Réorganisation des processus liés aux régimes de pension agréés

Le 1^er novembre 2005

À l'intention des clients de la Direction des régimes enregistrés

La présente lettre vise à informer les clients de la Direction des régimes enregistrés (la « Direction ») des changements qui seront bientôt apportés à nos procédures de traitement des présentations de régimes de pension (y compris l'agrément et les modifications) ainsi qu'à nos procédures de vérification. Si vous êtes le répondant d'un régime de pension et que vous avez nommé un administrateur ou un expert-conseil, vous pouvez le consulter si vous avez des questions concernant le contenu de la présente lettre. Vous pouvez également consulter notre site Web à www.arc.gc.ca/dre pour obtenir plus de renseignements au sujet des changements qui seront apportés à nos procédures ou vous pouvez consulter le site Web à www.cra-arc.gc.ca/tax/registered/reengfaq-f.html afin de connaître la foire aux questions (FAQ) qui été élaborée particulièrement pour la présente lettre. Nous mettrons à jour régulièrement notre site Web dès que des changements surviendront et pour y ajouter les réponses aux questions des autres FAQ.

POURQUOI APPORTER DES CHANGEMENTS MAINTENANT?

Dans le cadre de son mandat, la Direction est responsable de l'agrément et du contrôle des régimes de pension d'employés afin de s'assurer que les exigences législatives de la Loi et du Règlement de l'impôt sur le revenu ainsi que les règles régissant l'administration des régimes de pension sont respectées. En 1989, les règles relatives aux régimes de pension prévues par la Loi et le Règlement de l'impôt sur le revenu ont considérablement été étoffées, et nous avons alors jugé qu'il était nécessaire de procéder à des examens approfondis des documents relatifs aux régimes de pension (p. ex. les textes des régimes de pension, les accords de financement, etc.) pour pouvoir aider nos clients à respecter ces nouvelles dispositions législatives. Quinze ans plus tard, nous sommes convaincus, dans l'ensemble, que les documents qui sont rédigés respectent les règles. Par conséquent, nous croyons que le moment est venu de changer l'orientation de notre programme d'examen de manière à mettre l'accent sur la vérification des méthodes mises en application pour administrer les régimes de pension agréés.

Nous avons tenu des séances de consultation auxquelles ont participé des groupes représentant le secteur des régimes de pension qui ont convenu que nous devrions changer l'orientation de notre programme et qui ont proposé des améliorations pouvant être apportées à nos services, propositions que nous devrions étudier. Nous avons écouté vos commentaires, et bon nombre des changements décrits dans la présente lettre tiennent compte des idées que vous avez proposées. Pour obtenir plus de renseignements au sujet de ces séances de consultation, consultez notre site Web à www.cra-arc.gc.ca/tax/registered/consultations/rpp_info04-f.html.

QUELS CHANGEMENTS APPORTONS-NOUS?

Nous passons de l'examen approfondi et complet des documents relatifs aux régimes de pension à un examen sélectif de ces mêmes documents en fonction des critères de risque et à davantage d'examens (ou vérifications) des activités des régimes de pension. La majorité des ressources qui sont actuellement appliquées à l'examen préalable à l'agrément passeront à des vérifications au bureau postérieures à l'agrément; le programme de vérifications sur place sera maintenu ou amélioré. Les documents relatifs aux régimes de pension qui ne font pas l'objet d'un examen au moment de l'agrément ou de la présentation d'un régime peuvent être examinés au cours d'une vérification, mais notre objectif principal visera à vérifier si le régime est administré conformément aux dispositions prévues par la Loi et le Règlement de l'impôt sur le revenu.

