses sections touchant l'administration du régime.

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Information et éducation

Réponses et commentaires sur l'information et l'éducation

• Le courriel est le meilleur moyen.
• Ce serait plus facile, plus rapide et plus efficace de répondre aux clients par voie électronique (p. ex., par Internet ou par courriel).
• Les réponses aux questions et les autres renseignements écrits devraient être fournis en format PDF, sur du papier à en-tête de l'Agence.
• Les clients souhaiteraient pouvoir s'inscrire à une liste d'envoi, qui leur permettrait d'être informés par courriel des modifications ou ajouts apportés au site Web (si on peut le faire selon le genre de régime)[Maintenant disponible, voir www.cra-arc.gc.ca/eservices/maillist/subscriberegistered-f.html ].
• La Régie des rentes du Québec offre à ses clients la possibilité de lui poser des questions en passant par son site Web. Elle leur répond par courriel ou par téléphone la même journée ou le lendemain.
• Les clients utilisent le site Web surtout pour les formulaires. Ils ont de la difficulté à trouver les renseignements voulus. L'information n'est pas bien structurée; on pourrait donc mieux l'agencer et fournir d'avantage d'hyperliens. On devrait mettre le site régulièrement à jour.
• La DRE devrait mener des consultations au sujet du contenu du site Web. Le site Web de l'Alberta [www.finance.gov.ab.ca/publications/pensions/index.html] est un bon exemple; on fournit entre autres le nom de personnes-ressources et une section « Quoi de neuf » sur les pensions.
• La DRE devrait publier la version préliminaire de politiques ou documents pour commentaires et rétroaction de la part du secteur des régimes de pension.
• Les clients attendent la publication du manuel technique sur le site Web de la DRE. Cela aiderait énormément les administrateurs et les experts-conseils à s'autoévaluer.
• La DRE devrait publier toutes ses politiques.
• Elle devrait informer ses clients de toute modification apportée aux politiques.
• La DRE devrait publier un guide de libellés types. Les clients ne s'entendent pas sur l'importance de ce guide. Il serait utile dans certains cas (comme les efforts faits en ce sens lorsque l'âge maximal de la retraite a changé). On pourrait faire face à des problèmes si le libellé devient obligatoire. Un tel guide serait utile dans la mesure où cela aiderait les clients à comprendre l'interprétation de la DRE.
• Les clients souhaiteraient qu'on leur fournisse des listes de contrôle, dans la mesure où ils peuvent les utiliser uniquement à titre d'outil et n'ont pas besoin de les retourner.
• Les guides et autres publications devraient être mis à jour.
• Le ministère des Finances et la DRE ne semblent pas coordonner beaucoup leurs efforts en vue de communiquer les modifications apportées à la loi. Il est bon, entre autres, de savoir à l'avance ce que la DRE prévoit entreprendre et comment elle compte interpréter certaines dispositions.
• Lorsqu'un client soulève une nouvelle question (p. ex., la revalorisation), la réponse devrait être diffusée à tout le monde (p. ex., à l'aide d'une FAQ ou d'un courriel).
• On devrait désigner des employés de la DRE à titre d'experts-conseils sur certains sujets, et les clients devraient être en mesure de communiquer avec des " employés principaux " (p. ex., chefs d'équipe, agents techniques et des agents de politique) pour discuter de problèmes non résolus. Sur le site Web, on devrait fournir une liste des différentes unités de travail, le nom de la personne responsable, une description de ses responsabilités, ainsi que le numéro de téléphone et l'adresse électronique des employés.
• On devrait envisager la vidéoconférence pour les séances de consultation ou d'information. Les répondants ou administrateurs de régime pourraient peut-être y assister.
• La DRE devrait automatiquement tenir des séances de consultation ou d'information après que des modifications importantes sont apportées sur le plan législatif ou administratif (pas plus tard qu'un mois après).

Réponses et commentaires sur le mécanisme de recours de la DRE

• On doit informer les clients au sujet du mécanisme de recours qui leur est offert. Peu de clients le connaisse.
• L'analyste doit s'assurer que les clients obtiennent la bonne réponse, afin d'éviter qu'ils aient à recourir au mécanisme de recours.
• Il faut établir un processus d'arbitrage, soit un panel ou un comité spécialement mis sur pied pour les recours. La DRE doit prévoir un processus permettant aux clients de communiquer avec une instance supérieure pour obtenir des précisions au sujet d'une décision ou en demander l'examen.

