1.1 Qui doit utiliser ce document?

Les demandeurs qui préparent la partie de leur demande de RS&DE liée aux dépenses de main-d'oeuvre peuvent utiliser ce document. Il pourra aussi aider les examinateurs financiers de l'Agence du revenu du Canada (ARC) à examiner les demandes au titre de la RS&DE.

Nous n'y traitons pas de la documentation technique à soumettre pour un projet de RS&DE. Cette question est abordée dans le document intitulé Guide pour la justification des aspects techniques d'une demande au titre de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE).

Les méthodes de répartition des dépenses que nous décrivons servent uniquement à des fins d'illustration. D'autres méthodes peuvent se révéler acceptables si elles ont un caractère raisonnable dans le cadre de recherche et développement (R&D) du demandeur, si elles sont documentées et si elles sont appliquées de façon efficace et uniforme.

Les approches suggérées peuvent être appliquées aussi bien avec la méthode traditionnelle qu'avec la méthode de remplacement. Les observations au sujet des coûts indirects de main-d'oeuvre et des frais généraux s'appliquent seulement aux demandes produites selon la méthode traditionnelle.

2.1 Méthodes de répartition des dépenses

Une méthode de répartition des dépenses de RS&DE est une approche systématique permettant d'établir quelles dépenses, ou quelle partie de celles-ci, sont liées aux projets de RS&DE. Un demandeur doit pouvoir démontrer que la méthode qu'il emploie est systématique et assure un niveau de précision raisonnable pour le calcul des dépenses de RS&DE. Il doit tenir une documentation qui indique les éléments clés de sa méthode ainsi que les contrôles qu'il exerce lorsqu'il applique celle-ci pour préparer sa demande.

Le niveau de détail et le degré de raffinement des livres comptables dépendront d'un grand nombre de facteurs, tels que la taille de l'organisation du demandeur, la connaissance qu'a celui-ci des politiques et des pratiques en matière de RS&DE ainsi que l'importance des montants demandés. Une petite entreprise aura peut-être des systèmes de contrôle financier moins raffinés que ceux d'une grande entreprise, en raison de la nature de ses activités ou de contraintes de coûts. Un nouveau demandeur peut se servir d'un système non structuré pour calculer les dépenses de main-d'oeuvre liées à la RS&DE, alors qu'un demandeur d'expérience disposera d'un système plus raffiné. Bien qu'une grande organisation puisse compter sur une combinaison des méthodes examinées dans ce document, une petite entreprise s'appuiera peut-être sur une information non structurée et produite dans le cadre de ses activités régulières pour justifier l'attribution des dépenses de main-d'oeuvre aux projets de RS&DE. Dans tous les cas, il faut documenter l'utilisation de la main-d'oeuvre et les renseignements financiers qui s'y rattachent pour justifier le caractère raisonnable des dépenses incluses dans une demande.

2.2 Environnement de recherche et développement

Toutes les méthodes de répartition de coûts utilisent des renseignements et des documents provenant des systèmes d'information du demandeur. Nous reconnaissons que l'environnement de R&D influera sur la manière dont les renseignements sont recueillis et compilés. La nature et les sources des renseignements disponibles seront une considération de premier plan au moment de concevoir une méthode appropriée de répartition des dépenses de main-d'oeuvre.

En guise d'illustration, nous utiliserons les quatre environnements de R&D qui suivent, dont nous traiterons en profondeur à la partie 6, pour faire la démonstration de méthodes de répartition appropriées :

• projets de R&D distincts et bien définis;
• environnements consacrés à la R&D;
• entreprises qui démarrent ou existent depuis peu;
• R&D en usine.

Les méthodes de répartition des dépenses de main-d'oeuvre utilisées dans ces quatre environnements de R&D sont applicables à d'autres environnements concrets de R&D.

3.1 Traitements et salaires des employés exerçant directement des activités de RS&DE (méthode traditionnelle ou de remplacement)

Qu'un employé exerce directement des travaux de RS&DE est une question de fait qui dépend des tâches qu'accomplit l'employé, et non du titre de son poste. En général, nous considérons que les employés qui s'occupent d'expérimentation et d'analyse dans l'exécution de travaux de recherche pure, de recherche appliquée ou de développement expérimental exercent directement des activités de RS&DE. C'est aussi le cas des employés qui exécutent des travaux techniques qui appuient directement la recherche pure ou appliquée ou le développement expérimental, si ces travaux sont nécessaires à la réalisation des objectifs technologiques ou scientifiques du projet.