RENSEIGNEMENTS DÉTAILLÉS CONCERNANT LES CHANGEMENTS - NOUVEAUX PROCESSUS

Principaux changements apportés au processus de demande d'agrément

À compter du 7 novembre 2005 (soit la date de mise en oeuvre), lorsque la Direction recevra une demande d'agrément d'un régime de pension :

• Si la demande est incomplète, elle sera retournée au demandeur. La Direction a déjà commencé ce processus qui a été annoncé le 3 avril 2004 dans le bulletin n^o 04-2, Demandes d'agrément des régimes de pension - Traitement des demandes incomplètes, de la Direction des régimes enregistrés, qui est disponible dans notre site Web à www.cra-arc.gc.ca/tax/registered/newsletters/04-2-f.html.
• Si la demande est complète, dans la plupart des cas, une lettre confirmant l'agrément du régime de pension sera envoyée immédiatement à l'auteur de la demande. Toutefois, si la demande relève d'une catégorie de risques particuliers (par ex. une demande d'agrément d'un régime à participant unique), elle fera l'objet d'un examen et nous ne procéderons à l'agrément du régime qu'une fois l'examen complété et dès que la Direction aura éliminé ses préoccupations. Les demandes d'agrément et les autres documents requis qui y sont joints qui n'ont pas été examinés avant l'agrément pourront peut-être faire l'objet d'un examen à une date ultérieure en liaison avec une vérification du régime.

Principaux changements apportés au processus de modification à un régime

Lorsqu'une modification à un régime est présentée, une lettre servant d'accusé de réception sera envoyée à l'auteur de la demande. La modification sera assujettie à une analyse des risques et la Direction pourrait demander des renseignements ou des changements peu de temps après la présentation. La modification au régime pourrait également faire l'objet d'un examen à une date ultérieure en liaison avec une vérification du régime.

Questions en suspens

À la date de mise en oeuvre, nous aurons un inventaire des modifications et des demandes d'agrément récemment présentées qui n'ont pas encore fait l'objet d'un examen par le personnel de la Direction ou qui ont fait l'objet d'un examen, mais à l'égard desquelles des questions en suspens subsistent et qui n'ont pas encore été réglées.

Ces nouvelles modifications et demandes d'agrément qui n'ont pas fait l'objet d'un examen seront assujetties au nouveau processus et seront traitées tel qu'il est indiqué ci-dessus.

Les régimes qui ont suscité des questions de notre part seront examinés afin de déterminer la gravité du problème. Selon les résultats de l'examen, il se peut que nous poursuivions le processus en vue de régler les questions en suspens. Si le régime doit faire l'objet d'un examen continu ou s'il doit être assujetti au nouveau processus (c'est-à-dire, si le régime doit faire l'objet d'un examen afin d'en vérifier la conformité au cours d'une vérification ultérieure), nous en informerons l'auteur de la demande.

Examen de dispositions particulières provisoires

Par le passé, nous n'avions pas l'habitude d'examiner les ébauches des textes de régime ou des modifications. Nous sommes donc conscients qu'il pourrait y avoir de l'incertitude concernant l'admissibilité de certains textes de régime aux termes du nouveau processus. Afin de tenir compte de cette préoccupation, nous commencerons à examiner les présentations d'ébauches. Nous n'examinerons pas les ébauches des textes de régime complets, mais nous examinerons plutôt les ébauches des dispositions particulières pour lesquelles l'auteur de la demande a des doutes.

RENSEIGNEMENTS DÉTAILLÉS - PROCESSUS CONTINUS OU AMÉLIORÉS

Rapports d'évaluation actuarielle (régimes à prestations déterminées)

Les rapports d'évaluation actuarielle continueront d'être examinés en fonction des risques selon la règle « premier arrivé, premier servi » et sans attendre l'approbation des modifications. Une réponse à toute demande de financement sera fournie à l'auteur de la demande après l'examen.

Régimes spécimens

Bon nombre d'auteurs d'une demande se servent des régimes spécimens qui ont été approuvés aux fins d'agrément de nouveaux régimes. Nous encourageons la poursuite de cette pratique et nous continuerons d'examiner les nouveaux régimes spécimens aux fins d'approbation. Veuillez consulter le bulletin n^o 95-6R (Les régimes de pension spécimens - Traitement accéléré) pour obtenir plus de renseignements au sujet de ce processus en cliquant sur le lien suivant de notre site Web : www.cra-arc.gc.ca/tax/registered/newsletters/95-6r-f.html.