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Gestion du risque

Réponses et commentaires sur la gestion du risque

• Les clients souhaiteraient savoir davantage comment la DRE évalue le risque.
• Certains clients considèrent que la gestion du risque est particulièrement utile à la DRE, mais qu'ils n'ont pas besoin de savoir ce qui en ressort.
• Le fait de divulguer les évaluations relatives au risque pourrait nuire à la qualité des documents en ce qui a trait aux secteurs à faible risque.
• On pourrait déterminer dans quelle mesure une modification risque d'être apportée d'après l'information fournie à la page 3 du formulaire T920 (il faudra peut-être réviser ce formulaire).
• Les clients pourraient présenter quelques suggestions quant aux points qui devraient retenir particulièrement l'attention des vérificateurs.
• Le fait de communiquer davantage avec les autorités provinciales pourrait aider la DRE à cerner certains problèmes dont elle n'était pas au courant (c.-à-d., si un membre ou un ex-membre présente une plainte à l'organisme de réglementation provincial).
• Il serait utile de diffuser les questions problématiques qui ressortent des vérifications.
• Si les clients savaient ce que la DRE compte vérifier, ils pourraient s'assurer que le dossier est complet et ils surveilleraient bien le tout.

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Examens périodiques

La DRE pourrait examiner périodiquement les documents liés au régime qui lui sont présentés en évaluant le risque qui s'y rattache. Par exemple, les régimes à risque élevé pourraient faire l'objet d'un examen annuel, et les régimes à risque faible tous les cinq ans. On examinerait tous les régimes, même si rien n'a été présenté depuis le dernier examen.

Réponses et commentaires sur les examens périodiques

• Les clients aimeraient pouvoir demander qu'on procède à un examen avant la fin du cycle du régime.
• Il serait utile d'établir un processus d'examen de la conformité plus régulier et adapté en fonction des différentes catégories de régime. L'administrateur du régime se sentirait plus rassuré de savoir que le régime est conforme et que la DRE adopte une approche d'examen périodique.
• La DRE devrait établir l'échéancier de l'examen périodique d'après la nature ou le degré de risque de la modification proposée, plutôt que d'après le genre de régime visé.
• La DRE devrait mettre l'accent non pas sur les documents relatifs au régime, mais plutôt sur la vérification des systèmes administratifs de pension.
• Dans le cas des régimes identifiés comme représentant un faible risque, la DRE devrait peut-être rattacher un examen de conformité à son examen actuariel triennal.
• La DRE devrait mettre l'accent sur les modifications qui auront des répercussions financières, sans se soucier outre mesure des questions qui n'ont aucune incidence à ce niveau.
• Certains clients ont souligné que, si l'examen doit être effectué assez rapidement, on devrait le préciser dans une lettre présentée avec la modification. D'autres étaient d'avis que cela pourrait nuire à l'examen des documents présentés par d'autres clients de la DRE.
• Si on constate qu'une modification n'est pas conforme lors d'un examen périodique, cela pourrait poser problème dans l'éventualité où des rentes ont déjà été versées en application de la modification.
• La DRE devrait évaluer les modifications présentées afin de décider si elles sont mineures ou majeures et s'il faut les examiner avant la fin du cycle. L'évaluation pourrait se faire d'après une liste de questions se rapportant à la déclaration de renseignements annuelle (formulaire T244).
• La DRE doit reconnaître que l'erreur est humaine et qu'il ne faut pas nécessairement appliquer de façon rétroactive tous les changements requis.
• Les règles en matière de prescription posent problème.
• Trop de temps s'écoulera avant que les clients apprennent qu'il y a un problème.

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Correction des problèmes de non-conformité et sanctions

Réponses et commentaires sur la correction des problèmes de non-conformité

• On estime qu'il est très difficile pour la DRE de distinguer entre l'erreur humaine et les fautes intentionnelles. On risque de douter des intentions des parties concernées lorsqu'il s'agit d'un régime-cadre ou qui " repousse les limites ". On peut présumer que la faute est intentionnelle si elle se reproduit après le premier avis envoyé par la DRE.
• La DRE devrait encourager les clients à divulguer volontairement les erreurs humaines qu'ils découvrent dans leur régime.
• On pourrait plus facilement établir une distinction entre les clients qui ont établi des processus visant à réduire au minimum le risque de non-conformité et ceux qui ne l'ont pas fait.
• S'il y a de toute évidence non-conformité, la DRE devrait pouvoir exiger une modification rétroactive.