Les demandeurs doivent pouvoir démontrer que les traitements et salaires se rapportent à des travaux réalisés par leurs employés dans le cadre d'activités « exercées directement » pour la RS&DE. Ils doivent disposer de données prouvant qu'ils déclarent des montants raisonnables pour les traitements et salaires de ces employés. Il peut s'agir d'un des éléments suivants :

• une description de la méthode de répartition utilisée;
• une justification du choix de cette méthode, d'après l'environnement de R&D du demandeur;
• un aperçu des contrôles internes qui permettent de vérifier la répartition des coûts de main-d'oeuvre.

Lorsqu'un demandeur utilise une méthode de répartition des dépenses dans une demande soumise selon la méthode traditionnelle, son système d'information doit saisir à la fois le temps des employés exerçant directement des travaux de RS&DE et le temps des employés « directement liés » et les coûts différentiels à ces travaux. Dans une demande produite selon la méthode de remplacement, seul le temps des employés exerçant directement des travaux de RS&DE est pris en compte. Les autres coûts de main-d'oeuvre entrent alors dans le montant de remplacement visé par règlement.

3.2 Activités directement attribuables (méthode traditionnelle seulement)

Si un employé consacre tout ou une partie de son temps à des activités qui sont directement attribuables à la RS&DE, nous considérons la partie correspondante de ses traitements et salaires comme une dépense de RS&DE (sous réserve de la limite relative aux employés déterminés). Il faut alors concevoir une méthode de répartition des dépenses de main-d'oeuvre, selon ce qui est directement attribuable ou non à la RS&DE.

Les traitements et salaires payés à un employé qui entreprend, supervise ou soutient directement des activités de RS&DE sont considérés être directement attribuables à la RS&DE. Pour les besoins du formulaire T661, ces dépenses seraient traitées comme étant des traitements et salaires payés aux employés exerçant directement des activités de RS&DE. De plus, les dépenses qui sont directement liées et supplémentaires aux activités de RS&DE sont considérées comme étant directement attribuables à la RS&DE. Les traitements et salaires payés à un employé qui accomplit du travail de soutien de bureau et administratif pourraient représenter des coûts directement liés et supplémentaires à la RS&DE selon les faits du cas. Ces genres de dépenses sont déclarés sur le T661 comme étant des « frais généraux ou autres dépenses » et ne peuvent être réclamés lorsqu'on utilise la méthode de remplacement.

3.3 En totalité, ou presque (méthode traditionnelle ou de remplacement)

Lorsqu'un employé consacre son temps en totalité, ou presque (c'est-à-dire à 90 % ou plus) à des activités de RS&DE, nous considérons qu'il consacre tout son temps à la RS&DE. Nous considérons alors tous ses traitements et salaires comme étant des dépenses de RS&DE (sous réserve de la limite relative aux employés déterminés). Lorsque cette règle est utilisée, le demandeur devrait pouvoir prouver que ce critère s'applique à chaque employé.

3.4 Méthode de remplacement

Les traitements et salaires peuvent se rapporter à des activités de RS&DE « exercées directement » ou représenter des dépenses « directement liées » et « supplémentaires » à la RS&DE¹. Il est question ici du degré de participation à la RS&DE, un aspect particulièrement important lorsqu'on fait le choix d'utiliser la méthode de remplacement.

Selon cette méthode, seuls les traitements et salaires des employés qui « exercent directement » des activités de RS&DE sont admissibles. Les frais généraux, dont les traitements et salaires indirects, sont remplacés par le « montant de remplacement visé par règlement », qui correspond à 65 % de la base salariale. Le montant de remplacement visé par règlement est assujetti à une limite globale en vertu du Règlement de l'impôt sur le revenu. Ainsi, les traitements et salaires indirects sont inclus dans le montant de remplacement visé par règlement plutôt que calculés selon une méthode de répartition de coûts de main-d'oeuvre.