Demandes de renonciation (discrétion du ministre)

Nous continuerons à répondre aux demandes d'approbation exigées en vertu de la Loi et du Règlement de l'impôt sur le revenu. Ces demandes doivent être clairement identifiées dans les présentations qui nous sont envoyées.

Demandes de renseignements des clients

Aux termes du nouveau processus, nous ciblerons nos efforts sur la vérification de domaines tels que :

• les facteurs d'équivalence (FE) et les facteurs d'équivalence pour services passés (FESP);
• les transferts au régime et provenant du régime;
• les cotisations;
• les prestations de pension;
• la production adéquate et en temps opportun des déclarations, des feuillets et des sommaires.

Afin de nous aider à effectuer nos vérifications, il se peut que nous demandions des renseignements que nos clients tiennent périodiquement à jour. Par exemple, l'une de nos priorités consistera à augmenter le nombre de vérifications des FE. Si un FE déclaré ne peut être vérifié à l'aide de données dont dispose déjà l'Agence du revenu du Canada, il se peut que nous vous demandions de vérifier tous les éléments ou certains d'entre eux comme la rétribution ou l'accumulation des services. La Direction analyse les enjeux des demandes de renseignements pour obtenir plus de calculs complexes à l'aide des commentaires des clients.

Résultats des vérifications

Si une vérification des activités d'un régime révèle que ce dernier n'est pas conforme à la Loi et au Règlement de l'impôt sur le revenu, l'approche que nous adoptons dépend de la nature de l'inobservation. Outre notre pratique actuelle, qui consiste à envoyer des lettres éducatives, à établir des cotisations et, dans des circonstances exceptionnelles, à retirer l'agrément, nous étudions actuellement la possibilité d'élargir notre structure des pénalités. Nous continuerons d'aider les clients à se conformer à la loi et nous ne procéderons au retrait de l'agrément qu'en dernier recours, après avoir exploré toutes les autres possibilités.

Davantage de renseignements mis à la disposition des clients

Il nous importe de vous fournir, en tant que notre client, le juste dosage de services et d'outils qui vous permettront de remplir vos obligations aux termes de la Loi et du Règlement de l'impôt sur le revenu. Étant donné que nous cesserons d'effectuer des examens approfondis des documents relatifs aux régimes de pension, nous améliorerons les renseignements et en augmenterons la quantité qui sont mis à votre disposition pour vous aider à observer la Loi et le Règlement de l'impôt sur le revenu, tant du point de vue des documents relatifs aux régimes de pension que de l'administration des régimes. Ces renseignements seront disponibles en direct sous forme de publications telles que :

• les bulletins de l'observation;
• les foires aux questions (FAQ);
• le Manuel technique sur les RPA sur notre site Web à www.cra-arc.gc.ca/tax/registered/techmanual-f.html;
• les circulaires d'information.

Si vous êtes inscrit à notre liste d'envois électroniques, nous vous enverrons automatiquement un courriel chaque fois que nous ajouterons de nouveaux documents au site Web. Pour obtenir plus de renseignements au sujet de ce service, consultez notre site Web à www.cra-arc.gc.ca/eservices/maillist/subscribe-f.html.

Rétroaction des clients

Si vous avez des questions ou souhaitez formuler des commentaires au sujet des changements à venir qui seront apportés aux processus liés aux régimes de pension, vous pouvez écrire à la directrice générale à l'adresse suivante : Direction des régimes enregistrés, Ottawa ON K1A 0L5 ou encore envoyer un courriel à RPDRG-DRERG@cra-arc.gc.ca. Nous apprécions vos commentaires et si vous désirez une réponse, veuillez nous fournir votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou votre adresse postale.

Veuillez agréer, (Madame) (Monsieur), l'expression de mes sentiments distingués.

Annelisa Gillespie
Directrice générale