Réponses et commentaires sur les sanctions

• La DRE doit imposer des sanctions très sévères dans certains cas. On devrait envisager les pénalités. Elles semblent fonctionner pour la Commission des services financiers de l'Ontario.
• Certains clients ne voient pas trop comment on pourrait s'y prendre pour imposer des sanctions. Il faudrait établir un processus d'appel. On pourrait éprouver de la difficulté à démontrer qu'il y a eu inconduite délibérée.
• Comme la DRE révoque très rarement l'agrément d'un régime comme mesure de sanction, ce moyen ne sert pas à grand-chose. Les pénalités sont plus efficaces.
• Certains clients estiment qu'on devrait révoquer davantage l'agrément de régimes. C'est un bon moyen de pénaliser le répondant du régime sans que cela ait une incidence sur les participants du régime. Dans certains cas, la révocation est une bonne chose - les rentes ne sont pas gelées.
• Le meilleur moyen de décourager la non-conformité serait de classer le régime dans une catégorie à risque élevé. Il faudrait, par exemple, qu'il fasse l'objet d'un examen annuel.
• La DRE devrait surtout s'efforcer d'aider les clients à résoudre les problèmes, au lieu de vouloir à tout prix leur imposer des sanctions.
• Si le problème n'est pas résolu dans un nombre de jours donné, le régime devrait faire l'objet d'une vérification.
• On a déjà prévu des dispositions visant à imposer des sanctions dans les cas où les cotisations ne sont plus admissibles.
• Si elle envisage des sanctions, la DRE devrait opter non pas pour un montant de pénalité fixe, mais pour un montant établi en fonction d'un pourcentage [p. ex., un pourcentage à la baisse d'après l'importance (ou taille) du régime].
• Les administrateurs dépensent beaucoup d'argent en vue de corriger les problèmes de non-conformité. La DRE ne devrait pas imposer une pénalité en plus.

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Statu quo

Réponses et commentaires sur le statu quo

• Les clients apprécient qu'on examine la version préliminaire de leurs documents.
• Le service téléphonique de renseignements généraux vise à permettre aux clients de régler rapidement les questions en cours. Les clients souhaitent qu'il y ait un plus grand nombre d'employés pour répondre à leur appel à ce numéro.
• Les clients l'apprécient lorsque les analystes communiquent avec eux par téléphone pour leur demander de corriger la formulation des documents, au lieu de le faire simplement par lettre.
• Les réponses aux demandes écrites sont très bonnes.
• Les guides imprimés (p. ex., celui sur les facteurs d'équivalence) sont très utiles.
• Le site Web fonctionne bien.
• L'Agence approuve assez rapidement les demandes touchant le facteur d'équivalence pour services passés.
• La DRE devrait continuer de tenir sa séance de consultation automnale.
• Tout ce qui permet de communiquer la position de la DRE au sujet de différentes questions est utile, entre autres les FAQ et les bulletins d'information.
• Le personnel de la DRE a une bonne attitude.
• Au cours de l'année qui vient de s'écouler, on a beaucoup amélioré la Division de l'actuariat. Les clients peuvent désormais poser leurs questions par téléphone, au lieu de procéder à un échange de lettres pendant quelques mois.

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Normes de service à la clientèle et rapport annuel

Réponses et commentaires sur les normes de service à la clientèle et rapport annuel