3.5 Méthode traditionnelle

Selon la méthode traditionnelle, les dépenses de RS&DE incluent à la fois les traitements et salaires des employés qui exercent directement des activités de RS&DE et ceux « directement liés » et « supplémentaires » à ces activités. La méthode de répartition des dépenses de main-d'oeuvre doit fournir assez de renseignements pour justifier la partie de ces dépenses qui est attribuable à la RS&DE et qui doit être incluse dans la demande.

4.1 Niveaux d'information

Il y a généralement trois niveaux de compilation de l'information :

• haut
• intermédiaire
• bas

Chacun offre une perspective différente sur le projet de RS&DE, mais tous permettent une attribution raisonnable des dépenses de main-d'oeuvre au projet, à condition de faire partie d'un système d'information qui comporte des contrôles qui peuvent être vérifiés pour déterminer si les résultats sont significatifs et exacts. Dans certains cas, l'ARC devra examiner l'information à plus d'un niveau afin de pouvoir bien déterminer si la méthode de répartition est raisonnable.

4.2 Information de haut niveau (niveau de concept stratégique et corporatif)

La documentation portant sur les objectifs stratégiques et corporatifs d'une entreprise est ce qu'on appelle l'information de haut niveau. Elle vient des processus et des systèmes conceptuels de gestion de haut niveau par lesquels les entreprises (particulièrement les grandes entreprises) gèrent leurs projets et contrôlent leurs coûts.

Ainsi, le processus de planification stratégique, les systèmes de répartition et de contrôle des coûts et les processus de planification et d'évaluation de projets pourraient tous produire une information utile pour élaborer et justifier des demandes en matière de RS&DE. L'information de haut niveau peut donner le contexte de l'application d'une méthode de répartition et, dans certains cas, peut produire assez de données à l'appui d'une demande pour qu'aucun complément d'examen ne soit nécessaire. On devrait toutefois disposer d'une information de niveau intermédiaire ou de bas niveau à l'appui de l'information de haut niveau.

4.3 Information de niveau intermédiaire (niveau de projet)

L'information sur le travail qui se fait en particulier dans un projet ou sous-projet est ce qu'on appelle de l'information de niveau intermédiaire. Elle est notamment tirée des processus de gestion des travaux ou des projets particuliers qu'exécute une entreprise. Elle confirme l'information issue des systèmes de haut niveau. L'information de niveau intermédiaire est produite au niveau du projet et se rapporte généralement à la documentation établie par l'entreprise sur ses travaux particuliers. Les plans précis qui décomposent les projets en volets ou en sous-projets seraient un exemple d'information de niveau intermédiaire. Ces plans de projet pourraient être modifiés par suite du processus relatif à la RS&DE.

Dans certaines entreprises, les travaux sont documentés sous les formes suivantes : rapports financiers (coûts réels par rapport au budget), graphiques de Gantt, calendriers, sommaires de l'affectation et de l'utilisation de ressources, systèmes de contrôle des coûts de projets particuliers et rapports sommaires de supervision pour les membres d'équipes de projet.

Il devrait exister un lien clair entre les objectifs d'un projet de RS&DE et les travaux qu'exécutent les membres de l'équipe de projet. Les documents devraient identifier tous les salariés associés à un projet de RS&DE et comporter assez de renseignements pour que l'on puisse déterminer les travaux de RS&DE qui sont inclus dans la demande. Un petit échantillon d'information de niveau intermédiaire devrait démontrer la pertinence de l'information de haut niveau et appuyer les méthodes de répartition utilisées par le demandeur.

4.4 Information de bas niveau (niveau de l'activité)

L'information individuelle sur les tâches est ce qu'on appelle l'information de bas niveau. Parfois, on compilera les données portant sur les tâches secondaires qui s'accomplissent aux fins d'un grand travail. On peut décrire ces tâches au moyen de sommaires de l'affectation et de l'utilisation de ressources, de feuilles de temps, de journaux individuels, etc. Dans un système efficace de rapport sur les tâches, on relève les heures travaillées par projet. Il devrait exister un lien clair entre les objectifs d'un projet de RS&DE et les tâches qu'accomplissent les membres de l'équipe de projet.