• La plupart des clients connaissent les normes de service de la DRE.
• On est peu intéressé à savoir dans quelle mesure la DRE applique ses normes.
• La DRE devrait afficher sur son site Web une liste de ses priorités et de ses normes en matière de service à la clientèle et dans quelle mesure elle les respecte. La DRE devrait aviser ses clients lorsqu'elle ne prévoit pas pouvoir respecter certaines normes de service et leur expliquer pourquoi (p. ex., dans le cas de l'agrément de nouveaux régimes à la fin de l'année).
• Les normes quantitatives s'appliquent plus facilement aux administrateurs/répondants de régime, car ils s'occupent uniquement de leur régime. Les clients veulent savoir combien de temps on prendra pour passer en revue les documents relatifs à leur régime.
• La qualité prime avant toute chose : on ne doit pas se soucier outre mesure du temps qu'on prend pour répondre à une demande.
• Ce serait peut-être utile de publier les résultats des vérifications.
• Les clients ne tiennent pas à savoir combien de régimes sont conformes. Ils trouvent plus utile de connaître les problèmes de non-conformité. Même si on les informe que certaines déclarations du facteur d'équivalence comportent des erreurs, cette information ne leur sert à rien s'ils ne savent pas exactement en quoi consistent les erreurs. La DRE devrait fournir non seulement des statistiques, mais aussi le contexte.
• La Régie des rentes du Québec a retenu les services d'un cabinet externe pour qu'il effectue un sondage téléphonique sur la satisfaction des clients. Si la DRE faisait de même, elle pourrait poser des questions entre autres au sujet de la courtoisie et de l'efficacité du service, du degré d'expertise technique et de la mesure dans laquelle les employés de la DRE peuvent justifier leurs demandes de modifications et leurs réponses, les délais ou la collaboration.

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Processus de fournisseurs certifiés de régimes

Les clients pourraient obtenir le « sceau d'approbation » de la DRE en satisfaisant à certains critères (p. ex., niveau de formation du personnel, systèmes et processus en place pour garantir la conformité, résultats des vérifications et utilisation de régimes pro forma ou de modèles de régime). On publierait le nom des fournisseurs certifiés de régimes et ils bénéficieraient d'un service accéléré puisque leurs régimes seraient considérés comme présentant un faible risque. Les fournisseurs seraient certifiés de nouveau après un certain nombre d'années.

Réponses et commentaires sur le processus de fournisseurs certifiés de régimes

• Les administrateurs et les répondants de régime (et les clients éventuels des participants à la séance de consultation) se sentiraient plus rassurés.
• Ce processus pourrait servir d'outil de régie. Il serait probablement utile dans ce contexte, mais la DRE devrait déployer beaucoup de ressources. Si c'est seulement une mesure « souhaitable », ne vaudrait-il pas mieux continuer d'examiner les régimes que d'affecter tant de ressources à ce projet?
• Le processus ne s'appliquerait pas aux cabinets d'avocats.
• Le processus est considéré comme un outil de commercialisation profitable aux cabinets d'experts-conseils.
• Les clients auraient à évaluer leurs processus avant de demander à utiliser le processus prévoyant des fournisseurs certifiés de régimes.
• Ce processus n'aura pas vraiment une incidence déterminante sur les régimes importants.
• Il serait peut-être préférable d'appliquer le processus de certification non pas aux fournisseurs, mais aux régimes proprement dits.
• Ce serait bien si on pouvait coordonner ce processus avec les organismes de réglementation provinciaux.
• À quelle fréquence les examens seraient-ils effectués? Beaucoup de choses peuvent changer en dix ans. C'est vraiment trop long. On pourrait peut-être vérifier ce qui a changé d'une année à l'autre (au niveau des systèmes ou des processus).
• On pourrait obtenir l'information ailleurs. Par exemple, on pourrait poser des questions au sujet des processus d'assurance de la qualité dans le formulaire T920.
• Ce serait perçu comme une vérification volontaire; les administrateurs auraient alors plus de contrôle sur l'échéancier d'une vérification. La vérification serait moins perçue comme une intrusion, et les administrateurs seraient plus ouverts à cette idée.
• On pourrait avoir l'impression que les fournisseurs non certifiés n'offrent pas des services « conformes ». Comme il s'agit d'un programme volontaire, la DRE aurait à distinguer les fournisseurs non certifiés par choix et ceux qui ont échoué le test à ce chapitre.
• Pourrait potentiellement ajouter un autre niveau de dispositions réglementaires.
• Si la DRE prend trop de temps à examiner le processus d'un fournisseur de régime, cela pourrait poser problème. La DRE devrait affecter suffisamment de ressources au processus de certification de fournisseurs.
• Y a-t-il des exigences à respecter concernant la protection des renseignements personnels? Les experts-conseils pourraient-ils inviter l'ARC à examiner leurs dossiers en dehors d'une vérification fiscale?
• La DRE pourrait être tenue responsable si la certification est utilisée comme outil de commercialisation.
• Si la liste des fournisseurs certifiés de régimes n'est pas publiée, n'importe qui pourra prétendre en être un.

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Groupes consultatifs

Réponses et commentaires sur les groupes consultatifs

• Le Bureau du surintendant des institutions financières, la Régie des rentes du Québec et la province de l'Alberta ont mis sur pied des groupes consultatifs semblables, qu'ils jugent utiles.
• La C.-B. en avait établi un, mais elle a dû le démanteler car les participants étaient trop diversifiés.
• On estime que le rôle des groupes consultatifs est très important. Ceux-ci permettent aux organismes de réglementation de mieux comprendre les contraintes et problèmes auxquels font face leurs clients.
• On pourrait peut-être répartir les groupes en fonction du type de régime : à cotisations déterminées ou à prestations déterminées.
• La transparence est importante. Les personnes qui ne font pas partie du groupe doivent pouvoir consulter, entre autres, les comptes rendus.
• On peut difficilement participer aux groupes consultatifs de la Commission des services financiers de l'Ontario si on ne fait pas partie des grands cabinets. Les petits cabinets ne font pas face aux mêmes enjeux.
• Rien ne sert de mettre sur pied un groupe consultatif s'il n'y a pas de questions importantes à régler. Il n'est pas nécessaire de le faire lorsque le tout pourrait être rapidement réglé par téléconférence.
• On devrait tenir des réunions de façon régulière, soit une ou deux fois par année.
• Le groupe consultatif n'aurait pas besoin de se réunir régulièrement. On devrait organiser des réunions de façon ponctuelle, au cas par cas.
• La DRE serait-elle la seule à pouvoir organiser une réunion, ou les représentants du secteur des régimes de pension pourraient-ils le faire également s'ils le jugent nécessaire?
• Le plus difficile sera de veiller à ce que les grands cabinets ne soient pas les seuls représentés, et à ce qu'il n'y ait pas plus de 12 à 15 participants (on ne peut plus travailler si on dépasse cette limite). La représentation régionale est très importante.
• On devrait effectuer une rotation des membres. Si celle-ci est trop fréquente, on risque de ne pas pouvoir travailler aussi bien par manque de continuité. On a proposé un mandat de trois ans échelonné pour éviter que les membres changent tous en même temps.
• La DRE devrait envisager de mettre sur pied un groupe consultatif composé de répondants de régime. Ils ont des questions différentes à régler.
• On pourrait peut-être établir des sous-groupes - régimes de retraite interentreprises, régimes du secteur public, etc. Ces groupes n'ont pas les mêmes problèmes à résoudre.
• Les réunions en personne sont idéales, mais les gens qui ne sont pas de Montréal ni de Toronto peuvent éprouver des difficultés à assumer les coûts du déplacement. Il est probablement préférable d'organiser des téléconférences ou de communiquer avec les gens par courriel.
• Le ministère des Finances devrait participer aux réunions; il doit connaître les questions soulevées par le secteur des régimes de pension.
• Si la DRE opte pour des groupes régionaux, cela pourrait poser problème lorsqu'il s'agira de s'entendre sur des questions qui suscitent des points de vue contradictoires.
• On doit tenir compte des préoccupations de chaque groupe (grands cabinets, petits cabinets, administrateurs, experts-conseils, compagnies d'assurance, etc.), qui peuvent être différentes. On devrait établir un groupe essentiellement en fonction de la région et du genre de régime en cause.

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Autres suggestions et commentaires présentés au cours des séances de consultation

Service téléphonique des renseignements généraux

• Le service de renseignements généraux offerts par téléphone devrait compter des employés plus expérimentés. On pourrait communiquer avec eux en passant par le numéro des renseignements généraux.
• On pourrait établir deux numéros : un pour les questions simples et un pour les questions complexes. On pourrait demander à la personne qui téléphone de préciser dans quelle catégorie sa question se situe.
• On n'a pas besoin de fournir immédiatement une réponse aux clients lorsqu'ils s'informent en passant par le numéro de renseignements. Il est tout à fait acceptable qu'un analyste ne puisse pas répondre tout de suite à une question et informe son interlocuteur qu'il doit effectuer des recherches, dans la mesure où il fournit l'information dans un jour ou deux.
• Si la DRE souhaite plus de flexibilité, elle pourrait demander à des employés plus expérimentés de répondre aux appels quelques jours par semaine et de travailler à des questions de politique le reste du temps.
• Lorsqu'une question est complexe, il est probablement plus profitable qu'un employé plus expérimenté s'en occupe.
• Dans la mesure où les employés du service téléphonique de renseignements généraux sont bien formés, ils devraient savoir où obtenir l'information requise.
• On perd son temps en composant le numéro des renseignements généraux. Si les clients arrivaient à parler avec la bonne personne, ils pourraient obtenir des réponses à leurs questions.
• La DRE devrait établir un service téléphonique de renseignements généraux à deux vitesses, où les employés moins expérimentés répondraient aux questions de base et leurs collègues plus expérimentés aux questions plus complexes.
• Les employés de la DRE devraient régler toutes les questions touchant les régimes de revenu différé, plutôt que les employés des centres d'appel. Souvent, le bureau des services fiscaux ne fournit pas les bons renseignements. Les centres fiscaux posent aussi problème.