5.1 Plans de développement

Les éléments de planification des ressources compris dans le plan-calendrier d'un projet peuvent indiquer les ressources liées aux travaux particuliers à exécuter dans la période visée par la demande. Si les travaux ont à voir avec les objectifs technologiques ou scientifiques du projet de RS&DE et que le plan prévoit des comparaisons par rapport aux résultats obtenus ou à d'autres éléments de contrôle, on peut s'appuyer sur ce plan pour attribuer des coûts de main-d'oeuvre à un projet de RS&DE.

5.2 Rapports sommaires de supervision

Les chargés de projet ou les superviseurs techniques produisent souvent des résumés périodiques hebdomadaires, mensuels ou trimestriels. Ces documents indiquent la quantité de travaux de RS&DE exécutés par les équipes de R&D dans une période : ils doivent donc être produits par quelqu'un qui est directement associé à la gestion des travaux du personnel de RS&DE. On s'attend à ce que les résumés fassent mention des travaux importants de RS&DE ainsi que tous les travaux ne relevant pas de la RS&DE qui sont exécutés pendant la période. Pour qu'ils soient efficaces, il faudrait les mettre à jour régulièrement.

5.3 Feuilles de temps

Les feuilles individuelles qui répartissent le temps de travail entre les activités de RS&DE et les autres activités sont une bonne source d'information pouvant servir à démontrer que les dépenses de main-d'oeuvre indiquées pour la RS&DE sont raisonnables. Les codes d'une feuille de temps peuvent viser des projets commerciaux de l'entreprise qui ne correspondent pas à des projets de RS&DE; dans ce cas, on pourra avoir à produire d'autres données pour justifier l'attribution de dépenses de main-d'oeuvre à la RS&DE.

5.4 Information produite naturellement

Les demandeurs peuvent s'appuyer sur d'autres renseignements qui émanent naturellement de l'activité de RS&DE :

• contrats;
• documents de planification;
• cahiers des charges;
• énoncés d'objectifs et d'étapes de projet;
• descriptions de problèmes à résoudre;
• budgets et relevés d'affectation de ressources;
• correspondance avec les clients et les fournisseurs;
• comptes rendus de réunions;
• rapports sommaires de supervision;
• journaux et carnets personnels, de projet ou de laboratoire;
• rapports provisoires et définitifs de projet;
• organigrammes.

Lorsque l'attribution des dépenses de main-d'oeuvre est basée sur de l'information émanant naturellement de l'activité de RS&DE, l'ARC doit avoir une certitude raisonnable que cette attribution ne risque guère de comporter des erreurs importantes. Le demandeur devrait pouvoir justifier sa demande au moyen des documents et autres renseignements qu'il produit. Toutefois, si l'utilité des données fournies n'est pas évidente, l'examinateur de l'ARC devrait poser des questions au demandeur pour comprendre le lien entre la méthode de répartition employée et les documents présentés.

6.1 Projets de RS&DE distincts et bien définis

Cet environnement est celui d'une organisation qui affecte du personnel et d'autres ressources à des projets particuliers de RS&DE. Les projets en question ont des dates de début et de fin bien arrêtées et sont fondés sur des objectifs technologiques bien établis. Si le projet de base est de la RS&DE et que des travaux d'appui sont nécessaires pour résoudre des défis techniques, ces travaux peuvent être intégralement attribués au projet.

Les moyens de contrôle servant à déterminer et à distinguer les activités autres que les activités de RS&DE, comme les relevés de temps négatifs, indiquent que la répartition des dépenses de main-d'oeuvre est raisonnable. Dans un tel environnement, l'information justificative peut comprendre un plan de développement, qui peut servir à vérifier les fonctions exercées. Si la main-d'oeuvre est employée dans un grand nombre de projets à la fois, relevant ou non de la RS&DE, on peut répartir les dépenses de main-d'oeuvre grâce aux moyens suivants :

• sommaires d'affectation et d'utilisation des ressources;
• systèmes de contrôle des coûts de projets particuliers;
• rapports sommaires de supervision;
• graphiques de Gantt;
• calendriers.

6.2 Environnements consacrés à la R&D

Il s'agit pour l'essentiel d'environnements où un groupe particulier d'employés est affecté exclusivement à la R&D sur de nouveaux produits ou procédés, habituellement sans être associé aux autres activités commerciales de l'entreprise. On peut trouver des services spécialisés de recherche dans toutes les industries, mais le phénomène est plus probable au sein d'une grande entreprise multidisciplinaire. Par ailleurs, un service spécialisé en R&D peut participer à la fois à des activités de RS&DE et à d'autres activités.