Processus, procédures et déroulement du travail à la DRE

• La DRE pourrait établir deux groupes d'analystes : un groupe pour les questions de routine et l'autre pour les question importantes ou les modifications.
• La DRE doit régler rapidement les questions (les analystes peuvent communiquer avec les clients par téléphone ou par courriel) au lieu de procéder à un échange de lettres pendant un an. Certains organismes de réglementation provinciaux acceptent qu'on leur envoie la nouvelle version d'une modification par télécopieur, et l'examinent la journée même.
• Les employés de la DRE plus expérimentés devraient travailler pour le service de renseignements généraux ou la section des services techniques.
• La DRE devrait s'efforcer de réduire le nombre de modifications demandées lorsque cela est à peu près ou complètement inutile.
• La section des services techniques devrait répondre aux demandes complexes. Souvent, les employés ne peuvent justifier leur demande de modification autrement que par un renvoi au manuel technique ou à une décision prise par l'un des conseillers techniques.
• Si on ne s'entend pas sur un point, après un premier échange de lettre la question devrait automatiquement passer au palier suivant la deuxième fois. Souvent, on s'est mal compris, et le tout peut être réglé par téléphone.
• On a un problème lorsque deux analystes demandent des modifications différentes pour le même document.
• Parfois, les renseignements que les analystes fournissent aux clients ne sont pas très utiles ni très clairs.
• Les examens effectués par la DRE comportent encore bien des incohérences, surtout lorsqu'on a affaire à de nouveaux analystes.
• La DRE devrait cesser d'envoyer une copie de toute la correspondance à l'administrateur du régime. Les analystes devraient s'efforcer de régler d'abord la question avec l'expert-conseil.
• Souvent, on ne peut pratiquement pas ou pas du tout savoir quel analyste a rédigé la lettre.
• La DRE devrait publier des procédures sur la façon de résoudre certains problèmes auxquels on fait régulièrement face (p. ex., lorsqu'un employé est mis à pied et retrouve son emploi quelques années plus tard, avec les mêmes avantages, après le règlement d'un grief ou un jugement de la Cour).

Priorités de la DRE

• Certains clients estiment que la DRE devrait envisager de placer ses personnes les plus expérimentées à des postes d'agent des politiques ou de les nommer chefs d'équipe.
• La DRE compte trop d'employés en formation linguistique.
• Lorsque les clients demandent à la DRE de formuler une politique sur une question en particulier, il arrive souvent qu'elle publie peu de temps après un document sur un autre sujet qui n'est pas réellement important.
• Les questions soulevées et les changements aux processus (par exemple le processus de demande d'exemption) devraient être réglés dans un délai six mois.
• Dans le cas d'acquisitions ou de fusions, on risque d'avoir des problèmes si la DRE prend trop de temps à approuver les modifications. On n'a qu'un an pour tout finaliser. Les administrateurs peuvent devoir engager des poursuites pour se protéger, pendant qu'ils attendent d'obtenir l'approbation de la DRE.
• Les clients ne s'en font pas pour le temps que la DRE doit prendre pour examiner les modifications mineures.
• La DRE consacre trop de temps à rédiger des accusés de réception pour les modifications. On devrait plutôt prendre plus de temps pour examiner les modifications en question.
• La DRE devrait publier une politique sur le processus à suivre pour corriger les erreurs (p. ex., facteur d'équivalence pour services passés). Les clients ne devraient pas être obligés de faire une demande écrite à chaque fois.

Analyse du risque

• On devrait évaluer le risque non pas selon la catégorie ou le genre de régime, mais plutôt en fonction du régime en particulier.
• Un répondant ou administrateur de régime qui cherche un expert-conseil ou qui change continuellement de cabinet après quelques années devrait être considéré comme étant à risque élevé.