Il se peut aussi que du personnel travaillant dans d'autres secteurs de l'entreprise effectue des travaux de RS&DE. Le demandeur devrait pouvoir indiquer les travaux de RS&DE qu'exécute le service spécialisé de recherche. Il devrait aussi distinguer les dépenses de main-d'oeuvre déductibles pour la RS&DE de l'ensemble des coûts de ce service. De plus, il devrait pouvoir produire une documentation comportant les éléments de contrôle voulus pour justifier l'attribution des dépenses de main-d'oeuvre à la RS&DE. Un système de déclaration négative de temps qui décrit les dépenses de main-d'oeuvre non admissibles peut être d'une grande efficacité dans un tel environnement. La documentation d'appui peut comprendre les éléments suivants :

• rapports sommaires de supervision;
• sommaires d'affectation et d'utilisation des ressources;
• graphiques de Gantt;
• calendriers;
• feuilles de temps.

6.3 Entreprises qui démarrent ou existent depuis peu

Les entreprises qui démarrent ou qui existent depuis peu mènent des activités de R&D pour élaborer de nouveaux produits ou procédés. Il arrive que le personnel se consacre à un seul projet de RS&DE. L'approche la plus simple peut alors être d'identifier les employés qui exercent des activités non admissibles et de soustraire du total des dépenses de main-d'oeuvre la partie de ces coûts qui leur est associée. Dans un tel environnement, le demandeur devrait pouvoir identifier les employés qui font de la RS&DE dans le cadre des activités commerciales de son entreprise.

Le demandeur devrait pouvoir distinguer les dépenses de main-d'oeuvre de RS&DE déductibles de l'ensemble des frais d'exploitation de son entreprise. Il devrait aussi pouvoir fournir des données justifiant l'attribution des dépenses de main-d'oeuvre à un projet de RS&DE. La documentation produite peut alors se composer des éléments suivants :

• descriptions de travail;
• plans de développement;
• graphiques de Gantt;
• rapports sommaires de supervision;
• feuilles de temps.

6.4 RS&DE en usine

La RS&DE en usine est fréquente dans divers secteurs de l'industrie. Il s'agit de créer ou d'améliorer des matériaux, des dispositifs, des produits ou des procédés sur le terrain ou dans un établissement commercial.

Divers employés venant de différents secteurs de l'organisation peuvent participer à ces travaux. Un projet de RS&DE de cette nature peut comporter la participation de surveillants d'usine, d'ingénieurs, d'opérateurs de machines, de mécaniciens et de soudeurs. Ils peuvent tenir eux-mêmes des relevés de leur temps ou utiliser un horodateur ou d'autres méthodes à cette fin. Comme divers types d'employés participent à des travaux de RS&DE en usine, il serait avantageux pour les demandeurs de concevoir une méthode de collecte de données au démarrage d'un projet, sans quoi ils risquent d'avoir de la difficulté à justifier les heures que les employés consacrent à la RS&DE.

8.1 Renseignements de base

L'exemple qui suit a trait à une petite entreprise en démarrage qui a conçu des approches simples de répartition pour déterminer ses dépenses de main-d'oeuvre liées à la RS&DE. Les approches utilisées ne sont pas les seules méthodes acceptables pour attribuer des dépenses de main-d'oeuvre à un projet de RS&DE. Chaque société doit concevoir ses méthodes en fonction de son mode de collecte et de gestion des renseignements financiers. D'autres méthodes pourraient convenir mieux dans d'autres industries, mais les concepts décrits dans cet exemple seraient semblables.

Aco est une entreprise en démarrage financée par du capital de risque qui conçoit un programme Web de gestion de la chaîne d'approvisionnement que ses clients pourront entièrement adapter à leurs besoins. L'entreprise élabore une nouvelle architecture qui servira de base à une famille de produits. Cette première conception architecturale répond à tous les critères et constitue donc de la RS&DE.

Dans les deux mois qui ont suivi la constitution de la société, les quatre fondateurs ont collaboré à l'élaboration de cette architecture au domicile de l'un d'entre eux. Pendant cette période, chacun des fondateurs a travaillé à un code source qui a été annoté et assorti d'une fiche chronologique complète de révision.