Conformité et vérifications

• La DRE devrait envisager de comparer le montant des cotisations présentées dans le rapport d'évaluation actuarielle à celui fourni dans la déclaration annuelle.
• La DRE devrait publier des procédures sur la façon de régler les cas de cotisations excédentaires.
• La DRE devrait publier un bulletin d'information sur la façon de résoudre automatiquement les cas d'allègement administratifs (c.-à-d., sur la façon de procéder dans une situation donnée).
• La DRE devrait publier de l'information sur les problèmes de conformité relevés au cours de vérifications.
• Une vérification sur la cessation d'un régime ne devrait pas prendre deux ou trois ans. On devrait l'entreprendre immédiatement.
• La politique de vérification semble avoir changé (p. ex., on doit désormais envoyer les modifications finales dans un délai de 60 jours); par contre, les clients n'en ont pas été informés.
• En Alberta, il n'est pas nécessaire de présenter des modifications après la cessation d'un régime si elles n'ont aucune incidence sur celui-ci. La DRE devrait envisager de faire la même chose pour les modifications non financières.
• Si on ne présente pas le formulaire T920 avec la modification touchant la cessation du régime, tout est retardé puisque la DRE ne voudra pas alors l'examiner.
• On sera confronté à bien des problèmes s'il existe de petites incohérences entre le document relatif au régime et le rapport d'évaluation actuarielle.
• La plupart des provinces sont beaucoup moins « pointilleuses » qu'il y a quelques années. Ce n'est pas le cas à la DRE.
• Les vérificateurs qui travaillent chez les clients ne reçoivent pas une formation suffisante.
• L'ARC effectue des vérifications au sujet des facteurs d'équivalence et d'autres questions connexes, mais les régimes en tant que tels font rarement l'objet d'une vérification.

Formulaires

• Le formulaire T920 est trop long et trop compliqué. On devrait le simplifier. Il pourrait être révisé afin de permettre aux clients d'indiquer sur quoi porte la modification, grâce à une liste de contrôle ou à une liste d'options. La DRE pourrait placer le dossier sur la pile appropriée selon la modification ou la catégorie (risque faible/risque élevé; modification majeure/modification mineure), d'après l'information fournie dans le formulaire T920.

Formation et séances d'information ou de consultation

• Les représentants du secteur des régimes de pension pourraient présenter des séances d'information à l'intention des employés de la DRE au sujet des nouveaux genres de régime.
• On a proposé que la DRE offre des séances de formation aux clients, afin de les aider à mieux comprendre ce qu'on attend d'eux. La DRE devrait offrir ce genre de séance lorsque des problèmes de conformité sont relevés (p. ex., en ce qui a trait aux programmes de rachat de services passés).

Éléments d'ordre général

• On peut difficilement rencontrer les représentants de la DRE. Il semble que la DRE soit généralement réticente à cette idée.
• Il faut améliorer les relations de travail entre la DRE et le ministère des Finances. Les représentants ne se rencontrent pas assez souvent. Les membres de la Direction des décisions et de l'interprétation de l'impôt et ceux du ministère des Finances communiquent davantage entre eux que ne le font les membres de la DRE et du ministère des Finances.
• Les numéros d'agrément devraient être associés à un niveau de risque.
• A-t-on établi un processus visant à fournir à un client des photocopies des documents qu'il lui manque, sur demande? La Commission des services financiers de l'Ontario exige des droits pour les photocopies - la DRE pourrait faire la même chose.
• Lorsque les analystes de la DRE changent de bureaux, ils devraient conserver leur numéro de téléphone.
• Les fenêtres des enveloppes ne sont pas assez grandes pour qu'on puisse y inclure le nom de la personne à qui la lettre est destinée.
• Le courrier recommandé comporte une limite : on ne peut envoyer un document par courrier recommandé s'il est trop lourd.
• Les publications de la DRE contiennent trop de termes juridiques.
• Le mandat de la DRE est de garantir la conformité sur le plan fiscal. La DRE a régulièrement soulevé un certain nombre de questions qui ne sont pas liées à l'impôt. Elle doit mieux respecter son mandat.
• Les clients préfèrent communiquer avec la même personne pour toutes leurs questions, sauf s'ils savent qu'une autre personne possède une meilleure expertise relativement à une question en particulier.