Les travaux ont beaucoup progressé mais, au troisième mois, les fondateurs se sont rendu compte que le financement de démarrage ne mènerait pas l'entreprise assez loin. Les deux mois suivants, un des fondateurs a consacré tout son temps à pressentir des investisseurs pour en obtenir de nouveaux capitaux au lieu de se consacrer aux travaux de développement.

À la fin du cinquième mois, l'entreprise avait trouvé 10 millions de dollars et était prête à commencer son exploitation. Le mois suivant, 30 employés devaient être embauchés. Le premier était un concepteur de systèmes à qui on a confié l'élaboration globale de l'architecture.

Trois des fondateurs sont demeurés étroitement associés aux travaux de développement expérimental, tandis que le quatrième a continué de s'occuper plutôt du développement de l'entreprise. Celui-ci n'était présent qu'aux réunions techniques de stratégie aux fins des travaux de développement en cours.

Sur les 30 salariés, trois ont été affectés aux finances et à l'administration, cinq aux ventes et à la commercialisation, trois au service à la clientèle, un à l'établissement de la documentation technique et de la documentation à l'intention des utilisateurs, quatre au contrôle de la qualité, dix au groupe de R&D, et quatre à la mise au point des produits.

Le concepteur de systèmes connaissait le programme de RS&DE. Au cours de la période de mise en marche d'un mois, il a commencé à rédiger des rapports périodiques qui devaient ensuite être produits mensuellement. Ces rapports indiquaient les travaux de RS&DE et les autres travaux au cours de la période en question.

Le sixième mois, le groupe de R&D a jugé nécessaire d'employer des outils d'ordonnancement de projets et d'affectation de ressources pour mieux gérer les travaux de développement. Ces outils ont permis à l'équipe d'identifier précisément les ressources affectées aux travaux.

Au même moment, le groupe des finances a mis en application un système de feuilles de temps pour les besoins généraux de l'entreprise. Les données devaient permettre à ce groupe de contrôler le nombre total d'heures travaillées ainsi que les congés annuels, les congés fériés et les congés de maladie du personnel. On avait besoin de cette information pour répartir les coûts entre les centres de coûts, y compris celui des travaux de développement; autrement dit, ce système servirait à ventiler le temps des chercheurs entre les projets. Le système devait aussi produire les données nécessaires à la facturation des services de consultation aux clients après la diffusion du produit.

Au huitième mois, l'entreprise avait signé des contrats avec plusieurs clients, et les groupes du service à la clientèle et de la mise au point des produits s'affairaient à installer et à améliorer une première version du logiciel. Comme l'entreprise n'était pas assez grande pour effectuer une évaluation complète du logiciel à l'interne, elle devait l'installer chez un client pour l'évaluer. Le produit en était nettement encore au stade du développement, car on était en train d'élaborer les spécifications techniques d'utilisation finale et de les faire analyser par les groupes du service à la clientèle et de la mise au point des produits, en vue de les intégrer à de futures versions plus avancées du logiciel.

À la fin de l'année, le groupe des finances a été chargé de calculer les coûts consacrés dans l'année à des projets admissibles.

Voici un sommaire des ressources par secteur :

Personnel & Nombre
Fondateurs - 4
Recherche et développement - 10
Mise au point des produits - 4
Service à la clientèle - 3
Contrôle de la qualité - 4
Documentation - 1
Finances et administration - 3
Ventes et commercialisation - 5
Total - 34

La semaine normale de travail dans l'entreprise est de 37,5 heures et chaque salarié a droit à trois semaines de vacances. Le nombre annuel total d'heures de travail est de 1 837,5 (37,5 × 49).

8.2 L'approche

Avant de préparer une demande, la contrôleuse de l'entreprise a bien consulté la section « Suffisance des preuves justificatives d'une réclamation de RS&DE pour le développement des logiciels » dans le document conjoint de l'industrie et de l'ARC intitulé Directives pour le secteur du logiciel et de la TI, disponible sur le site Web de l'ARC.

Cette année-là, il n'y avait pas de système unique où la contrôleuse pouvait obtenir rapidement les coûts liés aux projets de RS&DE. Elle a donc dû employer un éventail de méthodes de répartition et de systèmes de contrôle pour calculer les dépenses de main-d'oeuvre des projets.

La contrôleuse avait accès aux dossiers du service de paie sur les salaires versés au personnel dans l'année. Elle a dressé un chiffrier indiquant tous les employés et les salaires payés à chacun, à l'aide des données du service de paie. Pour chaque employé, elle a alors attribué le salaire aux travaux de RS&DE ou aux autres activités de l'entreprise. Elle a aussi voulu savoir quelles données seraient disponibles comme moyen de contrôle en cas d'examen, et comment l'entreprise pourrait disposer d'un meilleur système dans l'avenir.

Elle prévoyait produire une demande selon la méthode de remplacement pour le calcul des encouragements fiscaux à la RS&DE.

8.3 Les fondateurs

La contrôleuse a jugé que trois des fondateurs avaient travaillé à l'architecture l'année durant. Elle leur a expliqué qu'ils exerçaient directement des activités de RS&DE dans le cadre de leur projet lorsque, pendant l'année, ils s'occupaient des activités suivantes :

• expérimentation et analyse;
• soutien technique;
• surveillance directe des préposés à l'expérimentation et à l'analyse;
• établissement d'une documentation technique à usage interne;
• planification et analyse technologique.

Elle leur a alors demandé si l'un d'entre eux avait accompli toute autre tâche qui aurait pris plus de 10 % de son temps dans l'année. Chacun d'eux a consulté ses calendriers, journaux et carnets pour conclure qu'il n'avait pas fait de travaux ne relevant pas de la RS&DE pour plus de 10 % de son temps dans l'année. La contrôleuse y a vu un élément raisonnable de contrôle pouvant servir à confirmer cette conclusion, en cas d'examen de l'ARC. Elle a jugé que ces trois fondateurs avaient exercé directement, en totalité, ou presque, des activités de RS&DE et que, par conséquent, tout leur temps et tous leurs traitements et salaires devaient être inclus dans la demande relative à la RS&DE.

La contrôleuse a utilisé une approche semblable pour le quatrième fondateur. Après avoir examiné le journal de celui-ci, elle a établi qu'il avait travaillé deux mois avec les autres fondateurs à élaborer l'architecture : il avait donc consacré 2 mois sur 12, ou 17 % de son temps, à l'exécution d'activités de RS&DE. Cependant, après les deux premiers mois, il s'était consacré à des activités d'entreprise autres que des activités de RS&DE, comme la recherche de fonds. Le fondateur a indiqué qu'il avait participé à toutes les réunions de stratégie technique où étaient prises les décisions relatives à l'orientation technique; il estimait que le niveau de sa participation totale aux activités de RS&DE s'élevait à environ 50 % de son temps. La contrôleuse a constaté qu'il s'agissait d'une estimation qui ne serait pas acceptable pour l'ARC.

En conséquence, elle a tenté de définir une autre approche pour quantifier la répartition des dépenses de main-d'oeuvre. Elle a établi que les réunions de stratégie technique avaient eu lieu un mardi sur deux et qu'en règle générale, elles avaient duré trois heures. Ce fondateur avait donc consacré 60 heures, au cours des dix derniers mois (3 × 2 × 10), à des activités de RS&DE, soit environ deux semaines. La contrôleuse a confirmé l'aspect raisonnable de cette approche avec le fondateur. C'était beaucoup moins élevé que le niveau de participation de 50 %, mais cela portait tout de même ce niveau à 21 % (2,5 mois sur 12). Même s'il n'y avait aucun relevé de temps pour ces réunions, la contrôleuse était d'avis que la méthodologie était raisonnable et s'est donc appuyée sur elle pour établir la demande.

Enfin, elle a constaté que chacun des fondateurs conservait une participation suffisante dans l'entreprise pour être considéré comme un actionnaire déterminé et qu'elle devrait en tenir compte dans tout calcul.

8.4 Recherche et développement

Le groupe de R&D a travaillé dans un milieu consacré à la RS&DE et a consacré tout son temps aux travaux de RS&DE. La contrôleuse avait l'intention d'attribuer 100 % des salaires et traitements de chaque membre de l'équipe au projet, mais elle a d'abord prévu de discuter de cette approche avec le concepteur de systèmes, pour s'assurer que les membres de l'équipe n'exerçaient pas d'autres activités.

Le concepteur de systèmes a examiné ses sommaires mensuels et a accepté l'approche en général, à deux exceptions près. Dans un premier cas, un membre de l'équipe avait pris un congé de maladie de deux mois et n'avait pas été disponible pour le projet : la contrôleuse a alors planifié de réduire le pourcentage afin de tenir compte du congé de maladie. Dans le second cas, un membre de l'équipe avait été prêté au service d'assistance à la clientèle pendant trois mois : la contrôleuse a aussi prévu de réduire le pourcentage pour ce membre de l'équipe, car il n'avait pas participé aux travaux de RS&DE pendant ce temps. Le concepteur de systèmes a convenu que tous les autres membres de l'équipe de R&D avaient participé directement au projet et que 100 % de leurs salaires et traitements devaient être attribués au projet.

8.5 Mise au point des produits

Le concepteur de systèmes a également souligné que certains membres de l'équipe de mise au point des produits avaient participé au projet. Une analyse de l'échéancier du projet et des outils de répartition des ressources utilisés par l'équipe de R&D a indiqué qu'au cours des sept mois précédents, les ingénieurs de produits avaient consacré environ deux mois chacun à contribuer à l'architecture du système. La contrôleuse a donc prévu d'attribuer 29 % (2/7) de leur temps au projet de RS&DE, car ils n'y avaient consacré que deux mois chacun, sur une possibilité de sept.

8.6 Service à la clientèle

Il était reconnu que le groupe du service à la clientèle élaborait et recueillait des exigences techniques en vue de leur incorporation dans l'architecture. D'après de nombreux éléments de preuve, les exigences techniques étaient élaborées, réunies et présentées à l'équipe de R&D, mais on n'avait aucune idée du pourcentage de temps qu'un agent du service à la clientèle consacrait à ces tâches.

Pour déterminer ce pourcentage, la contrôleuse s'est assise avec un agent du service à la clientèle pour examiner le travail effectué par cet agent au cours du dernier mois. Elle a déterminé que l'agent avait consacré 20 % de son temps à recueillir des exigences techniques et à les documenter. Après analyse, la contrôleuse a attribué au projet 20 % du temps de chaque agent du service à la clientèle, estimant qu'il s'agissait de traitements et salaires d'employés qui exerçaient directement des activités de RS&DE.

8.7 Contrôle de la qualité

Le groupe du contrôle de la qualité a exercé des fonctions de mise à l'essai et de contrôle de la qualité de tous les codes qui ont été écrits par l'entreprise, qu'ils proviennent de l'équipe de R&D ou de l'équipe de mise au point des produits. La contrôleuse a décidé d'attribuer les travaux attribuables ou non à la RS&DE de l'équipe de contrôle de la qualité selon le même ratio attribuable ou non à la RS&DE qu'elle avait utilisé pour l'équipe de R&D et l'équipe de mise au point des produits.

8.8 Documentation

Le rédacteur technique membre du groupe de documentation a consacré tout son temps à rédiger la documentation destinée aux utilisateurs externes, laquelle a été incorporée dans les manuels de l'utilisateur. La contrôleuse a exclu de la demande les activités de cette personne.

8.9 Autres groupes

Il était clair que les employés des finances, du marketing et des ventes n'exerçaient pas directement des activités de RS&DE, et leurs traitements et salaires ont donc été exclus de la demande.

À titre de mesure finale, la contrôleuse a examiné le système de suivi des relevés de temps pour déceler tous les congés annuels, congés flottants ou congés de maladie prolongés qui devraient être attribués à des activités non admissibles.

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1 La position actuelle de l'ARC concernant les traitements ou salaires des employés exerçant directement des activités de RS&DE et les coûts directement liés et supplémentaires à ces activités (coûts différentiels) est exposée dans la politique d'application RS&DE 96-06, Traitements ou salaires - Personnel « qui entreprend, supervise ou soutient directement » la RS&DE, par opposition au personnel « qui exerce directement des activités » de RS&DE, et dans la politique d'application RS&DE 2002-01, Dépenses engagées pour les traitements ou salaires administratifs -test « directement liées ».